This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'procedural guidance for processing applications for the Subclass 500 (Student) visa (Class TU).'.


 
Document 1 
Student Visa 
Standard 
Operating  
Procedures  
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 1 
1

link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 9 link to page 10 link to page 10 link to page 11 link to page 13 link to page 14 link to page 14 link to page 15 link to page 19
 
Document 1 
Table of Contents 
Purpose of this document: ............................................................................................................... 4 
Tips on using the SOP: .................................................................................................................... 4 
APPLICATION ASSESSMENT ....................................................................................................... 4 
Validity assessment: ........................................................................................................................ 4 
Pre-assessment steps ...................................................................................................................... 4 
Check for correspondence ............................................................................................................... 4 
Verify identity of applicant ................................................................................................................ 4 
Conduct system checks ................................................................................................................... 5 
Check for multiple client records using CSP .................................................................................... 5 
Assess evidence of enrolment ......................................................................................................... 5 
s. 47E(d)
 ............................................................................................................ 7 
s. 47E(d)
’ .................................................................... 8 
s. 47E(d)
 ..................................................................................................................... 9 
Action ‘Follow-up Outstanding’ events ........................................................................................... 10 
Assessment against schedule 2 criteria ......................................................................................... 10 
Finalisation of application ............................................................................................................... 10 
OPERATIONAL PROCESSES ...................................................................................................... 11 
s. 47E(d)
 ............................................................................................................................... 11 
Genuine Temporary Entrant (GTE) ................................................................................................ 13 
Treatment of English language courses in the VET sector ............................................................ 14 
Exclusion Periods (PIC 4013, 4014, 4020) .................................................................................... 14 
Case referral Management (CRM) ................................................................................................. 15 
s. 47E(d)
 ..................................................................................................................... 16 
Fraud Data Management ............................................................................................................... 19 
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 2 
2

link to page 19 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 22 link to page 22 link to page 23 link to page 23 link to page 24 link to page 24 link to page 24 link to page 25 link to page 26 link to page 26 link to page 27 link to page 28 link to page 33 link to page 33 link to page 35 link to page 35 link to page 36
 
Document 1 
Offshore Biometrics ........................................................................................................................ 19 
ADMINISTRATIVE PROCESSES ................................................................................................. 20 
Paper Applications ......................................................................................................................... 20 
Correspondence – Mail & Email ..................................................................................................... 20 
Mail Delivery Failures ..................................................................................................................... 20 
Managing documents ..................................................................................................................... 20 
Actioning Forms 956/956A ............................................................................................................. 22 
Bridging visa applications ............................................................................................................... 22 
Recording case notes .................................................................................................................... 23 
Maintaining COI notes .................................................................................................................... 23 
Children born in Australia ............................................................................................................... 24 
Visa Cancel ations .......................................................................................................................... 24 
Reporting child protection incidents ............................................................................................... 24 
WORK AROUNDS ......................................................................................................................... 25 
Application s. 47E(d)  level not displayed in ICSE................................................................... 25 
Student Visa Conditions 8503 and 8534 ........................................................................................ 26 
Changing the Service Description in ICSE .................................................................................... 26 
Inclusion of children born in Australia – Passport not held at time of application. ......................... 27 
Biometrics request – application made onshore and travel during application processing ........... 28 
ICSE PROCESSING STEPS ......................................................................................................... 33 
Recording welfare arrangements (other than secondary exchange and DFAT/Defence .............. 33 
Recording welfare arrangement – Secondary exchange and DFAT/ Defence .............................. 35 
Recording National Identity No (NID) – Safeguard 3529 ............................................................... 35 
Recording a Deceased status in ICSE ........................................................................................... 36 
 
 
 
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 3 
3


 
Document 1 
Purpose of this document:  
This Standard Operating Procedure (SOP) has been developed to support consistent and efficient 
processing and decision making in the Student visa  caseload. It identifies the relevant source 
documents (such as Procedural Instructions) that processing officers may refer to for guidance in 
policy and procedural matters. This document also includes some policy and procedural guidance 
not contained in Procedural Instructions and is complemented by Processing Task Cards, as 
appropriate.    
Tips on using the SOP:   
You can find the relevant information using the Contents page or using the Cltr-F key function.   
Contents page: The contents page provides easy to use links to all sections of the SOP. Hold 
down the CTRL key and select the topic heading in the contents page to jump to that section. To 
return to the top of the document, hold down the CTRL key and hit the HOME key on your 
keyboard.  
 
 
APPLICATION ASSESSMENT 
Validity assessment: 
 
Refer to “Assessing Validity & Processing Invalids” task card 
on SharePoint. 
Pre-assessment steps 
The Quick Reference Guide for Assessing Applications (QRG) lists the logical steps that a Visa 
Processing Officer (VPO) should follow in assessing a student visa application. It includes specific 
guidance that is not contained in PAM3: Sch2 GenGuide G – Student visa, in regard to 
assessment of GTE, English language proficiency and financial capacity for applications at the 
various s. 47E(d) 
The QRG breaks down the steps involved in the process of assessing an application under the 
logical headings of pre-assessment and assessment.  
The pre-assessment steps below are critical in ensuring that al  relevant information available to 
the Department is considered in determining the s. 47E(d) of the application and in assessing the 
application. 
Check for correspondence  
Check in TRIM and Outlook for emails sent to the group mailbox before assessment and 
consider/action emails if required. Search Outlook using the authorised email address, client’s 
name, RID, BCC, TRN and client’s passport number. 
Verify identity of applicant 
Relevant details of the applicant’s passport are captured in the application form and automatically 
recorded in ICSE. This information is sufficient for auto granted applications. 
The Documentary Evidence List generated using the Document Checklist Tool (on the 
Departmental website) requires the applicant to provide a copy of their passport.  If an applicant 
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 4 
4


 
Document 1 
does not provide a copy of the biodata page of their passport, this must be requested if there are 
integrity concerns or local integrity tools require this information to be obtained.  
If a copy of the biodata page of the passport is provided, check Travel/ Evidence screen in ICSE 
to ensure that the following critical information is correctly recorded: 
•  Name 
•  DOB 
•  Citizenship 
•  Date of issue 
•  Date of expiry 
•  Place of birth 
•  Any identification number included in passport.  
Any information incorrectly recorded should be corrected.   
Where biometric information for the client is available, verification of identity wil  include ensuring 
that any inconsistencies found in biometric data checks have been resolved noting that at this 
early stage of processing biometrics may not yet have been completed and it may be necessary 
to confirm this prior to visa grant  
Conduct system checks 
s. 47E(d)
.   
Check if the client has any Client of Interest (COI) notes s. 47E(d)
 If there is an s. 47E(d) 
 

