This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Properties rented in Tandai, Honiara, Solomon Islands'.


 
Our reference: RQ19/03020 
Agency reference:  LEX 393 
Mr Edward Kerrigan 
Sent by email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
Extension of time under s 15AB 
Dear Mr Kerrigan 
 
On 18 November 2019, the Department of Foreign Affairs and Trade (Department) applied to 
the Office of the Australian Information Commissioner (the OAIC) for further time to make a 
decision on your FOI request of 20 August 2019 under the Freedom of Information Act 1982 
(Cth) (the FOI Act). 
This application was on the basis that the processing period is insufficient to deal adequately 
with your request, because it is complex. 
On 16 September 2019, the Department obtained your agreement under s 15AA of the FOI 
Act for a 27 day extension of time to 16 October 2019. 
The Department advised that the statutory timeframe had been suspended under s 31 of the 
FOI Act. 
On 21 October 2019, the Department also advised that the statutory timeframe had already 
been extended to allow for consultation in accordance with s 15(6) of the FOI Act. This 
extended the decision period to 20 November 2019. 
Contact with you 
On 22 November 2019, I wrote to you to seek your view on the Department’s application. You 
responded to my inquiries and provided comments which I have taken into consideration, 
including: 
I am opposed to granting DFAT a further extension of time. 
Most of the enquiries that DFAT appears to have been conducting consecutively could in fact 
have been undertaken in parallel. The fact that an overseas post is involved is irrelevant. 
DFAT posts are well connected to Canberra and equipped to undertake searches and 
enquires in much the same way as they may be conducted in Canberra. The fact that 
responses have not been received from third parties may simply signify that those third 
parties are not interested or have no concerns with my FOI request. That is particularly so 
1300 363 992 
T +61 2 9284 9749 
GPO Box 5218 
www.oaic.gov.au 
xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
F +61 2 9284 9666 
Sydney NSW 2001 
ABN 85 249 230 937 
 

given that the documents I seek are simple rent/ lease agreements from some years ago. It is 
difficult to understand how disclosure of these documents could be considered in any way 
sensitive, even if the relevant third parties did object - which they apparently do not. It is 
unclear what further (unspecified) processing and clearances DFAT could possibly need to 
undertake at this stage of the process, that could not have been at least partially in train 
before now. 
Whilst I do not wish to be unfair, it feels very much like DFAT is looking for ways to refuse this 
application rather than looking for a way to assist with my request, consistent with the 
objectives of the FOI legislation. I've been happy to be reasonable in granting an extension 
earlier in the process, but am of the view that DFAT has now had more than ample time to 
deal with what is a relatively straight-forward request. 
Decision 
As a delegate of the Information Commissioner, I am authorised to make decisions on 
applications for extensions of time under s 15AB of the FOI Act. 
I have decided to grant the Department an extension of time for 30 days under s 15AB(2) of 
the FOI Act to 20 December 2019. I am satisfied that the Department’s application for an 
extension of time is justified, because your request is complex. My reasons follow: 
•  the Department has advised that considerable time was spent on the search and 
retrieval of documents relevant to the scope of your request in the relevant line area, 
including an overseas mission 
•  the Department has experienced delays with receiving responses to consultations 
with third parties 
•  on 7 November 2019, the Department conducted third party consultations with the 
response due date as 13 November 2019 
•  on 18 November 2019, the Department followed up with the third party 
consultations with the response due date as 21 November 2019 
•  to date, the Department is yet to receive the third party consultation responses. The 
Department has proceeded with processing the request despite not receiving the 
third party responses, and 
•  further time is required for the Department to process the request and obtain 
clearances on the decision and relevant documents from the line areas, Posts and 
the appropriate SES level officer. 
I have also considered your comments provided to this office on 22 November 2019, 
including your views regarding the time taken to undertake internal and external 
consultations. Although I am of the view that internal consultations is a standard part of 
processing FOI requests, I am satisfied that the need to conduct consultations with overseas 

 


missions makes the request complex and justifies that further time is required to process the 
request.  
I acknowledge that the statutory timeframe to process your request has already been 
extended under other statutory provisions. I am satisfied with the Department’s submission 
that the request for documents between 2013 to 2016 from a range of overseas line areas is 
complex and involves a range of sensitivities involving third parties. The Department advised 
that third party consultations were necessary to inform its decision in relation to the 
majority of the material within the scope of the request. As the Department has not received 
any response from third parties to date, the Department provided the update that it has 
proceeded with processing the request and further time is required for the Department to 
make a decision on the request without the third party advice. For the reasons outlined 
above, I am satisfied that the Department’s application for this extension of time is justified. 
I further note that in line with the objects of the FOI Act, by granting this extension of time, 
your internal review rights will be retained. 
Contact 
If you have any questions about this email, please contact me on (02) 9284 9686 or by email 
xxxxx@xxxx.xxx.xx. In all correspondence please include OAIC reference RQ19/03020. 
Yours sincerely 
 
Adie Chang 
Review and Investigation Adviser (Legal) 
Freedom of Information 
26 November 2019 

 

Review rights 
If you disagree with the Office of the Australian Information Commissioner’s (OAIC) decision 
you can apply to the Federal Court of Australia or the Federal Circuit Court for a review of a 
decision of the Information Commissioner if you think that a decision by the Information 
Commissioner to grant an extension of time is not legally correct. You can make this 
application under the Administrative Decisions (Judicial Review) Act 1977
 
The Court will not review the merits of your case but it may refer the matter back to the 
Information Commissioner for further consideration if it finds the decision was wrong in law 
or the Information Commissioner’s powers were not exercised properly. 
 
An application for review must be made to the Court within 28 days of the OAIC sending the 
decision to you. You may wish to seek legal advice as the process can involve fees and costs. 
Please contact the Federal Court registry in your state or territory for more information, or 
visit the Federal Court website at http://www.fedcourt.gov.au/. 
Further information 
Further information about how applications to extend the timeframe to process an FOI 
request are handled by the OAIC can be found published on our website: 
 
For FOI applicants – How to make an FOI request: Extensions of time 
For agencies and ministers – Guidance and advice: Extension of time for processing 
requests 

The OAIC has the power to investigate complaints about an agency’s actions under the 
Freedom of Information Act 1982 (FOI Act). This is a separate process from asking for an 
Information Commissioner review following a decision made under the FOI Act. Complaints 
usually focus on how an agency has handled your FOI request or complied with other 
obligations under the FOI Act, rather than the decision itself. 
In some cases, the Information Commissioner's investigation of a complaint may lead to the 
agency addressing the issues that you have complained about. In other cases, the 
Information Commissioner may make suggestions or recommendations that the agency 
should implement. The Information Commissioner can only make non-binding 
recommendations as a result of a complaint. You and the agency will be notified of the 
outcome of the investigation. 
FOI complaints to the OAIC must be made in writing. Our preference is for you to use 
the online FOI complaint form if at all possible. 
Further information about how to make a complaint can be found published on our website: 
https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/make-an-foi-
complaint/.