This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Membership of "Citizenship Loss Board"'.


 
 
 
In reply please quote: 
FOI Request:  FA 16/04/01255 
File Number:  ADF2016/16401 
 
 
26 April 2016 
 
 
CD 
BY EMAIL:  [FOI #1807 email]  
 
 
Dear CD 
I refer to your request dated 10 April 2016 in which you have  sought access to documents 
held by the Department of Immigration and Border Protection (the Department) under the 
Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
You have requested access to: 
'a current membership list of the "Citizenship Loss Board" as referenced by the 
Minister for Immigration and Border Protection on Friday April 8 2016. 

A press conference transcript outlining the "Citizenship Loss Board" can be found 
here:  http://www.minister.border.gov.au/peterdutton/2016/Pages/press-conference-8-
april.aspx. '
 
This letter is to notify you of the decision that you are liable to pay a charge for the 
processing of this request.  
I am an officer authorised under s.23(1) of the FOI Act to make decisions in relation to FOI 
requests, including the decision to impose a charge. 
As provided under s.29 of the FOI Act and the Freedom of Information (Charges) 
Regulations 1982
  (the Regulations), I have undertaken a preliminary assessment of the 
amount of charges you are liable to pay and have assessed that to be $15.00.  
Preliminary Assessment of Charges 
The Department has identified one document which falls within the scope of your request. 
I have assessed the work the Department would need to do to process your request, taking 
into account time spent by the relevant area to conduct the search and retrieval of 
documents, and have calculated the following breakdown of charges. 
Search and Retrieval 
 
1 hour @ $15 per hour 
$ 15.00 
Decision Making 
 
2 hours (5 hours free of charge) 
$ 0.00 
Total 
$ 15.00 
 
 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 

PO Box 25 BELCONNEN ACT 2616 • Telephone: 02 6264 1111 • Fax: 02 6225 6970 • www.border.gov.au 
 
 

Details of the Charge 
It has taken 1 hour to search the file identified and retrieve the document which falls within 
the scope of your request.  The one document will require a decision to be made on access, 
and it is estimated that this will take 2 hours (noting that the first 5 hours are free of charge).   
As the charge is less than $25.00 the full amount will be sought if the charge is imposed. 
Please note that by paying the charge you are deemed to have accepted the charge. 
Timeframe for your response and next steps 
The FOI Act provides you with 30 days to respond, in writing, to this notice, which is 
Thursday, 26 May 2016.  
By this date you must do one of the following: 
•  agree to pay the charge; 
•  contend that the charge has been wrongly assessed; or should be reduced or 
not imposed; and explain your reasons; or 
•  you may withdraw your request. 
If you seek to contend the assessment of charges the Department may make a decision on 
whether a charge should be reduced or not imposed and must take into account:  
•  whether payment of the charge, or part of it, would cause you financial 
hardship 
•  whether giving access to the documents is in the general public interest or in 
the interest of a substantial section of the public 
This is not an exhaustive list and the Department may consider any other relevant matters. 
Please note that if you do not provide a written response within the 30 day timeframe your 
request will be taken to have been withdrawn (by you) under s.29(2) of the Act.  
Payment 
To indicate your agreement to pay the charge you are required to pay the deposit, or pay the 
charge in full. 
The payment will be refunded if the Department fails to make a decision on your request 
within the statutory time limit. Payment can be made by cheque, money order, credit card or 
electronic funds transfer. 
Cheques  
Please make the cheque payable to ‘Collector of Public Monies DIBP’; and send via post to: 
Freedom of Information Section 
Department of Immigration & Border Protection 
PO Box 25 
BELCONNEN  ACT  2616 
Credit card 
If you wish to pay by credit card, please complete the attached credit card authorisation form 
and either; send an electronic copy to [email address]; or  post the original to the FOI 
Section at the above address. 



Electronic Funds Transfer (EFT) 
If you wish to pay by EFT the Department’s bank account details are as follows: 
Bank: 
CBA 
BSB: 
062987 
Account Number: 
10016044 
Account Name: 
DIBP Official Administered Direct Credit Receipts Account 
When making the transfer you need to quote the FA reference number of your request. 
This is so your payment can be identified by our Finance area. Failure to do so may result in 
payments not being identified as FOI related and could result in processing delays. Please 
advise the FOI Section when you have made the payment made by EFT so that we can 
contact the Finance area and they can issue a receipt.  
You should also be aware that payments by EFT are not processed in real time. There is at 
a minimum, a delay of one day between somebody paying money into the Department's 
account and notification of the payment via our bank account statement. 
Processing period suspended 
The period for processing your request is suspended from the day that you are deemed to 
have been ‘notified’ of the charge and resumes on: 
•  the day you indicate that you agree to pay the charge; or  
•  the day on which this agency makes a decision not to impose a charge.  
Contact 
If you have any enquiries concerning this matter, I can be contacted using the details 
provided below. 
 
