This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Claims, requests and reviews made by detainees of offshore detention centres'.


 
 
 
 
 
 
 
28 June 2016 
 
In reply please quote: 
FOI Request  FA 16/03/00145 
File Number  ADF2016/9750 
 
Ms Brie Cooney 
Sent via email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Freedom of Information request – decision on request 
 
Dear Ms Cooney, 
 
This letter refers to your request received on 29 February 2016 seeking  access under the 
Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act) to documents as follows: 
 
Documents relating to claims, requests and reviews made by those detained in 
offshore detention  centres regarding  the facilities,  more specifically medical services 
provided and the facilities to go with.  The dates I seek of  these documents are  from 
Jan 2015 and throughout 2016. 

 
Decision 
 
The Department has identified  four documents that fall within the scope of your request. The 
decision is to exempt the documents in part. 
 
The reasons for the decision are set out in the attached Decision Record at Attachment  A.   
The schedule for the documents is at  Attachment B for your reference. 
 
Review rights
 
 
Internal review 
If you disagree with the Department’s decision, you have the right to apply  for an internal 
review by the Department of the decision. Any request for internal review must be provided 
to the Department within 30 days of you being notified of the decision. Where possible 
please attach reasons why you believe review of the decision is necessary. The internal 
review will be carried out by an officer other than the original decision-maker and  the 
Department must make a review decision within 30 days.  
 
Applications for review should be sent to: 
 
Freedom of Information   
Department of Immigration and Border Protection 
PO Box 25 
BELCONNEN ACT 2617 
 
Or by  email to: xxx@xxxxxx.xxx.xx 
 
 
 
6 Chan Street Belconn en ACT 2617 
PO Box 25 BELCON N EN  ACT  2616 • Telepho n e:  02 6264  1111  • Fax:  02 6225 6970  • www.bord er.g o v.a u 
 

- 2 - 
 
Review by the Office of the Australian  Information Commissioner  
You may apply directly to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) for a 
review of the Department’s decision. You must apply in writing within 60 days of this notice. 
For further information about review rights and how to submit a review request to the OAIC, 
please see FOI fact sheet 12 ‘Freedom of information – Your review  rights’, available  online 
at www.oaic.gov.au 
 
How to make a complaint about the handling of this FOI request 
 
You may complain to either the Commonwealth Ombudsman or the Australian Information 
Commissioner about action taken by the Department of Immigration and Border Protection in 
relation to your request.  
 
The Ombudsman will consult with the Australian Information  Commissioner before 
investigating  a complaint about the handling  of an FOI request. 
Your enquiries to the Ombudsman can be directed to: 
Phone 1300 362 072 (local call charge) 
Email xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx 
Your enquiries to the Australian Information Commissioner can be directed to: 
Phone 1300 363 992 (local call charge) 
Email  xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
There is no particular form required to make a complaint to the Ombudsman or the Australian 
Information Commissioner. The request should be in writing and should set out the grounds 
on which it is considered that the action taken in relation to the request should be 
investigated and identify  the Department of Immigration and Border Protection as the 
relevant agency. 
 
Contacting the FOI Section
 
 
If  you  wish to  discuss this matter, I  can be  contacted using  the details provided  below. 
 
Yours sincerely, 
 
Brad Collins 
Freedom of Information  Section 
Department of Immigration and Border Protection 
Email: xxx@xxxxxx.xxx.xx 
 
 
 
 
 
 
Attachments 

  Attachment A – Decision Record 
  Attachment B – Schedule of Documents 
  Attachment C – Extract of relevant legislation 
  Attachment D – Documents released 
 


 
 
 
 
 
 
 
Attachment A 

 
DECISION RECORD 
 
Request Details 
 
FOI Request  FA 16/03/00145 
File Number  ADF2016/9750 
 
Scope of request 
 
1.  On 29 February 2016 you requested:  
 
Documents relating to claims, requests and reviews made by those detained in 
offshore detention  centres regarding  the facilities,  more specifically medical services 
provided and the facilities to go with.  The dates I seek of  these documents are  from 
Jan 2015 and throughout 2016. 

 
2.  The documents that you requested were provided by IHMS  in the form of four summary 
spreadsheets. I have interpreted the scope of your request to exclude personal identifiers 
(such as names), and as such, IHMS  did not provide this information. I have removed 
blank  columns from the  document to  improve readability. 
 
Authority  to make decision 
 
3.  I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to  access documents or to amend or annotate  Departmental records.  
 
