This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Governance arrangements to support service provision in RPCs'.


 
 
 
22 September 2021 
Ms Davey 
BY EMAIL:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
In reply please quote: 
FOI Request:  FA 21/08/01071 
File Number: 
OBJ2021/25876   
Dear Ms Davey 
Freedom of Information (FOI) request - Access Decision 
On 20 August 2021, the Department of Home Affairs (the Department) received a request for 
access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the 
FOI Act. 

Scope of request 
You have requested access to the following documents: 
Documents outlining the governance arrangements to support service delivery in 
offshore detention in Nauru and Papua New Guinea, including but not limited to the 
overview  of such arrangements provided to service providers in October 2012. 

Authority to make decision 
I  am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access documents or to amend or annotate records. 

Relevant material  
In reaching my decision I referred to the following:  
•  the terms of your request 
•  the documents relevant to the request 
•  the FOI Act 
•  Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (the FOI Guidelines) 
•  advice from Departmental officers with  responsibility for matters relating to the 
documents to which you sought access 
 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 Belconnen ACT 2616 • Telephone: 02 6264 1111 • Fax: 02 6225 6970 • www.homeaffairs.gov.au 
 
 


 

Documents in scope of request 
The Department has identified five documents as falling within the scope of your request. 
These documents were in the possession of the Department on 20 August 2021 when your 
request was received. 

Decision 
The decision in  relation to the documents in the possession of the Department which fall 
within the scope of your request is as follows: 
•  Release three documents in full 
•  Release two documents in part with deletions 

Reasons for Decision 
Detailed reasons for my decision are set out below.  
My findings of fact and reasons for deciding that the exemption provision applies to that 
information are set out below. 
6.1  Section 22 of the FOI  Act – irrelevant to request 
Section 22 of the FOI Act provides that if giving access to a document would disclose 
information that would reasonably be regarded as irrelevant to the request, it is possible for 
the Department to prepare an edited copy of the document, modified by deletions, ensuring 
that the edited copy would not disclose any information that would reasonably be regarded 
as irrelevant to the request. 
On 23 August 2021, the Department advised you that its policy is to exclude the personal 
details of officers not in the Senior Executive Service (SES), as well  as the mobile and work 
telephone numbers of SES  staff, contained in documents that fall within  scope of an FOI 
request. 
I  have therefore decided that parts of  document  marked ‘s22(1)(a)(i )’ would  disclose 
information that could reasonably be regarded as irrelevant to your request, and have 
therefore prepared an edited copy of the document, with  the irrelevant material deleted 
pursuant to section 22(1)(a)(i ) of the FOI Act.   
The remainder of the document has been considered for release to you as it is relevant to 
your request. 
6.2  Section 33 of the FOI  Act – Documents affecting National Security, Defence or 
International Relations 
Section 33(a)(i i) of the FOI Act  permits exemption of a document if disclosure of the 
document would, or could reasonably be expected to cause damage to the international 
relations of the Commonwealth. 
The phrase 'international relations' has been interpreted as meaning the ability of the 
Australian Government to maintain good working  relations with other governments and 
international organisations and to protect the flow of confidential information between them. 
The expectation of damage to international relations must be reasonable in all the 
- 2 – 


 
circumstances, having regard to the nature of the information; the circumstances in which 
it was communicated; and the nature and extent of the relationship.  There must be real 
and substantial grounds for the conclusion that are supported by evidence.   
The information contained in the documents relate to the Nauru  Regional Processing 
Centre. The Republic of Nauru is a sovereign nation and the Government of Nauru is 
responsible for regional processing in Nauru. 
I  consider releasing the information marked ‘s33(a)(iii)’ would adversely impact  on  the 
ability of the Department to maintain good working relations within regional processing 
operations, and in  particular  the Government of Nauru. This assessment is made 
considering the nature of  the information contained within the  document and the current 
nature and extent of the Australia Government’s relationship with  the Government of 
Nauru. 
As such I  have decided that the information redacted and marked 's33(a)(iii)"  is exempt 
from disclosure under section 33(a)(i i) of the FOI Act. 
6.3  Section 47F of the FOI Act – Personal Privacy 
Section 47F of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure 
under the  FOI  Act  would  involve the unreasonable disclosure of personal information of 
any person. ‘Personal information’ means information or an opinion about an identified 
individual, or an individual who is reasonably identifiable, whether the information or opinion 
is true or not, and whether the information or opinion is recorded in a material form or not 
(see s 4 of the FOI Act and s 6 of the Privacy Act 1988).  
I  consider that disclosure of the information marked 's47F' in the document would disclose 
personal information relating to third parties. The information within  the document would 
reasonably identify a person, including an organisation, either through name, positions or 
descriptions of their role or employment circumstances. 
The FOI Act states that, when deciding whether the disclosure of the personal information 
would be ‘unreasonable’, I must have regard to four factors set out in s.47F(2) of the 
FOI Act. I  have therefore considered each of these factors below: 
•  the extent to which the information is well  known; 
•  whether the person to whom  the information relates is known to be (or to have 
been) associated with the matters dealt with in the document; 
•  the availability of the information from publicly available resources; 
•  any other matters that I consider relevant. 
The information relating to the third parties is not well  known and would only be known to 
a limited group of people with a business need to know. As this information is only known 
to a limited group of  people, the individual or  organisations  concerned are not generally 
known to be associated with the matters discussed in the document. This information is not 
available from publicly accessible sources.  
I  do not consider that the information relating specifically to the third parties would be 
relevant to the broader scope of your request, as you are seeking access to information 
concerning governance arrangements rather than information which wholly relates to other 
individuals or organisations.  
- 3 – 