Check for multiple client records using CSP 
Search for applicant(s) in CSP by name and DOB. 
Check for multiple client records.   
Complete client merge if multiple records exist (refer to My Learning - Comparing Client Records 
and Requesting Merges in the Client Search Portal). 
Refer to s. 47E(d)
 under the Client Summary tab & check for any information of     
concern (previous refusal/s, COI notes, and compliance jobs).   
Assess evidence of enrolment 
Offshore applicants 
Offshore applicants must include with their application:  
•  a Confirmation of Enrolment (CoE) for each intended course of study; (it’s acceptable 
if the applicant provides a CoE number and it can be verified in PRISMS); or 
•  a letter of support from DFAT or the Department of Defence; or 
•  an Acceptance Advice of Secondary Exchange Students (AASES) form.   
 
Check relevant mail boxes and documents uploaded for CoEs that may have been submitted but 
not listed in the application. These CoEs would not have transferred to ICSE and must be updated 
in the Request/Additional Information screen. 
 
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 5 
5

link to page 26 link to page 26 link to page 26 link to page 26
 
Document 1 
Where an applicant makes any reference to further study in Australia as part of their GTE 
statement, while there is no duty on a delegate to query this with the applicant, we would 
encourage the delegate to enquire further by checking PRISMS.  
If updating the Request/Additional Information screen with additional CoEs, the fol owing actions 
are required:  
 
•  Check the Service Description in ICSE;  
•  If the education sector recorded in ICSE based on the previous CoE(s) does not 
correspond to the education sector to which the updated CoE relates, you wil  need to 
amend the education sector. Follow the instructions under “Changing the Service 
Description in ICSE” under ‘Work Arounds’; 
•  Go to Interfaces and rerun s. 47E(d)
 and Evidence level check.  
 
Onshore applicants 
Onshore applicants must include with their application: 
•  a Confirmation of Enrolment (CoE); or 
•  a Letter of support from DFAT or the Department of Defence; or  
•  an Acceptance Advice of Secondary Exchange Students (AASES) form; or 
•  a Letter of offer (see below); or 
•  a Letter for postgraduate thesis marking 
Where an application covers a package of courses, the evidence at the time of lodgement may 
include a combination of letters of offer and CoEs. Letters of offer must be replaced by CoEs prior 
to decision.   
Check CoEs in the Request/Additional Information tab. Compare CoE information in ICSE against 
the information in PRISMS for the applicant. CoEs shown in PRISMS that have not transferred to 
ICSE must be updated in the Request/Additional Information screen. 
If updating the Request/Additional Information screen with additional CoEs, the fol owing actions 
are required:  
 
•  Check the Service Description in ICSE;  
•  If the education sector recorded in ICSE based on the previous CoE(s) does not 
correspond to the education sector to which the updated CoE relates, you wil  need to 
amend the education sector. Follow the instructions under “Changing the Service 
Description in ICSE” under ‘Work Arounds’; 
•  Go to Interfaces and s. 47E(d)
 and Evidence level check.  
 
Where the application includes an evidence type other than a CoE, the ‘Enrolment Evidence 
Detail’ event is generated and displayed in the event window. The event qualifier wil  identify the 
type of evidence that was provided (DFAT Letter of Support, Defence Letter of Support, AASES 
Form, Letter of Offer). ICSE uses information in this event to calculate the proposed visa expiry 
date. 
If the qualifier is Letter of Offer, the Enrolment Evidence Detail event must be ‘undone’ when a 
CoE is provided. Undo the event and record the note “CoE and Letter of Offer provided for same 
course”. If the Enrolment Evidence Detail event is not ‘undone’ the system wil  continue to use the 
rules and dates related to the Letter of Offer instead of the CoE. 
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 6 
6


 
Document 1 
Assess s. 47E(d) matches 
Note 
•  The s. 47E(d)
, if left unactioned 
does not prevent autogrant. 
 
•  “Applicant is not eligible for autogrant” s. 47E(d)  occurs for all applications that 
include a dependant applicant, s. 47E(d)
, all subsequent entrant 
applications and applications that trigger the s. 47E(d)

 
•  An overview of how to assess and as. 47E(d)
 
 on SharePoint. 
 
All Applicants  
Consider the information provided by s. 47E(d)
 and determine the appropriate course of 
action based on the information before you.  
The Safeguards Portal can be accessed for further information on a s. 47E(d)
 
(see below). If the s. 47E(d)
 is not clear regarding 
the action required, you should speak to your team leader. Team Leaders/Managers can email 
the Safeguards mailbox to obtain further information.  
Safeguards Portal (Accessed via the Bordernet homepage) 
•  Enter the Profile ID number and click Submit.  
•  Ensure you click on the Profile ID which shows an Active Status.  
•  A summary and information screen wil  appear for the profile under the Information 
tab.  
•  To view further information about s. 47E(d), select the Narrative tab/button.  
•  The narrative may also refer you to the Attachments tab for further information.   
* LE staff at overseas posts should approach A-Based staff to access the Safeguards 
portal and discuss the full narrative with them if required. 
Onshore applications by holders/previous holders of student visas 
Onshore applicants may have s. 47E(d)  recommending you to scrutinise aspects of the 
application, this may involve requesting further information or verifying the information 
provided.   
A broad GTE assessment must be undertaken for all onshore applications by 
holders/previous holders of student visas, given that s. 47E(d)
 does not include 
immigration and study history of applicants. Please see the section covering GTE. 
Applications with Entity Matches 
Follow the instructions in the ‘Actioning Entity Matches – Guide for Student VPO (Onshore 
Student Visa Network)’ task card on the ‘Documents’ page of SharePoint. 
s. 47E(d)
 

 
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 7 
7


 
Document 1 
Record assessment notes for s. 47E(d)  ‘in effect’ 
For any entity or Safeguards match ‘in effect’ that does not require any further action, select 
“Actioned” from the drop down option. For further information about actionings. 47E(d)  refer to 
the ‘Assessing and s. 47E(d)
’ Task Card. 
Once you have actioned the s. 47E(d)
, add a comment/note of the 
actions you have performed. 
Select s. 47E(d)  
 Screen click the Display Additional Info button 
•  select Information Type at the bottom of the screen  
•  select Note 
•  select Add Info 
 
If there are several entity and/or Safeguards matches not requiring further action, record a 
single note (see below) in the first profile ID only (i.e. the profile ID at the bottom of the list)
This means that you do not need to record multiple notes against each s. 47E(d)
  
If there is an entity match or Safeguards match with a treatment that requires action, you should 
address the treatment and record your assessment in a note against the first profile ID. The note 
should include the profile ID number and detail your considerations and/or action in relation to the 
s. 47E(d)
Once the note is recorded, click save to return to s. 47E(d)
 List screen and update your 
assessment. 
Where the matter is not finalised leave the status as ‘Unactioned’ and record your considerations, 
assessment and/or action in a note against the first profile ID. The next decision maker can 
assess s. 47E(d)based on the information available and finalise it by selecting ‘Actioned’. 
Suggested Notes for s. 47E(d)
  
 
Suggested single note for a s. 47E(d) where no further action is required 
I have considered the information contained in the s. 47E(d)
 and local integrity tools. No 
further action is required. 
 
