This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Documents: Cth tender CN3665779'.

PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610                                                                              
1 July 2020 
Our reference:  LEX 54856 
Mr John Smith 
By email only: 
Dear Mr Smith 
Freedom of Information Request – Reconsideration of Charges 
I refer to your email dated 3 June 2020, contending that a charge should not be imposed in relation 
to the processing of your request dated 2 April 2020, made under the Freedom of Information Act 
1982 (FOI Act). Your request was framed in the following terms: 
‘Please provide all documents relating to the Open Tender of and contract for Management 
support services by Services Australia awarded to Partners in Performance International PL 
("PIP") including documents relating to the : 
1. calling of the tender 
2. the contract awarded to PIP (please provide a copy) 3. any technical specifications or 
requirements issued by Services Australia in relation to the tender or contract 
The following references on AusTender may be helpful: 
CN ID: CN3665779 
SON ID: SON3538332 
Agency Reference ID: D365030094P’ 
Services Australia conducted searches of its records and identified four documents (the requested 
documents) within the scope of your request. 
On 3 June 2020, Services Australia notified you that in accordance with section 29 of the FOI Act, 
you were liable to pay a  charge  for the processing of your request and that the preliminary 
assessment of the charge was $125.60 (preliminary charge).  
PAGE 1 OF 11 
Services Australia 

PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610                                                                              
The preliminary charge was calculated as follows: 
Search and retrieval time: 1.12 hour, at $15.00 per hour: 
Decision-making time (after deduction of 5 hours*): 5.44 hours, 
at $20.00 per hour 
*The FOI Act provides that the first five hours of decision-making time are free of charge and this is reflected in the 
Reconsideration of the preliminary charge  
On  3 June 2020, you responded to the preliminary charge notification, contending that the 
preliminary charge should be reconsidered (the  reconsideration request).  Your  reconsideration 
request was made in the following terms: 
Given the large amount of public money associated with this tender (>$3M), I ask that a 
public interest in the transparency of this matter be recognised; and the ordinarily applicable 
FOI fee be consequently waived in its entirety, on the grounds of a public interest in the 
proper use of public expenditure. 
Alternatively, I request that the fee be waived on the ground of financial hardship. 
On 16 June 2020, Services Australia responded to your reconsideration request by asking you to 
provide evidence of your financial hardship. Via email dated 17 June 2020, you provided a copy of a 
low income health card. 
I have now reconsidered the preliminary charge. I have decided to reduce the preliminary charge to 
$85.60 as set out in the table below:  
Search and retrieval time: 1.12 hour, at $15.00 per hour: 
Decision-making time (after deduction of 5 hours*): 3.44 
hours, at $20.00 per hour 
I am satisfied that the reconsidered assessment of charges reflects the lowest reasonable cost to 
provide you with a decision on access to the requested documents. I have set out my reasons for 
reaching this decision below. 
What I took into account 
In reaching my decision on the reconsideration of the charge, I took into account: 
•  the terms of your request dated 18 May 2020; 
•  the preliminary charge dated 3 June 2020;  
•  your reconsideration request dated 3 June 2020;  
PAGE 2 OF 11 
Services Australia 

PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610                                                                              
  •  the requested documents;  
•  relevant case law;  
•  the FOI Act;  
•  the Freedom of Information (Charges) Regulations 1982 (the Regulations); and  
•  the Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A of the 
FOI Act (Guidelines). 
Relevant legislation 
Subsection 29(4) of the FOI Act provides that, where an applicant has notified an agency that they 
contend that a charge should be reduced or not imposed in relation to a request under the FOI Act, 
then the agency may decide that the charge is to be reduced or not imposed. 
Subsection 29(5) of the FOI Act provides that, without limiting the matters that the agency may take 
into account when making a decision about whether to reduce or not impose a processing charge, 
the decision maker must consider: 
  •  whether payment of a charge, or part of it, would cause financial hardship to an applicant; 
•  whether the giving of access to the document in question is in the general public interest or 
in the interest of a substantial section of the public. 
Subsection 29(8) of the FOI Act provides that, if an applicant makes a contention about a charge as 
mention in subsection 29(4) and the agency makes a decision to reject the contention in whole or 
part, then the agency must give the applicant written notice of the decision and the reasons for the 
Reconsideration of the preliminary charge 

