This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Synergy Group Australia report recommendation to spend no more than 5 minutes reviewing IC Review requests'.


 
Our reference: FOIREQ20/00235 
Julie 
 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
Your freedom of information request - FOIREQ20/00235 
Dear Julie 
I refer to your request for access to documents made under the Freedom of 
Information Act 1982 (Cth) (the FOI Act) and received by the Office of the Australian 
Information Commissioner (OAIC) on 7 December 2020. 
In your request you seek access to the fol owing: 
“…I seek copy of any document regarding the recommendation of Synergy 
Group Australia, an external consultant contracted by the Information 
Commissioner to process review and workshop changes to its processes, that 
OAIC staff members spend no more than 5 minutes reviewing IC Review 
requests (before rejecting them for investigation, without using any second 
stage review process to review such a decision internally before release) in 
order to reduce the OAIC's backlog of IC Reviews. 
Was that recommendation, which was reported by them (from the results of its 
off-site workshops with OAIC staff), adopted?” 
Decision 
I am an officer authorised under s 23(1) of the FOI Act to make decision in relation to 
FOI requests.  
 
I have identified 1 document within the scope of your request. I have decided to grant 
you access to that document in ful . A schedule describing the document and access 
decision I have made has also been provided with this decision. 
 
You may also wish to look at the draft report prepared for the OAIC by Synergy Group 
regarding a review of FOI business processes. This is available on the OAIC’s disclosure 
log at the fol owing weblink: 
 
FOIREQ20/00088 Documents (PDF, 9.7 MB) 
1300 363 992 
T +61 2 9284 9749  GPO Box 5218  
www.oaic.gov.au 
xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
F +61 2 9284 9666  Sydney NSW 2001  ABN 85 249 230 937 
 

Searches undertaken 
In conducting searches for documents relevant to your request, I consulted with the 
relevant line area in the OAIC. The line area provided the following response: 
 
“In considering Synergy's draft recommendations, the FOI Regulatory Group reviewed 
its existing process and operational documents to assist in streamlining the IC review 
process. The Synergy Review of IC review process: Implementation of draft 
recommendations document (attached) sets out the Group's response to the draft 
recommendations. In particular: 
 

Page 6 of the document in particular refers to the Synergy 
recommendation that ‘Initial assessment is 'broad-stroke’ (av. 5 mins) 
and does not include the Principal Director unless the case is 
potentially significant or systemic'. 

Page 6 of the document notes the response of the team: 
 
Preliminary assessments of incoming IC reviews are currently undertaken by the 
Director of Intake and Early Resolution and reviewed by the Principal Director. This 
process is undertaken on the basis that the IC review function is currently divided 
between 3 teams: Intake and Early Resolution, Reviews and Significant and Systemic 
under the broad leadership of the Principal Director. 
 
Opportunities and improvements Changes to process Status and significant issues at 

various stages of the IC review process. A ‘Conducting IC review: Assessments’ 
D2019/002542 work sheet was developed in March 2019 and updated in June 2019 to 
provide guidance on assessing IC review applications. A Conducting IC reviews: 
Identification of systemic and significant issues worksheet (TRIM link: D2019/001898) 
was developed in March 2019 to enable identification of systemic. and significant 
issues at various stages of the IC review process. A ‘Conducting IC review: Assessments’ 
D2019/002542 work sheet was developed in March 2019 and updated in June 2019 to 
provide guidance on assessing IC review applications. 
 
I confirm that the practice remains that incoming IC reviews are currently assessed by 

the Director of Intake and Early Resolution and reviewed by the Principal Director. 
 
The FOI Regulatory Group have also developed operational documents to assist in 

streamlining the initial assessment of IC reviews, noting that applications are 
reassessed once documents/submissions are received from the parties in response to 
the s 54Z notice” 
Irrelevant material (s 22) 
Section 22 of the FOI Act provides that irrelevant information can be deleted from a 
document if it is reasonably practicable to prepare a copy of the document modified 
by deletions, and the modified copy would not disclose the irrelevant material. 

 

 
Part of document 1 contains information that is not relevant to the scope of your 
request. As such, I have decided to redact this information from the document under 
section 22 of the FOI Act. 
 
Please see the following page for your review rights and information about the OAIC’s 
disclosure log. 
Yours sincerely 
 
Joseph Gouvatsos 
Lawyer 
 
 
24 December 2020 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

 
If you disagree with my decision 
Internal review 
You have the right to apply for an internal review of my decision under Part VI of the 
FOI Act. An internal review wil  be conducted, to the extent possible, by an officer of 
the OAIC who was not involved in or consulted in the making of my decision. If you 
wish to apply for an internal review, you must do so in writing within 30 days. There is 
no application fee for internal review. 
If you wish to apply for an internal review, please mark your application for the 
attention of the FOI Coordinator and state the grounds on which you consider that my 
decision should be reviewed. 
Applications for internal reviews can be submitted to: 
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218 
SYDNEY NSW 2001 
Alternatively, you can submit your application by email to xxx@xxxx.xxx.xx, or by fax 
on 02 9284 9666. 
Further Review 
You have the right to seek review of this decision by the Information Commissioner 
and the Administrative Appeals Tribunal (AAT). 
You may apply to the Information Commissioner for a review of my decision 
(IC review). If you wish to apply for IC review, you must do so in writing within 60 days. 
Your application must provide an address (which can be an email address or fax 
number) that we can send notices to, and include a copy of this letter. A request for IC 
review can be made in relation to my decision, or an internal review decision. 
It is the Information Commissioner’s view that it wil  usual y not be in the interests of 
the administration of the FOI Act to conduct an IC review of a decision, or an internal 
review decision, made by the agency that the Information Commissioner heads: the 

 

OAIC. For this reason, if you make an application for IC review of my decision, and the 
Information Commissioner is satisfied that in the interests of administration of the Act 
it is desirable that my decision be considered by the AAT, the Information 
Commissioner may decide not to undertake an IC review. 
Section 57A of the FOI Act provides that, before you can apply to the AAT for review of 
an FOI decision, you must first have applied for IC review. 
Applications for IC review can be submitted online at: 
https://forms.business.gov.au/smartforms/servlet/SmartForm.html?formCode=ICR_10 
Alternatively, you can submit your application to: 
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218 
SYDNEY NSW 2001 
Or by email to xxxxx@xxxx.xxx.xx, or by fax on 02 9284 9666. 
Disclosure log 
Section 11C of the FOI Act requires agencies to publish documents released through an 
FOI request on our website within 10 days of release, except if they contain personal 
or business information that it would be unreasonable to publish. 
 
I do not consider it would be unreasonable to publish this document. As a result, the 
document wil  be published on our disclosure log shortly. 
Accessing your information 
If you would like access to the information that we hold about you, please 
contact xxxxx@xxxx.xxx.xx. More information is available on the Access our 
information 
page on our website. 
 

 

Document Outline