This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Gifts Register and Official Hospitality Expenditures for FY19/20'.


FOI 39099 
 
 
Statement of reasons issued under the Freedom of Information Act 1982 
Decision and reason for decision of Tayla (Position Number 62217695), Information 
Access Officer, Information Law Section, Legal Services and Audit Branch, Department of 
Veterans’ Affairs 
 
Applicant: 

 
 
Julie via Right to Know 
 
Decision date:   

 
7 December 2020 
 
FOI reference number:   

FOI 39099 
 
Sent by email:   

 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Julie, 
Freedom of Information Request: FOI 39099 
Decision 
 
1.  The Department of Veterans’ Affairs (Department) has undertaken a reasonable search of its 
records and, in accordance with section 17 of the Freedom of Information Act 1982 (Cth) 
(FOI Act), I have made a decision to create and grant access in part to two (2) documents, 
and grant access in full to one (1) document relevant to your request. 
 
2.  The documents that I have chosen to grant access in part to are is set out in Schedule 1
together with applicable exemption provisions. Where I have decided to grant access in part, 
I have provided access to an edited copy of the documents, modified by deletions in 
accordance with section 22(2) of the FOI Act. 
 
Authority to make decision 
 
3.  I, Tayla (Position Number 62217695), Information Access officer, Information Law Section, 
am an officer authorised by the Secretary of the Department to make decisions about access 
to documents in the possession of the Department in accordance with section 23(1) of the 
Freedom of Information Act 1982 (FOI Act). 
 
 
 
 


Summary 
 
4.  On 5 November 2020 you made a request for access to documents in the possession of the 
Department. Your request sought access to: 
 
‘…Dear Department of Veterans' Affairs, 
 
For the purposes of the Freedom of Information Act, I request copy of: 

 
* the Department of Veterans' Affairs (including the Repatriation Commission) Gift Register 

for FY19/20 
 
* the transaction list of all expenses coded as official hospitality for FY19/20 

 
* the transaction list of all expenses coded as (or that would fall under the umbrella of) 

official travel expenses for the Secretary, for FY19/20 (official travel includes airfare costs, 
hire car and chauffeur costs, accommodation costs, incidental costs, etc)…’ 
 
5.  As no extensions of time have been applied to process your request, a decision on your 
request is due by 7 December 2020 
 
6.  I have decided not to impose a charge in relation to this request, in accordance with 
Regulation 8 of the Freedom of Information (Charges) Regulations 2019. 
 
Material taken into account 
 
7.  In accordance with section 26(1)(a) of the FOI Act, my findings on any material question of 
fact, the material on which those findings were based and the reasons for my decision to 
grant partial access to the documents follows.   
 
8.  I have taken the following material into account in making my decision: 
 
•  the terms of your request; 
 
•  the types of information and documents that are in the Department’s possession; 
 
•  the content of the document that fal  within the scope of your request; 
 
•  the availability of information relevant to your request, insofar as it determines the 
practicality and ease in which the Department can create a document under section 17 
of the FOI Act; 
 


•  Sections 3, 11 and 11A of the FOI Act which give the Australian community a legally 
enforceable right to obtain access to information held by the Government of the 
Commonwealth. I also considered the following provisions of the FOI Act relevant to 
my decision: 
 
-  Section 11B  Public interest exemption – factors 
-  Section 15  Request for Access 
-  Section 17  Requests involving use of computers etc (e.g. request for the 
Department to create a document) 
-  Section 22  Access to edited copies with exempt or irrelevant material deleted 
-  Section 47E  Public interest conditional exemptions--certain operations of agencies 
-  Section 47F  Public interest conditional exemptions--personal privacy 
 
•  the Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (FOI Guidelines). 
 
9.  A full extract of all FOI Act provisions used to make my decision are provided in Schedule 2.  
 
Reasons for decision 

 
10.  I have decided to grant access to the documents within the scope of your request, subject to 
the fol owing exemption in accordance with the FOI Act: 
 
Creation of a document in response to your FOI request (section 17) 
 
11.  I consulted with the Department’s Business Support Services Division (BSSD) in relation to 
your request. The BSSD advised that the information relevant to your request was not held 
by the Department in a discrete document form. Rather it comprised of data listed in the 
Department’s wider data base. 
 
