This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Public Interest Disclosure investigations into alleged fraud and other criminal offences'.


 
 
 
 
 
Reference: Objective ID: R33290995 
 
FOI 144/17/18 STATEMENT OF REASONS UNDER THE FREEDOM OF 
INFORMATION ACT
 
 
1. 
I refer to the email of 8 February 2018, in which Ms Mona Krombholz sought an 
internal review under section 54 of the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act) of the 
Accredited Decision Maker’s decision dated 31 January 2018.  
 
2. 
The applicant’s request was for access to the following documents under the FOI Act: 
 
“…In relation to Defence Fraud Control and Investigations Branch (FCIB) 
investigation (investigation) [Reference: IR-DWS01-DI-2014-54] undertaken 
consequent upon my public interest disclosure made to the Commonwealth 
Ombudsman under the Public Interest Disclosure Act 2013(Cth) [Reference: PID 
(2014-100004), 
 
1. Any document recording any approval given by any Defence delegate (including 
the identity of the delegate who gave the approval) in relation to the investigation, 
including any approval given by the Secretary, Chief of Defence Force (CDF); Chief 
Audit Executive (renamed First Assistant Secretary Fraud Control (FASFC)); 
Inspector General of Defence (renamed Assistant Secretary Fraud Control (ASFC)); 
 
2. Any document recording the identity of any agency, including any officer of any 
agency, who received a copy of any report produced in relation to the investigation, 
including but not limited to correspondence with Clayton Utz and the Australian 
Government Solicitor; and 
 
3. Any item of ministerial correspondence produced in relation to the investigation. 
The date range for the request is 1 January 2014 to 16 October 2017. Documents are 
limited to those held by the office of the Secretary, office of the CDF, Audit and Fraud 
Division, office of Defence Legal, office of Defence People Group and office of Estate 
and Infrastructure Group. 
 
excluding personal email addresses, signatures, PMKeys numbers and mobile 
telephone numbers, contained in documents that fall within the scope of the FOI 
request. In addition, excluding duplicates of documents and documents sent to or from 
the applicant.” 

 
Defending Australia and its National Interests 


Contentions 
 
3. 
In her application, the applicant requested an internal review on the original decision.  
In summary, the applicant contended decision to exempt material under subsection 47E(d) 
[public interest conditional exemptions – operations of an agency], section 47F [public 
interest conditional exemptions – personal  privacy] and section 47G [public interest 
conditional exemptions – business information] of the FOI Act.   
 
4. 
The applicant also contended the decision to deny access to Item 3 of the request 
under subparagraph 24A(1)(b)(ii) [Requests may be refused if documents cannot be found, do 
not exist or have not been received] of the FOI Act.   
 
5. 
The applicant advised that she wrote to both Senator Payne and the Honourable 
Michael Keenan MP on 4 November 2015 and again on 3 February 2016. On those dates she 
also emailed a copy of her correspondence to the Minister for Defence.   
 
6. 
The applicant stated that she had received confirmation in telephone discussions with 
Senator Payne’s Chief of Staff that the correspondence she had sent had been read by Senator 
Payne.  Further, the applicant contended she had received confirmation from Minister 
Keenan’s office that her letter had been received.   
 
7. 
Noting the applicant’s contentions above, she requested an explanation as to why the 
original decision failed to identify any documents matching Item 3.  The applicant confirmed 
that she was not seeking copies of correspondence sent by her.  
 
8. 
The applicant noted the original decision advised that the contents of Item 1 Serial 2 (a 
13 page executive summary) was the same as a document that was subject to review rights in 
another FOI request and as such, only one page of the document was considered.   The 
applicant stated that it was not clear to her why only one page was released.  She contended 
that although the contents may be similar to another FOI request, she is interested in the date 
and recipients of particular correspondence.  
 
9. 
The purpose of this statement of reasons is to provide the applicant with a fresh 
decision relating to the documents. 
 
Outcome of fresh searches – one document identified 
 
10. 
Upon receipt of the internal review, my office requested fresh searches to be 
conducted.  Searches were carried out by Office of the Secretary (OSEC), Office of the Chief 
of the Defence Force (OCDF), Defence Legal and Defence Ministerials 
 
11. 
OSEC was tasked to conduct fresh searches in Defence’s document record keeping 
management system known as Objective, emails, hard copy files and the Secretary’s 
correspondence tracker using the following search parameters: 
a. 
“Mona Krombholz”; 
b. 
“Krombholz vs Commonwealth”; 
c. 
“Commonwealth Ombudsman”; 
d. 
“Ministerial correspondence”; 
e. 
“Senator Payne”; and 
f. 
“Michael Keenan”. 
 
