Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Minutes of NGO dialogue'.


20 February 2020 
Mr M Green 
BY EMAIL:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA 19/12/00662 
File Number: 
OBJ2019/62118  
Dear Mr Green 
Freedom of Information (FOI) request - Access Decision 
On 12 December 2019, the Department of Home Affairs (the Department) received a request for 
access to a document under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the 
FOI Act. 
1 
Scope of request 
You have requested access to the following document: 
Under the FOI Act please provide the minutes of the department's NGO dialogue 
from 2019. 
2 
Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access documents or to amend or annotate records. 
3 
Relevant material 
In reaching my decision I referred to the following: 
• the terms of your request
• the document relevant to the request
• the FOI Act
• Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A
of the FOI Act (the FOI Guidelines)
• consultation responses from third parties consulted in accordance with the FOI Act
• advice from departmental officers with responsibility for matters relating  to the
document to which you sought access.
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 Belconnen ACT 2616 • Telephone: 02 6264 1111 • Fax: 02 6225 6970 • www.homeaffairs.gov.au 

 
4 
Document in scope of request 
The Department has identified one document as falling within the scope of your request. 
This document was in the possession of the Department on 12 December 2019 when your 
request was received. 
5 
Decision 
The decision in relation to the document in the possession of the Department which falls 
within the scope of your request is as follows: 
•  Exempt one document in full from disclosure. 
6 
Reasons for Decision 
Detailed reasons for my decision are set out below.  
My findings of fact and reasons for deciding that the exemption provision applies to that 
information are set out below. 
6.1  Section 47C of the FOI Act – Deliberative Processes 
Section 47C of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure 
would disclose deliberative matter relating to the deliberative processes involved in the 
functions of the Department.  
‘Deliberative matter’ includes (section 47C(1)): 
“…opinion, advice or recommendation obtained, prepared or recorded, 
or consultation or deliberation that has taken place, in the course of, or for the 
purposes of, the deliberative processes of: (a) an agency; or (b) a minister; or (c) the 
Government of the Commonwealth”.  
‘Deliberative processes’ generally involve “the process of weighing up or evaluating 
competing arguments or considerations”1  and the ‘thinking processes –  the process of 
reflection, for example, upon the wisdom and expediency of a  proposal, a particular 
decision or a course of action.’2 
In applying this exemption, I have taken note of the purposes of the NGO Dialogue: 
While not a formal decision making body, the Home Affairs-NGO Dialogue on 
Refugee and Humanitarian Issues (the ‘NGO Dialogue’) is a key forum for 
constructive collaboration between the Department of Home Affairs 
(the ‘Department’) and NGOs in the refugee and humanitarian sector.  
The NGO Dialogue provides a valuable, regular opportunity to exchange knowledge 
and expertise on policies, programs, services and practice and to identify issues 
and opportunities for the Department and NGOs. The ongoing, open and respectful 
dialogue facilitated by this forum supports the development and strengthening of 
long-term relationships and networks.  
                                                
 
 1  
Dreyfus and Secretary Attorney-General’s Department (Freedom of information) [2015] AATA 962 [18] 
2  
JE Waterford and Department of Treasury (No 2) [1984] AATA 67 
- 2 – 

 
The Department values the expertise and insights contributed by NGOs, with the 
views of NGOs being an important aspect to inform policy and program 
development and practice. NGOs value the ability to communicate directly with 
senior officials from relevant areas within the Department (and other invited 
agencies) in areas of mutual interest. 
I consider that the document contains advice, opinions and recommendations prepared or 
recorded in the course of, or for the purposes of, consultation as part of the deliberative 
processes involved  in the functions of Department. These functions concern,  in  this 
instance, the development and implementation of policies and programs in humanitarian 
and refugee matters. The deliberations cover specific policies and programs but may also 
have implications for humanitarian and refugee matters broadly conceived. 
Although the NGO Dialogue includes parties external to the Department, I am satisfied that 
this deliberative matter represents an important part of the processes undertaken within 
government to consider whether and how to revise or prepare policies, or to administer or 
review programs.3 
Disclosure of this deliberative information could reasonably be expected to inhibit full and 
frank advice to the Department and, ultimately, to the Minister. As a result, disclosure of 
this information has implications for the Government’s ability to undertake full and properly 
informed consideration of potential changes to legislation, policies and their implementation 
and administration. 
Section 47C(2) provides that “deliberative matter” does not include purely factual material. 
I have had regard to the fact that “purely factual material” does not extend to factual material 
that is an integral part of the deliberative content and purpose of a document, or is 
embedded in or intertwined with the deliberative content such that it is impractical to 
excise it.4 A factual summary prepared to aid a complex issue may be classed as purely 
factual material but may also be of a character as to disclose a process of section involving 
opinion, advice or recommendation. As such, a conclusion which involves a deliberative 
process may well prevent material from being purely factual.5 
I am further satisfied that the factors set out in subsection (3) do not apply in this instance. 
I have decided that the information is conditionally exempt under section 47C of the 
FOI Act. Access to a conditionally exempt document must generally be given unless 
it would be contrary to the public interest to do so. I have turned my mind to whether 
disclosure of the information would be contrary to the public interest, and have included my 
reasoning in that regard below. 
6.2  The public interest – section 11A of the FOI Act 
As I have decided that the document is conditionally exempt, I am now required to consider 
whether access to the conditionally exempt information would be contrary to the public 
interest (section 11A of the FOI Act). 
A document or part of a document that is conditionally exempt must also meet the public 
interest test in section 11A(5) before an exemption may be claimed in respect of that part.  
                                                