Information considered 
 
4.  In reaching my decision, I have considered the following: 
 
•  the terms of your request 
•  the Freedom of Information Act 1982; 
•  the Australian  Information Commissioner’s guidelines relating to access to documents 
held by government 
•  Departmental documents, identified in the Schedule of Documents 
•  consultations with the relevant business area. 
 
Conditionally  exempt documents 
 
5.  The documents I have considered also fall under a conditional exemption in the FOI Act. 
The FOI Act provides that conditionally exempt information  must be released  unless the 
decision maker reaches the view that release of the information would be contrary to the 
public interest.  
 
 

 
 
 
6 Chan Street Belconn en ACT 2617 
PO Box 25 BELCON N EN  ACT  2616 • Telepho n e:  02 6264  1111  • Fax:  02 6225 6970  • www.bord er.g o v.a u 
 

- 4 - 
 
Personal information - Section 47F(1)  
 
6.  A  document is conditionally exempt under s.47F(1) of the FOI Act if its release would 
involve the “unreasonable disclosure of personal information about any person, including 
a deceased person”
.  
 
7.  For information or documents to be exempt under this provision, the information in the 
documents must meet the  definition  of “personal information” in s.4(1) of the FOI Act and 
I must be satisfied that the release of the information is unreasonable.  
 
8.  The test of unreasonableness implies a need to balance the public interest in disclosure 
of government-held information and private interests of individuals. 
 
Personal Information 
 
9.  I am satisfied that the information contained  in the  documents which I  am exempting is 
the personal information of the individuals  concerned. The personal information includes 
the specific medical conditions and treatments of  numerous detainees which, even 
without  names, is specific enough  that it could be used to identify  detainees. 
 
Unreasonable disclosure 
 
10. Section 47F(2) of the FOI Act sets out the factors that may be considered when 
determining whether release is ‘unreasonable’.  They are:  
•  the extent to which the information is well known;  
•  whether the person to whom the information relates is known to be (or to have been) 
associated with the matters dealt within the document;  
•  the availability  of the information from publically  accessible sources; and  
•  any other matters that the department considers relevant. 
      
11. The third parties’ personal information is not well known and would only be known to a 
limited group of people.  The information is unlikely  to  be known outside of the 
Department or the facilities in question. On balance, I believe  that this factor weighs 
against the release being reasonable. 
 
12. This personal information is not available  from publically  available  sources and does not 
appear to be in the public forum. The information is contained in internal  documents, 
created for an administrative process. On balance, I believe  that this factor weighs 
against the release being reasonable. 
 
13. I have also considered the following  factors: 
 
•  The information is not your personal information.  
•  Every person has the right to expect that their personal information will be securely 
maintained by the Department.  
 
14. On balance I am satisfied that the release of the third party personal information would be 
‘unreasonable’  in the context of the request. 
 
15. Therefore, I am satisfied that the conditional  exemption in s.47F(1) applies to the 
documents.  
 
 

- 5 - 
 
Application of the ‘public interest’ test 
16. Although I have found that the information contained in the document you requested is 
conditionally exempt from release under s.47F(1), the FOI Act requires me to disclose the 
information unless access at this time would, on balance, be contrary to the public 
interest. I will now consider whether disclosure would be contrary to the public interest. 
 
17. The factors favouring access to information are provided at s.11B of the FOI Act: 
Factors favouring access 
(3)   Factors favouring access to the document in the public interest include 
 
whether  access to the  document would  do any of the  following: 
 
(a) promote the objects of this Act (including all the  matters set out  in sections 3 
and 3A); 

 
(b) inform debate on a matter of public importance; 
 
(c) promote effective oversight of public expenditure; 
 
(d) allow  a person to access his or her own  personal information. 
 
Factors weighing  in favour of release 
 
18. I am satisfied that the release of the documents would promote the objects of the FOI Act 
by providing access to information  held  by Government, which is in the public interest.  
 
19. However, I am satisfied that the release of the third parties’ personal information 
contained in the relevant documents would not have any bearing on or relevance to any 
matter of public debate, would not enable effective oversight of public expenditure, and 
would not allow you to access your own information.  
 
Factors weighing  against release 
 
20. The Information  Commissioner has issued Guidelines that contain a list of factors 
weighing against disclosure which must be considered under s.11B(5) of the FOI Act. 
 
21. I consider that these factors are relevant to the personal information in the identified 
documents: 
 
•  disclosure of the personal information could reasonably be expected to prejudice the 
protection of an individual’s  right to privacy; 
•  it is a core Government concern to maintain the integrity of the information it holds 
and to maintain an individual’s  privacy; and 
•  no purpose would be achieved/served by releasing the third party personal 
information. 
 
