This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Minister preference'.


 
 
 
11 June 2020 
Mr John Smith 
BY EMAIL:  [email address] 
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA 20/06/00447 
File Number: 
OBJ2020/19008 
Dear Mr Smith 
Freedom of Information (FOI) request - Access Decision 
On  11  June  2020, the Department of Home Affairs (the Department) received a request for 
access to document under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the 
FOI Act. 

Scope of request 
You have requested access to the following document: 
Documentation indicating the Minister's preference for retaining the services of 
Save the Children for welfare services on Nauru over the possibility of seeking a 
quote from Transfield, and the reasoning for this preference.  
 
According to ANAO Auditor-General Report no. 16 of 2016-17, this preference was 

stated in writing on 3 December 2013 (see paragraph 3.67 of the report). 

Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access document or to amend or annotate records. 

Relevant material 
In reaching my decision I referred to the following:  
•  the terms of your request 
•  the document relevant to the request 
•  the FOI Act 
•  Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (the FOI Guidelines) 
 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 Belconnen ACT 2616 • Telephone: 02 6264 1111 • Fax: 02 6225 6970 • www.homeaffairs.gov.au 
 
 


 
•  advice from Departmental officers with responsibility for matters relating to the 
document to which you sought access 
•  advice from other Commonwealth Departments 

Document in scope of request 
The Department has identified one document as falling within the scope of your request. 
This document was in the possession of the Department on 21 November 2019 when your 
request was received. 

Decision 
The decision in relation to the document in the possession of the Department which fall 
within the scope of your request is as follows: 
•  Exempt one document in full from disclosure 

Reasons for Decision 
Detailed reasons for my decision are set out below.  
My findings of fact and reasons for deciding that the exemption provision applies to that 
information are set out below. 
6.1  Section 22 of the FOI Act – irrelevant to request 
Section 22 of the FOI Act provides that if giving access to a document would  disclose 
information that would reasonably be regarded as irrelevant to the request, it is possible for 
the Department to prepare an edited copy of the document, modified by deletions, ensuring 
that the edited copy would not disclose any information that would reasonably be regarded 
as irrelevant to the request. 
On 22 November 2019, the Department advised you that its policy is to exclude the 
personal details of officers not in the Senior Executive Service (SES), as well as the mobile 
and work telephone numbers of SES staff, contained in documents that fall within scope of 
an FOI request. 
I have decided that parts of document marked ‘s22(1)(a)(i )’ would disclose information that 
could reasonably be regarded as irrelevant to your request. Section 22 of the FOI Act – 
deletion of exempt material 
6.2  Section 47C of the FOI Act – Deliberative Processes 
Section 47C of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure 
would disclose deliberative matter relating to the deliberative processes involved in the 
functions of the Department.  
Deliberative matter’ includes opinion, advice or recommendation obtained, prepared or 
recorded, or consultation or deliberation that has taken place, in the deliberative processes 
of an agency. 
- 2 – 

link to page 4 link to page 3 link to page 3 link to page 3
 
Deliberative processes’ generally involves “the process of weighing up or evaluating 
competing arguments or considerations1  and the ‘thinking processes –the process of 
reflection, for example, upon the wisdom and expediency of a proposal, a particular 
decision or a course of action.’
The document contains advice, opinions and recommendations prepared or recorded in 
the course of, or for the purposes of, the deliberative processes involved in the functions 
of Department. I am satisfied that this deliberative matter relates to a process that was 
undertaken within government to consider whether and how to make or implement a 
decision, revise or prepare a policy, administer or review a program, or some similar 
activity. 3 
Section 47C(2) provides that “deliberative matter” does not include purely factual material. 
I am satisfied that the deliberative material is not purely factual in nature. 
I am further satisfied that the factors set out in subsection (3) do not apply in this instance. 
I have decided that the information is conditionally exempt under section 47C of the FOI 
Act. Access to a conditionally exempt document must generally be given unless it would 
be contrary to the public interest to do so. I have turned my mind to whether disclosure of 
the information would be contrary to the public interest, and have included my reasoning in 
that regard at paragraph 1.1 above. 
6.3  Section 47E of the FOI Act – Operations of Agencies 
Section  47E(d) of the FOI Act provides that documents are conditionally exempt if 
disclosure would, or could reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on 
the proper and efficient conduct of the operations of an agency. 
I consider that the disclosure of the document  sought  would, or could reasonably be 
expected to, have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the 
operations of the Department.   
Managing the security and integrity of Australia's borders is integral to the operations of the 
Department.  Any prejudice to the effectiveness of the operational methods and procedures 
used in undertaking that role would result in a substantial adverse effect on the operations 
of the Department.   
Any disclosure resulting in the prejudice of the effectiveness of the Department’s 
operational methods and procedures would result in the need for this Department, and 
potentially its law enforcement partners, to change those methods and/or procedures to 
avoid jeopardising their future effectiveness. 
I have decided that the document is conditionally exempt under section 47E(d) of the FOI 
Act.  Access to a conditionally exempt document must generally be given unless it would 
be contrary to the public interest to do so.  I have turned my mind to whether disclosure of 
                                                