12.  So that you can be provided with access to the information you have requested, I asked the 
BSSD to extract the relevant data and create documents (documents 1 and 2) in response to 
your request. This documents are listed at Schedule 1 and were created in accordance with 
section 17 of the FOI Act.   
 
Public interest conditional exemptions--certain operations of agencies (section 47E) 
 
13.  Section 47E of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure 
would, or could reasonably be expected to, do any of the fol owing: 
 


(a) 
prejudice the effectiveness of procedures or methods for the conduct of tests, 
examinations or audits by an agency; 
 
(b) 
prejudice the attainment of the objects of particular tests, examinations or audits 
conducted or to be conducted by an agency; 
 
(c) 
have a substantial adverse effect on the management or assessment of personnel 
by the Commonwealth, by Norfolk Island or by an agency; 
                      
(d) 
have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the 
operations of an agency. 
 
14.  The Department’s role is to provide support and information to veterans and their families, 
Australian Defence Force personnel and other categories of people. The services and 
support which the Department provides include pensions and compensation, health care, 
rehabilitation and counsel ing services, amongst other things. It is important that the 
Department is able to continue to provide these services and to carry out the other 
legislative functions and administrative and operational processes required of them. Certain 
processes and specific channels of communication have been implemented which enable 
clients and other relevant stakeholders to contact the Department in a way that ensures al  
Departmental resources are managed as efficiently as possible. 
 
15.  I have identified that parts of the documents contain the surnames of non-SES Department 
staff members. I consider that the release of this information could have a substantial 
adverse effect on the management or assessment of personnel as well as an adverse effect 
on the proper and efficient conduct of the operations of the agency, including the inability of 
the Department to retain staff or effectively manage the wel being and safety of our staff. 
Relevantly, some staff have been targeted, insulted or harassed based on disclosure of their 
details. This presents chal enges in managing the welfare of staff and can affect the ongoing 
management and retention of personnel by the Department. Consequently, in these 
circumstances, it would not be in the public interest to release this information. 
 
16.  Accordingly, I have decided that parts of the documents listed as exempt in accordance with 
this provision in Schedule 1, meet the criteria for this conditional exemption. Where a 
document is assessed as conditionally exempt, access must be given subject to the public 
interest test in accordance with section 11A(5) of the FOI Act. 
 


Application of the public interest test: 
 
17.  Section 11A(5) provides that an agency must give the person access to the document if it is 
conditionally exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the 
document would, on balance, be contrary to the public interest.   
 
18.  In order to assess whether release of the exempt material would be contrary to the public 
interest, I considered the fol owing factor in favour of disclosure: 
 
(a) 
disclosure would promote the objects of the FOI Act. 
 
19.  I also considered the fol owing factor which does not favour disclosure: 
 
(a) 
disclosure would, or could reasonably be expected to, have a substantial adverse 
effect on the management or assessment of personnel by the Commonwealth, by 
Norfolk Island or by an agency. 
 
20.  I am satisfied that no irrelevant factor has been considered, as set out in section 11B(4) of 
the FOI Act. 
 
21.  On balance, I consider the public interest factor against disclosure to be more persuasive 
than the public interest factor favouring disclosure. I am satisfied that the public interest is 
to withhold the exempt material. 
 
Public interest conditional exemptions--personal privacy (section 47F) 
 
22.  Section 47F of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure 
would involve the unreasonable disclosure of personal information about any person 
(including a deceased person). 
 
23.  Section 4 of the FOI Act provides that personal information has the same meaning as in the 
Privacy Act 1988 (Privacy Act). Personal information is defined in section 6 of the Privacy Act 
as: 
 
. information or an opinion about an identified individual, or an individual who is 
reasonably identifiable: 
 


(a) 
whether the information or opinion is true or not; 
 
(b) 
whether the information or opinion is recorded in a material form or not. 
 