You also have the option to provide more specific comments to further explain your assessment. 
 
Offshore - No further action required on the s. 47E(d)
 
I have considered the information contained in the s. 47E(d)
 and local integrity tools. No 
further action is required and a decision can be made based on information available.   
 
Onshore - No further action required on the s. 47E(d)
 
s. 47E(d)  was assessed in the applicant’s previous Student visa application. Previous Student 
application granted. There is no information provided with the current application that is of 
concern, applicant has positive immigration history, onshore compliance and has demonstrated 
study progression. No further action required.   
 
If a Stream 2 Referral is required in relation to a s. 47E(d)
  
I have considered and taken into account al  relevant information provided by the applicant in 
consultation with all relevant integrity information and tools. Based on these considerations, I have 
referred relevant documents for verification and/or I have requested a GTE interview to assist in 
the assessment of the bona fides of this applicant.  
 
If you are requesting additional information in relation to a s. 47E(d)
  
I have considered and taken into account al  relevant information provided by the applicant in 
consultation with all relevant integrity information and tools. Based on these considerations, I have 
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 8 
8


 
Document 1 
requested additional information (via ECS, email, phone) to assist in the assessment of the bona 
fides of this applicant. Please see case notes for additional information. 
 
Note: s. 47E(d)
 are actioned, notes wil  disappear from main screen of the s. 47E(d)  
hey are visible if you click ons. 47E(d) > Select Additional Information box > Display 
Additional Info > Select field under s. 47E(d)
 Information > Open Info.  
 
Add an additional note against the first profile ID if a s. 47E(d)
 appears after the initial 
assessment. 
Follow s. 47E(d)
 
The s. 47E(d)
 in ICSE is determined by the s. 47E(d)
). VPOs can 
access the 
 
 
in
s. 
 S
47E(d)
harePoint.  
Note:  If an application shows s. 47E(d)
 
 under Work Arounds.  
The s. 47E(d)
 indicates the minimum level of 
treatment that must be given to an application. As part of your assessment of an application, you 
must consider the information contained in s. 47E(d)
 
; local integrity tools (if available); 
and any other relevant aspects of the application, including any additional citizenship for dual 
nationals. If other s. 47E(d)
 
.  
The treatment advice for each s. 47E(d)
 is as follows: 
s. 47E(d)
 
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 9 
9


 
Document 1 
 
Action ‘Follow-up Outstanding’ events 
s. 47E(d)
 
Refer to the Student Fol ow Up List on SharePoint.  
You are only required to resolve the specific issue that triggered the Fol ow-up event in ICSE.   
 
To action a Follow Up event, click Undo Event & use qualifier “Has Been Followed Up”.  You must 
record specific notes to explain how the issue has been resolved. 
 
You must not action al  follow ups until you are ready for a decision to be made. If you have 
actioned all follow up events and then identify that a requirement is stil  outstanding, you should 
add a ‘Manual Follow-up Required’ event with a ‘Verify Bona Fides’ qualifier in the permission 
request. This wil  prevent delayed auto grant. This event wil  need to be reversed when the 
application is ready to be finalised. 
Important: Welfare related follow up events wil  be actioned in ICSE for the assessment of 
Schedule 1, Validity requirements only. Further assessment of welfare is required; refer to the 
Welfare Follow Ups tab on the ‘Student Fol ow up Event List’ on SharePoint. 
Assessment against schedule 2 criteria 
 
Follow the steps under the ‘Assessment’ section in the Quick Reference Guide (QRG) 
Finalisation of application 
 
Withdrawal 
 
Withdrawal of applications is governed by s49 of the Migration Act.  
 
See ‘Withdrawal of applications’ in PAM3: GenGuideA - All visas - Visa application procedures for 
related policy guidelines. 
 
Where an application is withdrawn and there is an outstanding WMD referral, withdrawing the 
application wil  automatically cease thes. 47E(d) . In these cases, you stil  need to send an 
email to SALA notifying them that the application is withdrawn (with the SRS ID) and the reason 
for why it was withdrawn. The SRS ID is located in the s. 47E(d)
 event in ICSE.   
 
Where an application is withdrawn after a PIC 4020 natural justice letter was sent to the client, a 
s. 47E(d)
 must be created and a s. 47E(d) with s. 47E(d) 
 must be created. Please see the section s. 47E(d)

 
Please see: Instructions for recording s. 47E(d)  – Instruction 1 (ADD2017/1756630). 
 
Grant 
 
The QRG provides a summary of factors that need to be considered in regard to visa end date, 
certain visa conditions and circumstances where the visa is granted with a PIC 4020 waiver or 
despite suspected fraud. 
 
Refusal 
 
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 10 
10


 
Document 1 
Where a visa application is refused under PIC 4020, the following records must be created: 
 
•  s. 47E(d)
 
•  s. 47E(d)
 
 
Where there is suspicion of fraud but the application is refused on other grounds, the following 
records must be created: 
 
•  s. 47E(d)
 
•  s. 47E(d)

 
Please see: Instructions for recording fraud in ICSE – Instruction 1 (ADD2017/1756630) 
 
 
OPERATIONAL PROCESSES 
s. 47E(d)
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 11 
11


 
Document 1 
s. 47E(d)
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 12 
12


 
Document 1 
 
s. 47E(d)
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 13 
13


 
Document 1 
s. 47E(d)
Treatment of English language courses in the VET sector 
English language tuition can be undertaken in the VET sector, Non-Award sector or the ELICOS 
sector. Our system currently identifies those VET or non-award course which are registered as 
ELICOS. Officers must consider these courses ELICOS courses for the purpose of the English 
language requirement assessment, regardless of how the sector appears to be recorded in the 
PRISMS record.  
 
