This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Centrelink debt notices'.



If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
 
 
6 February 2017 
 
 
 
 
 
Our reference:  LEX 24877 
Mr William Shakespeare 
 
 
By email: [FOI #2900 email]  
 
 
Dear Mr Shakespeare 
Decision on your Freedom of Information request 
I refer to your revised request, dated 13 January 2017 and received by the Department of 
Human Services (the department) on the same date, for access under the Freedom of 
Information Act 1982 
(the FOI Act) to the following documents:  
'Centrelink will be aware there has been significant media attention with respect to 
notices sent to large numbers of Centrelink clients recently, who were asked to 
confirm previous employment earnings. The letters to which I refer are detailed in 
articles such as this: http://www.smh.com.au/national/public-service/centrelinks-debt-
230000-have-now-been-hit-20170110-gtp8zt.html 
  
It has been reported that Centrelink has data matched annual-based ATO data to 
fortnightly-based Centrelink data which I assume was previously provided to 
Centrelink by individuals in receipt of some Centrelink payments such as Newstart. 
In undertaking this exercise, I assume it was authorised by an appropriate 
delegate(s), and following their decision(s), appropriate instruction must have been 
given to the relevant officers in a team involved in data analysis. 
I therefore request the following documents: 
1. The request sent to the delegate for approval to undertake this exercise. 
2. The approval given by the delegate 
3. All documents which give instructions and any specifications given to the data 
analysis officer(s) involved in the development of this data matching exercise.' 
My decision 
I have decided to refuse your request under section 24(1) of the FOI Act because a 'practical 
refusal reason' still exists under section 24AA of the FOI Act.  I am satisfied that the work 
involved in processing your request would substantially and unreasonably divert the 
resources of the department from its other operations as specified in section 24AA(1)(a)(i) of 
the FOI Act. 
PAGE 1 OF 8 

The reasons for my decision, including the relevant sections of the FOI Act, are set out in 
Attachment A
You can ask for a review of our decision 
If you disagree with the decision you can ask for a review. There are two ways you can do 
this. You can ask for an internal review from within the department, or an external review by 
the Office of the Australian Information Commissioner. You do not have to pay for reviews of 
decisions. See Attachment B for more information about how arrange a review.  
Further assistance 
If you have any questions please email [email address]. 
 
Yours sincerely 
 
 
Authorised FOI Decision Maker 
Freedom of Information Team 
FOI and Litigation Branch | Legal Services Division  
Department of Human Services 
[email address] 
PAGE 2 OF 8 
 
Department of Human Services 



If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
REASONS FOR DECISION 
What you requested 
  'I assume A DHS employee, or group employees, would have been responsible for 
creating the 'model' which data matched ATO data to DHS data, which produced a 
target population to be sent letters, many of whom are clearly not in any debt to the 
Commonwealth. 
With respect to the particular 'model' that is relevant here, I request the following 
documents: 
1. All documents which describe, or otherwise concern decision making and approval 
processes. 
2. Any document which details why a more 'sophisticated' model was not considered, 
for example, one that considered data at the Centrelink reporting period level, rather 
than an aggregate annual earnings figure.' 
Request consultation process 
On 12 January 2017, I wrote to you providing a notice of intention to refuse your request 
under section 24AB(2) of the FOI Act as your request was too big to process.  I gave you an 
opportunity to consult with the department to revise your request so as to remove the 
practical refusal reason. Because your original request covered a very wide range of 
documents, the department suggested that you be more specific about the type of 
documents you were seeking. 
On 13 January 2017, you revised your request to be: 
  'Centrelink will be aware there has been significant media attention with respect to 
notices sent to large numbers of Centrelink clients recently, who were asked to confirm 
previous employment earnings. The letters to which I refer are detailed in articles such 
as this: http://www.smh.com.au/national/public-service/centrelinks-debt-230000-have-
now-been-hit-20170110-gtp8zt.html 
   
It has been reported that Centrelink has data matched annual-based ATO data to 
fortnightly-based Centrelink data which I assume was previously provided to Centrelink 
by individuals in receipt of some Centrelink payments such as Newstart. 
In undertaking this exercise, I assume it was authorised by an appropriate delegate(s), 
and following their decision(s), appropriate instruction must have been given to the 
relevant officers in a team involved in data analysis. 
I therefore request the following documents: 
1. The request sent to the delegate for approval to undertake this exercise. 
2. The approval given by the delegate 
PAGE 3 OF 8 

3. All documents which give instructions and any specifications given to the data 
analysis officer(s) involved in the development of this data matching exercise.' 
What I took into account 
In reaching my decision I took into account: 
  your original request dated 3 January 2017 and your revised request of 
13 January 2017; 
  the documents that fall within the scope of your request; 
  consultations with departmental officers about: 
o  the nature of the documents; and 
o  the department's operating environment and functions; 
  guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A of 
the FOI Act (the Guidelines); 
  the FOI Act. 
 