22. On balance, I consider that the public interest factors against release of the exempted 
information outweigh the public interest factors for release of the information. I therefore 
partially  exempt the document from release under s.47F(1) of the FOI Act. 
 
Brad Collins 
Authorised decision maker 
Department of Immigration and Border Protection 
Email: xxx@xxxxxx.xxx.xx 
 
28 June 2016 



- 7 - 
 
Attachment C – Extract of relevant legislation 
 
22 Access  to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted 
Scope 
 
(1)  This section applies  if: 
 
(a)  an agency or Minister decides: 
 
(i)  to refuse to give access to an exempt document; or 
 
(ii)  that to give access to a document would disclose information that 
would reasonably be regarded as irrelevant to the request for access; 
and 
 
(b)  it is possible for the agency or Minister  to prepare a copy (an edited copy
of the document, modified by deletions, ensuring that: 
 
(i)  access to the edited copy would be required to be given under 
section 11A  (access to documents on request); and 
 
(ii)  the edited  copy would not disclose any information that would 
reasonably be regarded as irrelevant to the request; and 
 
(c)  it is reasonably practicable for the agency or Minister  to prepare the edited 
copy, having regard to: 
 
(i)  the nature and extent of the modification; and 
 
(ii)  the resources available  to modify the document; and 
 
(d)  it is not apparent (from the request or from consultation with the applicant) 
that the applicant would decline access to the edited copy. 
Access to edited  copy 
 
(2)  The agency or Minister must: 
 
(a)  prepare the edited copy as mentioned in paragraph (1)(b); and 
 
(b)  give the applicant access to the edited copy. 
Notice to applicant 
 
(3)  The agency or Minister must give the applicant notice in writing: 
 
(a)  that the edited copy has been prepared; and 
 
(b)  of the grounds for the deletions; and 
 
(c)  if any matter deleted is exempt matter—that the matter deleted is exempt 
matter because of a specified provision of this Act. 
 
(4)  Section 26 (reasons for decision) does not apply to the decision to refuse access 
to the whole document unless the applicant requests the agency or Minister to 
give the applicant a notice in writing in accordance with that section. 
 
47F Public interest conditional exemptions—personal privacy 
General rule 
 
(1)  A document is conditionally  exempt if its disclosure under this Act would involve 
the unreasonable disclosure of personal information about any person (including 
a deceased person). 
 

- 8 - 
 
 
(2)  In determining whether the disclosure of the document would involve the 
unreasonable disclosure of personal information, an agency or Minister  must 
have regard to the following matters: 
 
(a)  the extent to which the information is well known; 
 
(b)  whether the person to whom the information relates is known to be (or to 
have been) associated with the matters dealt with in the document; 
 
(c)  the availability  of the information from publicly accessible sources; 
 
(d)  any other matters that the agency or Minister considers relevant. 
 
(3)  Subject to subsection (5), subsection (1) does not have effect in relation to a 
request by a person for access to a document by reason only of the inclusion in 
the document of matter relating to that person. 
Access given to qualified  person instead 
 
(4)  Subsection (5) applies if: 
 
(a)  a request is made to an agency or Minister for access to a document of the 
agency, or an official document of the Minister, that contains information 
concerning the applicant, being information that was provided by a qualified 
person acting in his or her capacity as a qualified person; and 
 
(b)  it appears to the principal officer of the agency or to the Minister  (as the 
case may be) that the disclosure of the information to the applicant might be 
detrimental to the applicant’s physical or mental health, or well-being. 
 
(5)  The principal officer or Minister  may, if access to the document would otherwise 
be given  to the applicant, direct that access to the document, so far as it contains 
that information, is not to be given to the applicant but is to be given instead to a 
qualified  person who: 
 
(a)  carries on the same occupation, of a kind mentioned in the definition  of 
qualified person in subsection (7), as the first-mentioned qualified  person; 
and 
 
(b)  is to be nominated by the applicant. 
 
(6)  The powers and functions of the principal officer of an agency under this section 
may be exercised by an officer of the agency acting within his or her scope of 
authority in accordance with arrangements referred to in section 23. 
 
(7)  In this section: 
 
  qualified person means a person who carries on, and is entitled to carry on, an 
occupation that involves the provision of care for the physical or mental health of 
people or for their well-being, and, without limiting the generality of the foregoing, 
includes any of the following: 
 
(a)  a medical practitioner; 
 
(b)  a psychiatrist; 
 
(c)  a psychologist; 
 
(d)  a counsellor; 
 
(e)  a social worker.