This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Compensation for Defective Administration claims in 2019/20'.


FOI 38355 
 
 
Internal review decision made under the Freedom of Information Act 1982 
Decision and reason for decision of Tayla (Position Number 62217695), Information 
Access Officer, Information Law Section, Legal Services and Audit Branch, Department of 
Veterans’ Affairs 
 
Applicant: 

 
 
 
Alan Ashmore 
 
Date of primary decision:   

31 August 2020 
 
FOI reference number (Primary):  
FOI 36785 
 
Internal review decision date: 

16 October 2020 
 
Internal review reference number:  
IR 38355 
 
Sent by email: 

 
 
[FOI #6452 email] 
 
 
Dear Mr Ashmore, 
 
Freedom of Information Request: FOI 38355 
Decision 
 
1.  The purpose of this letter is to give you a decision about your request for Internal Review 
under the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act). 
 
2.  I have made a decision to vary the original decision made by Primary decision maker Molly, 
Position Number 62213164, Legal Officer, Information Law Section. That decision was to 
grant part access to one (1) document within the scope of your request.   
 
3.  I have instead, decided to: 
 
a.  grant full access to 1 document within the scope of your request. 
 
4.  The document that I have chosen to grant access to is set out in Schedule 1. 
 
 


Authority to make this decision 
 
5.  I, Tayla (Position Number 62217695), Information Access Officer, Information Law Section, 
am an officer authorised by the Secretary of the Department to make decisions about access 
to documents in the possession of the Department in accordance with section 23(1) of the 
Freedom of Information Act 1982 (FOI Act). 
 
Summary 

 
6.  On 2 July 2020 you made a request for access to a document in the possession of the 
Department. Your request sought access to: 
 
 
 
“…COMPENSATION FOR DEFECTIVE ADMINISTRATION CLAIMS (CDDA): 
 
 

 
I request the fol owing data for 2019/2020, namely: 
 
 

 
:  The number of CDDA claims lodged, 
 
 
 
 
:  The number of CDDA claims accepted, and 
 
 

 
:  The total value of the amount paid out…” 
 
7.  As an extension of time was applied to process your request in accordance with section 
15AA of the FOI Act, you were provided with a decision due on 31 August 2020. 
 
8.  On 24 September 2020, you requested an Internal Review of the primary decision. In your 
request, you specifical y noted: 
 
“…I am writing to request an internal review of Department of Veterans' Affairs's handling of my 
FOI request 'Compensation for Defective Administration claims in 2019/20'. 
 
I am seeking a review on two grounds, namely: 

 
1.  The information released is correctly listed under the heading, ‘Request details,’ (i.e. for 

2019/20). The information released to me was headed, 'Information sought for the period 1 July 
2018 to 31 December 2018. 
 
This means the information released was for a period I did not request i.e. a 6-month period for the 

first half of 2018/19 as opposed to the 12 months information I requested i.e. for the full 2019/20 
financial year. 
 
2.Section 47F says in part, ‘A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would 

involve the unreasonable disclosure of personal information about any person (including a deceased 
person). 
 
As I requested the total value of amount paid for the financial year and was not seeking personal 

information, I would suggest your refusal under s47F is incorrect…” 
 


9.  The Department has undertaken a further review of the documents and the business area’s 
responses in relation to your primary request. 
 
10.  As no extensions of time have been applied to process this Internal Review, a decision on 
your request is due by 26 October 2020.  
 
Material taken into account 
 
11.  In accordance with section 26(1)(a) of the FOI Act, my findings on any material question of 
fact, the material on which those findings were based and the reasons for my decision to 
grant full access to the document fol ows.   
 