If the course is standalone, the sector wil  be displayed on the front page of the permission 
request. To check the course sector for packages, officers can open the CoE through ‘additional 
info’ and look at the ‘PRISMS course sector’. If the ‘PRISMS course sector’ says ELICOS, treat it 
as an ELICOS course even though the ‘course level’ or ‘course name’ might indicate: non-award, 
foundation, certificate III and so on. If the PRISMS course sector does not say ELICOS, the 
course is not considered to be in that sector.  
 
Exclusion Periods (PIC 4013, 4014, 4020) 
Refer: PAM3: Act - Visa cancellation - Exclusion periods 
Refer the above PAM for guidance in assessing whether a visa should be granted despite the 
client being subject to an exclusion period. 
 
If proposing to grant the visa application: prepare a waiver submission (as per the template 
provided on Documents page in SharePoint for either PIC 4013/4014 or PIC 4020) for your EL1 
outlining why the applicant is subject to an exclusion period, and why the grant of the visa may be 
justified. Provide the draft to your Team Leader for review. Team Leaders may advise 
experienced VPOs to email waiver submissions directly to the EL1 for consideration. 
If proposing to refuse the visa application: a submission to the EL1 is not required to refuse an 
application where a client is subject to an exclusion period. You must email your EL1 the following 
information to consider:  
  applicant’s full name, DOB and Client ID;  
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 14 
14


 
Document 1 
  advise that the client is subject to an exclusion period and that you are not seeking a 
waiver of the exclusion period;  
  a brief summary of the circumstances of the exclusion period (e.g. The applicant was 
granted an offshore TU-57X student visa on X, which expired on X. The applicant 
voluntarily approached the X Office regarding their visa status on X and was granted 
a Bridging Visa E (BVE). They departed Australia on X on a BVE. Their current 
student visa application was lodged offshore on X. The applicant’s exclusion period 
commences X and is due to expire X.); 
  you must have a response from your EL1 before you proceed to decide the visa 
application, ensure al  emails are noted in ICSE and saved in TRIM. Whilst the 
application is pending a response from the EL1 you should move the application to 
your complex case folder in WMAN.  
Case referral Management (CRM)  
The ‘Case Referral Management’ page on Bordernet (https://bordernet.immi.local/border-
ops/processing/case-referral-management#otp-heading2)
 lists resources available to visa 
processing officers. 
GenGuideA – Global working – output 1.1 Case referral management; provides policy guidance 
on case referral management. 
The Referrals contact List identifies the post responsible for referral, by country and lists the email 
address for referrals for each post.  
Reference material listed in the Bordernet page includes a set of CRM Helpcards that provide 
step by step guidance on completing various CRM related activities.  
The Referral Generator Tool on the documents page in SharePoint may be used to create 
Stream 2 referral for GTE interviews. 
 
Stream 2 Referral Tips  
When referring a Chinese applicant for a Stream 2 referral, a Hukou or ID Card must be in TRIM. 
If the applicant is NOT from the HAN Majority ethnic group, a form 54 from the applicant and form 
54 from EACH of the applicant's parents are also required.  
 
s. 47E(d)
If third party information has been provided which is relevant to your decision, you must provide 
Natural Justice to the applicant prior to making a decision on the application.  
 
If a Stream 2 referral has been closed as ‘Not Verified’ you should refer to the notes in the Stream 
2 Referral and action accordingly (e.g. you may need to provide the offshore post with further 
information to enable the check to be completed).   
 
s. 47E(d)
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 15 
15


 
Document 1 
The Team Leader/Manager wil  make a note in ICSE confirming the approval (this may be based 
on a submission you make).   
 
Stream 2 referral outcomes – Escalation process 
 
If proposing to grant s. 47E(d)
, the VPO should 
email their team leader the background/circumstances of the application, including the positives 
and negatives and the reason(s) why they are proposing to grant. The VPO should advise the 
team leader what level of rigour the applicant is being assessed against on the applicable rigour 
matrix.  
s. 47E(d)
s. 37(2)(b)
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 16 
16


 
Document 1 
s. 37(2)(b)
Suggested text for narratives: 
The Instructions for s. 47E(d)
 
 
The text from the appropriate sample below may be copied/pasted into the ‘Narrative’ text box 
and the information highlighted in yel ow completed as appropriate. 
 
Refusals under Fraud PIC 4020 – Primary applicant 
 
s. 37(2)(b)
 

 
***Processing Centre/Post current date: Client applied for CLASS TU Subclass 5XX  visa on date 
of application. CID: client id number. Fraudulent/bogus/false financial/employment/education/etc 
documents identified and confirmed by post/online verification system on date of check. PIC4020 
Natural Justice (NJ) afforded to client on date NJ sent refer to TRIM CLDXXXXXX - PIC 4020 NJ 
reference. The client's response to PIC 4020 NJ refer to TRIM CLDXXXXXX - Client's NJ 
Response. Client does not meet PIC 4020 refer to TRIM CLDXXXXXX - Decision letter and 
Decision record and visa application refused on date of decision. No compelling or compassionate 
circumstance therefore no waiver exercised. Client is now subject to a 3 year exclusion period 
that may preclude them from being granted another visa for the period date of decision to 3 years 
from date of decision.*** 
 
Refusals under Fraud PIC 4020 – Dependant  
 
s. 37(2)(b)
 

 
***Processing Centre/Post current date: Applicant applied for CLASS TU Subclass on date of 
application. CID: client id number. Fraudulent/bogus/false financial/employment/education/etc 
documents identified and confirmed by post/online verification system on date of check. PIC4020 
Natural Justice (NJ) afforded to Dependant applicant on date NJ sent refer to TRIM CLDXXXXXX 
- PIC 4020 NJ reference. Dependant applicant’s response to PIC 4020 NJ refer to TRIM 
CLDXXXXXX.  Dependant applicant does not meet PIC 4020 refer to TRIM CLDXXXXXX - 
Decision letter and Decision record and visa application refused on date of decision. No 
compelling or compassionate circumstance therefore no waiver exercised. Dependant applicant is 
now subject to a 3 year exclusion period that may preclude them from being granted another visa 
for the period date of decision to 3 years from date of decision.*** 
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 17 
17


 
Document 1 
 
Refusals under Fraud PIC 4020 – Dependant under 18 
 
s. 37(2)(b)
 
