This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Importation of petroleum into Australia from 1st February 2000 to the current day'.


 
 
 
 
 
In reply please quote: 
FOI Request:  FA 16/03/00132 
File Number:  ADF2016/9731  
 
 
14 April 2016 
 
 
Jade Loiterton 
BY EMAIL:  [FOI #1674 email]  
 
 
Dear Ms Loiterton 
I refer to your email dated 28 February 2016 in which you request access to documents held 
by the Department of Immigration and Border Protection (the Department) under the 
Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
I note that on 2 March 2016, the Department wrote to you requesting an extension of time 
under section 15AA of the FOI in relation to the processing of this request.  A further email 
was sent to you on 30 March 2016.  The Department does not appear to have received a 
response from you to either of those emails. 
Scope of Request 
You have requested access to the following documents held by the Department: 
'Documentation that provides information from 1st February 2000 to the current day 
between the Australian Institute of Petroleum and the Government of Australia about 
importation of petroleum into Australia.'
 
This letter is to notify you of my decision on access to the documents subject to your 
request. 
Decision on access 
I am authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions to release and to refuse 
access to exempt documents. 
Inquiries have been made with a number of business areas within the Department, and no 
documents have been identified as being relevant to the scope of your request. 
Searches of the Department's electronic records management system has identified four 
files containing the term "Australian Institute of Petroleum" in the title.  However, those files 
are dated 1985, 1987, 1988 and 1995.  The files dated 1985, 1988 and 1995 have all been 
destroyed under the then Australian Customs and Border Protection Service (ACBPS) 
Records Disposal Authority and in any event pre-date the timeframe of your request.  The 
1987 file, whist the system indicates is still in existence, also pre-dates the scope of your 
request and as such, has not been reviewed. 
 
 
 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 

PO Box 25 BELCONNEN ACT 2616 • Telephone: 02 6264 1111 • Fax: 02 6225 6970 • www.border.gov.au 
 
 

 
 
I note that responsibility for excise equivalent goods (EEG's), which includes petroleum, was 
transferred from the then ACBPS to the Australian Tax Office (ATO) in 2010.  It is therefore 
possible that any correspondence from Australian Institute of Petroleum to the Government 
in relation to the importation of petroleum into Australia would have been with the ATO and 
not the then ACBPS. 
I also note, given the timeframe of your request (over a period of 16 years) that any 
documents that may have existed prior to 2010 may have been subject to the then ACBPS 
Records Disposal Authority, as referenced above. 
I am satisfied that the Department has undertaken reasonable searches in relation to your 
request, and that no documents were in the possession of the Department on 28 February 
2016 when your FOI request was valid. 
The  Department therefore has no records to produce.  My decision is based on the 
application of section 24A of the FOI Act.  
Legislation 
I have attached an extract of the relevant provision of the FOI Act for your information at 
ATTACHMENT A
Your Review Rights 
Internal Review 
If you disagree with this decision, you have the right to apply for an internal review by the 
Department of this decision.  Any request for internal review must be provided to the 
Department within 30 days of you being notified of the decision.  Where possible please 
attach reasons why you believe a review of the decision is necessary.  The internal review 
will be carried out by an officer other than the original decision maker and the Department 
must make a review decision within 30 days.  Applications for review should be sent to: 
Freedom of Information Section 
Department of Immigration and Border Protection 
PO Box 25 
BELCONNEN   ACT  2617 
 
OR 
 
By email to: [email address]  
 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner 
You may apply directly to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) for a 
review of this decision.  You must apply in writing within 60 days of this notice.  For further 
information about review rights and how to submit a request for a review to the OAIC, please 
see Fact Sheet 12 "Freedom of information –  Your review rights", available online 
at http://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-reviews.   
 


link to page 1
 
 
Making a Complaint 
You may complain to either the Commonwealth Ombudsman or the Australian Information 
Commissioner about action taken by the Department in relation to your request.1  
The Ombudsman will consult with the Australian Information Commissioner before 
investigating a complaint about the handling of an FOI request. 
Your enquiries to the Ombudsman can be directed to: 
Phone 1300 362 072 (local call charge) 
Email [email address] 
Your enquiries to the Australian Information Commissioner can be directed to: 
Phone 1300 363 992 (local call charge) 
Email  [email address] 
There is no particular form required to make a complaint to the Ombudsman or the 
Australian Information Commissioner. The request should be in writing and should set out 
the grounds on which it is considered that the action taken in relation to the request should 
be investigated and identify the Department of Immigration and Border Protection as the 
relevant agency. 
Contact 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section 
at [email address].  
 
Alison Smith 
FOI Officer | Freedom of Information Section 
Information Management Branch 
Corporate Services Division 
Department of Immigration and Border Protection 
 
                                                
1  On 13 May 2014, the Australian Government announced a decision to disband the Office of the Australian 
Information Commissioner (OAIC). However, the Freedom of Information Amendment (New Arrangements) Bill 
2014, which proposes the closure of the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC), has not yet 
been considered by the Senate. The OAIC therefore remains operational until further notice. Information on the 
OAIC public website advises that Information Commissioner reviews will continue to be handled by the OAIC and 
FOI complaints will be referred to the Commonwealth Ombudsman.   Please contact the OAIC on the details 
above if you require further information. 
 


 
ATTACHMENT A  
Section 24A - Documents cannot be found, do not exist or have not been received 
Document lost or non-existent 
(1) 
An agency or Minister may refuse a request for access to a document if: 
(a) 
all reasonable steps have been taken to find the document; and 
(b) 
the agency or Minister is satisfied that the document: 
(i)  is in the agency’s or Minister’s possession but cannot be found; or 
(ii)  does not exist. 
Document not received as required by contract 
(2) 
An agency may refuse a request for access to a document if: 
(a) 
in order to comply with section 6C, the agency has taken contractual measures to 
ensure that it receives the document; and 
(b) 
the agency has not received the document; and 
(c) 
the agency has taken all reasonable steps to receive the document in 
accordance with those contractual measures.