This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Design and architecture decisions for MTM Distribution Fibre Network (DFN) - named document;NBN-NTO-EDS-359 Network Design Rules MTM Distribution Fibre Network'.

26 July 2019 
Mr Timothy Nothdurft 
Sent via email:    
Our Ref: 1819/116.08 
Dear Mr Nothdurft 
FOI Application – Processing fee determination 
I am writing in relation to your request made under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act
in which you sought the following document – NBN-NTO-EDS-359 Network Design Rules MTM 
Distribution Fibre Network (the Relevant Document). 
An FOI decision may be reviewed, subject to sections 53A and 54 of the FOI Act. The Office of the Australian 
Information Commissioner’s FOI Fact Sheet 12 – Your review rights may be found at the following link. 
If you have any questions or need to discuss your FOI application, please contact the writer via email on   
Yours sincerely 
David Mesman 
General Counsel 
FOI Privacy & Knowledge Management 

Background Information 
1.  In making this decision, I took into account relevant parts of the Freedom of Information Act 1982 (FOI 
Act or Act) and related legislation, the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) FOI 
Guidelines, re
levant case law and other sources. 
2.  nbn is treated differently from other agencies and Commonwealth agencies that are subject to the FOI 
Act. Per section 7(3A) and Part II of Schedule 2 of the Act, documents relating to nbn’s commercial 
activities are carved-out from the application of the Act. A summary of OAIC and Administrative Appeals 
Tribunals decisions concerning nbn’s commercial activities carve-out (CAC) may be found at the following 
link – CAC Background Information.  
Application, Chronology and Terms of Request 
3.  On 18 June 2019, nbn’s FOI Team received an email from Mr Timothy Nothdurft (the Applicant) via its account in the terms below. 
“I am requesting information on behalf of the Australian public to understand key architecture 
decisions around key components of the NBN Network - specifically MTM (multi technology mix) 
and if these have been cost effective (SoE clause) and considered decisions following best 
practices that give the best value for the money loaned to the organisation. I would like to 
request the following named NBN Document to be released to the Australian public. 
NBN-NTO-EDS-359 Network Design Rules MTM Distribution Fibre Network.”
4.  On 1 July 2019, nbn’s FOI Team acknowledged the Applicant’s current request and provided the 
Applicant with an advance deposit request of $38.75. This was based upon a processing fee estimate 
of $155, reflecting 12 hours of decision-making time and one hour for search and retrieval. 
5.  Also on 1 July 2019, the Applicant emailed nbn, indicating the following: 
“I'm questioning the consistency of the charges based on previous costings to retrieve 8 named 
documents (find attached)…How does a single named document require 1 full hours (sic), but 8 
similarly named documents requires only an additional 15 minutes?...Also the decision making 
time is disproportionate.  20 hours for a single document is not in line with other Government  
department FOI costings…There is enough public interest to release this data to validate technical 
choice design decisions and if the CiC costs are proportional to the design…Therefore despite the 
disproportionate costings I'm requesting this document be made public under FOI act.” 

6.  On 2 July 2019, nbn’s FOI Team reverted to the Applicant and invited him to make fee reduction 
submissions, as well as referring him to paragraphs 4.75-4.89 of the FOI Guidelines. In addition, nbn’s 
FOI Team indicated that: 

“…decision making will constitute the majority of processing time with your request. Please note that 
in estimating the time involved, I considered your specific request for one document, rather than 
looking at your previous request for eight documents and simply dividing it by eight. In this regard, 
my preliminary view is that the Advance Deposit Request and fees outlined to you represent an 
accurate estimate of the processing time for your request. I also note that the decision making time 
estimate is for twelve, not twenty, hours.” 