 
 
***Processing Centre/Post  current date: Client applied for CLASS TU Subclass on date of 
application. CID: client id number. Fraudulent/bogus/false financial/employment/education/etc 
documents identified and confirmed by post/online verification system on date of check. PIC4020 
Natural Justice (NJ) afforded to client's parent on date NJ sent refer to TRIM CLDXXXXXX - PIC 
4020 NJ reference.  Response to PIC 4020 NJ refer to TRIM CLDXXXXXX.  Client does not meet 
PIC 4020 refer to TRIM CLDXXXXXX - Decision letter and Decision record and visa application 
refused on date of decision. No compelling or compassionate circumstance therefore no waiver 
exercised. *** 
 
NOTE: s. 37(2)(b)
 wil  stil  require an exclusion period fields to be entered in MAL 
(separate to the narrative) please enter a 3 year period from date of refusal (even though a minor 
applicant is not subject to an exclusion period). The exclusion period wil  be assessed if the 
applicant reapplies for another visa.  
 
Refusals under Fraud PIC 4020 – Member of the family unit (MOFU) of the applicant 
 
Where an applicant has been refused a visa under PIC4020, s. 37(2)(b)
 
 This is because PIC 4020 states: 
 
(1)  There is no evidence before the Minister that the applicant has given, or caused to be 
given, to the Minister, an officer, the Tribunal during the review of a Part 5-reviewable 
decision, a relevant assessing authority or a Medical Officer of the Commonwealth, a 
bogus document or information that is false or misleading in a material particular in 
relation to:  
  (a)  the application for the visa; or 
(b)  a visa that the applicant held in the period of 12 months before the application was 
made. 
 
(2)  The Minister is satisfied that during the period:  
  (a)  starting 3 years before the application was made; and 
(b)  ending when the Minister makes a decision to grant or refuse to grant the visa; 
the applicant and each member of the family unit of the applicant has not been 
refused a visa because of a failure to satisfy the criteria in subclause (1)
 
This means that an s. 37(2)(b)
 needs to be created for the spouse or de facto partner 
of the applicant who has been refused under PIC 4020. The spouse or de facto partner could be a 
secondary applicant of the application that was refused or they could be a non-migrating family 
member and/or hold their own substantive visa.  
 
Suggested wording for the s. 37(2)(b)

 
INSERT CLIENT NAME’s spouse/de facto partner, NAME (DOB), CID XXX, was refused a 
Student (Class TU) (Subclass 500) visa on DATE under PIC 4020(1) (TRIM ref for refusal 
decision record: CLDXXXX/XXXXX). INSERT CLIENT NAME may now be unable to meet PIC 
4020(2), as a member of their family unit has been refused a visa under PIC 4020(1). 
 
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 18 
18


 
Document 1 
When a primary application has been withdrawn after Natural Justice afforded 
 
For suspected fraudulent information but application withdrawn once Natural Justice 

offered, s. 37(2)(b)
 
 
 
***Processing Centre/Post current date: Client applied for CLASS TU Subclass 5XX visa on date 
of application. CID: client id number. Client suspected of providing fraudulent, false information 
visa application, however, application withdrawn upon completion of internal integrity checks and 
investigation or once Natural Justice provided to client. Future applications by this client should be 
closely scrutinized.*** 
 
When a Dependant application has been withdrawn after Natural Justice afforded  
 
For suspected fraudulent information but application withdrawn once Natural Justice 

offered, select Rs. 37(2)(b)
 

 
***Processing Centre/Post current date: Client (Dependant Applicant) applied for CLASS TU 
Subclass on date of application. CID: client id number. Client suspected of providing fraudulent, 
false information visa application, however, application withdrawn upon completion of internal 
departmental integrity checks and investigation OR once Natural Justice provided to client. Future 
applications by this client should be closely scrutinized.*** 
 
Upon completion of creating as. 37(2)(b)for PIC4020 you wil  be required to create a s. 47E(d) 
 
Fraud Data Management 
 
Refer:         Instructions for recording fraud in ICSE – Instruction 1 (ADD2017/1756630) 
The above instruction provides detailed guidance on creating s. 47E(d)
 
The Tip Sheet for recording fraud (ADD2017/1756656) provides a useful 
snapshot. 
Visa processing officers are required to create s. 47E(d)
 in al  
the following circumstances; 
•  A visa is granted with a PIC 4020 waiver or despite suspected fraud  
•  A visa application is withdrawn after natural justice under PIC 4020 has been afforded to 
the client  
•  A visa application is refused under PIC 4020. 
Please note that officers in the onshore student network are currently not required to create or 
enrich entities in GOIS. 
Offshore Biometrics  
Refer:  PAM3: Act - Identity, biometrics and immigration status - Biometrics for offshore visa 
processing   [On Bordernet search for ‘biometric for offshore processing’] 
 
Also refer:  ADF2013/2076 – Training material for posts 
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 19 
19


 
Document 1 
The above file contains a range of resource material including the following operational 
documents: 
 
ADD2014/418744: 
3.3 Decision Making Match Assess Decide – SOP 
ADD2016/1260223:  
3.3.3 Biometric Information in CSP 
ADD2014/1016115:  
4.5 Processing biometrics using ICSE – SOP 
 
About Biometrics 
 
Biometrics is a requirement for offshore applicants if their Country of Usual Residence (recorded 
in Client > Additional Information) participates in the Biometrics programme. They wil  be identified 
by a s. 47E(d)
 and an auto generated request letter wil  be sent to request 
Biometrics from the applicant(s).  
 
A current list of Biometric collection countries is available on Bordernet at: 
https://bordernet.immi.local/border-ops/identity-biometrics/biometrics-collection-for-visa-applicants 
 
ADMINISTRATIVE PROCESSES 
Paper Applications  
See ‘Commencing a Manual Student Visa application’ task card on the SOP & Task Cards 
page in SharePoint.  
 
Correspondence – Mail & Email 
 
To ensure consistent information is provided to clients, standard email templates have been 
developed for VPOs to use.  Refer to ‘Standard Email Templates’ on the Documents page in 
SharePoint.  
 
Mail Delivery Failures 
See: PAM3: Act - Code of procedure - Notification requirements > Post-notification problems 
If an email notification is returned undelivered, officers must follow the guidelines detailed in the 
above policy guidelines. 
 