24.  The elements of ‘personal information’ are: 
 
(a) 
it relates only to a natural person (not, for example, a company); 
 
(b) 
it says something about the individual; 
 
(c) 
 it may be in the form of an opinion, it may be true or untrue, and it may form 
part of a database; 
 
(d) 
the individual’s identity is known or is reasonably ascertainable using the 
information in the document. 
 
25.  If information is personal information, it will be conditionally exempt if disclosure would be 
‘unreasonable’.  In considering whether disclosure would be unreasonable, section 47F(2) of 
the FOI Act requires me to take into account: 
 
(a) 
the extent to which the information is wel  known; 
 
(b) 
whether the person to whom the information relates is known to be (or to have 
been) associated with the matters dealt with in the document; 
 
(c) 
the availability of the information from publicly accessible sources; and 
 
(d) 
any other matter I consider relevant. 
 
26.  Parts of the document contain personal information of a Department staff member’s family. 
I consider that the release of this material would be an unreasonable disclosure of a person’s 
personal information. I understand that this information has not been previously disclosed 
to you, nor is it publically available. Accordingly, I have redacted this personal information to 
give effect to this conditional exemption. 
 
27.  Accordingly, I have decided that the parts of documents which are listed as exempt in 
accordance with this provision in Schedule 1, meet the criteria for conditional exemption. 
Where a document is assessed as conditionally exempt, access must be given subject to the 
public interest test in accordance with section 11A(5). 


 
Application of the public interest test: 
 
28.  Section 11A(5) provides that an agency must give the person access to the document if it is 
conditionally exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the 
document would, on balance, be contrary to the public interest.   
 
29.  In order to assess whether release of the exempt material would be contrary to the public 
interest, I considered the fol owing factor in favour of disclosure: 
 
(a) 
disclosure would promote the objects of the FOI Act. 
 
30.  I also considered the fol owing factor which does not favour disclosure: 
 
(a) 
disclosure could reasonably be expected to prejudice the protection of an 
individual’s right to privacy. 
 
31.  I am satisfied that no irrelevant factor has been considered, as set out in section 11B(4) of 
the FOI Act.  
 
32.  On balance, I consider the public interest factor against disclosure to be more persuasive 
than the public interest factor favouring disclosure. I am satisfied that the public interest is 
to withhold the exempt material. 
 
 
Delete exempt or irrelevant material from documents and provide access to edited copies 
(section 22) 
 
33.  The Department may refuse access to a document on the grounds that it is exempt. If so, the 
Department must consider whether it would be reasonably practicable to prepare an edited 
copy of the document for release, that is, a copy with relevant deletions made under 
section 22 of the FOI Act. The Department is under the same obligation to consider 
preparing an edited copy of a document by removing information that would reasonably be 
regarded as irrelevant to the request. 
 
34.  As explained above, some of the documents subject to your request contain exempt 
information. On this basis, I have prepared the documents for release by removing that 
exempt material in accordance with section 22 of the FOI Act. The material that has been 
edited for release is marked within the documents as wel  as at Schedule 1
 


Access to documents 
 
35.  The documents released to you in accordance with the FOI Act are enclosed. 
 
Information Publication Scheme 
 
36.  The Information Publication Scheme requires the Department to publish information 
released in response to individual requests made under the FOI Act, except in specified 
circumstances. 
 
37.  I am of the view that details of your request should be made available on the Department’s 
FOI Disclosure Log. As such, details of your request will be published on the Department’s 
FOI Disclosure Log which can be accessed at http://www.dva.gov.au/about-dva/freedom-
information/foi-disclosure-log. 
Please note that the Department does not publish details of 
FOI applicants, it only publishes details of the FOI request and the documents released in 
response to the request. 
 
Your rights of review 
 
38.  If you are dissatisfied with my decision, you may apply for internal review or request the 
Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) review my decision. We 
encourage you to seek internal review as a first step as it may provide a more rapid 
resolution of your concerns. 
 
Internal review 

 
39.  Under section 54 of the FOI Act, you may apply in writing to the Department for an Internal 
Review of my decision. The Internal Review application must be made within 30 days of the 
date of this letter. Where possible please attach reasons why you believe review of the 
decision is necessary. The internal review will be carried out by another officer within 30 
days. 
 