Reasons for my decisions 
I am authorised to make decisions under section 23(1) of the FOI Act. 
Following the request consultation process outlined above, in accordance with section 24AB 
of the FOI Act, I am satisfied that a practical refusal reason still exists in that the work 
involved in processing your request would substantially and unreasonably divert the 
resources of the department from its other operations. The reasons for my decision, including 
consideration of the factors I am required to take into account in section 24AA(2), are 
outlined below. 
Practical refusal reason 
Section 24AA of the FOI Act provides that a practical refusal reason exists in relation to a 
request for a document if the work involved in processing the request would:  
'substantially and unreasonably divert the resources of the agency from its other 
operations'.  
The word 'substantial' has previously been interpreted to mean severe, of some gravity, large 
or weighty or of considerable amount, real or of substance and not insubstantial or of 
nominal consequence.  The use of the word 'unreasonable' has been interpreted to mean 
that a weighing of all relevant considerations is needed, including the extent of the resources 
needed to meet the request. 
In determining whether processing the request would substantially and unreasonably divert 
the department's resources, section 24AA(2) requires me to have regard to the resources 
that would have to be used for the following: 
  identifying, locating or collating the documents within the filing system of the 
department; 
PAGE 4 OF 8 
 
Department of Human Services 

  deciding whether to grant, refuse or defer access to a document including resources 
used for examining the document and consulting with any person or body in relation 
to the request; 
  making a copy or an edited copy of the document; and  
  notifying of any decision on the request.  
In accordance with section 24AA(3), I did not consider your reasons for requesting access to 
the documents.    
Why your request is substantial  
The department's searches and enquiries identified approximately 349 documents relevant to 
your revised request.  These documents contain approximately 12942 pages in total. 
I have calculated that it would take over 760 hours to process your request.  
I have estimated the time to process your request as follows:  
 
Search and retrieval time 
19  hours 
Examine  pages  for  decision  making  at  an 
431 hours 
average of 2 minutes per page 
Redaction  time  at  2  minutes  per  page  for 
266  hours 
8000 pages (noting that approximately 5000 
pages will not require redaction)  
Draft statement of reasons 
50  hours 
Total 
766  hours 
 
Sampling of documents for the purposes of the estimate 
The scope of your request captures a range of sensitive documents used in the development 
of the department’s Online Compliance Intervention. The complex nature of the documents 
within scope would require lengthy examination and extensive redaction.  This is a time-
intensive process.   
I determined it was appropriate to sample the pages of the documents within the scope of 
your request. The sampled documents revealed a range specifications used to develop the 
department’s Online Compliance Intervention.  
After reviewing a sample of the identified documents, I found that the files contain a 
substantial amount of sensitive information.  A number of redactions will be required on many 
pages to remove sensitive information. 
I am satisfied on the basis of that sample that I would have needed to consider applying the 
following redactions under FOI Act: 
a.  section 47C to deliberative material; and 
b.  section 47E(d) to documents where release could interfere with the operations 
of the department. 
PAGE 5 OF 8 
 