12.  In making my decision, I have had regard to the following factors: 
 
  the terms of your request; 
 
  the terms of your request for an Internal Review; 
 
  the types of information and documents that are in the Department’s possession; 
 
  the content of the document that fal  within the scope of your request; 
 
  the availability of information relevant to your request, insofar as it determines the 
practicality and ease in which the Department can create a document under section 17 
of the FOI Act; 
 
  Sections 3, 11 and 11A of the FOI Act which give the Australian community a legally 
enforceable right to obtain access to information held by the Government of the 
Commonwealth. I also considered the following provisions of the FOI Act relevant to 
my decision: 
 
-  Section 11B  Public interest exemption – factors 
-  Section 15  Request for Access 
-  Section 17  Requests involving use of computers etc (e.g. request for the 
Department to create a document) 
-  Section 22  Access to edited copies with exempt or irrelevant material deleted 
-  Section 47F  Public interest conditional exemptions--personal privacy 
 
  the Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (FOI Guidelines); 


 
13.  A full extract of all FOI Act provisions used to make my decision are provided in Schedule 2.  
 
Supporting or additional information 
 
14.  I have identified that there was a typographical error in the document that was created by 
the Department under section 17 of the FOI Act, and provided to you in response to FOI 
36785. This error is present in the title of the table outlining the Compensation for Defective 
Administration Claims (CDDA). The title in the documents says: 
 
  ‘Information Sought for Period 1 July 2018 to 31 December 2018’ 
 
15.  I note that the title above includes the incorrect date period. This is a typographical error 
and the correct timeframe reflected by the information in the table is for the 2019/2020 
financial year. I apologise for this error and have adjusted the title to reflect the correct date 
period for which the information relates. 
 
Access to documents 

 
16.  The document released to you in accordance with the FOI Act is enclosed. 
 
Information Publication Scheme 
 
17.  The Information Publication Scheme requires the Department to publish information 
released in response to individual requests made under the FOI Act, except in specified 
circumstances. 
 
18.  I am of the view that details of your request should be made available on the Department’s 
FOI Disclosure Log. As such, details of your request will be published on the Department’s 
FOI Disclosure Log which can be accessed at http://www.dva.gov.au/about-dva/freedom-
information/foi-disclosure-log.
 Please note that the Department does not publish details of 
FOI applicants, it only publishes details of the FOI request and the documents released in 
response to the request. 
 
Your rights of review 

 
19.  Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the Office of the Australian Information 
Commissioner (OAIC) to review my decision. An application for review by OAIC must be 
made in writing within 60 days of the date of this letter, and be lodged in one of the 
following ways: 


 
Online: 

www.oaic.gov.au   
Post:   
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
Facsimile: 
(02) 9284 9666 
Email:   
[email address] 
In person:    Level 3, 175 Pitt Street, Sydney NSW 2000 
 
20.  More information about your review rights under the FOI Act is available in Fact Sheet 12 
published by the OAIC: http://oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-resources/freedom-
of-information-fact-sheets/foi-factsheet-12-your-review-rights 

 
Contact us 

 
21.  If you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the Information Law 
Section using the fol owing details: 
 
Post:   
Legal Services and Audit Branch, Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Canberra ACT 2601 
Facsimile: 
(02) 6289 6337 
Email:   
[email address] 
 
Yours sincerely, 
 
Tayla (Position Number 62217695) 
Information Access Officer 
Information Law Section 
Legal Services and Audit Branch 
 
16 October 2020 



 
FOI 38355 
Schedule 1 
 
 
Schedule of documents 
 
Applicant: 

 
 
Alan Ashmore 
 
Decision date: 

 
16 October 2020 
 
FOI reference number: 

FOI 38355 
 
 Document  Date of 

Document description 
Page  Decision  Exemption 
reference  document 
number 
provision 

8 October  CDDA Statistics 2019-2020 
1  Full 
s17 
2020 
Access  s22 
 



 
FOI 38355 
Schedule 2 
 
 
Schedule of relevant provisions in the FOI Act 

3   
Objects—general 
(1) 
The objects of this Act are to give the Australian community access to information held by 
the Government of the Commonwealth or the Government of Norfolk Island, by: 
 
 
(a) 
requiring agencies to publish the information; and 
 
 
(b) 
providing for a right of access to documents. 
(2) 
The Parliament intends, by these objects, to promote Australia’s representative democracy 
by contributing towards the following: 
(a) 
increasing public participation in Government processes, with a view to promoting 
better informed decision-making; 
(b) 
increasing scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s 
activities. 
(3) 
The Parliament also intends, by these objects, to increase recognition that information held 
by the Government is to be managed for public purposes, and is a national resource. 
(4) 
The Parliament also intends that functions and powers given by this Act are to be 
performed and exercised, as far as possible, to facilitate and promote public access to 
information, promptly and at the lowest reasonable cost. 
 