Managing documents 
Please see below for required action in a number of common scenarios: 
 
1.  The student posts, emails or couriers documents to a post or processing centre (either in 
response to a request for further information or as part of their application). These 
documents must be accepted if received. If the application is being processed at the post 
where the documents are received, a note must be made in ICSE, the officer must 
consider the document and, where the document is a hard copy, the officer can file the 
originals in a box file. We encourage posts to scan paper documents and then add all 
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 20 
20


 
Document 1 
documents (emailed or scanned) to the client’s TRIM file. Onshore officers must scan 
documents provided in hard copy and save in TRIM.  
 
a.  If the application is being processed at another location, the document must be 
scanned and attached to the applicant’s TRIM file (which can be found in the 
permission request screen in ICSE). The original can be filed in a box file. The 
office which has received the document should alert the office processing the 
application by email, that the document has been received and make a file note in 
ICSE. If the processing office has concerns and needs to see the original, they 
wil  need to make a request.   
 
2.  The student attempts to lodge documentation at post/processing centre. In the first 
instance they should be asked to attach the documentation through ImmiAccount. They 
should be advised that submitting at the office instead may cause delays. If they insist, 
the documentation must be accepted and date stamped and referred to the relevant area 
processing the case. If documentation is accepted, it must be scanned by the processing 
area and placed on the BCC file relating to the application in TRIM and an appropriate 
note made in the permission request. The documentation may be placed in a box file. 
 
3.  The student attaches documents in ImmiAccount but also sends visa email/post/courier. 
Student areas should ensure that auto replies reinforce that submitting requested 
documents from ImmiAccount is the preferred method and that it is not necessary to also 
email/post/courier documents. If an email is sent, it must be filed in the client’s TRIM file. 
If documents are sent by post or courier, they must be filed in a box file/clients TRIM file if 
possible. If the documents have been attached in ImmiAccount, there is no need for an 
officer to scan hard copy documents, but a note must stil  be made and they must stil  be 
filed in accordance with our record keeping practices.  
 
4.  Applicant tries to lodge documents with a Service Delivery Partner (SDP). Unless the 
SDP has been involved with application, they must not accept the documents. If the SDP 
has lodged the application using their ImmiAccount (regardless of whether they are an 
authorised contact/agent), the SDP wil  have to upload the documents to ImmiAccount. 
The SDP should not refer any paper documents to the Department. 
 
5.  A paper or emailed application form is sent to the wrong location. Lodgement outside of 
ImmiAccount can only happen with specific authorisation. If the student does not follow 
the instructions which accompanied the form, the application is not valid (see 
IMMI16/017). As the authorisation of lodgement outside of ImmiAccount is made by a 
PMO, officers receiving invalid applications should be able to easily identify the 
responsible office/PMO. The office receiving the form should advise the post authorising 
lodgement outside of ImmiAccount. The authorising office wil  be responsible for 
invalidating the application and advising the applicant (as these clients would generally be 
sensitive and/or high profile).  
 
6.  A paper or emailed form which has not been authorised is not a valid application. The 
receiving post should invalidate and advise the applicant. Where a money order or 
cheque covering visa application charges is submitted with the application, this should be 
receipted in line with relevant guidelines and the client should be advised of the process 
for applying for repayment. 
 
7.  The student has attached more than 60 documents to their application. In these cases the 
system wil  not al ow the student to attach more documents and, if the application has 
been submitted, the student cannot delete uploaded files. In these cases, documentation 
should be accepted by email.  
 
If post notices any agents/authorised contacts are lodging documentation incorrectly often, they 
can be contacted and advised that this is not the preferred way to submit documents and it is 
likely to cause delays for their cases. For assistance, contact: 
s. 47E(d)
   
 
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 21 
21


 
Document 1 
Actioning Forms 956/956A 
REFERENCE:  
 
Procedural Instruction:  Working with the Migration Advice Industry  
PAM3: Act - Code of procedure - Notification requirements 
 
Regulation 7G of the Migration Agents Regulations 1998, specifies the methods by which a 
registered migration agent may provide notification to the Department that they are providing 
migration advice to a visa applicant. A completed form 956 and completing the ‘Migration Agent’s 
Details’ section in a visa application form are the usual ways in which this notification is provided. 
Section 494D of the Migration Act provides for the appointment of an authorised recipient. The 
person appointing the authorised recipient is required to provide written notice of the name and 
address of the authorised recipient. Form 956A is generally used for this purpose.  
Where a migration agent or authorised recipient has been appointed, all notifications must be sent 
to that person.  
When actioning forms 956 and 956A, record relevant information in the ICSE permission request 
to which the appointment relates. Where the form was received via email, it must be placed in the 
TRIM record relating to that permission request. If the form was received by mail, the form may be 
placed in a box file with the corresponding ABD recorded in an appropriate note. 
 
Bridging visa applications 
Bridging Visa A – circumstances where eligible client departs Australia before 
BVA grant 
Occasionally at time of visa lodgement (during Schedule 1 processing) you may come across an 
applicant (primary and/or secondary) who has departed Australia following the lodgement of their 
visa application but before grant of the BVA due to some validity check issue preventing 
automatic BVA grant. 
These cases may be identified as BVA eligible where lodgement date of the application in 
immiAccount predates the date the applicant departed, and where the applicant would have met 
all other requirements for grant of BVA at that time.  
In these cases please undertake the usual schedule 1 “check validity” processes (refer to 
Assessing Validity & Processing Invalids Task Card) but add a note case in ICSE including the 
following:  
•  Applicant departed Australia prior to grant of BVA.  
•  Based on time of application client is BVA eligible.  
•  BVA to be assessed, provided applicant applies using form 1005 on return to Australia. 
•  Expected return date (if known) 
When sending acknowledgement, insert blurb advising that applicant wil  need to contact the 
department upon their return to Australia to enable their BVA to be granted.   
In these circumstances, the applicant wil  be eligible to be granted a bridging visa A on their return 
to Australia, if a decision on the substantive visa application is stil  to be made. If the substantive 
visa they held at the time of application expired while they were offshore, they would need to 
apply for an alternative visa to travel to Australia. 
They wil  need to make an application on form 1005 to be granted a bridging visa A. 
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 22 
22


 
Document 1 
 
BVB applications – method of lodgement   
Any BVB applications lodged via ImmiAccount where the client has an on hand student visa 
application, wil  appear in the WMAN system. Please refer to BVBs Task Card for instructions on 
how to locate and manage this caseload.  
An officer should be al ocated to check this caseload each day, action any BV applications that 
have come in, and then once finalised, remove the label. 
Adelaide should also check this label against the Onshore Students al ocation point for any BV 
applications lodged for clients whose application has not been allocated to a state for processing. 
BVB applications may also be received via mail or courier. 
Applications received via fax or via email whether in a group mailbox or individual mail box wil  not 
be considered valid as such applications wil  not satisfy the schedule 1 requirement regarding the 
manner of lodgement. Please see related legal opinion at ADD2015/768100 
 