Department of Human Services 

In my calculation I have allowed 2 minutes per page for both considering the page and 
making a decision on the page, and an additional 2 minutes per page to apply any necessary 
redactions. I am satisfied that this is the average amount of time that would be required to 
process your request as some pages of your request which detail investigation material 
would require more than 2 minutes per page and some pages, where no sensitivities are 
present, would only take 1 minute per page.  
Based on the sample of documents assessed, I estimate that to properly consider each 
document, redact exempt material and prepare a statement of reasons, it would take a 
decision maker approximately 747 hours.  This calculation does not include the amount of 
time that would be spent consulting other Commonwealth agencies on material in the 
documents relevant to their portfolios, or the time spent by the decision-maker consulting on 
sensitivities with business areas within the department. 
Why your request is unreasonable 
For the purposes of deciding whether your request would unreasonably divert the resources 
of the department from its other operations, I considered whether the substantial resource 
burden would be unreasonable having regard to the fact that one individual processing your 
request would be required to spend over 20 weeks processing your request. 
As discussed above, I have estimated that your request would take approximately 766 hours 
to process.  The department receives approximately 300 - 400 FOI requests per month, the 
majority of which are requests from people seeking their own information.  I am satisfied that 
the processing of your request would divert department resources from the processing of 
these other requests. 
Conclusion 
In summary I am satisfied that the work involved in processing your request would 
substantially and unreasonably divert the resources of the department from its other 
operations, namely the processing of other FOI requests and the delivery of social services 
to all Australians more broadly. 
I have found that a practical refusal reason exists in relation to your request for access to the 
documents.  Accordingly I have decided to refuse your request under section 24(1) of the 
FOI Act. 
 
PAGE 6 OF 8 
 
Department of Human Services 



If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
Attachment B 
 
 

INFORMATION ON RIGHTS OF REVIEW 
 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
 
Asking for a full explanation of a Freedom of Information decision 

Before you ask for a formal review of an FOI decision, you can contact us to discuss your 
request. We will explain the decision to you. This gives you a chance to correct 
misunderstandings.  
Asking for a formal review of a Freedom of Information decision 
If you still believe a decision is incorrect, the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act) 
gives you the right to apply for a review of the decision. Under sections 54 and 54L of the 
FOI Act, you can apply for a review of an FOI decision by: 
1.  an Internal Review Officer in the Department of Human Services (the department); 
and/or 
2.  the Australian Information Commissioner. 
Note 1: There are no fees for these reviews. 
Applying for an internal review by an Internal Review Officer 
If you apply for internal review, a different decision maker to the departmental delegate who 
made the original decision will carry out the review. The Internal Review Officer will consider 
all aspects of the original decision and decide whether it should change. An application for 
internal review must be: 
  made in writing 
  made within 30 days of receiving this letter 
  sent to the address at the top of the first page of this letter. 
Note 2: You do not need to fill in a form. However, it is a good idea to set out any relevant 
submissions you would like the Internal Review Officer to further consider, and your reasons 
for disagreeing with the decision.  
Applying for external review by the Australian Information Commissioner 
If you do not agree with the original decision or the internal review decision, you can ask the 
Australian Information Commissioner to review the decision.  
If you do not receive a decision from an Internal Review Officer in the department within 30 
days of applying, you can ask the Australian Information Commissioner for a review of the 
original FOI decision.  
You will have 60 days to apply in writing for a review by the Australian Information 
Commissioner.  
You can lodge your application
PAGE 7 OF 8 

Online: 
www.oaic.gov.au   
Post:    
Australian Information Commissioner 
 
 
GPO Box 5218 
SYDNEY  NSW  2001  
Email:   
[email address] 
 
Note 3: The Office of the Australian Information Commissioner generally prefers FOI 
applicants to seek internal review before applying for external review by the Australian 
Information Commissioner. 
Important: 
  If you are applying online, the application form the 'Merits Review Form' is available at 
www.oaic.gov.au.  
  If you have one, you should include with your application a copy of the Department of 
Human Services' decision on your FOI request  
  Include your contact details 
  Set out your reasons for objecting to the department's decision. 
Complaints to the Information Commissioner and Commonwealth Ombudsman  
Information Commissioner 
 
You may complain to the Information Commissioner concerning action taken by an agency in 
the exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act, There is no fee for 
making a complaint. A complaint to the Information Commissioner must be made in writing. 
The Information Commissioner's contact details are: 
 
Telephone:      1300 363 992 
Website:          www.oaic.gov.au  
 
Commonwealth Ombudsman 
 
You may also complain to the Ombudsman concerning action taken by an agency in the 
exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act. There is no fee for 
making a complaint. A complaint to the Ombudsman may be made in person, by telephone 
or in writing. The Ombudsman's contact details are: 
 
Phone:             1300 362 072 
Website:          www.ombudsman.gov.au 
 
The Commonwealth Ombudsman generally prefers applicants to seek review before 
complaining about a decision. 
 
 
PAGE 8 OF 8 
 
Department of Human Services