18 December 2012 
 
 
Mr David Reid 
 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
 
 
 
 
Dear Mr Reid 
FOI REQUEST - REFERENCE NUMBER 2012-23 
I refer to your email of14 December 2012 in which you sought access to the following documents 
under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act): 
“Documents from the ABC concerning the nomenclature used to refer to Taiwan in its 
reporting. These documents could include policies, guidelines, memos, emails, presentations 
and letters issued or available to reporters, producers and other editorial staff... In particular I 
seek documents which may be related to reporting on the following issues and events: 
 
1   2012 London Olympic Games; 
2  Summits and meetings of APEC; 
3  The United Nations and affiliated bodies such as the World Health Organisation, UNFCCC 
and Civil Aviation Organisation; 
4  Meetings of the WTO and negotiations surrounding free trade agreements; and 
5  Territorial disputes in the “South China Sea” and Sankaku Islands”. 
I am writing to clarify the scope of your request so that I may effectively and efficiently identify and 
locate all relevant documents.  
Your request as presently drafted refers to “memos, emails, presentations and letters” which have 
been issued or available to “reporters, producers and other editorial staff”. Locating all such 
documents would require a search through a significant volume of the ABC’s hard and soft copy 
records, as well as all relevant employees’ email records. This would involve a substantial amount of 
time, not taking into account the additional time that will be required to identify and review relevant 
documents, as well as make a formal decision in relation to such documents. In the circumstances, it 
would be useful to limit the scope of your request to (among other matters): 
 
Only specific types of documents and excluding certain documents, such as draft documents; 
 
Documents provided to specific employees within the ABC; and 
 
Documents written or provided within a specific time frame. 
At this stage, having regard to the above, I am of the opinion that the scope of this request is not 
sufficiently precise to enable me to commence processing your application. Without sufficient clarity, 
any searches would likely constitute an unreasonable diversion of the ABC’s resources.  

---

 
I note also that documents relating to the ABC’s program material are outside the scope of the FOI 
Act by virtue of s7(2) and Part II, Schedule 2 of the FOI Act. The exemption in that Part has been 
considered by the Federal Court of Australia and was interpreted to apply not just to ‘program 
material’, but also to any document that has a ‘direct or indirect relationship to program material’. This 
exemption may be applicable to all or some of the documents that you are requesting access to, and 
you may want to consider the application of this exemption when you clarify the scope of your 
request. 
I would be grateful if you could contact me to discuss the terms of your application. Once I have 
clarified the scope of your request, the 30-day processing period will commence. 
I look forward to hearing from you. 
Yours sincerely 
 
Judith Maude 
Head, Corporate Governance 
Direct line 02 8333 5316 
 
 
 
2 

---