Defending Australia and its National Interests 


12. 
OSEC advised that after extensive searches no further documents matching the Item 3 
could be located. 
 
13. 
OCDF was tasked to conduct fresh searches in Defence’s document record keeping 
management system known as Objective, emails and hard copy files using the following 
search parameters: 
a. 
“Mona Krombholz”; 
b. 
“Krombholz vs Commonwealth”; 
c. 
“Commonwealth Ombudsman”; 
d. 
“Ministerial correspondence”; 
e. 
“Senator Payne”; and 
f. 
“Michael Keenan”. 
 
14. 
OCDF advised that after extensive searches no documents matching Item 3 were 
found.  
 
15. 
Defence Legal was tasked to conduct fresh searches in Defence’s document record 
keeping management system known as Objective, emails and hard copy files using the 
following search parameters: 
a. 
“Mona Krombholz”; 
b. 
“Krombholz vs Commonwealth”; 
c. 
“Commonwealth Ombudsman”; 
d. 
“Ministerial correspondence”; 
e. 
“Senator Payne”; and 
f. 
“Michael Keenan”. 
 
16. 
Defence Legal advised that after extensive searches no documents matching Item 3 
could be located
 
17. 
Defence Ministerials was tasked to conduct fresh searches in Defence’s Ministerial 
workflow systems PDMS, DPAWS and Lotus Notes using the following search parameters: 
a. 
“Mona Krombholz”; 
b. 
“Krombholz vs Commonwealth”; 
c. 
“Commonwealth Ombudsman”; 
d. 
“Ministerial correspondence”; 
e. 
“Senator Payne”; and 
f. 
“Michael Keenan”. 
 
18. 
Defence Ministerials advised that after extensive searches one document matching 
Item 3 was identified.  This document is described as a ministerial advice. 
 
Reviewing officer 
 
19. 
I am authorised to make this internal review decision under arrangements approved by 
the Secretary of Defence under section 23 of the FOI Act.  
 
Documents subject to internal review 
 
20. 
Taking into account the applicant’s contentions the scope of her FOI request and the 
document identified at paragraph 17 above, 14 documents are the subject of this internal 
review.  Further detail is provided below.   
Defending Australia and its National Interests 


 
21. 
Six documents were identified that match the description of Item 1 of the request.  
Item 1 Serial 1, a 56 page investigation report with 23 attachments, has been considered as 
part of this internal review as it is no longer subject to review rights under section 27A(6) 
[consultation – documents affecting personal privacy] of the FOI Act.  This document was 
released to the applicant under FOI 191/17/18 on 15 February 2018. 
 
22. 
Taking into account the scope of Item 2, I have interpreted ‘any report’ as seeking 
access to ‘any investigation report’. I identified seven documents as matching the description 
of Item 2 of the request.   
 
23. 
One document was identified which matches the description of Item 3.  
 
Internal review decision 
24. 
After careful consideration, I have decided to uphold the original decision by partially 
releasing Item 1 Serials 2 to 6 and Item 2 Serials 7 in accordance with section 22 [access to 
edited copies with exempt or irrelevant matter deleted] of the FOI Act, on the grounds that the 
deleted material is considered exempt under subsection 47E(d) and/or section 47F and/or 
section 47G of the FOI Act.  
 
25. 
I have decided to uphold the decision under FOI 191/17/18 to partially release Item 1 
Serial 1 in accordance with section 22 of the FOI Act, on the grounds that the deleted material 
is considered exempt under subsection 47E(d) and/or section 47F and/or section 47G of the 
FOI Act. 
 
26. 
In relation to Item 3, I have varied the decision by releasing one document intact.  
 
27. 
Further to the above, irrelevant material such as mobile telephone numbers and 
signatures has been removed in accordance with subparagraph 22(1)(b)(ii) of the FOI Act. 
 
28. 
Please find a copy of the Item 3 approved for release.  As I have upheld the decision 
on the remaining documents, I have not provided a further copy of the remaining material.  
 
Material taken into account 
29. 
In arriving at my decision, I had regard to: 
 
a. 
the scope of the applicant’s request and subsequent internal review application; 
b. 
the original decision; 
c. 
the content of the documents subject to the internal review; 
d. 
relevant provisions in the FOI Act;  
e. 
the Guidelines published by the Office of the Australian Information 
Commissioner under section 93A of the FOI Act 
(the Guidelines); and 
f. 
the outcome of fresh searches. 
 