7.  On 2 July 2019, the Applicant provided nbn’s FOI Team with the following contentions: 
“I would like to make a request for the information to be released on the grounds of public 
interest based on... The document relates to a matter of public debate, or a policy issue under 
discussion within an agency, and disclosure of the document would assist public comment on or 
participation in the debate or discussion. [30] 
The National Broadband Network is a significant infrastructure project and every Australian 
holds a stake.  Release of technical documentation raises awareness, gives transparency, and 
hold the contractor entities accountable for costings and performance. The document relates to 
an agency decision that has been a topic of public interest or discussion, and disclosure of the 
document would better inform the public as to why or how the decision was made, including 
highlighting any problems or flaws that occurred in the decision-making process. [31] 
NBN has recently announced FttC to FttP and HFC to FttP uplifts.  There is evidence that 
contractors are not adhering to the design documentation and this makes the release of this 
information critical to protect the integrity of the project.  
The document would add to the public record on an important and recurring aspect of agency 
decision making. [32]
Fundamental architecture is unique to the NBN offers no commerical (sic) in confidence 
advantage and provides important framework for all decisions now and in the future and should 
be made public for analysis and debate.  
This document is also referenced in key public high level architecture documents.” 

8.  On 23 July 2019, the Applicant emailed nbn’s FOI Team and, among other matters, he suggested 
that nbn’s FOI Team had not responded to his FOI application within the required time frame.  
9.  Also on 23 July 2019, I reverted to the Applicant, indicating that: 
“…nbn’s FOI Team is currently considering your request and is required to respond within 30 days 
with an FOI fee decision. We will endeavour to have a response before that deadline, which is 31 
July 2019. Once that determination is made – and if fees are waived, the processing time limits 
will re-commence, i.e. from the 11 days already passed. If FOI processing fees are not waived or 
reduced, nbn will issue with a new advance deposit or resend the original advance deposit. You 
will be provided with your relevant review and appeal rights at the time in relation to nbn’s fee 
decision. Please note that the processing fee decision is a separate matter from completing an 
FOI access decision
.” (Emphasis added) 


10. Also on 23 July 2019, the Applicant emailed nbn’s FOI Team and indicated that he had not agreed to 
an extension and reiterated claims that nbn had not responded to his FOI application within the 
required legislative time frames. The Applicant also indicated that nbn’s FOI Team had not acted 
professionally, among other claims.  
11. Also on 23 July 2019, I reverted to the Applicant and referred him to paragraphs 4.13 and 4.14 of the 
FOI Guidelines. Those paragraphs make it clear that an FOI Charges Decision must be completed 
within 30 days (or earlier if practicable) after receiving an applicant’s reasons for contesting the 
charge. I also indicated that the Charges Decision would be completed within the relevant time 
period. As outlined above, the Decision was required by 31 July 2019. 
12. On 26 July 2019, I completed this FOI Charges Decision. 
nbn’s approach to FOI processing charges
13. As outlined at section 3(4) of the FOI Act (Objects of the FOI Act), FOI agencies are expected to 
exercise their functions and powers, as far as possible, to facilitate and promote public access to 
information, promptly, and at the lowest reasonable cost.  
14. Per paragraph 4.4 of the FOI Guidelines, agencies should have regard to the “lowest reasonable cost 
to the applicant, to the agency or minister, and the Commonwealth as a whole”, when exercising 
their discretion to impose processing charges. In that context, nbn has adopted an FOI processing 
fee policy, which seeks to balance the lowest reasonable cost to applicants, nbn and the 
Commonwealth, while taking into consideration nbn’s status as a GBE. 
15. Unlike Commonwealth Government agencies and departments, nbn is expected to operate as a 
business entity. Per paragraph 1.8 of the GBE Governance and Oversight Guidelines (the GBE 
) a GBE’s principal objective is to add to shareholder value. To achieve this objective, GBEs 
are required to operate and price efficiently; at minimum cost for a given scale and quality of 
outputs; and earn, at least, a commercial rate of return. 
16. Based on the above points, it is clear that nbn has an obligation to operate according to sound 
commercial and business practices. In that regard, good business practice dictates that nbn should 
put a value on the time spent by its staff and charge accordingly for its services. This reasoning 
applies equally to FOI applications, which require input from dedicated FOI staff, but also the 
expertise and efforts of other nbn staff members. As FOI processing takes nbn staff time away from 
core commercial activities, it will have an impact on the company’s bottom line and its ability to 
meet corporate objectives. In that context, nbn is obliged to account for and place a value on staff 
members’ FOI processing efforts. To do otherwise would tend to undermine nbn’s obligations to 
operate as a commercial entity and per the GBE Guidelines. 
17. FOI processing fees are set by regulation and, in particular, the Freedom of Information (Fees and 
Charges) Regulations (the Charges Regulation). The two most common processing activities are 
decision-making ($20/hour) and search-and-retrieval ($15/hour), which are roughly equivalent to 
current Australian minimum wages. According to the Fair Work Ombudsman’s website, the national 
minimum wage is currently $19.49 per hour.  In that context, it would not be unreasonable to 