40.  You can make your application for Internal Review in one of the fol owing ways: 
 
Post:
   
Legal Services and Audit Branch, Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Canberra ACT 2601 
Facsimile: 
(02) 6289 6337 
Email:   
xxxxxxxxxxx.xxx@xxx.xxx.xx 
 


OAIC review 
 
41.  Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the OAIC to review my decision. An 
application for review by OAIC must be made in writing within 60 days of the date of this 
letter, and be lodged in one of the fol owing ways: 
 
Online: 

www.oaic.gov.au   
Post:   
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
Facsimile: 
(02) 9284 9666 
Email:   
xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
In person:    Level 3, 175 Pitt Street, Sydney NSW 2000 
 
42.  More information about your review rights under the FOI Act is available in Fact Sheet 12 
published by the OAIC: http://oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-resources/freedom-
of-information-fact-sheets/foi-factsheet-12-your-review-rights 

 
Contact us 

 
43.  If you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the Information Law 
Section using the following details: 
 
Post:   
Legal Services and Audit Branch, Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Canberra ACT 2601 
Facsimile: 
(02) 6289 6337 
Email:   
xxxxxxxxxxx.xxx@xxx.xxx.xx 
 
Yours sincerely, 
 
 
Tayla (Position Number 62217695) 
Information Access Officer 
Information Law Section 
Legal Services and Audit Branch 
 
7 December 2020



 
FOI 39099 
Schedule 1 
 
 
Schedule of documents 
 
Applicant: 

 
 
Julie via Right to Know 
 
Decision date: 

 
4 December 2020 
 
FOI reference number: 

FOI 39099 
 
 Document  Date of 

Document description 
Page  Decision  Exemption 
reference  document 
number 
provision 

16 
Gift Register for FY19/20. 
2  Part 
s 17 
November 
Access  s 47E 
2020 
s 47F 
s 22 

19 
List of all expenses coded as official hospitality for 
2  Part 
s 17 
November FY19/20. 
Access  s 47E 
2020 
s 22 

31 July  Official travel expenses for the Secretary, for FY19/20. 
17  Full 
N/A 
2019 to 
Access 
31 March 
2020 
 
10 


 
FOI 39099 
Schedule 2 
 
 
Schedule of relevant provisions in the FOI Act 

3   
Objects—general 
(1) 
The objects of this Act are to give the Australian community access to information held by 
the Government of the Commonwealth or the Government of Norfolk Island, by: 
 
 
(a) 
requiring agencies to publish the information; and 
 
 
(b) 
providing for a right of access to documents. 
(2) 
The Parliament intends, by these objects, to promote Australia’s representative democracy 
by contributing towards the fol owing: 
(a) 
increasing public participation in Government processes, with a view to promoting 
better informed decision-making; 
(b) 
increasing scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s 
activities. 
(3) 
The Parliament also intends, by these objects, to increase recognition that information held 
by the Government is to be managed for public purposes, and is a national resource. 
(4) 
The Parliament also intends that functions and powers given by this Act are to be 
performed and exercised, as far as possible, to facilitate and promote public access to 
information, promptly and at the lowest reasonable cost. 
 
11   
Right of access 
(1) 
Subject to this Act, every person has a legally enforceable right to obtain access in 
accordance with this Act to: 
 
 
(a) 
a document of an agency, other than an exempt document; or 
 
 
(b) 
an official document of a Minister, other than an exempt document. 
 
(2) 
Subject to this Act, a person’s right of access is not affected by: 
 
 
(a) 
any reasons the person gives for seeking access; or 
(b) 
the agency’s or Minister’s belief as to what are his or her reasons for seeking 
access. 
 
11A    Access to documents on request 
Scope 
 
(1) 
This section applies if: 
(a) 
a request is made by a person, in accordance with subsection 15(2), to an agency or 
Minister for access to: 
 
 
 
(i) 
a document of the agency; or 
 
 
 
(ii) 
an official document of the Minister; and 
(b) 
any charge that, under the regulations, is required to be paid before access is given 
has been paid. 
 