11   
Right of access 
(1) 
Subject to this Act, every person has a legally enforceable right to obtain access in 
accordance with this Act to: 
 
 
(a) 
a document of an agency, other than an exempt document; or 
 
 
(b) 
an official document of a Minister, other than an exempt document. 
 
(2) 
Subject to this Act, a person’s right of access is not affected by: 
 
 
(a) 
any reasons the person gives for seeking access; or 
(b) 
the agency’s or Minister’s belief as to what are his or her reasons for seeking 
access. 
 
11A    Access to documents on request 
Scope 
 
(1) 
This section applies if: 
(a) 
a request is made by a person, in accordance with subsection 15(2), to an agency or 
Minister for access to: 
 
 
 
(i) 
a document of the agency; or 
 
 
 
(ii) 
an official document of the Minister; and 
(b) 
any charge that, under the regulations, is required to be paid before access is given 
has been paid. 
 
(2) 
This section applies subject to this Act. 
Note: 
Other provisions of this Act are relevant to decisions about access to documents, for example the fol owing: 
(a) 
section 12 (documents otherwise available); 
(b) 
section 13 (documents in national institutions); 
(c) 
section 15A (personnel records); 
(d) 
section 22 (access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted). 

 

 
Mandatory access—general rule 
(3) 
The agency or Minister must give the person access to the document in accordance with 
this Act, subject to this section. 
Exemptions and conditional exemptions 
(4) 
The agency or Minister is not required by this Act to give the person access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is an exempt document. 
Note: 
Access may be given to an exempt document apart from under this Act, whether or not in response to a request 
(see section 3A (objects—information or documents otherwise accessible)). 
 (5) 
The agency or Minister must give the person access to the document if it is conditionally 
exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the document at that 
time would, on balance, be contrary to the public interest. 
Note 1:  Division 3 of Part IV provides for when a document is conditional y exempt. 
Note 2:  A conditional y exempt document is an exempt document if access to the document would, on balance, be 
contrary to the public interest (see section 31B (exempt documents for the purposes of Part IV)). 
Note 3:  Section 11B deals with when it is contrary to the public interest to give a person access to the document. 
 (6) 
Despite subsection (5), the agency or Minister is not required to give access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is both: 
 
 
(a) 
a conditional y exempt document; and 
 
 
(b) 
an exempt document: 
 
 
 
(i) 
under Division 2 of Part IV (exemptions); or 
(ii) 
within the meaning of paragraph (b) or (c) of the definition of exempt 
document in subsection 4(1). 
 
11B    Public interest exemptions — factors 
Scope 
(1)   
This section applies for the purposes of working out whether access to a conditional y 
exempt document would, on balance, be contrary to the public interest under 
subsection 11A(5). 
(2)   
This section does not limit subsection 11A(5). 
Factors favouring access 
(3)   
Factors favouring access to the document in the public interest include whether access to 
the document would do any of the fol owing: 
(a)   
promote the objects of this Act (including al  the matters set out in sections 3 and 
3A);  
(b)   
Inform debate on a matter of public importance; 
 (c)    promote effective oversight of public expenditure; 
(d)   
allow a person to access his or her own personal information. 
Irrelevant factors 
(4)   
The following factors must not be taken into account in deciding whether access to the 
document would, on balance, be contrary to the public interest: 
(a)   
access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government; 
(b)   
access to the document could result in any person misinterpreting or 
misunderstanding the document; 
(c)   
the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which the 
request for access to the document was made; 
(d)   
access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
Guidelines 

 

(5)   
In working out whether access to the document would, on balance, be contrary to the 
public interest, an agency or Minister must have regard to any guidelines issued by the 
Information Commissioner for the purposes of this subsection under section 93A.  
 
