This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'NBN Installer records showing missed appointments'.



 
23 March 2016 
 
 
 
 
 
 
Mr Josh Stewart 
Sent via email: [FOI #1730 email] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
    
          Our Ref: 1516/50.05 
Dear Mr Stewart, 
 
FOI Application – Installation Data    
 
I am writing in relation to your request, made under the Freedom of Information Act, 1982 (the FOI Act), 
requesting information concerning nbn installation data. 
 
Acknowledgement & Decision-Making Period 
nbn received an original request from you on 10 March 2016, but on the following day, emailed a request to 
clarify the terms of your application. On 15 March 2016, you wrote nbn seeking to clarify the terms of your 
request. In particular, you requested:  
 
Data from NBN Co's service job tracking system, commonly interfaced by RSPs and the NSOC through 
the 'Service Portal'. The extract of these records should show all instances in the below period where an 
appointment was made for service or installation of an NBN service, but where this was cancelled or 
postponed by NBN Co or the service agent. Other details requested remain per the original request (Eg 
record date, reason for cancellation, etc). 
These records should cover the period March 1st 2015 
through 29th Feb 2016. 
 
On 15 March 2016, nbn FOI team replied, indicating that it would confirm with relevant business units whether 
it was possible to extract the data requested. On 17 March 2016, I confirmed with the relevant business unit 
that it was possible to extract the data. For reference, the processing period for this FOI application formally 
commenced on the day after 17 March 2016, being 18 March 2016. The statutory period for processing an FOI 
request is generally 30 days, subject to any extensions or suspensions of processing time as contemplated 
under the FOI Act. 
 
Advance Deposit Request 
In accordance with subsection 29(1) of the FOI Act, I have determined that you are liable to pay a charge in 
respect of the processing of this FOI request. nbn staff completed a preliminary assessment of the work 
involved in processing your FOI request and our company estimates the applicable charges as follows: 
 
Search and Retrieval Time(*) 
11.5 hours @ $15.00 per hour 
$172.50 
Decision Making Time 
19.5 hours @ $20.00 per hour 
$390 
Copies of documents 
10 cents per page (Waived) 
$-- 
 
 

Sub-total 
 
$562.50 
Less first 5 hours decision making time(**) 
 
($100.00) 
TOTAL 
 
$462.50 
(*) The data extraction will take specialised IT expertise so as to produce the requested information. 
(**) As per the Freedom of Information (Fees and Charges) Regulations, you have not been charged for the first 5 hours of decision making time.  
 
Please be advised that the estimate of processing time – and relevant fees – may increase or decrease, 
depending on the nature of the work required. However, you will be advised if the fees increase beyond the 
estimate outlined above – and prior to the issuing of a final payment notice. 
 
As the total estimated processing charges exceed $100, a deposit of 25% ($115.63) is required. Within 30 
days of this notice, you are required to: 
 
 
agree to pay the charge and forward the deposit; or 
 
contend that the charge has been wrongly assessed, or should be reduced or not imposed (you should 
provide full reasons for your contention); or 
 
narrow the scope of your request (which may reduce the charge payable); or 
 
withdraw your request. 
 



 
 
 
If you fail to notify nbn in a manner mentioned above within 30 days of this notice, your request will be taken 
to have been withdrawn. In addition, if you contend that the estimated charge has been wrongly assessed, or 
should be reduced or not imposed, you must notify nbn of your contention, providing reasons, and evidence 
where relevant, to support your submission.  In deciding whether to reduce or not to impose a charge, the FOI 
decision-maker will consider all relevant factors, including: 
 
 
whether payment of the charge, or a part of it, would cause you financial hardship; and 
 
whether the giving of access is in the general public interest. 
 

If you choose to contend that the charge has been wrongly assessed or should be reduced or not 
imposed, this will not constitute a request for internal review.  
You will be advised of your review rights 
under sections 53A and 54 of the FOI Act following consideration of your contentions. 
 
Once nbn has completed the processing of your request, the assessment of the charge payable will be revised 
based on the actual amount of work involved in processing your request. If you are refused access to any of the 
documents that are relevant to your request, nbn may not impose an actual charge that is higher than the final 
estimated charge. This means that, if you are refused access to any document, the actual charge that will be 
payable will be lower than or equal to, but not more than, the final estimate of charges. It is only if you are 
granted access to all the documents that are relevant to your request that the actual charge imposed may be 
higher than the estimated charge. It is important to note that the payment of FOI processing fees does not 
guarantee access to documents or information. 
 
If you agree to pay the estimated charge set out above, or the deposit for that charge, you should make 
arrangements to pay nbn, using the following electronic banking details: 
 
Bank name:      CBA 
Name:   
nbn co limited FOI 
BSB:        
062-438 
Account no:     10240782 
Reference:      FOI-AYCA-33NWWL 
 
When making a payment, please ensure you include the reference (FOI-AYCA-33NWWL). Please note that 
if you provide a deposit and the processing of your request progresses to a point where a decision on access is 
made, a determination about the imposition of the actual charge will be made at that time.  The balance of the 
actual charge will become a debt due to the Commonwealth, which nbn would be obliged to pursue, unless 
other arrangements are made – or if nbn agrees to waive the fees.  
 
As set out above, per section 31 of the FOI Act, the time limit for processing your request is suspended from 
the day you receive this notice, being today’s date. Please also be advised that the charge notice day is not 
counted in calculating the processing time limit. For your reference, 5 days have passed and the processing 
time limit will resume: 
 
 
On the day upon which nbn receives your deposit.  
 
Alternatively, if you decide to contest the charge, the processing time limit will resume on the day upon 
which nbn notifies you of its decision not to impose a charge – if nbn so makes a decision.  
 
In the event that nbn decides to reduce the charge and deposit is required, the processing time limit 
will recommence on the day upon which you pay the reduced deposit. 
 
More information about charges under the FOI Act is available in Fact Sheet 7 on the Office of the Australian 
Information Commissioner’s (OAIC) website and in part 4 of the OAIC FOI Guidelines. 
 
nbn’s Commercial Activities Exemption
 
For your reference, documents that relate to nbn’s “commercial activities” are not subject to the operation of 
the FOI Act. The following link summarises and provides general background information concerning nbn’s 
commercial activities exemption (CAE). That background document references two Office of the Australian 
Information Commissioner reviews that considered nbn’s CAE in January 2012 (the Internode Decision) and 
again in July 2013 (the Battersby Decision). While I am not making a formal decision, there is a possibility that 
 



 
 
 
documents falling within the terms of this FOI request may be subject to the CAE, among other exemptions 
from release.  
 
Disclosure Log Notification 
In accordance with the FOI Act, nbn is required to publish documents provided to FOI applicants within 10 
working days after release. The information you seek may be published in full (as released to you) or with 
some additional exceptions as per section 11C of the FOI Act. For further information, visit our Disclosure Log 
on nbn’s website. 
 
If you have any questions or need to discuss your FOI application, please feel free to contact the writer on Tel. 
8918 8596 or via email on [email address]. 
 
Sincerely,  
 
 
 
David Mesman 
General Counsel  
FOI, Privacy & Knowledge Management