assume that commercial entities would charge significantly higher rates for performing similar tasks. 
It also follows that Government agencies and GBEs would have much higher processing costs than 
those outlined in the Charges Regulation. In fact, Commonwealth Government agencies and GBEs do 
incur significantly more costs than those captured by the Charges Regulation. This was made clear in 
the OAIC’s Review of Charges under the FOI Act (the Charges Report). In the Charges Report, the 
OAIC indicated that FOI charges only represented 2% of the actual costs incurred by agencies and 
similar bodies since the Act’s commencement in 1982. 
18. In light of the above points, it seems clear that FOI processing fees are set at a discount to the actual 
costs incurred by agencies and GBEs, like nbn. In my opinion, Parliament has, in all likelihood, 
chosen these below-market rates, to reflect the public importance of FOI processes and particularly 
for its role in helping to inform public debate. However, there are a number of key public interests 
served by Government agencies and authorities having the ability to charge for FOI processing time. 
In its Submission to OAIC for the Charges Report, nbn outlined its support of fees and charges and 
their importance to the FOI scheme and that: 
  Government entities should be able to recoup some of their costs associated with processing FOI 
requests, while providing a key public service. This is in line with user-pays principles. 
  The ability to charge for FOI processing time reflects Parliament’s and the community’s 
recognition that public servants’ time is a valuable resource. Moreover, such resources should 
only be spent in appropriate public undertakings. This argument could be applied with even 
greater force to GBEs, which are expected to operate as any other commercial player in the 
marketplace. Similar reasoning animates section 24AA of the FOI Act, which enables decision-
makers to refuse requests that would substantially and unreasonably divert the resources of the 
agency from its operations. 
  The ability to charge for the processing of FOI applications also ensures that applicants have a 
serious interest in the subject matter and are likely to proceed with the application to a final 
determination. In addition, the requirement of a deposit tends to limit the scope of preliminary 
work “written off” by Government entities in the event that an applicant withdraws a request. 
This dovetails with the public interest in not wasting taxpayer-funded, public resources. 
  At page 5 of the OAIC Charges Review Report, the OAIC reinforced the importance of fees and 
charges, outlining that: 
“Fees and charges play an important role in the FOI scheme. It is appropriate that 
applicants can be required in some instances to contribute to the substantial cost to 
government of meeting individual document requests. Charges also play a role in 
balancing demand, by focusing attention on the scope of requests and regulating those 
that are complex or voluminous and burdensome to process.” 

19. In light of the above points, it is nbn’s general policy to charge applicants for its FOI processing time. 
However, nbn’s charging policy also requires the company to examine every application on its 
individual merits. As such, there may be grounds to exempt or reduce processing fees for a given FOI 
request. Those grounds are explored below. 

