This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Procedural Instruction BC-2421 Duty of Care'.


5 June 2019 
Ms R Jefferies 
BY EMAIL:  [FOI #5414 email] 
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA 19/05/01095 
File Number: 
OBJ2019/30109 
Dear Ms Jefferies 
Freedom of Information (FOI) request - Access Decision 
On 17 May 2019, the Department of Home Affairs (the Department) received a request for access 
to document under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the 
FOI Act. 

Scope of request 
You have requested access to the following document: 
Under Freedom of Information and in light of the Department's Procedural 
Instruction regarding Protection Claims at the Border, I request the following 
information: 

A copy of Procedural Instruction BC-2421 Duty of Care. 

Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access document or to amend or annotate records. 

Relevant material  
In reaching my decision I referred to the following: 
• the terms of your request
• the document relevant to the request
• the FOI Act
• Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A
of the FOI Act (the FOI Guidelines)
• advice from departmental officers with responsibility for matters relating to the
document to which you sought access
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 Belconnen ACT 2616 • Telephone: 02 6264 1111 • Fax: 02 6225 6970 • www.homeaffairs.gov.au 


 

Document in scope of request 
The Department has identified one document as falling within the scope of your request. 
This document was in the possession of the Department on 17 May 2019 when your 
request was received. 

Decision 
The decision in relation to the document in the possession of the Department which fall 
within the scope of your request is as follows: 
•  Release one document in part with deletions 

Reasons for Decision 
Detailed reasons for my decision are set out below.  
My findings of fact and reasons for deciding that the exemption provision applies to that 
information are set out below. 
6.1  Section 22 of the FOI Act – irrelevant to request 
Section 22 of the FOI Act provides that if giving access to a document would disclose 
information that would reasonably be regarded as irrelevant to the request, it is possible for 
the Department to prepare an edited copy of the document, modified by deletions, ensuring 
that the edited copy would not disclose any information that would reasonably be regarded 
as irrelevant to the request. 
On 17 May 2019, the Department advised you that its policy is to exclude the personal 
details of officers not in the Senior Executive Service (SES), as well as the mobile and work 
telephone numbers of SES staff, contained in documents that fall within scope of an FOI 
request. 
I have therefore decided that parts of document marked ‘s22(1)(a)(ii)’ would disclose 
information that could reasonably be regarded as irrelevant to your request, and have 
therefore prepared an edited copy of the document, with the irrelevant material deleted 
pursuant to section 22(1)(a)(ii) of the FOI Act.   
The remainder of the document has been considered for release to you as it is relevant to 
your request. 
6.2  Section 47E of the FOI Act – Operations of Agencies 
Section  47E(d) of the FOI Act provides that documents are conditionally exempt if 
disclosure would, or could reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on 
the proper and efficient conduct of the operations of an agency. 
I consider that the disclosure of the parts of the document marked ‘s47E(d)’ would, or could 
reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the proper and efficient 
conduct of the operations of the Department.   
 
- 2 – 


 
Managing the security and integrity of Australia's borders is integral to the operations of the 
Department.  Any prejudice to the effectiveness of the operational methods and procedures 
used in undertaking that role would result in a substantial adverse effect on the operations 
of the Department.   
Any disclosure resulting in the prejudice of the effectiveness of the Department’s 
operational methods and procedures would result in the need for this Department, and 
potentially its law enforcement partners, to change those methods and/or procedures to 
avoid jeopardising their future effectiveness. 
Some information marked 's47E(d)' consists of operational email addresses used by this 
Department.  These email addresses are not otherwise publicly available, and disclosure 
of this information could reasonably be expected to result in potential vexatious 
communication and public inquiries which these operational areas are not resourced to 
manage.  The Department has established channels of communication for members of the 
public into the Department, and I consider there is no public interest in disclosing these 
operational contact details.  Given the operational focus of those business areas, such 
a diversion of the resources of that business area could reasonably be expected to have 
a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the operations of this 
Department and its partner agencies. 
Any prejudice to the effectiveness of methods and procedures used in undertaking the role 
of managing the security and integrity of Australia's borders would result in a substantial 
adverse effect on the operations of the Department and the Australian Border Force. 
Accordingly, I have decided that  parts of  the document  are conditionally exempt under 
section 47E(d) of the FOI Act.  Access to a conditionally exempt document must generally 
be given unless it would be contrary to the public interest to do so.  I have turned my mind 
to whether disclosure of the information would be contrary to the public interest, and have 
included my reasoning in that regard below. 
6.3  The public interest – section 11A of the FOI Act 
As I have decided that parts of the document are conditionally exempt, I am now required 
to consider whether access to the conditionally exempt information would be contrary to 
the public interest (section 11A of the FOI Act).  
A part of a document which is conditionally exempt must also meet the public interest test 
in section 11A(5) before an exemption may be claimed in respect of that part.  
In summary, the test is whether access to the conditionally exempt part of the document 
would be, on balance, contrary to the public interest.  
In applying this test, I have noted the objects of the FOI Act and the importance of the other 
factors listed in section 11B(3) of the FOI Act, being whether access to the document would 
do any of the following: 
(a) 
promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 and 
3A); 
(b) 
inform debate on a matter of public importance; 
(c) 
promote effective oversight of public expenditure; 
(d) 
allow a person to access his or her own personal information. 
- 3 – 


