This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Documents: Cth tender CN3665779'.

If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610                            
3 August 2020 
Our reference:  LEX 56235 
Previous reference: LEX 54082 
Mr John Smith 
Only by email:  
Dear Mr Smith  
Freedom of Information Request – Internal Review Charges 
I refer to your request dated and received by Services Australia on 3 July 2020, for an internal 
review of a decision issued to you under subsection 29(6) of the Freedom of Information Act 1982 
(FOI Act) on 1 July 2020 (Reconsideration Decision).  
On 2 April 2020, you made a request under the FOI Act in the following terms: 
‘Please provide all documents relating to the Open Tender of and contract for Management 
support services by Services Australia awarded to Partners in Performance International PL 
("PIP") including documents relating to the: 
1. calling of the tender 
2. the contract awarded to PIP (please provide a copy)  
3. any technical specifications or requirements issued by Services Australia in relation to the 
tender or contract. 
The following reference on AusTender may be helpful: 
CN ID: CN3665779 
SON ID: SON3538332 
Agency Reference ID: D365030094P’ 
On 3 June 2020, you were notified that you are liable to pay a charge for the processing of your 
request and that the preliminary assessment of that charge was $125.60 (Preliminary Charge). 
On 3 June 2020, you responded to the Preliminary Charge notification contending that Services 
Australia should waive the preliminary charge. Your request to reconsider the Preliminary Charge 
was made in the following terms: 
PAGE 1 OF 9 

‘Given the large amount of public money associated with this tender (>$3M), I ask that a 
public interest in the transparency of this matter be recognised; and the ordinarily applicable 
FOI fee be consequently waived in its entirety, on the grounds of a public interest in the 
proper use of public expenditure. 
Alternatively, I request that the fee be waived on the ground of financial hardship.’ 
On 16 June 2020, Services Australia responded to your reconsideration request by asking you to 
provide evidence of your financial hardship. On 17 June 2020, Services Australia received an email 
attaching a copy of a low income health care card.  
On 1 July 2020, Services Australia notified you of the reconsideration of charges decision 
(Reconsidered Charge). The Reconsidered Charge reduced the estimated time taken to process 
your request by 2 hours. This had the effect of reducing the charge to $85.60.  
However, after considering all of the available evidence, the Reconsidered Charge did not reduce or 
waive the charge on the basis of financial hardship or public interest grounds.  
On 3 July 2020, you sought an internal review of the Reconsidered Charge.  
Internal Review 
Section 53A(e) of the FOI Act allows for internal review of a decision made under section 29 of the 
FOI Act. 
I am authorised under section 23 of the FOI Act to undertake internal review decisions. In 
accordance with section 54C, I am a person other than the person who made the Reconsidered 
Charge decision.  
What I took into account 
In reaching my decision on internal review of the Reconsidered Charges, I took into account: 
  Services Australia correspondence dated 3 June 2020, notifying you of the preliminary 
  your reconsideration request dated 3 June 2020; 
  other correspondence between 16 June 2020 and 17 June 2020; 
  the documents falling within the scope of your request (the Requested Documents); 
  consultations with Services Australia officers about: 
o  the nature of the requested information; and  
o  Services Australia’s operation environment and functions; 
PAGE 2 OF 9 

