This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'NBN Installer records showing missed appointments'.



 
11 March 2016 
 
 
 
 
 
 
Mr Josh Stewart 
Sent via email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Our Ref:  1516/50.02 
 
Dear Mr Stewart, 
FOI Application – Information Concerning nbn Technicians    
 
I am writing in relation to your request made under the Freedom of Information Act, 1982 (the FOI 
Act
), in the following terms: 
 
 “I am seeking any records you have that show instances where NBN technicians have not 
attended installations or service call outs when scheduled to do so. This includes missed 
bookings with reasons such as (But not limited to) "Technician Shortfall" etc… Ideally I would 
like to see records for this over a recent 12 month period (Rolling 12 month or 2015 calendar 
year). I do not need any record details that would include any personal information, just a 
date and a reason for not attending the booking. If other details such as installation type 
(FTTP, FTTB, FTTN etc) can be included, that would also be of assistance.” 

 
Request to Clarify FOI Application 
The FOI Act provides members of the public with a general right of access to specific documents, 
subject to certain exemptions. I note that you have not outlined any specific documents that you are 
seeking, other than “any records” in relation to instances where “NBN technicians have not attended 
installations or service call outs when scheduled to do so”. Your application also does not make it 
clear that you definitively seeking a specific time frame for the request, beyond a (roughly) 12 
month period, nor the type of document requested, such as a report, brief, etc. 
 
Under section 15(2) of the FOI Act, a valid FOI request must provide such information concerning 
the requested document as is reasonably necessary for nbn to identify it, among other things. I am 
of the opinion that you have not provided enough information to enable me to identify the specific 
documents that you are seeking. As a result, nbn will not formally acknowledge, nor commence the 
processing of this request until you have sufficiently clarified the terms of this FOI application. Until 
those terms are clarified, the statutory time frame for completing this request will not commence. 
 
In addition, the breadth of your request – in its current form – would also require extensive 
searches across many nbn business units. In order to find “any” documents relating to the non-
attendance at installations or service calls, etc., nbn would be required to undertake a review of all 
the email accounts of nbn’s employees, temporary staff and others, which currently number more 
than five thousand. Your request would also require reviews of hard copy and electronic record 
systems across different parts of the business. It follows that nbn’s IT Group would be required to 
create exceptionally large sets of data cubes, which would then need to be searched, culled for 
relevance and organised. Relevant executives and senior managers of nbn would also need to be 
involved in consideration of the documentation, which would be a significant interference with the 
performance of their usual responsibilities. In that context, I am of the opinion that it is likely that 
this FOI application – in its current form, would unreasonably divert nbn’s resources. In that regard, 
I would refer you to section 24 and following of the FOI Act in relation to Commonwealth entities’ 
obligations related to FOI matters. 
 
 



 
 
 
More generally, it would be of assistance if you were to limit your request to specific types of 
documents, such as a report or briefing – and one in final form, as draft documents are more likely 
to be considered exempt from release, as would documents that are legally privileged, commercially 
sensitive and so forth. I would refer you to section 31A of the FOI Act and following, which outlines 
relevant exemptions to release of documents under the legislation. Our team would be happy to 
assist you in refining the scope of your request. 
 
nbn’s Commercial Activities Exemption 
For your reference, documents that relate to nbn’s “commercial activities” are not subject to the 
operation of the FOI Act. The following link summarises and provides general background 
information 
concerning nbn’s commercial activities exemption (CAE). That background document 
references two Office of the Australian Information Commissioner reviews that considered nbn’s 
CAE in January 2012 (the Internode Decision) and again in July 2013 (the Battersby Decision)
While I am not making a formal decision, there is a possibility that documents falling within the 
terms of this FOI request may be subject to the CAE, among other exemptions from release.  
 
Disclosure Log 
Please also be advised that nbn is required to publish documents on its website within 10 working 
days after the release of the documents to an FOI applicant. The information you seek may be 
published in full (as released to the applicant) or with some additional redactions, based upon 
exceptions under section 11C of the FOI Act. For further information please visit our website and 
click on the Disclosure Log link. 
 
Processing Period & Charges 
The statutory period for processing an FOI request is 30 days, subject to any suspension of the 
processing period or extension of the time for deciding the application. For the reasons outlined 
above, nbn will not formally acknowledge, nor commence the processing of this request until the 
terms of this FOI application have been sufficiently clarified. Again, please do not hesitate to ring me 
to discuss the terms of this request. 
 
Please note that processing charges may be imposed in relation to FOI requests. You will be advised 
of any charges in relation to your request. For reference, nbn’s approach to processing charges is 
outlined at the following hyperlink: Submission to the Office of the Australian Information 
Commissioner Charges Review. 
In particular, nbn supports – and will generally apply – 
Recommendation 24 in the Hawke Review into FOI Legislation, (the Hawke Review) as a 
benchmark in reviewing FOI applications. For your reference, Recommendation 24 suggests a 40-
hour ceiling for all FOI processing charges. 
 
If you have any questions or need to discuss your application, please feel free to contact the writer 
on Tel. (02) 8918 8596 or via email on xxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx. 
 
 
Yours faithfully, 
 
 
David Mesman 
General Counsel – FOI, Privacy & Knowledge Management