Calculation of processing time
20. Per section 29(4) of the FOI Act, I considered your contentions that the FOI processing fees were 
incorrectly assessed. I also reviewed my colleague’s preliminary assessment of the charges, detailed 
in an email of 2 July 2019. For reference, the details and the breakdown of fees are typical of FOI 
processing fee notices. 
21. I find that the majority of the processing time would involve decision-making. Among other matters, 
FOI decision-making involves a preliminary review and assessment of the Relevant Document to 
determine whether it relates to nbn’s commercial activities. In addition, nbn’s FOI decision-makers 
must undertake discussions with relevant nbn staff regarding any commercial or other sensitivities 
relating to the potential disclosure of the Relevant Document; review relevant case law and the 
OAIC Guidelines; confirm findings of fact with nbn staff; and draft or write a comprehensive decision 
that considers all the relevant steps and issues. In my experience, an estimate of 12 hours to 
complete an FOI decision is an appropriate assessment of decision-making time for the current 
matter, if not a slight under-estimate compared to similar decisions and their relative complexity. 
22. While my colleague’s original estimate for the search & retrieval time reflected the actual time spent 
in locating the Relevant Document, I determined that search and retrieval time should be reduced to 
15 minutes. In that regard, I have recalculated the fees owing, as outlined at Attachment A
Public interest considerations
23. The FOI Act allows applicants to request a reduction or waiver of FOI processing fees in 
circumstances where it can be shown that the release of the requested documents would be in the 
general public interest or the applicant is experiencing financial hardship. The Applicant has not 
provided any evidence of financial hardship. As such, I have only considered the public interest 
grounds for a fee reduction. 
24. Section 29(5)(b) of the FOI Act outlines the test for granting a fee reduction on the basis of public 
interest. In particular, FOI decision-makers must consider “whether the giving of access to the 
document in question is in the general public interest or in the interest of a substantial section of the 
25. Paragraph 4.83 of the OAIC Guidelines make it clear that the ‘public interest’ cannot be exhaustively 
defined. Applicants relying on section 29(5)(b) of the FOI Act are expected to identify the ‘general 
public interest’ or the ‘substantial section of the public’ that would benefit from this disclosure. 
Among other issues, the OAIC Guidelines provides examples where providing access may be in the 
public interest, including matters of public debate or a policy issue under discussion – and the 
currency of the topic of public interest.  
26. In that context, nbn’s FOI Team generally recommends that FOI applicants support any public 
interest contentions with evidence of media, Parliamentary or related coverage concerning the 
subject matter of the requested documents. In that regard, the Applicant’s public interest 
contentions did not refer to media, Parliamentary or related consideration of these issues. 

27. Following receipt of the Applicant’s contentions on 2 July 2019, I undertook general internet 
searches and found no media or related reference to the Relevant Document. I did find media 
references to nbn’s general Network Design Rules, which nbn publishes and updates. However, 
those very limited media references date from 2015. This suggests that there may be some public 
interest in nbn design documentation broadly, but it is not current, nor does it relate to the specific 
subject matter of the Relevant Document. 
28. I also note that nbn has drafted a number of technology-specific design documents, which are 
similar in nature to the Relevant Document. However, I was unable to find any media or 
Parliamentary reference to these technology-specific design documents, suggesting that there is not 
a general public interest in these more technology-specific nbn design documents. Hence, it is not 
clear that there is general public interest in the Relevant Document or documents like it. 
29. In relation to the Applicant’s other contentions, it was not clear how disclosure of the Relevant 
Document would add to an understanding of nbn’s decision-making processes; or increase 
accountability regarding actions taken by nbn’s delivery partners; or assist in the assessment of how 
nbn obtains value-for-money. 
30. On balance, I am not persuaded that there is a general public interest in the Relevant Document. As 
such, I consider that a fee waiver would not be appropriate.  
31. It should be noted that I have not yet made an access decision in relation to the Relevant Document. 
As outlined to the Applicant, completing a Fee Decision is a discrete process from an FOI access 
determination. Subject to any review rights and/or if the Applicant agrees to pay the processing 
charges, nbn’s FOI decision-maker would need to complete an FOI access decision. In that scenario, 
it is a possibility that the decision-maker may conclude that the Relevant Document is exempt from 
the operation of the FOI Act per nbn’s CAC, as well as other general and conditional exemptions. In 
other words, the payment of FOI processing fees does not equate to disclosure. Rather, processing 
fees are levied to account for the time and effort required to complete an FOI determination.  
32. The Applicant should be aware that 11 days (of 30) had passed at the point at which this application 
was suspended for the purpose of requesting an advance deposit. 
33. If you are dissatisfied with this decision, you have certain rights of review. Those rights of review and 
appeal are outlined in the covering letter, provided with this Statement of Reasons. 