 
 
1  
Dreyfus and Secretary Attorney-General’s Department (Freedom of information) [2015] AATA 962 [18] 

JE Waterford and Department of Treasury (No 2) [1984] AATA 67 

Dreyfus and Secretary Attorney-General’s Department (Freedom of information) [2015] AATA 962 
- 3 – 

link to page 4 link to page 4
 
the information would be contrary to the public interest, and have included my reasoning in 
that regard at paragraph 1.1 above. 
6.4  Section 47G of the FOI Act – Business Affairs 
Section 47G(1)(a) of the FOI Act permits conditional exemption of documents containing 
business information where disclosure of that information would, or could reasonably be 
expected to, unreasonably affect the organisation adversely in respect of its lawful 
business, commercial or financial affairs. 
I have considered that the document sought contains information concerning the business, 
commercial or financial affairs of an organization.   
The information is in the nature of contract transitions.   
In determining whether disclosure of the information within the documents would or could 
reasonably be expected to adversely affect the lawful business, commercial or financial 
affairs of an organisation, I have had regard to the following factors: 
a)  The extent to which the information is well known; 
b)  Whether the organisation or undertaking is known to be associated with the 
matters dealt with in the documents; 
c)  The availability of the information from publicly accessible sources; and 
d)  Any other matters that the Department considers relevant. 
The information contained within these documents is not in the public domain, the 
organisation concerned is not generally known to be associated with the matters referred 
to in these documents, and the information is not available from publicly accessible 
sources, such as the organisation's website.  I am therefore satisfied that the disclosure of 
the information would, or could reasonably be expected to, unreasonably affect that 
organisation in respect of its lawful business, commercial or financial affairs.    
I have decided that the document referred to above is conditionally exempt under section 
47G of the FOI Act.  Access to a conditionally exempt document must generally be given 
unless it would be contrary to the public interest to do so.  I have turned my mind to whether 
disclosure of the information would be contrary to the public interest, and have included my 
reasoning in that regard at paragraph 1.1 above. 
6.5  The public interest – section 11A of the FOI Act 
As I have decided that the document is conditionally exempt, I am now required to consider 
whether access to the conditionally exempt information would be contrary to the public 
interest (section 11A of the FOI Act). 
A document which is conditionally exempt must also meet the public interest test in section 
11A(5) before an exemption may be claimed in respect of that part.  
In summary, the test is whether access to the conditionally exempt document would be, on 
balance, contrary to the public interest.  
- 4 – 