  relevant case law; 
  the FOI Act; 
  the Freedom of Information (Charges) Regulations 2019 (Regulations); and 
  the Guidelines issued by the Office of the Australian Information Commissioner under 
section 93A of the FOI Act (Guidelines). 
Relevant legislation
Subsection 29(4) of the FOI Act provides that, where an applicant has notified an agency that they 
contend that a charge should be reduced or not imposed in relation to a request under the FOI Act, 
then the agency may decide that the charge is to be reduced or not imposed. 
Subsection 29(5) of the FOI Act provides that, without limiting the matters that the agency may take 
into account when making a decision about whether to reduce or not impose a processing charge, 
the decision maker must consider: 
  whether payment of a charge, or part of it, would cause financial hardship to an applicant; 
  whether the giving of access to the document in question is in the general public interest or 
in the interest of a substantial section of the public. 
Subsection 29(8) of the FOI Act provides that, if an applicant makes a contention about a charge as 
mention in subsection 29(4) and the agency makes a decision to reject the contention in whole or 
part, then the agency must give the applicant written notice of the decision and the reasons for the 
Review of the Reconsidered Charge 
Although you did not make any submissions regarding the calculation of the Reconsidered Charge, 
for completeness, I have re-examined the calculations that were used. 
In the course of assessing the calculations used in the Reconsidered Charge, I reviewed the 
Requested Documents and considered the time it would take to process the documents in full. I also 
considered the time taken to search for a retrieve the Requested Documents.  
The Reconsidered Charge advised that the time taken to search for and retrieve the Requested 
Documents was 1.12 hours. This was based on advice provided by the business area that 
undertook those duties. Noting that the business area has already undertaken the search and 
retrieval process, I am satisfied that 1.12 hours is an accurate reflection of the actual time taken, 
and therefore, I have decided not to revise the search and retrieval component of the Reconsidered 
The Reconsidered Charge estimated that it would take approximately 8.44 hours to process the 
Requested Documents. Having reviewed the Requested Documents, I am satisfied that this is an 
accurate reflection of the actual time that would be required to process the Requested Documents.   
Having considered the tasks undertaken by Services Australia which relate to search and retrieval 
and processing of the Requested Documents, the calculation of the Reconsidered Charge, and the 
PAGE 3 OF 9 

reasoning behind it, I am satisfied that the Reconsidered Charge calculated fairly reflects the work 
involved in processing your request and reflects the lowest reasonable cost for the time it will take 
Services Australia to process your request.  
Therefore, I have decided to impose a charge of $85.60 on internal review.  
Other considerations 
Your internal review request disputed the Reconsidered Charge on financial hardship and public 
interest grounds. My consideration of these matters are set out below. 
Financial hardship 
Paragraph 29(5)(a) of the FOI Act provides that an agency must take into account whether payment 
of a charge, or part of it, would cause financial hardship to an applicant.  
The Guidelines at 4.101 and 4.103 relevantly provide: 
‘Whether payment of a charge would cause financial hardship to an applicant is primarily 
concerned with the applicant’s financial circumstances and the amount of the estimated 
Financial hardship exists when payment of the debt would leave you unable to 
provide food, accommodation, clothing, medical treatment, education or other 
necessities for yourself or your family, or other people for whom you are responsible.  
An applicant relying on this ground could ordinarily be expected to provide some evidence 
of financial hardship. For example, the applicant may rely upon (and provide evidence of)
receipt of a pension or income support payment; or provide evidence of income, debts or 
On 17 June 2020, Services Australia received an email which attached a Centrelink low income 
health card. Whilst the name on the card did not match the name of the FOI applicant, you advised 
that you were using a pseudonym to lodge your FOI requests through the Right to Know website.  
As advised previously, the FOI Act does not require applicants to provide their name when making a 
freedom of information request. However, on the information before me, I cannot be satisfied that 
the FOI applicant is the same individual as identified on the Centrelink low income health card. This 
is because you have not provided any other identifying information, only a copy of the low income 
health care card itself.  
Further, based on the Guidelines as set out above, to establish financial hardship you would need to 
provide information to substantiate that paying the charge of $85.60 would leave you unable to 
provide food, accommodation, clothing, medical treatment, education or other necessities for 
yourself, your family or other people for whom you are responsible. I am not satisfied that you have 
provided any information to substantiate that payment of the charge would cause you financial 
Therefore, on the evidence before me, I am not satisfied that payment of the charge would cause 
PAGE 4 OF 9 

