This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Social media policy'.

The purpose of this document is to provide direction for the use of social media. 
Austrade recognises the opportunity social media can bring in reaching new audiences and 
interacting effectively with our clients, customers, stakeholders and staff. However, social media 
brings with it a range of legal and regulatory challenges, along with reputational, security and privacy 
These require careful management if Austrade is to maintain its reputation as a trusted authority. 
Social Media Usage 
Before engaging in social media or commenting in any online communication, staff should read 
Section 6.2 of the APS Values and Code of Conduct, “Employees as Citizens - Making public 
comment, including online”. 
Commenting publicly online is becoming increasingly common for APS employees. When doing so, 
they must ensure that their behaviour at al  times upholds the APS Values, Employment Principles 
and the Code. 
Austrade’s social media policy outlines three tiers of social media usage: Official, Professional and 
It is essential that Austrade staff understand these three tiers of usage, as inappropriate use of social 
media may be in breach of the Australian Public Service values and code of conduct and may result 
in sanctions under the Public Service Act 1999. 
Official use: 
Official use is when an Austrade employee participates/comments in social media as an official 
Austrade representative. Official use constitutes comment about a market, industry, and any 
Austrade policy or program. 
If participating in a third-party blog, forum, page or group the spokesperson must identify 
themselves as an Austrade employee, stating their name and position. Furthermore, any official use 
should be done using a profile that is identified as an official Austrade account. 
For example: A Senior Trade Commissioner should not make official comment from his/her personal 
twitter profile/account but rather via a sanctioned Austrade twitter profile/account (eg 
Professional use: 
Professional use is when an Austrade employee participates/comments in social media personally 
but as an experienced person in a particular field. This must be done using a profile that is not 
identified as an official Austrade account. 
When commenting in a professional capacity an Austrader may or may not choose to identify as an 
Austrade employee. If they do identify as an Austrade employee they must provide a disclaimer 

making it clear that their views do not represent those of Austrade.This is an example of the kind of 
statement Austraders should use when participating in social media for professional purposes. 
"This site, post, or comment is for discussion purposes only and does not represent the official views 
of Austrade. Any views expressed are those of the individual author only." 
For example: Austrade staff using LinkedIn with the aim of expressing an opinion about a subject 
that could be perceived as being within the scope of their expertise (for example, “the benefits of 
free trade agreements”) is classified as “Professional Use”. In these instances, staff are not expressly 
looking to connect with an investor, client or customer on behalf of Austrade. Rather, they may be 
commenting in a business forum or a professional members group (such as a Chartered Accountant 
Group). In these instances, staff should always use the disclaimer to state that their views are not 
necessarily the views of Austrade. 
Personal use: 
Personal use is when an Austrade employee participates/comments in social media as an individual 
and not in an official capacity as an Austrade staff member. This should be done using a profile that 
is not identified as an official Austrade account. In addition, Austrade staff should not identify their 
employer in their personal social media profile. 
For example: Austrade staff should not list Austrade as their place of work within their personal 
social media profiles such as Facebook or Twitter. 
It is important to be aware that comments and conduct engaged in outside of work can nevertheless 
have a connection with, or reflect on, Austrade, the Commonwealth or the employee’s role as an 
APS employee. This may be the case even where the employee is not named or where privacy 
settings are used on the social media site. Once posted, the comments may be forwarded and 
viewed elsewhere. 
Comments made in a personal capacity on social media sites must not give rise to concerns that the 
employee cannot perform their duties in an impartial and professional manner. 
Social Media Participation 
Within Austrade there are two tiers of social media participation: 
Social Media Publishers:  
Social Media Publishers are Austrade staff who create, curate, schedule, and publish social media 
content on Austrade social media channels for Official Use. 
Social Media Publishers have successfully completed Social Media Modules 1 and 2 on Austrade 
Institute and their participation has been approved by their relevant manager or Senior Trade 
Commissioner and the Social Media Adviser. Off-shore, Social Media Publishers are typically the in-
market marketing specialist. 
Social Media Monitors: 
Social Media Monitors are Austrade staff who have access to Austrade social media accounts for 
administrative purposes, such as monitoring discussions or scheduling approved content on behalf 
of Social Media Publishers. 

Social Media Monitors have successfully completed Social Media Modules 1 and 2 on Austrade 
Institute and their participation has been approved by their relevant manager. 
Becoming an Austrade Social Media Publisher and Monitor 
To become an Austrade Social Media Publisher or Social Media Monitor it is necessary to complete 
Social Media Modules 1 and 2 on Austrade Institute. 
Upon completion of the relevant modules, staff are to complete the Social Media Participation Form 
(with endorsement from the applicant’s Line manager) and return it to: 
Information Management Policy 
Social media communications such as online discussion forums, blogs, Wikis, Twitter, etc. in relation 
to official Austrade business activities are to be regarded in the same manner as any other form of 
Austrade's business information and are subject to the same business and legislative requirements 
set out in Austrade’s Information Management Policy. 
Information Security Policy 
Public web-based services: 
•  Include internet services that provide web email, social media, chat sites, instant 
messaging, video conferencing and file sharing sites. 
•  Al ow employees to bypass approval and security measures Austrade has put in place 
to protect against the unauthorised release of official agency information. 
•  Provide channels that can be exploited by phishing emails, computer viruses and other 
malicious attacks on Austrade systems. 
With the exception of Austrade's official internet and social media services, the use of public web 
based services for business use is prohibited. Austrade staff must not use public web based accounts 
to send or post business related information. 
As defined in the Austrade Information Management Policy, information assets include paper 
records, electronic documents, emails, database records, web-based information, social media 
communication, audio visual recordings and images, scanned (imaged) documents, and other 
content as it relates to Austrade’s business. Information generated in the course of Austrade’s 
business is the property of the Australian Government.