This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request '190 Visa Information'.

30 September 2020 
In reply please quote: 
FOI Request: 
File Number: 
Dear Alex 
Decision on Internal Review – Freedom of Information Act 1982  
I refer to your correspondence dated 4 September  2020 in which you request that the 
Department of Home Affairs (the Department) review its decision on access to documents 
dated 2 September 2020 under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 

Scope of original request 
The scope of your original request for access to documents under the FOI Act was as 
Please provide a list of all EOI’s that were issued an invitation to apply for a 190 
Visa and nominated by NSW for the period between 01 January 2019 and 31 
August 2020 showing: 
a) Date of Invitation 

b) ANZSCO code of occupation 
c) Occupation description  
d) Total points (including those points for NSW state nomination) 
e) Primary applicants English proficiency 
f) Date of lodgement of the EOI 

Original Decision on access dated 4 September 2020 
The Department conducted reasonable searches and found no documents that fell within 
the scope of your original request. As such, a decision was made under section 24A of the 
Act to refuse access to the documents sought. 
The Department also found that, pursuant to section 4 of the FOI Act, which provides that 
that a document for the purpose of the FOI Act does not include material maintained for 
reference purposes that is otherwise publically available, the information you sought in your 
request is publically available. The Department has made information on Expression of 
Interest (EoI) statistics available to the public by its publication on the Skil Select dashboard.  
2 Lonsdale Street, Me bourne 3001 
 •   • 

Request for Internal Review 
On 4 September 2020, you requested the Department to review its decision of 2 September 
2020. In your request, you stated:  
‘I kindly request a review of your decision as the level of detail required is not 
available through the online EOI data portal, as mentioned in my previous request 
(and hence why this request was made). Please action my FOI request as 
originally requested, thank you’. 

Authority to make decision  
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access documents or to amend or annotate departmental records. In 
accordance with section 54C(3) of the FOI Act, I have made a fresh decision on your FOI 
5    Information considered 
In reaching my decision, I have considered the following: 
•  the scope of your request 
•  the Department’s original decision of 4 September 2020 and the evidence 
gathered for that decision 
•  your submissions in relation to your reasons for requesting an internal review 
•  the documents falling within the scope of your request 
•  advice from departmental officers with responsibility for matters relating to the 
information to which you sought access 
•  the FOI Act, and 
•  the Australian Information Commissioner’s guidelines relating to the interpretation, 
operation and administration of the FOI Act (the FOI guidelines). 

Internal Review Decision 
I have reviewed your original request and I have considered the submissions made by you 
in relation to your reasons for requesting an Internal Review. 
I have decided: 
•  to set aside the Department’s original finding that the information to which you seek 
access is ‘otherwise publicly available’ and that, pursuant to section 4(d) of the FOI Act, 
a document containing the information is not a document under the FOI Act 
•  to affirm the original decision of the Department to refuse your request under section 
24A of the FOI Act, including by way of a finding that section 17(1) of the FOI Act does 
not apply. 
I have provided the reasons for my decision below. 

Reasons for Internal Review Decision 
Whether material maintained for reference purposes that is otherwise publicly available 
4 Interpretation 
"document" includes:  
(a)  any of, or any part of any of, the following things:  
(i)  any paper or other material on which there is writing;  
(ii)  a map, plan, drawing or photograph;  
(iii)  any paper or other material on which there are marks, figures, 
symbols or perforations having a meaning for persons qualified to 
interpret them;  
(iv)  any article or material from which sounds, images or writings are 
capable of being reproduced with or without the aid of any other 
article or device;  
(v)  any article on which information has been stored or recorded, either 
mechanically or electronically;  
(vi)  any other record of information; or  
(b)  any copy, reproduction or duplicate of such a thing; or  
(c)  any part of such a copy, reproduction or duplicate;  
but does not include:  
(d)  material maintained for reference purposes that is otherwise publicly 
available; or  
(e)  Cabinet notebooks 
As the Department advised you in the original decision, section 4(d) of the FOI Act provides 
that ‘material maintained for reference purposes that is otherwise publically available’ is not 
a document under the FOI Act. In its original decision, the Department found that the 
information you are seeking is published on the Skil Select dashboard, thereby attracting 
section 4 of the Act. 
I have considered your comments that the information you are seeking is not available via 
the Skil  Select dashboard. I am satisfied that only parts of the information to which you 
seek access are ‘otherwise publically available’. I have accordingly set aside the 
Department’s original decision to rely on section 4(d) of the FOI Act to find that the right of 
access does not apply to the information in question.  
Whether reasonable steps taken to find documents 
24A  Requests may be refused if documents cannot be found, do not exist or 
have not been received 
(1)  An agency or Minister may refuse a request for access to a document if: 
(a)  all reasonable steps have been taken to find the document; and 
(b)  the agency or Minister is satisfied that the document: 


(i)  is in the agency’s or Minister’s possession but cannot be found; or 
(ii)  does not exist. 