you financial hardship, and I have decided not to reduce the charge on this basis. 
Public interest 
Relevant legislation, case law and Guidelines  
Paragraph 29(5)(b) of the FOI Act provides that an agency must also take into account whether the 
provision of access to the document within scope of your request is either in the general public 
interest, or in the interest of a substantial section of the public. In other words, there must be a 
benefit flowing generally to the public or a substantial section of the public from disclosure of the 
documents in question. This requires me to consider the nature of the documents and the context of 
their release.  
In MacTiernan and Secretary, Department of Infrastructure and Regional Development [2015] AATA 
584, the Administrative Appeals Tribunal found that where release is in the general public interest, 
or in the interest of at least a substantial section of the public, charges ought to be waived. 
Conversely, this decision also supports the view that where there is little public interest in the 
release of information that is within scope, then it is appropriate for charges to be applied.  
When discussing the issuing of charges and the consideration of the public interest, paragraph 
4.105 of the Guidelines provides:  
The FOI Act requires an agency or minister to consider ‘whether the giving of access to the 
document in question is in the general public interest or in the interest of a substantial 
section of the public’ (s 29(5)(b)). This test is different to and to be distinguished from public 
interest considerations that may arise under other provisions of the FOI Act. 
Paragraphs 4.107 and 4.108 of the Guidelines state:  
An applicant relying on [the public interest ground of waiver] should identify or specify the 
‘general public interest’ or the ‘substantial section of the public’ that would benefit from this 
disclosure (s 29(1)(f)(ii)). This may require consideration both of the content of the 
documents requested and the context in which their public release would occur. Matters to 
be considered include whether the information in the documents is already publicly available, 
the nature and currency of the topic of public interest to which the documents relate, and the 
way in which a public benefit may flow from the release of the documents. 
[T]he applicant may be expected to draw a link between being granted access to the 
documents and a derivative benefit to either the general public interest or a substantial 
section of the public. 
Your submissions  
In your request for internal review you made the following submissions: 
I note that in your reasons you have disputed my claim that an attempt at oversight of a large 
amount of spending by a government agency, isn't a sufficient public interest reason. 
It may be the case that the procurement was made under government rules. That is besides 
the point. Whether the taxpayer got value for money through the procurement, can only be 
PAGE 5 OF 9 

discerned by the public if the details of transactions are known. It is also besides the point 
that these transactions are already overseen by parliament and the government. The FOI act 
is for members of the public to make requests that are of interest to the public, regardless of 
whether those transactions are already of interest to the government. 
While this specific transaction might appear to be unimportant in isolation, it is part of a 
pattern of increased government outsourcing within the APS, and especially Services 
Australia in recent years. The increased use of private contractors within public agencies has 
been the subject of much public reporting. 
For instance; these practices have been mentioned in the Australian Financial Review: [sic] 
The ABC: [sic] 
Among other publications. 
To re-iterate my point; this FOI request is a part of a series of FOI requests that intend to 
investigate the use of outsourcing within government departments. This is what makes the 
request in the public interest. 
Consideration of public interest  
The primary question is whether a benefit will flow to the public generally, or to a substantial section 
of the public, from the disclosure of the information in the Requested Documents. This requires me 
to consider the nature of the documents and the context surrounding its potential release.  
Public interest factors that weigh in favour of reducing or waiving a charge could include: 
  where release would promote the objects of the FOI Act, including increasing scrutiny, 
discussion, comment and review of Government activities;  
  where the document is to be used for research that is to be published widely or that 
complements research being undertaken in an agency or elsewhere in the community; 
  where release would facilitate and promoting public access to information, promptly and at 
the lowest reasonable cost;  
  the document is to be used by a community or non-profit organisation in preparing a 
submission to a parliamentary or government inquiry, for example, on a law reform, social 
justice, civil liberty, financial regulation, or environmental or heritage protection issue; or  
  where release would inform the public on matters of public importance or interest, and 
assisting participation in debate or discussion.  
I have considered your submission that the request is part of a series by you that looks to 
investigate the use of ‘outsourcing’ within government departments.  
I accept that there is a public interest in the structure of the Australian Public Service, including the 
use of labour hire staff. However, this particular issue has been scrutinised in a number of forums, 
PAGE 6 OF 9 