 
I  am  satisfied that the disclosure of the information within the document would involve an 
unreasonable disclosure of personal information about a number of individuals.  
I have decided that the information referred to above is conditionally exempt under section 
47F of the FOI Act. Access to a conditionally exempt document must generally be given 
unless it would be contrary to the public interest to do so. I have turned my mind to whether 
disclosure of the information would be contrary to the public interest, and have included my 
reasoning in that regard below. 
6.4  The public interest – section 11A of the FOI Act 
As I have decided that parts of the documents are conditional y exempt, I am now required 
to consider whether access to the conditionally exempt information would be contrary to 
the public interest (section 11A of the FOI Act).  
A part of a document which is conditionally exempt must also meet the public interest test 
in section 11A(5) before an exemption may be claimed in respect of that part.  
In summary, the test is whether access to the conditionally exempt part of the document 
would be, on balance, contrary to the public interest.  
In  applying this test, I  have noted the objects of the FOI Act and the importance of the other 
factors listed in section 11B(3) of the FOI Act, being whether access to the document would 
do any of the following: 
(a) 
promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 and 
3A); 
(b) 
inform debate on a matter of public importance; 
(c) 
promote effective oversight of public expenditure; 
(d) 
allow a person to access his or her own personal information. 
Having regard to the above: 
•  I  am satisfied that access to the documents would promote the objects of the 
FOI Act. 
•  I consider that the subject matter of the documents does not seem to have the 
character of public importance. The matter has a very limited scope and, in my 
view, would be of interest to a very narrow section of the public. 
•  I  consider that no  insights into public expenditure wil   be provided through 
examination of the documents. 
•  I  am  satisfied that you do not require access to the documents in order to 
access your own personal information. 
I  have also considered the following factors that weigh against the release of the 
conditionally exempt information in the documents: 
•  disclosure of the  personal information which  is  conditionally exempt under 
section 47F of the FOI  Act could reasonably be expected to prejudice the 
protection of those individuals' right to privacy.  
•  The Department is committed to complying with its obligations under the 
Privacy Act 1988, which sets out standards and obligations that regulate how 
- 4 – 


 
the Department must handle and manage personal information. It is  firmly in 
the public interest that the Department uphold the rights of individuals to their 
own privacy and meets its obligations under the Privacy Act. I  consider that 
non-compliance with the Department’s statutory obligations concerning the 
protection of personal information would be contrary to the public interest and 
that this factor weighs strongly against disclosure. 
I  have also had regard to section 11B(4) which sets out the factors which are irrelevant to 
my decision, which are: 
a)  access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government; 
b)  access to the document could result in  any  person misinterpreting or 
misunderstanding the document; 
c)  the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which the 
request for access to the document was made; 
d)  access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
I  have not taken into account any of those factors in this decision.  
Upon balancing all of the above relevant public interest considerations, I have concluded 
that the disclosure of  the conditionally exempt  information in  the documents would  be 
contrary to the public interest and it is therefore exempt from disclosure under the FOI Act. 

Legislation 
A copy of the FOI Act is available at https://www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562. 
If  you are unable to access the legislation through this website, please contact our office 
for a copy. 

Your Review Rights 
Internal Review 
If  you disagree with this decision, you have the right to apply for an internal review by the 
Department of this decision.  Any request for internal review must be provided to the 
Department within 30  days of  you being notified of the decision.   Where possible please 
attach reasons why you believe a review of the decision is necessary.  The internal review 
wil   be carried out by an officer other than the original decision maker and the Department 
must make a review decision within 30 days.   
Applications for review should be sent to: 
By email to: xxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
OR 
By mail to: 
Freedom of Information Section 
Department of Home Affairs 
PO Box 25 
BELCONNEN   ACT  2617 
- 5 – 


 
Review  by the Office of the Australian Information Commissioner 
You may apply directly to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) for 
a review of this decision.  You must apply in writing within 60 days of this notice.  For further 
information about review rights and how to submit a request for a review to the OAIC, 
please see Fact Sheet 12 "Freedom of information – Your review rights", available online 
at https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-review-process.   

Making a Complaint 
You may complain to the Australian Information Commissioner about action taken by the 
Department in relation to your request. 
Your enquiries to the Australian Information Commissioner can be directed to: 
Phone 1300 363 992 (local call charge) 
Email  xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
There is no particular form required to make a complaint to the Australian Information 
Commissioner. The request should be in writing and should set out the grounds on which 
it is considered that the action taken in relation to the request should be investigated and 
identify the Department of Home Affairs as the relevant agency. 
10  Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section 
at xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.  
 
 
Glen  
Position number 60081621 
Authorised Decision Maker 
Department of Home Affairs 
 
- 6 – 

Document Outline