(2) 
This section applies subject to this Act. 
Note: 
Other provisions of this Act are relevant to decisions about access to documents, for example the fol owing: 
(a) 
section 12 (documents otherwise available); 
(b) 
section 13 (documents in national institutions); 
(c) 
section 15A (personnel records); 
(d) 
section 22 (access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted). 
 
11 

Mandatory access—general rule 
(3) 
The agency or Minister must give the person access to the document in accordance with 
this Act, subject to this section. 
Exemptions and conditional exemptions 
(4) 
The agency or Minister is not required by this Act to give the person access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is an exempt document. 
Note: 
Access may be given to an exempt document apart from under this Act, whether or not in response to a request 
(see section 3A (objects—information or documents otherwise accessible)). 
 (5) 
The agency or Minister must give the person access to the document if it is conditionally 
exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the document at that 
time would, on balance, be contrary to the public interest. 
Note 1:  Division 3 of Part IV provides for when a document is conditional y exempt. 
Note 2:  A conditional y exempt document is an exempt document if access to the document would, on balance, be 
contrary to the public interest (see section 31B (exempt documents for the purposes of Part IV)). 
Note 3:  Section 11B deals with when it is contrary to the public interest to give a person access to the document. 
 (6) 
Despite subsection (5), the agency or Minister is not required to give access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is both: 
 
 
(a) 
a conditional y exempt document; and 
 
 
(b) 
an exempt document: 
 
 
 
(i) 
under Division 2 of Part IV (exemptions); or 
(ii) 
within the meaning of paragraph (b) or (c) of the definition of exempt 
document in subsection 4(1). 
 
11B    Public interest exemptions — factors 
Scope 
(1)   
This section applies for the purposes of working out whether access to a conditionally 
exempt document would, on balance, be contrary to the public interest under 
subsection 11A(5). 
(2)   
This section does not limit subsection 11A(5). 
Factors favouring access 
(3)   
Factors favouring access to the document in the public interest include whether access to 
the document would do any of the fol owing: 
(a)   
promote the objects of this Act (including al  the matters set out in sections 3 and 
3A);  
(b)   
Inform debate on a matter of public importance; 
 (c)    promote effective oversight of public expenditure; 
(d)   
allow a person to access his or her own personal information. 
Irrelevant factors 
(4)   
The following factors must not be taken into account in deciding whether access to the 
document would, on balance, be contrary to the public interest: 
(a)   
access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government; 
(b)   
access to the document could result in any person misinterpreting or 
misunderstanding the document; 
(c)   
the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which the 
request for access to the document was made; 
(d)   
access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
Guidelines 
12 

(5)   
In working out whether access to the document would, on balance, be contrary to the 
public interest, an agency or Minister must have regard to any guidelines issued by the 
Information Commissioner for the purposes of this subsection under section 93A.  
 
15  

Requests for access (as related to the requirements for requests) 
Persons may request access 
 (1)    Subject to section 15A, a person who wishes to obtain access to a document of an agency 
or an official document of a Minister may request access to the document. 
Requirements for request 
(2)   
The request must: 
(a)   
be in writing; and 
(aa)    state that the request is an application for the purposes of this Act; and 
(b)   
provide such information concerning the document as is reasonably necessary to 
enable a responsible officer of the agency, or the Minister, to identify it; and 
(c)   
give details of how notices under this Act may be sent to the applicant (for 
example, by providing an electronic address to which notices may be sent by 
electronic communication). 
(2A)    The request must be sent to the agency or Minister. The request may be sent in any of the 
following ways: 
(a)   
delivery to an officer of the agency, or a member of the staff of the Minister, at the 
address of any central or regional office of the agency or Minister specified in a 
current telephone directory; 
(b)   
postage by pre-paid post to an address mentioned in paragraph (a); 
(c)   
sending by electronic communication to an electronic address specified by the 
agency or Minister. 
 
