This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Number of 'customers' who have a disability indicator on their file'.



If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
 
 
27 November 2018 
 
 
 
 
 
Our reference:  LEX 40973 
 
Mr Benjamin Nolan  
Right to Know  
 
Only by email: [FOI #5118 email] 
 
 
Dear Mr Nolan 
Your Freedom of Information (FOI) Request - Consultation 
I refer to your request, dated and received by the Department of Human Services 
(department) on 21 November 2018 for access under the Freedom of Information Act 1982 
(FOI Act) to the following documents:  
Number of ‘customers’ who have a disability indicator on their file.  
Consultation – your request gives rise to a practical refusal reason  
Currently, your request gives rise to a practical refusal reason, as your request does not 
provide sufficient information as is reasonably necessary to enable the department to identify 
the documents that you are requesting. 
 
I am asking you to revise your request to give me more specific details about the documents 
you are requesting.  
 
For a more detailed explanation of what this means, see Attachment A
If you decide not to provide further information or revise your request, I will have to refuse 
your freedom of information request as a 'practical refusal reason' exists.  
How to send us a 'revised request' 
Within the next 14 days (consultation period) you must do one of the following, in writing:  
  withdraw the request; 
  make a revised request; or 
  advise that you do not want to revise your request.  
Your response will be expected by the end of the consultation period. 
If no response is received during the consultation period, your request will be taken to have 
been withdrawn, pursuant to the operation of the FOI Act.  
PAGE 1 OF 4 

 
 
The 14 day consultation period is not included in the initial 30 day processing period for your 
request.  
Contact officer 
I am the contact officer for your request. During the consultation period you are welcome to 
ask for my help in revising your request. You can contact me: 
  in writing to the address at the top of this letter; or 
  via email to [email address]. 
Note: When you contact us please quote the reference number FOI LEX 40973
Further Assistance  
The following resources may be helpful to assist you in finding the information you are 
seeking, without the need for a formal FOI request: 
  Department of Jobs and Small Business publishes a quarterly report on a range of 
job seeker compliance data. This report identifies and breakdowns job seekers on 
activity tested income support payments and has categorised them, including those 
who are part of the employment service programme, Disability Employment Services. 
You can find the report here: https://www.jobs.gov.au/job-seeker-compliance-data;  
 
  The department publishes an Annual Report each year that outlines the department’s 
Workplace Accessibility Plan 2016-19 and identifies the claims finalised for each 
payment type, including Disability Support Pension. The Annual Report can be found 
here: https://www.humanservices.gov.au/organisations/about-us/annual-reports;  
 
If you have any questions please email [email address].  
 
Yours sincerely 
 
Ellen 
Authorised FOI Decision Maker 
Freedom of Information Team 
Employment Law and Freedom of Information Branch | Legal Services Division  
Department of Human Services
PAGE 2 OF 4 
 
Department of Human Services 



If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
Attachment A 
 
 
What you requested  

Number of ‘customers’ who have a disability indicator on their file.  
What I took into account 
Your request does not provide sufficient information to identify the documents you seek 
Paragraph 3.54 of the FOI Guidelines provides: 
 
If in doubt, the agency or minister should consult the applicant to discuss exactly what 
documents are being requested. 
Section 15(2)(b) of the FOI Act requires that an FOI request must provide such information 
concerning the documents sought as is reasonably necessary to enable a reasonable officer 
of the department to identify those documents.  
As your request currently stands, it does not provide such information as is reasonably 
necessary to enable the department to identify the documents that you are requesting. 
Firstly, in your request the term ‘customers’ is unclear. I note that the department refers to 
people who use the department’s services as ‘customers’, however it is unclear as to the 
type of customer you are referring to. The department services customers across a number 
of programs provided under the various spaces being, Medicare, Centrelink and Child 
Support. As such it is unclear as to whether you are referring to a particular group of 
customers (for example, Centrelink customers) who have identified as having a disability, or 
whether you are referring to all the members of the community we service.   
Secondly, the term ‘disability’ itself is unclear as the term could be interpreted to refer to any 
condition which restricts a person’s mental, sensory or mobility function. It can be temporary 
or permanent, it can be visible or invisible, and it may have a minimal or substantial impact 
on a person’s abilities. Accordingly, it is not clear what type of disability you are referring to.  
Thirdly, you have requested any documents which contain reference to the ‘number of 
‘customers’ who have a disability indicator on their file.’ As this part of your request currently 
stands, I am unsure as to what you might consider to be a ‘disability indicator.’  For example, 
you might be referring to the department’s specific disability support program, being the 
Disability Support Pension (DSP). As such, you may be referring to customers who are 
currently receiving or have been in receipt of DSP, or, alternatively, you may be referring to 
all customers across the department’s programs who have been identified to have or have 
had a disability, regardless of whether those customers are in receipt of DSP or whether the 
disability is ongoing or temporary. Furthermore, the term ‘indicator’ could refer to any 
mention of a disability on a customer’s file. 
 
Final y, you have used the term ‘number’. Please note that the right of access under the FOI 
Act is to existing documents, rather than to information. The FOI Act does not require the 
department to create a new document in response to a request for access, except in limited 
circumstances under section 17 of the FOI Act.  
As such I am unable to process your request until I can identify the specific documents that 
you are requesting. This is because whilst the FOI Act provides that you are entitled to 
request access to any document held by an agency, some documents may be exempt from 
PAGE 3 OF 4 

 
 
release. As a decision-maker I am unable to determine whether or not a document is exempt 
prior to locating and reviewing the document. 
Assistance to revise your request  
You may wish to consider revising the scope of your request to clarify the issues set out 
above by specifying:  
  the types of documents you seek; 
  a limited date range for your request; and 
  additional information as to what you mean by ‘customers’, ‘disability’, ‘disability 
indicator’ and ‘number’. 
Please note that, even if you do revise the terms of your request, a practical refusal reason 
may remain if the terms of your revised request are still affected by any of the issues set out 
above. 
Relevant sections of the Freedom of Information Act 1982 
Section 24AA(1)(b) of the FOI Act provides that a practical refusal reason exists in relation to 
a request for a document if the request does not satisfy the requirement in section 15(2)(b) of 
the FOI Act.   
Section 15(2)(b) of the FOI Act provides that a request must provide such information as is 
reasonably necessary to enable the agency to identify the documents that are being 
requested.   
Section 24AB(6) says that the applicant must, before the end of the consultation period, do 
one of the following, by written notice to the agency or Minister: 
  withdraw the request, 
  make a revised request, or 
  indicate that the applicant does not wish to revise the request. 
Section 24AB(7) of the FOI Act provides that the request is taken to have been withdrawn 
under at the end of the consultation period if: 
  the applicant does not consult the contact person during the consultation period in 
accordance with the notice, or 
  the applicant does not do one of the things mentioned in subsection (6) before the 
end of the consultation period. 
 
 
PAGE 4 OF 4 
 
Department of Human Services