 
Having regard to the above: 
•  I am satisfied that access to the document would promote the objects of the 
FOI Act. 
•  I consider that the subject matter of the document does not have the character 
of public importance and that  there  would  be  limited  public interest in the 
document. 
•  I consider that no insights into public expenditure will be provided through 
examination of the document. 
•  I am satisfied that you do not require access to the document  in order to 
access your own personal information. 
I have also considered the following factors that weigh against the release of the 
conditionally exempt information in the document: 
•  Disclosure of the parts of the documents that are conditionally exempt under 
section 47E(d) of the FOI Act could reasonably be expected to prejudice law 
enforcement functions and, as a result, the ability of the Department to protect 
Australia's borders. I consider there to be a strong public interest in ensuring 
that the ability of the Department to conduct its law enforcement functions is 
not compromised or prejudiced in any way.  I consider that this would be 
contrary to the public interest and that this factor weighs strongly against 
disclosure. 
•  Disclosure of the operational email addresses which are conditionally exempt 
under section 47E(d) of the FOI Act would have a substantial adverse effect 
on the ability of the relevant operational areas to conduct their business as 
usual. The Department has established avenues in place for members of the 
public to contact when they have queries, complaints or comments. I consider 
that there is a strong public interest in ensuring public feedback is filtered 
through these available channels so that operational areas within the 
Department are able to carry out their functions in an effective matter. 
I consider that this would be contrary to the public interest and that this factor 
weighs strongly against disclosure of the exempt information. 
I have also had regard to section 11B(4) which sets out the factors which are irrelevant to 
my decision, which are: 
a)  access to the document  could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government; 
b)  access to the document could result in any person misinterpreting or 
misunderstanding the document; 
c)  the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which the 
request for access to the document was made; 
d)  access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
I have not taken into account any of those factors in this decision.  
Upon balancing all of the above relevant public interest considerations, I have concluded 
that the disclosure of the conditionally exempt information in the documents would be 
contrary to the public interest and it is therefore exempt from disclosure under the FOI Act. 
- 4 – 


 

Legislation 
A copy of the FOI Act is available at https://www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562. 
If you are unable to access the legislation through this website, please contact our office 
for a copy. 

Your Review Rights 
Internal Review 
If you disagree with this decision, you have the right to apply for an internal review by the 
Department of this decision.  Any request for internal review must be provided to the 
Department within 30 days of you being notified of the decision.  Where possible please 
attach reasons why you believe a review of the decision is necessary.  The internal review 
will be carried out by an officer other than the original decision maker and the Department 
must make a review decision within 30 days.   
Applications for review should be sent to: 
By email to: [email address]  
OR 
By mail to: 
Freedom of Information Section 
Department of Home Affairs 
PO Box 25 
BELCONNEN   ACT  2617 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner 
You may apply directly to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) for 
a review of this decision.  You must apply in writing within 60 days of this notice.  For further 
information about review rights and how to submit a request for a review to the OAIC, 
please see Fact Sheet 12 "Freedom of information – Your review rights", available online 
at https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-review-process.   

Making a Complaint 
You may complain to the Australian Information Commissioner about action taken by the 
Department in relation to your request. 
Your enquiries to the Australian Information Commissioner can be directed to: 
Phone 1300 363 992 (local call charge) 
Email  [email address] 
There is no particular form required to make a complaint to the Australian Information 
Commissioner. The request should be in writing and should set out the grounds on which 
it is considered that the action taken in relation to the request should be investigated and 
identify the Department of Home Affairs as the relevant agency. 
 
- 5 – 


 
10 
Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section 
at [DIBP request email].  
 
 
Yours sincerely 
 
 
[Electronically signed
 
 
Position no. 60008303 
Authorised Decision Maker 
Department of Home Affairs 
 
- 6 –