17  

Requests involving use of computers etc 
(1)  
Where: 
(a)  
a request (including a request in relation to which a practical refusal reason exists) 
is made in accordance with the requirements of subsection 15(2) to an agency;  
(b)  
It appears from the request that the desire of the applicant is for information that 
is not available in discrete form in written documents of the agency; and 
(ba)  
it does not appear from the request that the applicant wishes to be provided with 
a computer tape or computer disk on which the information is recorded; and 
(c)  
the agency could produce a written document containing the information in 
discrete form by: 
(i)   the use of a computer or other equipment that is ordinarily available to the 
agency for retrieving or collating stored information; or 
(ii)  the making of a transcript from a sound recording held in the agency;  
 
the agency shall deal with the request as if it were a request for access to a written 
document so produced and containing that information and, for that purpose, this Act 
applies as if the agency had such a document in its possession. 
(2)  
An agency is not required to comply with subsection (1) if compliance would substantially and 
unreasonably divert the resources of the agency from its other operations. 
 
22   

Access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted 
Scope 
 
(1) 
This section applies if: 
 
 
(a) 
an agency or Minister decides: 
13 

 
 
 
(i) 
to refuse to give access to an exempt document; or 
(ii) 
that to give access to a document would disclose information that would 
reasonably be regarded as irrelevant to the request for access; and 
(b) 
it is possible for the agency or Minister to prepare a copy (an edited copy) of the 
document, modified by deletions, ensuring that: 
(i) 
access to the edited copy would be required to be given under section 11A 
(access to documents on request); and 
(ii) 
the edited copy would not disclose any information that would reasonably 
be regarded as irrelevant to the request; and 
(c) 
it is reasonably practicable for the agency or Minister to prepare the edited copy, 
having regard to: 
 
 
 
(i) 
the nature and extent of the modification; and 
 
 
 
(ii) 
the resources available to modify the document; and 
(d) 
it is not apparent (from the request or from consultation with the applicant) that 
the applicant would decline access to the edited copy. 
Access to edited copy 
 
(2) 
The agency or Minister must: 
 
 
(a) 
prepare the edited copy as mentioned in paragraph (1)(b); and 
 
 
(b) 
give the applicant access to the edited copy. 
Notice to applicant 
 
(3) 
The agency or Minister must give the applicant notice in writing: 
 
 
(a) 
that the edited copy has been prepared; and 
 
 
(b) 
of the grounds for the deletions; and 
(c) 
if any matter deleted is exempt matter—that the matter deleted is exempt matter 
because of a specified provision of this Act. 
(4) 
Section 26 (reasons for decision) does not apply to the decision to refuse access to the 
whole document unless the applicant requests the agency or Minister to give the applicant 
a notice in writing in accordance with that section. 
 
23   
Decisions to be made by authorised persons 
(1) 
Subject to subsection (2), a decision in respect of a request made to an agency may be 
made, on behalf of the agency, by the responsible Minister or the principal officer of the 
agency or, subject to the regulations, by an officer of the agency acting within the scope of 
authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
responsible Minister or the principal officer of the agency. 
(2) 
A decision in respect of a request made to a court, or made to a tribunal, authority or body 
that is specified in Schedule 1, may be made on behalf of that court, tribunal, authority or 
body by the principal officer of that court, tribunal, authority or body or, subject to the 
regulations, by an officer of that court, tribunal, authority or body acting within the scope 
of authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
principal officer of that court, tribunal, authority or body. 
 
26   
Reasons and other particulars of decisions to be given 
(1) 
Where, in relation to a request, a decision is made relating to a refusal to grant access to a 
document in accordance with the request or deferring provision of access to a document, 
the decision-maker shall cause the applicant to be given notice in writing of the decision, 
and the notice shal : 
(a) 
state the findings on any material questions of fact, referring to the material on 
which those findings were based, and state the reasons for the decision; and 
(aa) 
in the case of a decision to refuse to give access to a conditionally exempt 
document—include in those reasons the public interest factors taken into account 
in making the decision; and 
14 

Note: 
Access must general y be given to a conditional y exempt document unless it would be contrary to the public 
interest (see section 11A). 
(b) 
where the decision relates to a document of an agency, state the name and 
designation of the person giving the decision; and 
 