Deciding whether BVB application is ‘necessary’ 
Where a paper-based application for a BVB is received, it must be receipted. 
An application (whether paper-based or electronic) may be considered to be unnecessary if the 
applicant holds a valid substantive visa permitting multiple travel and the proposed travel period is 
within the validity of that substantive visa.  
In these circumstances, the applicant may be advised to withdraw the BVB application and make 
an application for refund of the BVB application charge. An appropriate case note must be made 
in ICSE. 
Where a BVB is to be granted for a period longer than 4 weeks, this must be discussed with a 
team leader/manager. 
If the student visa application appears ready for a decision, alert the relevant team 
leader/manager.  
Recording case notes  
The Case Status Note event must be created for each application unless notes are not required 
because s. 47E(d)
. Notes relating to al  interactions (including those after the 
application is finalised) must be recorded under the Case Status Note (where created) to ensure 
that all relevant information is easily accessible.  
Maintaining COI notes 
A Client of Interest note provides ICSE users with important information about an applicant that 
needs to be considered when performing any future processing.  
When entering Client of Interest notes you must be aware of the Code of Conduct, especially with 
regard to Freedom of Information and Privacy considerations. You do not require supervisor 
approval to update COI notes.  
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 23 
23


 
Document 1 
Officers should consider al  COI notes in their assessment & determine if any follow up action is 
required. 
If COI information may be relevant to future processing, however al  requirements are met for 
grant of Student visa, decision makers should update COI with:  
‘The above COI information has been considered, (Insert any action taken, state if not relevant to 
assessment of Student visa) - all requirements met for grant of Student Visa’  
If it is unclear whether the COI note is relevant to future processing, decision makers should email 
the section responsible for the COI information & request further advice, the area responsible for 
the COI note should update and/or cease the COI note prior to making a decision. 
 
Changing the status of a COI note:  
•- 
Highlight the COI note  
•- 
Select – Change Indicator  
•- 
Select – No  
•- 
Enter Reason e.g. Applicant granted Subclass ## - COI resolved.  
If you are not changing the status of the COI note you must record in your assessment that you 
have considered the COI information and any action taken. Refer to your team leader if you are 
unsure whether to update a COI note. 
Children born in Australia 
Refer to Task Card – Children Born in Australia in SharePoint. 
 
Visa Cancellations 
See ‘Visa Cancel ation Referrals’ on Bordernet 
https://bordernet.immi.local/border-ops/processing/visa/visa-cancellation/visa-cancellation-
referrals  
for information on  
-  referring a client for visa cancellation; or 
-  referring requests for voluntary cancel ation.  
Reporting child protection incidents 
The Department expects al  employees and contracted service providers to report all child-related 
involving children in immigration detention or programme to the relevant authorities. 
Detailed information is in the Reporting Child-related Incidents – Policy Statement on Bordernet at 
https://bordernet.immi.local/BorderPolicyandGuidelines/Documents/reporting-child-related-
incidents-policy.pdf#search=reporting%20child%20protection%20incidents 

 
 
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 24 
24


 
Document 1 
WORK AROUNDS 
s. 47E(d)
 
From 1 July, as. 47E(d)
 
and flow into the appropriate WMAN folder for allocation to a 
case officer. 
The s. 47E(d)
 during 
application assessment.  
Thes. 47E(d) should automatically occur at the time of lodgement of the application and show in 
the top right hand side of the ICSE permission request screen. If thes. 47E(d) fails at the time of 
lodgement it wil  show as either s. 47E(d)
 
 
If the s. 47E(d)
 fails at the time of lodgement, the visa application wil  flow into the WMAN 
s. 47E(d)
 and an officer wil  be required to manually activate this check.  
s. 47E(d)
 
If thes. 47E(d) for a primary application has failed due to system error, the s. 47E(d)
 
wil  show as “incomplete’ or ‘undetermined’ and needs to be manually rerun. 
Within the applicant’s Student permission request, go to Interfaces and select s. 47E(d)  
•  The ICSE permission request screen should now be updated with the appropriate s. 47E(d) 
for the application. Once this has occurred, the application should be transferred to the 
appropriate WMAN folder. 
If this does not return a s. 47E(d), follow procedures below:  
s. 47E(d)
Evidence Level – Blank 
While thes. 47E(d)questions are compulsory in the ImmiAccount application form, at times 
relevant client information may not reach ICSE and prevent the s. 47E(d) 
Note – Subsequent Entrant applications do not receive an Evidence level. VPOs should apply 
the same evidence level as the Associated Visa Student. 
Go to Interfaces & Select Evidence Level    
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 25 
25



 
Document 1 
Click on & off the Display/System/Reversed button:  
 
 
 
 
 
Student Visa Conditions 8503 and 8534  
s. 47E(d)
 
Changing the Service Description in ICSE  
The permission request service description should show the sector for the highest level of study 
the applicant is enrolled to study (check PRISMS/enrolment evidence provided by the applicant).  
Refer to the table below to determine the correct sector.  
 
Please note that for COEs issued prior to 1/07/16 or cases where the client has provided a letter 
of offer our system is unable to correctly identify the education sector. This wil  result in the follow 
up ‘PRISMS sector not provided’ and you wil  need to check if the sector has been entered 
correctly by the client. You wil  need to ensure that the COE course and the Service Descriptor 
match/are correct. If they do not match, please follow the instructions for changing the permission 
request Service Descriptor below.  
 