Findings and reasons 
 
30. 
In making my decision I found material which I consider to be exempt under 
subsection 47E(d) of the FOI Act.  Subsection 47E(d) of the FOI Act states: 
 
Defending Australia and its National Interests 


A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would, or could 
reasonably be expected to, do any of the following:… 

(d)  have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the 
operations of an agency.’ 
 
31. 
Paragraph 6.123 of the Guidelines advise that, where the document relates to certain 
operations of agencies, the decision maker must address whether the predicted effect must 
bear on the agency’s ‘proper and efficient’ operations; that is, the agency is undertaking its 
expected activities in an expected manner.  
 
32. 
I consider the release of details on how the investigation it was conducted, as well 
material which could identify individuals involved in the inquiry, could reasonably be 
expected to have a substantial adverse effect on the way certain complaints received through 
Defence’s Public Interest Disclosure (PID) Scheme ’s is managed by Defence.  
 
33. 
It is vital that Defence ensures the confidentiality of investigation records and the 
identity of complainants or individuals identified during the process of investigations is 
protected.  Should this information be released it could reasonably be expected to affect the 
willingness and trust of individuals to provide information to Defence for the purpose of 
investigations into complaints. Further, could create a view that Defence lacked integrity in 
keeping the investigation details confidential and as such, it would affect the proper and 
efficient conduct of the operations of Defence. 
 
34. 
The investigations conducted Defence regarding allegations of unacceptable behaviour 
which result in findings that require action are an important and critical element to the 
operations of Defence.  Release of this material could reasonably be expected to affect 
Defence’s ability to investigate admissions made by individuals under the PID Act 2013. 
Furthermore, not only could it result in prejudice against the activities carried out by the 
Fraud Control and Investigations Branch but could also reasonably be expected to affect the 
ongoing operation of the Defence PID Scheme.  
 
35. 
For the above reasons, this material is conditionally exempt under section 47E(d) of 
the FOI Act. 
 
36. 
Noting the above, I have decided that the material is conditionally exempt under 
sections 47E(d) of the FOI Act.   
 
37. 
Section 11A(5) of the FOI Act requires an agency to allow access to an exempt 
document unless, in the circumstances, access to the document would, on balance, be contrary 
to the public interest.  My public interest considerations are set out below.  
 
Section 47F 
 
38. 
Subsection 47F(1) of the FOI Act states: ‘A document is conditionally exempt if its 
disclosure under this Act would involve the unreasonable disclosure of personal information 
about any person (including a deceased person)
’. 
 
39. 
Personal information’ is defined in section 4 of the FOI Act as ‘information or an 
opinion about an identified individual, or an individual who is reasonably identifiable  
Defending Australia and its National Interests 


 
(a) 
whether the information or opinion is true or not; and 
 
(b) 
whether the information or opinion is recorded in a material form or not’.  
 
40. 
I found information contained in the documents, such as names and other identifying 
information, is personal information that would reasonably identify an individual, and 
satisfies the definition of ‘personal information’, in section 4 of the FOI Act. 
 
41. 
The test of ‘unreasonableness’ implies a need to balance the public interest in 
disclosure of government-held information and protecting the privacy of individuals.  I found 
for the reasons set out below that the disclosure of the above mentioned ‘personal 
information’ would be considered to be unreasonable.  
 
42. 
The Guidelines issued by the Australian Information Commissioner note that ‘the 
personal privacy exemption is designed to prevent the ‘unreasonable’ invasion of third 
parties’ privacy’
.  In accordance with subsection 47F(2) of the FOI Act, in determining 
whether the disclosure of this information would involve the unreasonable disclosure of 
personal information, I had regard to: 
 
a. 
the extent to which the information is well known; 
b. 
whether the person to whom the information relates is known to be (or to have 
been) associated with the matters dealt with in the documents;  
c. 
the availability of the information from publicly accessible sources; and 
d. 
any other matters that the agency considers relevant. 
 
43. 
Against those criteria, I found that: 
 
a. 
the specific information and details relating to the individuals is not well 
known to the broader community; 
b. 
the specific information is not readily available from publicly accessible 
sources; and 
c. 
the specific information is information that individuals would not wish to have 
disclosed without their consent. 
 