Yours sincerely 
 
Alison Smith 
FOI Officer | Freedom of Information Section 
Information Management Branch 
Corporate Services Division 
Department of Immigration and Border Protection 
 
Attachments 
•  Attachment A - Extract of relevant legislation 
•  Attachment B – CCAF form 


Attachment A 
EXTRACT OF RELEVANT LEGISLATION 
23  Decisions to be made by authorised persons 
 
(1)  Subject to subsection (2), a decision in respect of a request made to an agency 
may be made, on behalf of the agency, by the responsible Minister or the 
principal officer of the agency or, subject to the regulations, by an officer of the 
agency acting within the scope of authority exercisable by him or her in 
accordance with arrangements approved by the responsible Minister or the 
principal officer of the agency. 
 
(2)  A decision in respect of a request made to a court, or made to a tribunal, 
authority or body that is specified in Schedule 1, may be made on behalf of that 
court, tribunal, authority or body by the principal officer of that court, tribunal, 
authority or body or, subject to the regulations, by an officer of that court, 
tribunal, authority or body acting within the scope of authority exercisable by him 
or her in accordance with arrangements approved by the principal officer of that 
court, tribunal, authority or body. 
29  Charges 
 
(1)  Where, under the regulations, an agency or Minister decides that an applicant is 
liable to pay a charge in respect of a request for access to a document, or the 
provision of access to a document, the agency or Minister must give to the 
applicant a written notice stating: 
 
(a)  that the applicant is liable to pay a charge; and 
 
(b)  the agency’s or Minister’s preliminary assessment of the amount of the 
charge, and the basis on which the assessment is made; and 
 
(c)  that the applicant may contend that the charge has been wrongly assessed, 
or should be reduced or not imposed; and 
 
(d)  the matters that the agency or Minister must take into account under 
subsection (5) in deciding whether or not to reduce, or not impose, the 
charge; and 
 
(e)  the amount of any deposit that the agency or Minister has determined, 
under the regulations, that the applicant will be required to pay if the charge 
is imposed; and 
 
(f)  that the applicant must, within the period of 30 days, or such further period 
as the agency or Minister allows, after the notice was given, notify the 
agency or Minister in writing: 
 
(i)  of the applicant’s agreement to pay the charge; or 
 
(ii)  if the applicant contends that the charge has been wrongly assessed, 
or should be reduced or not imposed, or both—that the applicant so 
contends, giving the applicant’s reasons for so contending; or 
 
(iii)  that the applicant withdraws the request for access to the document 
concerned; and 
 
(g)  that if the applicant fails to give the agency or Minister such a notice within 
that period or further period, the request for access to the document will be 
taken to have been withdrawn. 
 
(2)  If the applicant fails to notify the agency or Minister in a manner mentioned in 
paragraph (1)(f) within the period or further period mentioned in that paragraph, 


the applicant is to be taken to have withdrawn the request for access to the 
document concerned. 
 
(3)  An agency or Minister must not impose a charge in respect of a request for 
access to a document, or the provision of access to a document, until: 
 
(a)  the applicant has notified the agency or Minister in a manner mentioned in 
paragraph (1)(f); or 
 
(b)  the end of the period or further period mentioned in that paragraph. 
 
(4)  Where the applicant has notified the agency or Minister, in a manner mentioned 
in subparagraph (1)(f)(ii), that the applicant contends that the charge should be 
reduced or not imposed, the agency or Minister may decide that the charge is to 
be reduced or not to be imposed. 
 
(5)  Without limiting the matters the agency or Minister may take into account in 
determining whether or not to reduce or not to impose the charge, the agency or 
Minister must take into account: 
 
(a)  whether the payment of the charge, or part of it, would cause financial 
hardship to the applicant, or to a person on whose behalf the application 
was made; and 
 
(b)  whether the giving of access to the document in question is in the general 
public interest or in the interest of a substantial section of the public. 
 