 
 3 Dreyfus and Secretary Attorney-General’s Department (Freedom of information) [2015] AATA 962 
4 Dreyfus and Secretary Attorney-General’s Department (Freedom of information) [2015] AATA 962 [18] 
5 Harris v Australian Broadcasting Corporation and Others (1984) 1 FCR 150  
 
- 3 – 

 
In summary, the test is whether access to the conditionally exempt document or part of the 
document would be, on balance, contrary to the public interest.  
In applying this test, I have noted the objects of the FOI Act and the importance of the other 
factors listed in section 11B(3) of the FOI Act, being whether access to the document would 
do any of the following: 
(a) 
promote the objects of this Act (including all the matters set  out in sections 3 
and 3A); 
(b) 
inform debate on a matter of public importance; 
(c) 
promote effective oversight of public expenditure; 
(d) 
allow a person to access his or her own personal information. 
Having regard to the above: 
•  I am satisfied that access to the document  would  promote the objects of the 
FOI Act. 
•  I consider that the subject matter of the document may  have the character of 
public importance, as it relates to an area of public policy that has a high public 
profile and important effects on the Australian community. This assessment 
should be qualified,  however,  by noting that the  many of the specific matters 
discussed in the document appear to be somewhat limited in scope and, in my 
view, would be of interest only to a relatively narrow section of the public. 
•  I consider that, although  the document refers to  the public expenditure in 
particular  matters, the information is not likely to  provide  insights into public 
expenditure that is not otherwise already publicly available. 
•  I am satisfied that you do not require access to the document in order to access 
your own personal information. 
I have also considered the following factors that weigh against the release of the 
conditionally exempt information in the document: 
•  The value of the NGO Dialogue lies in providing a  forum for free and open 
discussion of various matters, policies and programs that relate to humanitarian 
and refugee  issues,  to inform and assist  the Department  in the development, 
implementation and administration of legislation, policies and programs. 
Participants enter the NGO Dialogue with the reasonable expectation that any 
such matters can be raised and discussed confidentiality and in a full and frank 
manner. As such, there is a reasonable expectation that a precedent of release 
of the NGO Dialogue’s minutes, exposing the matters discussed, would reduce 
the value of the forum: 
o  by discouraging current and future participants from engaging fully in the 
forum; and 
o  by  encouraging  discussions  being  oriented  towards a possible public 
audience and away from  the intended  audience, that is, the other 
participants, the Department, and ultimately the Minister and the 
Government.  
- 4 – 

 
•  I consider that a real and substantial  public interest exists  in protecting the 
Department’s ability to communicate with and consult stakeholders properly and 
thoroughly in matters relevant to functions. The public interest in preserving the 
confidentiality of this consultation has, on balance, more weight than the public 
interest that might exist in disclosing  it.  Endangering the relationship that the 
Department has developed  with  stakeholders to facilitate a full and useful 
exchange of information, views and advice would be contrary to the public 
interest. 
I have also had regard to section 11B(4) which sets out the factors which are irrelevant to 
my decision, which are: 
a)  access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government; 
b)  access to the document could result in any person misinterpreting or 
misunderstanding the document; 
c)  the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which the 
request for access to the document was made; 
d)  access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
I have not taken into account any of those factors in this decision.  
Upon balancing all of the above relevant public interest considerations, I have concluded 
that the disclosure of the conditionally exempt information in the document  would be 
contrary to the public interest and it is therefore exempt from disclosure under the FOI Act. 
7 
Legislation 
A copy of the FOI Act is available at: https:/ www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562. 
If you are unable to access the legislation through this website, please contact our office 
for a copy. 
8 
Your Review Rights 
Internal Review 
If you disagree with this decision, you have the right to apply for an internal review by the 
Department of this decision.  Any request for internal review must be provided to the 
Department within 30 days of you being notified of the decision. Where possible please 
attach reasons why you believe a review of the decision is necessary. The internal review 
wil  be carried out by an officer other than the original decision maker and the Department 
must make a review decision within 30 days. Applications for review should be sent to: 
By email to: xxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
OR 
By mail to: 
Freedom of Information Section 
Department of Home Affairs 
PO Box 25 
BELCONNEN   ACT  2617 
- 5 – 

 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner 
You may apply directly to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) for 
a review of this decision. You must apply in writing within 60 days of this notice. For further 
information about review rights and how to submit a request for a review to the OAIC, 
please see Fact Sheet 12 "Freedom of information – Your review rights", available online 
at: https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-review-process.   
9 
Making a Complaint 
You may complain to the Australian Information Commissioner about action taken by the 
Department in relation to your request. 
Your enquiries to the Australian Information Commissioner can be directed to: 
Phone 1300 363 992 (local call charge) 
Email  xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
There is no particular form required to make a complaint to the Australian Information 
Commissioner. The request should be in writing and should set out the grounds on which 
it is considered that the action taken in relation to the request should be investigated and 
identify the Department of Home Affairs as the relevant agency. 
10  Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section 
at: xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx. 
 
 
Yours sincerely 
 
 
[Electronically signed] 
 
 
Position no. 60008303 
Authorised Decision Maker 
Department of Home Affairs 
- 6 –