15  

Requests for access (as related to the requirements for requests) 
Persons may request access 
 (1)    Subject to section 15A, a person who wishes to obtain access to a document of an agency 
or an official document of a Minister may request access to the document. 
Requirements for request 
(2)   
The request must: 
(a)   
be in writing; and 
(aa)    state that the request is an application for the purposes of this Act; and 
(b)   
provide such information concerning the document as is reasonably necessary to 
enable a responsible officer of the agency, or the Minister, to identify it; and 
(c)   
give details of how notices under this Act may be sent to the applicant (for 
example, by providing an electronic address to which notices may be sent by 
electronic communication). 
(2A)    The request must be sent to the agency or Minister. The request may be sent in any of the 
following ways: 
(a)   
delivery to an officer of the agency, or a member of the staff of the Minister, at the 
address of any central or regional office of the agency or Minister specified in a 
current telephone directory; 
(b)   
postage by pre-paid post to an address mentioned in paragraph (a); 
(c)   
sending by electronic communication to an electronic address specified by the 
agency or Minister. 
 
17  

Requests involving use of computers etc 
(1)  
Where: 
(a)  
a request (including a request in relation to which a practical refusal reason exists) 
is made in accordance with the requirements of subsection 15(2) to an agency;  
(b)  
It appears from the request that the desire of the applicant is for information that 
is not available in discrete form in written documents of the agency; and 
(ba)  
it does not appear from the request that the applicant wishes to be provided with 
a computer tape or computer disk on which the information is recorded; and 
(c)  
the agency could produce a written document containing the information in 
discrete form by: 
(i)   the use of a computer or other equipment that is ordinarily available to the 
agency for retrieving or collating stored information; or 
(ii)  the making of a transcript from a sound recording held in the agency;  
 
the agency shall deal with the request as if it were a request for access to a written 
document so produced and containing that information and, for that purpose, this Act 
applies as if the agency had such a document in its possession. 
(2)  
An agency is not required to comply with subsection (1) if compliance would substantially and 
unreasonably divert the resources of the agency from its other operations. 
 
22   

Access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted 
Scope 
 
(1) 
This section applies if: 
 
 
(a) 
an agency or Minister decides: 

 

 
 
 
(i) 
to refuse to give access to an exempt document; or 
(ii) 
that to give access to a document would disclose information that would 
reasonably be regarded as irrelevant to the request for access; and 
(b) 
it is possible for the agency or Minister to prepare a copy (an edited copy) of the 
document, modified by deletions, ensuring that: 
(i) 
access to the edited copy would be required to be given under section 11A 
(access to documents on request); and 
(ii) 
the edited copy would not disclose any information that would reasonably 
be regarded as irrelevant to the request; and 
(c) 
it is reasonably practicable for the agency or Minister to prepare the edited copy, 
having regard to: 
 
 
 
(i) 
the nature and extent of the modification; and 
 
 
 
(ii) 
the resources available to modify the document; and 
(d) 
it is not apparent (from the request or from consultation with the applicant) that 
the applicant would decline access to the edited copy. 
Access to edited copy 
 
(2) 
The agency or Minister must: 
 
 
(a) 
prepare the edited copy as mentioned in paragraph (1)(b); and 
 
 
(b) 
give the applicant access to the edited copy. 
Notice to applicant 
 
(3) 
The agency or Minister must give the applicant notice in writing: 
 
 
(a) 
that the edited copy has been prepared; and 
 
 
(b) 
of the grounds for the deletions; and 
(c) 
if any matter deleted is exempt matter—that the matter deleted is exempt matter 
because of a specified provision of this Act. 
(4) 
Section 26 (reasons for decision) does not apply to the decision to refuse access to the 
whole document unless the applicant requests the agency or Minister to give the applicant 
a notice in writing in accordance with that section. 
 
23   
Decisions to be made by authorised persons 
(1) 
Subject to subsection (2), a decision in respect of a request made to an agency may be 
made, on behalf of the agency, by the responsible Minister or the principal officer of the 
agency or, subject to the regulations, by an officer of the agency acting within the scope of 
authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
responsible Minister or the principal officer of the agency. 
(2) 
A decision in respect of a request made to a court, or made to a tribunal, authority or body 
that is specified in Schedule 1, may be made on behalf of that court, tribunal, authority or 
body by the principal officer of that court, tribunal, authority or body or, subject to the 
regulations, by an officer of that court, tribunal, authority or body acting within the scope 
of authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
principal officer of that court, tribunal, authority or body. 
 