 
In applying this test, I have noted the objects of the FOI Act and the importance of the other 
factors listed in section 11B(3) of the FOI Act, being whether access to the document would 
do any of the following: 
(a) 
promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 and 
3A); 
(b) 
inform debate on a matter of public importance; 
(c) 
promote effective oversight of public expenditure; 
(d) 
allow a person to access his or her own personal information. 
Having regard to the above: 
•  I am satisfied that access to the document would promote the objects of the 
FOI Act. 
•  I consider that the subject matter of the document does not seem to have the 
character of public importance. The matter has a very limited scope and, in my 
view, would be of interest to a very narrow section of the public. 
•  I am satisfied that you do not require access to the document  in order to 
access your own personal information. 
I have also considered the following factors that weigh against the release of the 
conditionally exempt information in the document: 
•  OSA's - disclosure of the conditionally exempt information under section 47C 
of the FOI Act could reasonably be expected to prejudice the ability of the 
Department to manage future Organisational Suitability Assessments (OSA). 
I consider that the disclosure of this type of deliberative material may hinder 
the future deliberations and decision making processes, and that there is a 
real public interest in this agency being able to undertaken effective OSA's in 
the future. I consider that this would be contrary to the public interest and that 
this factor weighs strongly against disclosure. 
•  Investigations  -  disclosure of the conditionally exempt information under 
section 47C could reasonably be expected to prejudice the ability of the 
Department to manage future review processes, inquiries and investigations. 
I consider that the disclosure of this type of deliberative material may hinder 
the future cooperation or participation in those processes, and that there is a 
real public interest in this agency being able to undertake effective reviews, 
investigations and inquiries in the future. I consider that this would be contrary 
to the public interest and that this factor weighs strongly against disclosure. 
•  management discussions – disclosure of the conditionally exempt information 
under section 47C could reasonably be expected to prejudice the ability of the 
Department to manage future deliberations in relation to the management of 
its personnel. I consider that this would be contrary to the public interest and 
that this factor weighs strongly against disclosure. 
•  law enforcement – customs ability to protect border - disclosure of the parts of 
the documents that are conditionally exempt under section 47E(d) of the FOI 
Act could reasonably be expected to prejudice law enforcement functions and, 
as a result, the ability of the Department to protect Australia's borders. I 
consider there to be a strong public interest in ensuring that the ability of the 
Department to conduct its law enforcement functions is not compromised or 
- 5 – 


 
prejudiced in any way.  I consider that this would be contrary to the public 
interest and that this factor weighs strongly against disclosure. 
•  disclosure of the parts of the documents that are conditionally exempt under 
section 47G of the FOI Act could reasonably be expected to prejudice the 
competitive commercial activities of third party organisations. I consider that 
this would be contrary to the public interest and that this factor weighs strongly 
against disclosure. 
I have also had regard to section 11B(4) which sets out the factors which are irrelevant to 
my decision, which are: 
a)  access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government; 
b)  access to the document could result  in any person misinterpreting or 
misunderstanding the document; 
c)  the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which the 
request for access to the document was made; 
d)  access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
I have not taken into account any of those factors in this decision.  
Upon balancing all of the above relevant public interest considerations, I have concluded 
that the disclosure of the conditionally exempt information in the documents would be 
contrary to the public interest and it is therefore exempt from disclosure under the FOI Act. 

Legislation 
A copy of the FOI Act is available at https:/ www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562. 
If you are unable to access the legislation through this website, please contact our office 
for a copy. 

Your Review Rights 
Internal Review 
If you disagree with this decision, you have the right to apply for an internal review by the 
Department of this decision.  Any request for internal review must be provided to the 
Department within 30 days of you being notified of the decision.  Where possible please 
attach reasons why you believe a review of the decision is necessary.  The internal review 
wil  be carried out by an officer other than the original decision maker and the Department 
must make a review decision within 30 days.   
Applications for review should be sent to: 
By email to: [email address] 
OR 
By mail to: 
Freedom of Information Section 
Department of Home Affairs 
PO Box 25 
BELCONNEN   ACT  2617 
- 6 – 



 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner 
You may apply directly to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) for 
a review of this decision.  You must apply in writing within 60 days of this notice.  For further 
information about review rights and how to submit a request for a review to the OAIC, 
please see Fact Sheet 12 "Freedom of information – Your review rights", available online 
at https:/ www.oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-review-process.   

Making a Complaint 
You may complain to the Australian Information Commissioner about action taken by the 
Department in relation to your request. 
Your enquiries to the Australian Information Commissioner can be directed to: 
Phone 1300 363 992 (local call charge) 
Email  [email address] 
There is no particular form required to make a complaint to the Australian Information 
Commissioner. The request should be in writing and should set out the grounds on which 
it is considered that the action taken in relation to the request should be investigated and 
identify the Department of Home Affairs as the relevant agency. 
10  Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section 
at [DIBP request email].  
 
 
 
 
Andrea Carroll 
Authorised Decision Maker 
Department of Home Affairs 
 
- 7 – 

Document Outline