In  order to complete a comprehensive reconsideration  of the preliminary charges, I have 
reconsidered the calculations set out in the preliminary charge and set out my conclusions below. 
Search and Retrieval time 
In response to your request, Services Australia conducted searches of its records for any relevant 
documents. These searches included consultation with the relevant business area within Services 
Australia to: 
•  identify the relevant file; 
•  search the file to identify all documents that fell within the scope of your request; and 
•  retrieve the requested documents; and 
•  prepare a schedule detailing the requested documents. 
PAGE 3 OF 11 
Services Australia 

PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610                                                                              
The preliminary charge estimated the time taken to search for and retrieve the requested 
documents was 1.12 hours. The business area that undertook those duties has advised me that the 
estimated time in the preliminary charges is accurate. Accordingly, I have decided not to revise the 
search and retrieval component of the reconsidered charge.   
Decision-making time 
When calculating the decision-making component of this reconsidered charge, I have estimated the 
time required to: 
•  examine relevant pages; 
•  undertake a consultation with an interested third party; 
•  consider the results of the consultation with the interested third party; 
•  where required, make required redactions to the pages for release; and 
•  prepare a statement of reasons for decision. 
The preliminary charge included a total 10.44  hours for decision-making time. This calculation 
included 5 hours to prepare a statement of reasons for the decision. For the purposes of your 
reconsideration request, I have formed the view that only 3 hours is required for this task.   
Otherwise, I am satisfied that the preliminary charge accurately reflects the lowest reasonable cost 
for processing your request. In particular, I note that the preliminary charge estimated: 
•  two minutes per page for the examination of the document  for decision-making purposes; 
•  one minute per page to redact exempted material. 
Given the need to carefully examine the requested documents in light of the consultation with the 
interested third party, I am satisfied that the estimates for examining the relevant pages and 
marking required redactions are  an accurate reflection of the time  that would be  required to 
undertake those tasks. 
Further, I consider that 2 hours to undertake a consultation and consider the response from the 
affected third party is a reasonable estimate of the true time that would be taken to undertake these 
In summary, I am satisfied that the reconsidered charges set out in the table above  accurately 
reflects the lowest reasonable cost for processing your request. 
Reconsideration of the Preliminary Charge – other considerations 
Your reconsideration request also disputed the preliminary charges on financial hardship and public 
interest grounds. My consideration of these matters is set out below. 
PAGE 4 OF 11 
Services Australia 

PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610                                                                              
Financial Hardship 
Paragraph 29(5)(a) of the FOI Act provides that an agency must take into account whether payment 
of a charge, or part of it, would cause financial hardship to an applicant. In response to a request 
from Services Australia, you provided a copy of a low income health card as evidence of your 
financial hardship.  
The Guidelines at 4.77 relevantly provide: 
‘An applicant relying on this ground could ordinarily be expected to provide some evidence 
of financial hardship. For example, the applicant may rely upon (and provide evidence of)
receipt of a pension or income support payment; or provide evidence of income, debts or 
The FOI Act does not require applicants to provide their name when making a freedom of 
information request. However, as the name on the low income health card you provided does not 
match the name you provided when submitting your request, I cannot be satisfied  that the  FOI 
applicant is the same individual as identified on the Centrelink low income health card.  
Therefore, on the evidence before me, I am not satisfied that payment of the reconsidered charge 
would cause you financial hardship, and I have decided not to reduce the reconsidered charge on 
this basis. 
The public interest  
Paragraph 29(5)(b) of the FOI Act provides that an agency must also take into account whether the 
provision of access to the requested  documents  is either in the general public interest, or in the 
interest of a substantial section of the public. In other words, there must be a benefit flowing 
generally to the public or a substantial section of the public from disclosure of the documents in 
question. This requires me to consider the nature of the documents and the context of their release. 
In MacTiernan and Secretary, Department of Infrastructure and Regional Development [2015] AATA 
584, the Administrative Appeals Tribunal found that where release is in the general public interest, 
or in the interest of at least a substantial section of the public, charges ought to be waived. 
Conversely, this decision also supports the view that where there is little public interest in the 
release of information that is within scope, then it is appropriate for the charges to be affirmed. 
Paragraphs 4.81 and 4.82 of the Guidelines also provide: 
‘An applicant relying on s 29(5)(b) should identify or specify the ‘general public interest’ or 
the ‘substantial section of the public’ that would benefit from this disclosure. This may require 
consideration both of the content of the documents requested and the context in which their 
public release would occur. Matters to be considered include whether the information in the 
documents is already publicly available, the nature and currency of the topic of public 
interest to which the documents relate, and the way in which a public benefit may flow from 
the release of the documents (Internal references deleted)… 
PAGE 5 OF 11 
Services Australia 

PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610                                                                              
 [T]he applicant may be expected to draw a link between being granted access to the 
documents and a derivative benefit to either the general public interest or a substantial 
section of the public.’ 
Paragraph 4.79 of the Guidelines provides:  
This test is different to and to be distinguished from public interest considerations that may 
arise under other provisions of the FOI Act.  
I further note you made the following submission in your reconsideration request: 
‘Given the large amount of public money associated with this tender (>$3M), I ask that a 
public interest in the transparency of this matter be recognised; and the ordinarily applicable 
FOI fee be consequently waived in its entirety, on the grounds of a public interest in the 
proper use of public expenditure.’ 
Consideration of the public interest  
The primary question is whether a benefit wil  flow to the public generally or a substantial section of 
the public from disclosure of the information in the documents  in scope of your request. This 
requires me to consider the nature of the requested  documents  and the context surrounding its 
potential release. 
Relevant to this issue, paragraph 4.84 of the Guidelines provides that an agency may consider, ‘… 
whether the range or volume of documents requested by an applicant could be considered 
reasonably necessary for the purpose of contributing to public discussion or analysis of an issue’. I 
note that the contract management practices and service delivery practices of Services Australia are 
already scrutinised in a number of forums, including parliamentary commit ees and the media.  
In addition, Services Australia is obliged to comply with the Commonwealth Procurement Rules (the 
CPRs). The CPRs govern how Commonwealth authorities procure goods and services to ensure 
the Government and taxpayers obtain value for money. Among other obligations, the CPRs require 
Commonwealth authorities (including Services Australia) to report contracts on AusTender.  
AusTender publication requirements set out in the CPRs are in place to ensure the public has 
sufficient oversight of government spending. Services Australia has complied with its publication 
requirements under the CPRs by reporting the relevant contract on AusTender. 
In light of the above, I consider that the release of the requested documents would not further inform 
the public debate on the contract management practices and service delivery practices of Services 
Australia.  Nor would it provide any scrutiny about the services that have been provided in 
accordance with the terms of the contract.  Having considered these factors and your 
reconsideration request, I am not satisfied that you have provided persuasive reasons in favour of 
waiving the preliminary charge in the public interest.  
Furthermore, I do not consider that release of the requested  documents  would be in the general 
public interest, or the interest of a substantial portion of the public. Accordingly, I am not satisfied 
that there are sufficient public interest factors in favour of reducing or waiving the charge associated 
with the processing of the requested documents. 
PAGE 6 OF 11 
Services Australia 

PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610                                                                              
I am satisfied that the reconsidered charge set out above accurately reflects the lowest reasonable 
cost for the time that it wil  take Services Australia to process your request. 
I am not satisfied that the charge should be reduced or waived on the grounds of financial hardship 
or that the release of the document would be in the general public interest or in the interest of a 
substantial section of the public. 
I have decided that the reconsidered charge of $85.60 is appropriate and reasonable to provide you 
with a decision on access to documents. 
Required action 
If you would like Services Australia to continue processing your FOI request, please notify Services 
Australia in writing within 30 days of receiving this letter that you: 
a)  agree to pay the charge (deposit or in full); or 
b)  seek review of the charge, being: 
i.  internal review; or 
ii.  external review. 
Alternatively, you may wish to withdraw your request for access to documents. If you wish to 
withdraw your request, please do so in writing to 
If we do not hear from you within 30 days we wil  take your request to be withdrawn.  
Further information on options a) and b) is provided below. 
Please note that the payment of a charge does not guarantee access to documents, in full or in part. 
Option a) - pay the charge 
As the charge exceeds $25.00 but does not exceed $100.00, you are required to pay the charge in 
full, or a deposit of $20.00 within 30 days of receiving this notice. You may select from one of the 
following payment methods: 
PAGE 7 OF 11 
Services Australia 

PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610                                                                              
  1.  Online payment via Government EasyPay – please go to https:/
access/index.aspx?a=85987733&dl=legalservices_hpp_purchase  and enter the relevant 
details. You wil  need your FOI LEX reference number, LEX 54856; or 
2.  Cheque made out to the Collector of Public Monies and posted to Freedom of Information, 
Services Australia, PO BOX 7820, Canberra BC, ACT 2610; or  
3.  Money order made out to the Collector of Public Monies and posted to Freedom of 
Information, Services Australia, PO BOX 7820, Canberra BC, ACT 2610. 
If you elect to pay the charge, please email to advise 
us of your payment. Please quote reference number LEX 54856 in this correspondence.  
Option b) – seek review 
If you disagree with the decision to impose a charge, or the amount of the charge, you can ask for a 
review. There are two ways you can do this. You can ask for an internal review from within Services 
Australia, or an external review by the Office of the Australian Information Commissioner. You do 
not have to pay for reviews of decisions. See Attachment A for more information about for to 
arrange a review.  
Time limits for processing your request 
Section 31 of the FOI Act provides that where a notice is sent to an applicant regarding the payment 
of a charge in respect of a request, the time limit for processing the request is suspended from the 
date the notice is received until either: 
a)  the day following payment of the charge (in full or the required deposit); or: 
b)  if applicable, the day following the notification to the applicant of a decision not to 
impose the charge. 
Address for correspondence 
Please send all correspondence regarding your FOI request to me at the following address: 
Freedom of Information 
Services Australia 
PO Box 7820  
Or by email to  
PAGE 8 OF 11 
Services Australia 

PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610                                                                              
Further assistance 
If you have any FOI questions please email 
Yours sincerely 
Authorised FOI Decision Maker 
Freedom of Information Team 
Employment Law and Freedom of Information Branch | Legal Services Division 
Services Australia 
PAGE 9 OF 11 
Services Australia 

PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610                                                                              
Attachment A  
Asking for a ful  explanation of a Freedom of Information decision 

Before you ask for a formal review of a freedom of information decision, you can contact us to 
discuss your request. We wil  explain the decision to you. This gives you a chance to correct 
Asking for a formal review of an Freedom of Information decision 
If you stil  believe a decision is incorrect, the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act) gives you 
the right to apply for a review of the decision. Under sections 54 and 54L of the FOI Act, you can 
apply for a review of an FOI decision by: 
1.  an Internal Review Officer in Services Australia; and/or 
2.  the Australian Information Commissioner. 
Note 1: There are no fees for these reviews. 
Applying for an internal review by an Internal Review Officer 
If you apply for internal review, a different decision maker to the Services Australia delegate who 
made the original decision wil  carry out the review. The Internal Review Officer wil  consider all 
aspects of the original decision and decide whether it should change. An application for internal 
review must be: 
•  made in writing; 
•  made within 30 days of receiving the decision; and 
•  sent to the address for correspondence set out above (or be delivered to any Centrelink service 
Note 2: You do not need to fil  in a form. However, it is a good idea to set out any relevant 
submissions you would like the Internal Review Officer to further consider, and your reasons for 
disagreeing with the decision.  
Applying for external review by the Australian Information Commissioner 
If you do not agree with the original decision or the internal review decision, you can ask the 
Australian Information Commissioner to review the decision.  
If you do not receive a decision from an Internal Review Officer in Services Australia within 30 days 
of applying, you can ask the Australian Information Commissioner for a review of the original FOI 
You wil  have 60 days to apply in writing for a review by the Australian Information Commissioner.  
You can lodge your application
PAGE 10 OF 11 
Services Australia 

PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610                                                                              
Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218 
Note 3: The Office of the Australian Information Commissioner generally prefers FOI applicants to 
seek internal review before applying for external review by the Australian Information 
•  If you are applying online, the application form the 'Merits Review Form' is available at  
•  If you have one, you should include with your application a copy of Services Australia’s 
decision on your FOI request  
•  Include your contact details 
•  Set out your reasons for objecting to Services Australia's decision. 
Complaints to the Information Commissioner and Commonwealth Ombudsman 
Information Commissioner 
You may complain to the Information Commissioner concerning action taken by an agency in the 
exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act, There is no fee for making a 
complaint. A complaint to the Information Commissioner must be made in writing. The Information 
Commissioner's contact details are: 
Telephone:      1300 363 992 
Commonwealth Ombudsman 
You may also complain to the Ombudsman concerning action taken by an agency in the exercise of 
powers or the performance of functions under the FOI Act. There is no fee for making a complaint. A 
complaint to the Ombudsman may be made in person, by telephone or in writing. The 
Ombudsman's contact details are: 
Phone:             1300 362 072 
The Commonwealth Ombudsman generally prefers applicants to seek review before complaining 
about a decision. 
PAGE 11 OF 11 
Services Australia 

Document Outline