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This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Declaration by Secretary Heather Smith'.


Our ref: 67336
Harry Witherspoon 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
Dear Harry Witherspoon 
Freedom of Information Act – Notice of intention to refuse 
I refer to your request received by the Department of Industry, Science, Energy and Resources (the 
department) on 22 October 2020, in which you sought access under the Freedom of Information Act 
1982 (the FOI Act) to the following: 
On 19 September 2018, your Department's accountable authority, Secretary Heather Smith, 
released an annual report noting that: 
"Significant instances of non-compliance were identified and reported to the relevant Minister 
and the Minister for Finance. The department identified significant instances of non-compliance 
with the finance law, specifically with the Commonwealth Procurement Rules (including 
consequential breaches relating to section 23 of the PGPA Act). Corrective action has been 
undertaken, which ensures that the department’s needs for operational efficiency and flexibility 
are met within a compliant framework"  
Page 59 in https://www.industry.gov.au/sites/default/files/2018-10/annual-report-2017-18.pdf
On 18 September 2019, the Secretary vowed compliance with fraud legislation: 
"I certify that the department has prepared divisional fraud and corruption risk assessments and 
a fraud and corruption control plan; has in place fraud prevention, detection, investigation and 
reporting mechanisms that meet its needs; and has taken all reasonable measures to 
appropriately deal with fraud." 
Page 11 in https://www.industry.gov.au/sites/default/files/2019-10/annual-report-2018-19.pdf
On 9 October 2020, your Department declared that no fraud risk assessments had been 
conducted in over 36 months for AusIndustry Support for Business - the Department's flagship 
division entrusted with whole-of-government grant administration through Business Grant Hub: 
Page 1 in 
https://www.righttoknow.org.au/request/6697/response/18819/attach/4/67013%20FOI%20An
swers.pdf
I would like to see the documents that Secretary Heather Smith relied on to make her declaration 
and certify compliance in 2019 
Under subsection 24(1) of the FOI Act, I am satisfied that a practical refusal reason exists in relation to 
this request. The practical refusal reason is that the work involved in processing the request would 
substantially and unreasonably divert the resources of the department from its other operations. 
The department comprises of many divisions that span a number of portfolios and programme areas. 
Your request does not specify enough detail to determine the appropriate program area of the 
department. Nor does it contain any information that might be used to narrow down the possibilities 
sufficiently to begin a search for documents. The department’s annual report is a document that 
requires the input of multiple programme areas spanning several drafts over a 12 month period. 
Without further information it is unfeasible to conduct reasonable search of the numerous document 
repositories each of the programme areas of the department use and be satisfied that all possible 
documents within the scope of your request are found. 
In accordance with section 24(1)(a) and 24AB of the FOI Act, I am writing to provide you with written 
notice that I intend to refuse your request on the grounds that a practical refusal reason exists and to 
initiate a request consultation process in accordance with section 24AB of the FOI Act.  
Request consultation process 
Before I make a decision to refuse your request under section 24(1)(b) of the FOI Act, I would like to 
provide you with the opportunity to revise the scope of your request so that a ‘practical refusal reason’ 
no longer exists. Although it is your responsibility to suggest ways that your request may be revised and 
narrowed, you may consider limiting your request to particular topics or particular timeframes. 
Further, you may wish to consider the following suggestions to revise the scope of your FOI request 
(please note that these are suggestions only and do not guarantee the practical refusal reason/s will no 
longer exist): 
 Consider identifying specific documents that the department may hold; 
 Clarify the division where the documents you seek may exist. For the purposes of reducing the 
size of your request, you may wish to consider limiting your request to the Fraud Unit.  
Should you wish to revise your request, you must do so within 14 days after the day you are given this 
notice (unless extended by agreement with the department). If you are unable to meet this deadline 
and wish to arrange an extension of time in which to consider this matter, or would like to discuss how 
you could best revise the scope of the request, please contact the FOI team by email at 
xxx@xxxxxxxx.xxx.xx.
Under subsection 24AB(6) of the FOI Act, you must, before the end of the 14-day consultation period, 
do one of the following by written notice to the department: 
a) withdraw the request; 
b) make a revised request; or 
c) indicate that you do not wish to revise the request. 
Please note that under subsection 24AB(7), the request is taken to have been withdrawn at the end of 
the 14 day consultation period if: 
(a) the applicant does not consult the contact person during the consultation period in accordance 
with this notice; or 
(b) the applicant does not do one of the things mentioned in subsection(6) before the end of the 
consultation period. 
industry.gov.au
Industry House - 10 Binara Street, Canberra City, ACT 2601  
2
GPO Box 2013 Canberra ACT 2601 ABN: 74 599 608 295 

In accordance with subsection 24AB(8) of the FOI Act, the 14-day consultation period is to be 
disregarded in calculating the processing period for the request. 
Your written response should be addressed to: 
FOI Coordinator 
Department of Industry, Science, Energy and Resources 
GPO Box 2013 
CANBERRA ACT 2601 
Or by email to: xxx@xxxxxxxx.xxx.xx
Should you wish to discuss this matter further, please contact the FOI team by email at 
xxx@xxxxxxxx.xxx.xx. 
Yours sincerely 
Heather Davidson 
A/g Senior FOI Officer 
Legal, Audit & Assurance 
9 November 2020 
industry.gov.au
Industry House - 10 Binara Street, Canberra City, ACT 2601  
3
GPO Box 2013 Canberra ACT 2601 ABN: 74 599 608 295