Attachment A – Revised Advanced Deposit Request 
Per section 29(1) of the FOI Act, I have determined that a charge is payable in respect of the processing of 
this FOI request. nbn staff have undertaken a search for the requested documents, and the search and 
retrieval time is detailed below. In addition, nbn’s FOI Team completed an assessment of the work involved 
in processing your FOI request and the applicable charges as follows: 
Search and Retrieval Time 
0.25 hours @ $15.00 per hour 
Decision Making Time 
12 hours @ $20.00 per hour 
Less first 5 hours decision making time(*) 
(*) In accordance with the Freedom of Information (Fees and Charges) Regulationsnbn has not charged you for the first 5 hours of decision-making time.  
Please note that the estimated processing time and relevant fees may increase (or decrease), depending on 
the nature of the work required. However, I will inform you if the fees increase beyond the estimate outlined 
above. As the total estimated processing charges exceed $100, a deposit of 25% ($35.94) is required. 
Next steps 
Within 30 days of this notice, you are required to: 
  agree to pay the charge and forward the deposit; or 
  contend that the charge has been wrongly assessed, or should be reduced or not imposed (you should 
provide full reasons for your contention); or 
  narrow the scope of your request (which may reduce the charge payable); or 
  withdraw your request. 
If you fail to notify nbn within 30 days of this notice, and in a manner mentioned above, your request will be 
taken to have been withdrawn. If you choose to contend that the charge has been wrongly assessed or should 
be reduced or not imposed, you will need to make a request for an Internal or External Review. Y
our review 
rights under sections 53A and 54 of the FOI Act following consideration of your contentions. 
Once nbn has completed the processing of your request, the assessment of the charge payable will be revised 
based on the actual amount of work involved in processing your request. If you are refused access to any of 
the documents that are relevant to your request, nbn may not impose an actual charge that is higher than the 
final estimated charge. This means that, if you are refused access to any document, the actual charge that will 
be payable will be lower than or equal to, but not more than, the final estimate of charges. It is only if you are 
granted access to all the documents that are relevant to your request that the actual charge imposed may be 
higher than the estimated charge. It is important to note that the payment of FOI processing fees does not 
guarantee access to documents or information.
To pay the estimated deposit, set out above, please use the following electronic banking details: 
Bank name: 
nbn co limited FOI 
Account no:       10240782 
When making a payment, please ensure you include the reference, highlighted, above.  

Please note that if you provide a deposit and the processing of your request progresses to a point where a 
decision on access is made, a determination about the imposition of the actual charge will be made at that 
time. The balance of the actual charge will become a debt due to the Commonwealth, which nbn would be 
obliged to pursue, unless other arrangements are made – or if nbn agrees to waive the fees.  
Per section 31 of the FOI Act, the time limit for processing your request is suspended from the day you receive 
this notice, being today’s date. Please also be advised that the charge notice day is not counted in calculating 
the processing time limit. For your reference, 11 days have passed and the processing time limit will resume: 
  on the day upon which nbn receives your deposit; 
  alternatively, if you decide to contest the charge, the processing time limit will resume on the day upon 
which nbn notifies you of its decision not to impose a charge – if nbn so makes a decision; or 
  in the event that nbn decides to reduce the charge and deposit is required, the processing time limit 
will recommence on the day upon which you pay the reduced deposit. 
More information about charges under the FOI Act is available in Fact Sheet 7 on the Office of the Australian 
Information Commissioner’s (OAIC) website and in part 4 of the OAIC FOI Guidelines.