26   

Reasons and other particulars of decisions to be given 
(1) 
Where, in relation to a request, a decision is made relating to a refusal to grant access to a 
document in accordance with the request or deferring provision of access to a document, 
the decision-maker shall cause the applicant to be given notice in writing of the decision, 
and the notice shal : 
(a) 
state the findings on any material questions of fact, referring to the material on 
which those findings were based, and state the reasons for the decision; and 
(aa) 
in the case of a decision to refuse to give access to a conditionally exempt 
document—include in those reasons the public interest factors taken into account 
in making the decision; and 
10 
 

Note: 
Access must general y be given to a conditional y exempt document unless it would be contrary to the public 
interest (see section 11A). 
(b) 
where the decision relates to a document of an agency, state the name and 
designation of the person giving the decision; and 
 
 
(c) 
give to the applicant appropriate information concerning: 
 
 
 
(i) 
his or her rights with respect to review of the decision; 
(ii) 
his or her rights to make a complaint to the Information Commissioner in 
relation to the decision; and 
(iii) 
the procedure for the exercise of the rights referred to in subparagraphs (i) 
and (ii); including (where applicable) particulars of the manner in which an 
application for internal review (Part VI) and IC review (Part VII) may be 
made. 
(1A) 
Section 13 of the Administrative Decisions (Judicial Review) Act 1977 does not apply to a 
decision referred to in subsection (1). 
(2) 
A notice under this section is not required to contain any matter that is of such a nature 
that its inclusion in a document of an agency would cause that document to be an exempt 
document. 
(see section 11A). 
 
Public interest conditional exemption 
 
47F 
Public interest conditional exemption—personal privacy 
General rule 
(1)  
A document is conditional y exempt if its disclosure under this Act would involve the 
unreasonable disclosure of personal information about any person (including a deceased 
person). 
(2)  
In determining whether the disclosure of the document would involve the unreasonable 
disclosure of personal information, an agency or Minister must have regard to the following 
matters: 
 
 
(a)  
the extent to which the information is well known; 
(b)  
whether the person to whom the information relates is known to be (or to have 
been) associated with the matters dealt with in the document; 
 
 
(c)  
the availability of the information from publicly accessible sources; 
 
 
(d)  
any other matters that the agency or Minister considers relevant. 
(3)  
Subject to subsection (5), subsection (1) does not have effect in relation to a request by a 
person for access to a document by reason only of the inclusion in the document of matter 
relating to that person. 
Access given to qualified person instead 
 
(4)  
Subsection (5) applies if: 
(a)  
a request is made to an agency or Minister for access to a document of the agency, 
or an official document of the Minister, that contains information concerning the 
applicant, being information that was provided by a qualified person acting in his or 
her capacity as a qualified person; and 
(b)  
it appears to the principal officer of the agency or to the Minister (as the case may 
be) that the disclosure of the information to the applicant might be detrimental to 
the applicant’s physical or mental health, or well-being. 
(5)  
The principal officer or Minister may, if access to the document would otherwise be given 
to the applicant, direct that access to the document, so far as it contains that information, 
is not to be given to the applicant but is to be given instead to a qualified person who: 
(a)  
carries on the same occupation, of a kind mentioned in the definition of qualified 
person in subsection (7), as the first-mentioned qualified person; and 
 
 
(b)  
is to be nominated by the applicant. 
11 
 

(6)  
The powers and functions of the principal officer of an agency under this section may be 
exercised by an officer of the agency acting within his or her scope of authority in 
accordance with arrangements referred to in section 23. 
 
(7)  
In this section: 
qualified person means a person who carries on, and is entitled to carry on, an occupation 
that involves the provision of care for the physical or mental health of people or for their 
well-being, and, without limiting the generality of the foregoing, includes any of the 
following: 
 
 
(a)  
a medical practitioner; 
 
 
(b)  
a psychiatrist; 
 
 
(c)  
a psychologist; 
 
 
(d)  
a counsellor; 
 
 
(e)  
a social worker. 
Note: Access must general y be given to a conditional y exempt document unless it would be contrary to the public 
interest (see section 11A). 
 
12 
 

Document Outline