Australian Securities 
and Investments Commission 
 
Office address (inc courier deliveries): 
 
Level 7, 120 Col ins Street, 
Melbourne VIC 3000 
 
 
Mail address for Melbourne office: 
 
GPO Box 9827, 
Brisbane QLD 4001 
17 August 2020 
 
Tel: +61 1300 935 075 
 
Fax: +61 1300 729 000  
Mr Phil ip Sweeney 
www.asic.gov.au 
 
By email only: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
Dear Mr Sweeney 
 
Request for internal review – Notice of decision IR 123-2020 
 
I refer to your request dated 12 July 2020 under the Freedom of Information Act 
1982 (the FOI Act) in which you seek access to documents in the possession of 
the Australian Securities and Investments Commission (ASIC).  
 
Your request seeks access to the following: 
 
“a copy of the title page of any law dictionaries in the possession of ASIC 
that wil  identify the name and edition of that or those law dictionaries” 
 
By  letter  dated  11  August  2020  you  were  advised  of  ASIC’s  decision  (the 
Decision) in relation to your request. 
 
On 11 August 2020 you requested a review of the Decision under s 54B of the 
FOI Act.   
 
Decision 
 
I am an authorised decision maker for the purposes of section 23(1) of the FOI 
Act. 
 
I have taken the following material into account in making my decision: 
•  the FOI Act (specifically sections 4 and 15); 
•  the guidelines issued by the Australian Information Commissioner under 
section 93A of the FOI Act (the FOI Guidelines); 
•  the  notice  dated  11  August  2020  prepared  by  the  original  decision 
maker; and 
•  Your email of 11 August 2020. 
 
I have reviewed the material related to this matter and have decided to affirm 
the Decision of 11 August 2020 for the reasons set out below. 
 
 
 
 

---

2 
Reasons for Decision  
 
Section 15(1) of the FOI Act specifically provides a right of access for applicants 
to documents of an agency by providing that: 
 
‘a person who wishes to obtain access to a document of an agency or 
an  official  document  of  a  Minister  may  request  access  to  the 
document.’ 
 
To assist in determining the extent to which material can be categorised as a 
document of the agency, reference is made to section 4  of the FOI Act which 
provides a list of terms and the meanings which they are given under the FOI 
Act. 
 
Section 4(1) provides that a document is the document of an agency if: 
 
(a) the document is in the possession of the agency, whether created in 
the agency or received in the agency; 
 
Section 4(1) further provides that a document includes: 
 
(a) any of, or any part of any of, the following things: 
(i) any paper or other material on which there is writing; 
(ii) a map, plan, drawing or photograph; 
(ii ) any paper or other material on which there are marks, figures, 
symbols or perforations having a meaning for persons qualified to 
interpret them; 
(iv) any article or material from which sounds, images or writings 
are capable of being reproduced with or without the aid of any 
other article or device; 
(v) any article on which information has been stored or recorded, 
either mechanically or electronically; 
(vi) any other record of information; or 
(b) any copy, reproduction or duplicate of such a thing; or 
(c) any part of such a copy, reproduction or duplicate; 
but does not include: 
(d) material maintained for reference purposes that is otherwise publicly 
available; or 
(e) Cabinet notebooks. 
 
As shown, the definition of a document as provided in section 4(1) of the FOI 
Act  specifically  excludes  material  that  is  maintained  for  reference  purposes 
and  is  otherwise  publicly  available  from  the  definition  of  a  document  of  an 
agency.  
 
I note that the Information Commissioner has specifically indictated in the FOI 
Guidelines  at  2.32,  that  ‘material  maintained  for  reference  purposes  that  is 
otherwise publicly available (such as library reference material) and Cabinet 
notebooks are not ‘documents’.’  
 

---

3 
 
I have therefore concluded that your request is for material that is specifically 
excluded from the definition of a document of the agency and therefore falls 
outside of the scope of the FOI Act. 
 
On the basis of the above I affirm the decision of the primary decision maker. 
 
 
Review rights 
 
I provide you with the following information as required by section 26 of the FOI 
Act. 
 
If you are dissatisfied with my decision you may within 60 days after the day on 
which you have been notified of this decision, apply in writing to the Office of 
the  Australian  Information  Commissioner  (OAIC)  for  a  review  of  my  decision 
under section 54N of the FOI Act.  You may contact the OAIC by post at GPO 
Box 5218 Sydney NSW 2001, by email at xxxxx@xxxx.xxx.xx or by telephone 
on 1300 363 992. 
 
Right to complain 
 
You may lodge a complaint with the OAIC in relation to the conduct of ASIC 
in the handling of this request.  You may contact the OAIC as described above. 
 
Yours faithfully, 
 
 
Justin Frank 
(Authorised decision-maker pursuant to sub-section 23(1) of the FOI Act) 
 
 

---