Section 24A of the FOI Act provides that the Department may refuse access to a document 
when  the  Department has taken all reasonable steps to locate the document, and the 
document cannot be found or does not exist. 
I have reviewed the original decision and remain satisfied that the Department has taken all 
reasonable steps to locate relevant discrete documents. I have made this finding on the 
basis that the information to which you seek access is of a nature not held in discrete, hard 
copy format. 
However, before an agency can refuse a request under section 24A of the FOI Act, section 
17 of the FOI Act provides that the Department must also conduct searches of its computer 
systems to determine whether the information is held on those systems, and whether a 
written document could be produced from these systems. 
The information to which you seek access is known to be contained in non-discrete form in 
Departmental computer systems. I now give consideration to whether the Department is 
able to produce a written document from these systems pursuant to section 17 of the FOI 
Whether the Department can produce written document containing information in discrete 
Section 17 of the FOI Act describes circumstances in which an agency may be required to 
prepare new documents in response to an FOI request, as follows: 
17  Requests involving use of computers etc. 
(1)  Where: 
(c)  a request (including a request in relation to which a practical refusal 
reason exists) is made in accordance with the requirements of 
subsection 15(2) to  an agency; 
(d)  it appears from the request that the desire of the applicant is for 
information that is not available in discrete form in written documents of 
the agency; and 
(ba)   it does not appear from the request that the applicant wishes to be 
provided with a computer tape or computer disk on which the 
information is recorded; and 
(e)  the agency could produce a written document containing the information 
in discrete form by: 
(iii)  the use of a computer or other equipment that is ordinarily 
available to the agency for retrieving or collating stored 
information; or 
(iv)  the making of a transcript from a sound recording held in the 
the agency shall deal with the request as if it were a request for access to a written 
document so produced and containing that information and, for that purpose, this 
Act applies as if the agency had such a document in its possession. 

(2)  An agency is not required to comply with subsection (1) if compliance would 
substantially and unreasonably divert the resources of the agency from its 
other operations. 
I have considered whether section 17(1)(c)(i) of the FOI Act is relevant to your access 
request, and am guided on this point by relevant case law.  
Paragraph 3.207 of the FOI Guidelines, citing the decision of the Full Federal Court in 
Collection Point Pty Ltd v Commissioner of Taxation [2013] FCAFC 67; 95 ATR 334, in 
which the Full Federal Court: 
  …held that the reference in s 17(1)(c)(i) to a ‘computer or other equipment 
that is ordinarily available’ means ‘a functioning computer system including 
software, that can produce the requested document without the aid of additional 
components which are not themselves ordinarily available … [T]he computer or 
other equipment … must be capable of functioning independently to collate or 
retrieve stored information and to produce the requested document.’ This wil  
be a question of fact in the individual case, and may require consideration of 
‘the agency’s ordinary or usual conduct and operations’. For example, new 
software may be ordinarily available to an agency that routinely commissions or 
otherwise obtains such software, but not to an agency that does not routinely 
do such things.  
In the earlier decision of the Federal Court in Collection Point, the Court found that:  
If a new computer program is required to be written to produce the document 

then a computer is not being used in a manner that is ordinarily available to the 
agency because an extraordinary step is required to be taken.  
Both decisions confirmed the earlier view of the Administrative Appeals Tribunal that:  
The documents requested by Collection Point were not capable of being 
produced by the ATO by the use of a computer, being a use that is ordinarily 
available to the ATO for retrieving and collating stored information. Instead, to 
answer the request, the ATO would have been required to use a computer in 
an extraordinary manner, as compared to the ordinary processes available for 
the retrieval and collation of such material.  
The relevant Departmental business area has confirmed that the information you wish to 
access is not available via ordinary use of the Department’s computer systems. The 
business area instructs that it would need to take an extraordinary step to retrieve, collate 
and produce a document containing this information, involving the manual interrogation of 
a computer system. It further advises that since the launch of the Skil Select portal, such 
manual interventions are no longer part of its ordinary business functions, and would 
subsequently require a diversion of resources from its other operations. On the advice of 
the business area, I am satisfied that the manual interrogation of systems for the data now 
represents ‘non-ordinary’ use of a computer by the business area.  
I am satisfied that the information you seek is not ordinarily available by use of the 
Department’s computer systems. I am therefore satisfied that section 17(1)(c) of the FOI 
Act does not apply to your access request. 
I have therefore decide that the Department has taken all reasonable steps to find the 
document that falls within the scope of the request as it was required to do by section 24A 
of the FOI Act, and that: 

  •  a discrete document does not exist 
•  the Department cannot produce a written document containing the information by 
the use of a computer or other equipment that is ordinarily available, as would 
otherwise be required by section 17 of the FOI Act. 
On this basis, I refuse your access request under section 24A of the FOI Act.  

A copy of the FOI Act is available at  
If you are unable to access the legislation through this website, please contact our office for 
a copy. 

Your Review Rights 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner 
You may apply directly to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) for 
a review of this decision.  You must apply in writing within 60 days of this notice.  For further 
information about review rights and how to submit a request for a review to the OAIC, please 
see Fact Sheet 12 "Freedom of information –  Your review rights", available online at 

Making a Complaint 
You may complain to the Australian Information Commissioner about action taken by the 
Department in relation to your request. 
Your enquiries to the Australian Information Commissioner can be directed to: 
Phone 1300 363 992 (local call charge) 
There is no particular form required to make a complaint to the Australian Information 
Commissioner. The request should be in writing and should set out the grounds on which it 
is considered that the action taken in relation to the request should be investigated and 
identify the Department of Home Affairs as the relevant agency. 
FOI Reviews Officer 
Authorised Decision Maker 
Department of Home Affairs