(6)  If the applicant has notified the agency or Minister in the manner mentioned in 
subparagraph (1)(f)(ii), the agency or Minister must take all reasonable steps to 
enable the applicant to be notified of the decision on the amount of charge 
payable as soon as practicable but in any case no later than 30 days after the 
day on which the applicant so notified the agency or Minister. 
 
(7)  If: 
 
(a)  that period of 30 days has elapsed since the day on which the agency or 
Minister was so notified; and 
 
(b)  the applicant has not received notice of a decision on the amount of charge 
payable; 
the principal officer of the agency, or the Minister, as the case requires, is, for all 
purposes of this Act, taken to have made, on the last day of the period, a 
decision to the effect that the amount of charge payable is the amount equal to 
the agency’s or Minister’s preliminary assessment of the amount of the charge 
mentioned in paragraph (1)(b). 
 
(8)  If: 
 
(a)  the applicant makes a contention about a charge as mentioned in 
subsection (4); and 
 
(b)  the agency or Minister makes a decision to reject the contention, in whole 
or in part; 
the agency or Minister, as the case requires, must give the applicant written 
notice of the decision and of the reasons for the decision. 
Note: 
Section 25D of the Acts Interpretation Act 1901 sets out rules about the contents of a 
statement of reasons. 
 
(9)  A notice under subsection (8) must also state the name and designation of the 
person making the decision and give the applicant appropriate information about: 
 
(a)  his or her rights with respect to review of the decision; and 
 
(b)  his or her rights to make a complaint to the Information Commissioner in 
relation to the decision; and 


 
(c)  the procedure for the exercise of those rights; 
including (where applicable) particulars of the manner in which an application for 
internal review (Part VI) and IC review (Part VII) may be made. 
 
(10)  Section 13 of the Administrative Decisions (Judicial Review) Act 1977 does not 
apply to a decision referred to in subsection (8). 
 
(11)  A notice under subsection (8) is not required to contain any matter that is of such 
a nature that its inclusion in a document of an agency would cause that 
document to be an exempt document. 
31  Decision to impose charge—extended period for processing request 
Scope 
 
(1)  This section applies if: 
 
(a)  on a particular day (the charge notice day) an applicant in relation to a 
request receives a notice under subsection 29(1) or (6) to the effect that the 
applicant is liable to pay a charge in respect of the request; and 
 
(b)  the notice is received before the end of the period (the processing period
applicable under paragraph 15(5)(b) in relation to the request (or that period 
as extended). 
Processing period to be calculated disregarding period when charge unpaid 
 
(2)  In working out the length of the processing period (or that period as extended) for 
the purposes of paragraph 15(5)(b), disregard the number of days in the period 
starting on the charge notice day and ending on the earliest occurring of the 
following days: 
 
(a)  the day the applicant pays the amount of the charge (or a deposit on 
account of the charge prescribed by the regulations), whether or not the 
decision to impose the charge has been considered under section 29, or is 
the subject of a review under this Act; 
 
(b)  if the amount of the charge is changed under section 29, or following a 
review under this Act—the day the applicant pays the amount of the charge 
(or a deposit on account of the charge prescribed by the regulations) as 
changed following the review; 
 
(c)  if, under section 29, or following a review under this Act, a decision is made 
with the effect that the charge is not imposed—the day the applicant is 
notified of the decision. 
Note: 
A decision under section 29 relating to the imposition of a charge or the amount of a 
charge may be the subject of an internal review (see Part VI), an IC review (see 
Part VII) or review by the Tribunal (see Part VIIA). 
 
 




 
Credit Card Deduction Authorisation Form 
 
 
The completed form should be returned either by mail or email (scan form with signature) to 
the Department of Immigration and Border Protection to authorise deduction of the payment 
indicated from your credit card. 
 
Freedom of Information Section 
or email: [email address]  
Department of Immigration and Border Protection 
PO Box 25 
BELCONNEN  ACT  2616 
 
DEBTOR DETAILS 

     
 
Name 
 
Address 
 
 
 
 
 
Contact Numbers 
Mobile:                                               Telephone: 
 
Reference 
FA 
 
Amount Paid 
 
 
 
CREDIT CARD DETAILS 
 
 
Card number 
 
Expiry date 
 
Name on card 
 
Authorised signature 
 
Office Use Only: 
Date 

Amount  Account   Receipt No 
Date 
Amount  Account   Receipt No