This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Regional Incubator Facilitator webpage'.


 
Our reference: RQ21/00216 
Agency reference: LEX 67636 
Ms Ellie Abrat 
 
Sent by email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
Extension of time under s 15AC 
Dear Ms Abrat 
On 25 January 2021, the Department of Industry, Science, Energy and Resources (the 
Department)  advised this office that it had not made a decision on your FOI request of 1 
December 2020 within the statutory period provided by the Freedom of Information Act 1982 
(Cth) (the FOI Act).  Consequently, the FOI Act deems that the Department has refused your 
request. 
However, s 15AC of the FOI Act allows the Information Commissioner to extend the 
processing time for an FOI request where the initial decision period has ended and the 
agency or Minister has not provided the applicant with notice of a decision. The Department 
has applied for further time to finalise your request. 
The Department advised that the statutory timeframe had been suspended under s 24AB of 
the FOI Act. 
The Department attempted to obtain an agreement under s 15AA of the FOI Act for an 
extension of time from you. The Department did not receive a response from you. 
Contact with you 
On 27 January 2021, I wrote to you to seek your view on the Department’s application. I 
invited you to provide any comments by 29 January 2021. 
On 29 January 2021, you responded to my inquiries and requested further time to provide 
submissions. On the same date, I responded to your request, inviting you to provide  any 
comments by 3 February 2021. 
On 1 February 2021, you responded to my email stating: 
Thank you for allowing me the opportunity to adequately respond to the application. 
1300 363 992 
T +61 2 9284 9686 
GPO Box 5218  
www.oaic.gov.au 
xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
F +61 2 9284 9666 
Sydney NSW 2001 
ABN 85 249 230 937 
 

I've since had a change in circumstances and I am unfortunately unable to address the 
application by mid-week. 
In the interests of everyone involved, please feel free to make a decision without my input. 
Decision 
As a delegate of the Information Commissioner, I am authorised to make decisions on 
applications for extensions of time under s 15AC(5) of the FOI Act. 
I have decided to grant the Department further time to 24 February 2021 to process your 
request. My reasons follow: 
•  On 1 December 2020, the Department received your FOI request. 
•  Between 4 and 14 December 2020, the Department commenced searches for 
documents within the scope of your request. The Department has advised that the 
initial searches indicated that the work involved in processing the request would 
substantially and unreasonably divert the resources of the Department. The 
Department undertook the request consultation process (s 24AB of the FOI Act). 
•  On 23 December 2020, you provided the Department with a revised scope, however 
the response was received by the Department after the Department’s Christmas/New 
Year shutdown had commenced. 
•  The Department has advised that it has now undertaken further searches in relation 
to your revised scope. 
•  Delays have been encountered in processing your FOI request as the Department has 
received multiple FOI requests relating to the same subject matter. Due to the large 
volume of these requests, the Department advises it has faced unavoidable delays in 
processing this request. 
•  The Department was impacted by limited staff availability over the Christmas/New 
Year shutdown period. 
•  The Department have advised significant progress has been made and it is confident 
a decision is made within the requested extension. 
 
This extension of time under s 15AC of the FOI Act means that the deemed refusal is taken 
never to have applied if the Department makes a decision on your request by 24 February 
2021. 
Such an extension can only be granted once and cannot be extended by a variation. 
If you don’t receive a decision by (date), you may wish to seek Information Commissioner 
review of the Department’s deemed refusal of your request here. Further information on 
applying for IC review is available on the OAIC website. 
I note that the Freedom of Information (Charges) Regulations 2019 provides if an applicant is 
not notified of a decision on a request within the statutory time limit (including any 
extension of time), the agency or minister cannot impose a charge for providing access, even 

 


if the applicant was earlier notified that a charge was payable (regs 7(2), (3)). This extension 
under s 15AC of the FOI Act does not mean that charges can be reimposed and any deposit 
you have paid should be refunded. 
Contact 
If you have any questions about this email, please contact me on 02 9284 9625 or via email 
xxxxxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx. In all correspondence please include OAIC reference 
number at the top of this letter. 
Yours sincerely 
 
Avanithah Selvarajah 
Review and Investigations Adviser 
Freedom of Information   
1 February 2021   
 
 

 

Review rights 
If you disagree with the Office of the Australian Information Commissioner’s (OAIC) decision 
you can apply to the Federal Court of Australia or the Federal Circuit Court for a review of a 
decision of the Information Commissioner if you think that a decision by the Information 
Commissioner to grant an extension of time is not legally correct. You can make this 
application under the Administrative Decisions (Judicial Review) Act 1977
 
The Court wil  not review the merits of your case but it may refer the matter back to the 
Information Commissioner for further consideration if it finds the decision was wrong in law 
or the Information Commissioner’s powers were not exercised properly. 
 
An application for review must be made to the Court within 28 days of the OAIC sending the 
decision to you. You may wish to seek legal advice as the process can involve fees and costs. 
Please contact the Federal Court registry in your state or territory for more information, or 
visit the Federal Court website at http://www.fedcourt.gov.au/. 
Further information 
Further information about how applications to extend the timeframe to process an FOI 
request are handled by the OAIC can be found published on our website: 
For FOI applicants: How to make an FOI request: Extensions of time 
For agencies and ministers: Guidance and advice: Extension of time for processing 
requests 
The OAIC has the power to investigate complaints about an agency’s actions under the 
Freedom of Information Act 1982 (FOI Act). This is a separate process from asking for an 
Information Commissioner review following a decision made under the FOI Act. Complaints 
usually focus on how an agency has handled your FOI request or complied with other 
obligations under the FOI Act, rather than the decision itself. 
In some cases, the Information Commissioner's investigation of a complaint may lead to the 
agency addressing the issues that you have complained about. In other cases, the 
Information Commissioner may make suggestions or recommendations that the agency 
should implement. The Information Commissioner can only make non-binding 
recommendations as a result of a complaint. You and the agency will be notified of the 
outcome of the investigation. 
FOI complaints to the OAIC must be made in writing. Our preference is for you to use 
thonline FOI complaint form if at all possible. 
Further information about how to make a complaint can be found published on our website: 
https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/make-an-foi-
complaint/ 

 

Document Outline