44. 
Section 11A(5) of the FOI Act requires an agency to allow access to an exempt 
document unless, in the circumstances, access to the document would, on balance, be contrary 
to the public interest.  My public interest considerations are set out below.  
 
Section 47G – business  
 
45. 
Section 47G of the FOI Act states: 
 
(1) A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would disclose 
information concerning a person in respect of his or her business or professional 
affairs or concerning the business, commercial or financial affairs of an organisation 
or undertaking, in a case in which the disclosure of the information:  

 
(a) would, or could reasonably be expected to, unreasonably affect that person 
adversely in respect of his or her lawful business or professional affairs or that 
organisation or undertaking in respect of its lawful business, commercial or 
financial affairs.  
 

Defending Australia and its National Interests 


46. 
I note the use of the word ‘could’ in this provision requires no more than a degree of 
reasonableness being applied in deciding whether disclosure would cause the consequences 
specified.   
 
47. 
Upon examination of the documents, I identified information such as business names 
and its employees which are connected to unsubstantiated allegations.  As I have ascertained 
that this information is not in the public domain, I consider that the release of material that 
identifies a business that was involved in the investigation could affect its lawful business and 
future success.  
 
48. 
The objects of the FOI Act are to give the Australian community access to information 
held by the Government, as information held by the Government is to be managed for public 
purposes, and is a national resource.  Defence considers the release of information from a pro-
disclosure position.  That is not to say that Defence releases everything, but our position, as 
intended by the objects of the FOI Act, is to release unless there is an exemption that can be 
applied to the material.  After careful deliberation, I considered section 47G could be applied 
to withhold this particular information. 
 
Public interest considerations – subsection 47E(d), section 47F and section 47G  
 
49. 
In assessing whether disclosure of the conditionally exempt material is, on balance, 
contrary to the public interest, I considered the Guidelines provided by the Information 
Commissioner, together with a range of factors that favour access to a document set out in 
subsection 11B(3) [public interest exemptions – factors favouring access] of the FOI Act. 
 
50. 
While I note that release of the exempt information may be of interest to the applicant, 
it would not inform public debate on any matter of public importance in any meaningful way, 
nor would it increase scrutiny or discussions of government activities.  
 
51. 
While I accept there is a public interest in ensuring that Defence undertakes its 
management of investigations in a fair and proper manner, it would, on balance, be contrary 
to the public interest to breach the confidentiality of those involved in the investigation 
process.     
 
52. 
There is also a strong public interest in Defence maintaining the integrity of 
investigations and protecting information that would harm the effectiveness in obtaining 
similar information in the future.  Disclosure of this information would have a substantial 
adverse effect on the proper and efficient conduct of the operations of Defence and the 
management of its personnel and would not, in my view, be in the public interest. Further, 
there is an expectation that Defence manages personal information in a sensitive way. 
 
53. 
It is reasonable to consider that individuals and businesses named in investigation 
records maintained by Defence expect protection of their privacy, identity and business 
information. Such individuals would therefore expect Defence to maintain a high level of 
confidentiality in respect to documents that may lead to their identity being disclosed. This is 
particularly relevant where the allegations were not substantiated. Any allegations of 
wrongdoing could significantly affect the profitability of a business.  
 
 
Defending Australia and its National Interests 


54. 
While release of the specific personal information considered exempt may be of some 
interest to the applicant, it would not in my view inform public debate on any matter of public 
importance in any meaningful way.  Additionally, disclosure of the information would not 
promote oversight of public expenditure.  
 
55. 
None of the factors listed in subsection 11B(4) of the FOI Act were taken into account 
when making my decision.  
 
56. 
 Accordingly, I consider that, on balance, the public interest factors against disclosure 
outweigh the factors for disclosure of the document that matches the scope of the request.  I 
therefore decided that it would be contrary to the public interest to release the information 
considered exempt under subsection 47E(d), section 47F and section 47G of the FOI Act. 
 
Further information 
 
57. 
I can confirm that the 13 page summary in which only one page was released (Item 1 
Serial 2) relates to the applicant’s other FOI request, number 191/17/18.  
 jarrod.howar Digitally signed by jarrod.howard1 
 
DN: c=AU, o=GOV, ou=DoD, 
ou=PKI, ou=Personnel, 
cn=jarrod.howard1 
 d1
Date: 2018.03.12 21:16:56 +11'00'
Mr Jarrod Howard  
Accredited Decision Maker – Internal Review 
 
 
 
Defending Australia and its National Interests