including through the Senate Inquiries (which have explored issues during public hearings that 
included the use of, and spending on, contractors, consultants, and labour hire workers), through 
reporting obligations imposed by the Commonwealth Procurement Rules and in media articles. I 
have reviewed the Requested Documents and do not consider that the release of this information 
will contribute any additional benefit to the public regarding the use of ‘outsourcing’, including on the 
contract management or service delivery practices of Services Australia. 
Based on all of the information before me, I do not consider that release of the Requested 
Documents would be in the general public interest, or the interest of a substantial portion of the 
public. Accordingly, I am not satisfied that there are sufficient public interest factors in favour of 
reducing or waiving the charge associated with the processing of the Requested Documents. 
I am satisfied that a charge of $85.60 accurately reflects the lowest reasonable cost for the time that 
it will take Services Australia to process your request.  
I am not satisfied that the charge should be reduced or waived on the grounds of financial hardship 
or that the release of the document would be in the general public interest or in the interest of a 
substantial section of the public.  
Therefore, I have decided to impose a charge of $85.60
Required Action 
If you would like Services Australia to continue processing your request, you must notify Services 
Australia in writing within 60 days of receiving this notice that you: 
a)  agree to pay the charge; or 
b)  withdraw the request for access. 
Please note that the payment of a charge does not guarantee access to documents, redacted or 
If we do not hear from you within 60 days we will take your request to be withdrawn.  
Option a) - pay the charge 
As the charge exceeds $25.00, but does not exceed $100.00, you are required to pay in full, or a 
deposit of $20.00 within 60 days of receiving this notice. You may, of course, elect to pay the 
charge in full at this point. 
You may select from one of the following payment methods: 
1.  Online payment via Government EasyPay - follow this link and enter the relevant details. 
You will need your FOI LEX reference number, LEX 56235; or 
PAGE 7 OF 9 

2.  Cheque made out to the Collector of Public Monies and posted to Freedom of Information, 
Services Australia, PO BOX 7820, Canberra BC, ACT 2610; or  
3.  Money order made out to the Collector of Public Monies and posted to Freedom of 
Information, Services Australia, PO BOX 7820, Canberra BC, ACT 2610. 
If you elect to pay the charge, please email to advise 
us of your payment. Please quote reference number LEX 56235 in this correspondence.  
Time limits for processing your request  
Section 31 of the FOI Act provides that where a notice is sent to an applicant regarding the payment 
of a charge in respect of a request, the time limit for processing the request is suspended from the 
date the notice is received until either: 
a)  the day following payment of the charge (in full or the required deposit); or  
b)  if applicable, the day following the notification to the applicant of a decision not to 
impose the charge. 
Address for correspondence 
Please send all correspondence regarding your FOI request to me at the following address: 
Freedom of Information team 
Services Australia  
PO Box 7820  
CANBERRA  ACT  2610   
Or by email to 
You can ask for a review of our decision 
If you disagree with any part of the decision you can ask for a review. You can ask for an external 
review by the Office of the Australian Information Commissioner. You do not have to pay for reviews 
of decisions. See Attachment A for more information about how to arrange a review.  
Further assistance 
If you have any questions please email 
Yours sincerely 
Authorised FOI Decision Maker 
Freedom of Information Team 
Employment Law and FOI Branch Legal Services Division 
Services Australia 
PAGE 8 OF 9 

Attachment A 

Application for review of decision 
The FOI Act gives you the right to apply for a review of this decision. Under sections 54L of the FOI 
Act, you can apply for a review of this decision by the Information Commissioner. 
Information Commissioner review 
You must apply in writing within 60 days of the receipt of the decision letter and you can lodge your 
application in one of the following ways: 
Post: GPO Box 5218, Sydney NSW 2001  
An application form is available on the website at Your application should include 
a copy of the notice of the decision that you are objecting to, and your contact details. You should 
also set out why you are objecting to the decision. 
Complaints to the Commonwealth Ombudsman  
You may complain to the Ombudsman concerning action taken by an agency in the exercise of 
powers or the performance of functions under the FOI Act. There is no fee for making a complaint. A 
complaint to the Ombudsman may be made in person, by telephone or in writing. The 
Ombudsman's contact details are: 
1300 362 072 
The Commonwealth Ombudsman generally prefers applicants to seek review before complaining 
about a decision.