 
(c) 
give to the applicant appropriate information concerning: 
 
 
 
(i) 
his or her rights with respect to review of the decision; 
(ii) 
his or her rights to make a complaint to the Information Commissioner in 
relation to the decision; and 
(iii) 
the procedure for the exercise of the rights referred to in subparagraphs (i) 
and (ii); including (where applicable) particulars of the manner in which an 
application for internal review (Part VI) and IC review (Part VII) may be 
made. 
(1A) 
Section 13 of the Administrative Decisions (Judicial Review) Act 1977 does not apply to a 
decision referred to in subsection (1). 
(2) 
A notice under this section is not required to contain any matter that is of such a nature 
that its inclusion in a document of an agency would cause that document to be an exempt 
document. 
(see section 11A). 
 
 47E  Public interest conditional exemptions—certain operations of agencies 
A document is conditional y exempt if its disclosure under this Act would, or could reasonably be 
expected to, do any of the fol owing: 
(a)  
prejudice the effectiveness of procedures or methods for the conduct of tests, 
examinations or audits by an agency; 
(b)  
prejudice the attainment of the objects of particular tests, examinations or audits 
conducted or to be conducted by an agency; 
(c)  
have a substantial adverse effect on the management or assessment of personnel 
by the Commonwealth, by Norfolk Island or by an agency; 
(d)  
have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the 
operations of an agency. 
Note: Access must general y be given to a conditional y exempt document unless it would be contrary to the public 
interest (see section 11A). 
 
47F 
Public interest conditional exemptions—personal privacy 
General rule 
(1)  
A document is conditional y exempt if its disclosure under this Act would involve the 
unreasonable disclosure of personal information about any person (including a deceased 
person). 
(2)  
In determining whether the disclosure of the document would involve the unreasonable 
disclosure of personal information, an agency or Minister must have regard to the following 
matters: 
 
 
(a)  
the extent to which the information is well known; 
(b)  
whether the person to whom the information relates is known to be (or to have 
been) associated with the matters dealt with in the document; 
 
 
(c)  
the availability of the information from publicly accessible sources; 
 
 
(d)  
any other matters that the agency or Minister considers relevant. 
(3)  
Subject to subsection (5), subsection (1) does not have effect in relation to a request by a 
person for access to a document by reason only of the inclusion in the document of matter 
relating to that person. 
Access given to qualified person instead 
 
(4)  
Subsection (5) applies if: 
(a)  
a request is made to an agency or Minister for access to a document of the agency, 
or an official document of the Minister, that contains information concerning the 
15 

applicant, being information that was provided by a qualified person acting in his or 
her capacity as a qualified person; and 
(b)  
it appears to the principal officer of the agency or to the Minister (as the case may 
be) that the disclosure of the information to the applicant might be detrimental to 
the applicant’s physical or mental health, or well-being. 
(5)  
The principal officer or Minister may, if access to the document would otherwise be given 
to the applicant, direct that access to the document, so far as it contains that information, 
is not to be given to the applicant but is to be given instead to a qualified person who: 
(a)  
carries on the same occupation, of a kind mentioned in the definition of qualified 
person in subsection (7), as the first-mentioned qualified person; and 
 
 
(b)  
is to be nominated by the applicant. 
(6)  
The powers and functions of the principal officer of an agency under this section may be 
exercised by an officer of the agency acting within his or her scope of authority in 
accordance with arrangements referred to in section 23. 
 
(7)  
In this section: 
qualified person means a person who carries on, and is entitled to carry on, an occupation 
that involves the provision of care for the physical or mental health of people or for their 
well-being, and, without limiting the generality of the foregoing, includes any of the 
following: 
 
 
(a)  
a medical practitioner; 
 
 
(b)  
a psychiatrist; 
 
 
(c)  
a psychologist; 
 
 
(d)  
a counsellor; 
 
 
(e)  
a social worker. 
Note: Access must general y be given to a conditional y exempt document unless it would be contrary to the public 
interest (see section 11A). 
 
16 

Document Outline