If the sector is incorrect VPOs can change the permission request service description, following 
the steps below:  
•  Open the payment event in the permission request event list & click Undo. 
•  Go to the drop down box for “Reason for Undo/Unlink” & select “Application details 
incorrect” and select OK.   
•  You wil  be given a new Document No.  Copy this number (select the number & press 
CTRL + C) & close this screen. 
•  In the ICSE Permission request click the Refresh button at the bottom of the screen. 
•  Open the Select Category box (top right of the permission request screen)   
•  Enter the Form No or Service: 157A & click Search  
•  Select the correct sector from the list of options & click Select  
•  You should now see the correct sector in the Service Description field.  
•  To relink the payment:  Go to the Payment menu in the permission request screen.  
•  Select Link > Initial Payment  
•  Ensure the VAC amount is the same amount that the client had previously paid.  In some 
situations, the client may be required to pay a STAC or other additional applicant charge. 
If the VAC is not the same as the client paid at lodgement, the application is invalid. If this 
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 26 
26


 
Document 1 
is detected sometime after lodgement and making the application invalid wil  result in the 
client becoming unlawful, please escalate the case to your manager.  
•  Go to the Open Items/Document Number box & enter (paste – CTRL + V) the Document 
No.  
•  Click Search Open Items & click Link Receipt  
•  You do not need to print the new receipt.  
•  s. 47E(d)
 outcome 
 
Education Sector 
Courses/qualifications 
Schools 
•  Primary school 
 
•  Secondary school including junior and senior secondary 
 
•  Approved secondary exchange programs 
Vocational education 
•  Certificate I 
and training (VET) 
•  Certificate II 
 
•  Certificate III 
•  Certificate IV 
•  Diploma, Advanced Diploma 
•  Vocational Graduate Certificate 
•  Vocational Graduate Diploma 
Former RATE system qualifications: Certificate, Advanced certificate and 
Associate Diploma 
Higher education 
•  Higher Education Diploma 

 
  Higher Education Advanced Diploma 
•  Bachelor degree 
•  Graduate certificate 
•  Graduate diploma 
•  Master degree by coursework 
 
 
Inclusion of children born in Australia – Passport not held at 
time of application. 
This is an interim work around for circumstances where an applicant is unable to include a child 
born in Australia as an ‘accompanying family unit member’ in an application, because the child 
does not hold a passport. 
The established process in these circumstances is for the applicant to contact E-Services Support 
and seek approval to lodge an application outside ImmiAccount. Related information is on the 
Departmental website at:  
https://www.homeaffairs.gov.au/Trav/Visa-1/500-#tab-content-2 
https://www.homeaffairs.gov.au/visas/supporting/Pages/500/baby-born-to-student-visa-
holder.aspx 

While relevant information is on the website, this is not easily accessible. This work around is to 
be in place until relevant information can be effectively publicised.  
A child may be manually included in an application as an accompanying family unit member 
where; 
1.  the child is included in the application as an un-accompanying family unit member; or 
2.  a copy of the child’s birth certificate is attached to the application with or without further 
explanation; or 
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 27 
27



 
Document 1 
3.  a statement of some sort, indicating that the child could not be included is attached. 
Before the child is included in the application, the relevant Visa Application Charge must be paid 
and a birth certificate must be provided. Where the child had previously been included as an un-
accompanying family unit member, the role should be amended. 
The visa processing officer applying this work around must be satisfied that the primary applicant/ 
migration agent demonstrated the intention to include the child in the application at the time it was 
lodged.  
This work around should not be used where there is no evidence of the intention to include the 
child in the application at the time of lodgement, as this would be seen as the child being added 
after lodgement and would be in contravention of Reg 2.08. 
Biometrics request – application made onshore and travel 
during application processing 
If a client has applied for their Student visa while onshore, under policy they are currently not 
required to provide biometrics. However: 
•  if they have indicated their Country of Usual Residence in the application as a biometrics 
col ection country, and 
•  during processing travel offshore to any country, and 
•  while offshore as. 47E(d) is run on their application 
Safeguards wil  see that the case does not already have a Biometrics event, and automatically 
create a VLN, Biometrics event and automated requirement letter. 
To avoid such clients being sent a requirement letter, the following workaround can be applied. 
1. 
Create a “dummy” biometrics event, by clicking on Add Event. 
 
s. 47F(1)
s. 47F(1)
s. 47F(1)
s. 47F(1)
 
2. 
Select Biometrics from the drop down event menu and the qualifier Required (Officer).  
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 28 
28




 
Document 1 
             Click Record. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3. 
The Permission Request Screen wil  look like this. 
s. 47F(1)
s. 47F(1)
s. 47F(1)
s. 47F(1)
 
 
 
4.  When as. 47E(d) is now run, either manually or automatically, “Biometrics is required” 
will still appear as s. 47E(d) However, no Requirement letter will have generated. 
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 29 
29


 
Document 1 
 
s. 47E(d)
5. 
Action s. 47E(d) by changing the status to Actioned, and close the window. 
s. 47E(d)
6.  Adding a case note to s. 47E(d) explaining why biometrics is not required is optional at this 
point, but wil  be mandatory at Step 10. 
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 30 
30



 
Document 1 
 
7.  Before being able to grant, you wil  need to undo the Biometrics event. 
Open the event and click on the Undo button. 
 
 
 
s. 47F(1)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 31 
31




 
Document 1 
8.  The event will automatically change to Biometric Collection as shown below. Click on the 
Qualifier drop-down. 
 
s. 47F(1)
 
9.  Select Not Col ected. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
   
 
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 32 
32



 
Document 1 
10. The screen will display as follows. A note is mandatory. Click Add and enter the reason 
biometrics is not required e.g. “Application lodged while onshore, but has travelled offshore 
during processing. Under policy biometrics not required. 
s. 47F(1)
 
11. Click Record. The workaround is complete. 
 
ICSE PROCESSING STEPS 
Recording welfare arrangements (other than secondary 
exchange and DFAT/Defence 
 
Assessing and recording welfare arrangements – time of visa assessment 
Details of welfare arrangements including supporting documentation received should be recorded 
as part of assessment notes in the Case Status Note in the student visa permission request. In 
addition, the information in the ‘Welfare Arrangements’ tab should be completed. 
 
The ‘Welfare Arrangements’ tab facilitates recording details of welfare arrangements across the 
period these need to be in place for the applicant.  
 
In the permission request screen, go to ‘Request’> ‘Welfare Arrangements’ 
 
-  Click ‘Add’ 
-  Select relevant COE from the dropdown  
-  Select appropriate welfare type from drop down 
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 33 
33


 
Document 1 
-  Record start and end dates for the arrangement under that CoE 
-  Under ‘welfare comments’ provide relevant information based on the welfare type  
-  Press save 
-  Complete above steps for all relevant CoEs  
 
 
                                    Examples Welfare Comments   -   Multiple CAAW  
Example 1 - Multiple CAAW 
  Application  lodged on 1/1/17 – grant date 5/2/17 
  Applicant turns 18 on 30/06/18 
  CoE from education provider A for year 9 with CAAW from 1/2/17 to 15/12/17 
  CoE from education provider B for year 10 with CAAW from 16/12/17 to 30/06/18 
   
  In this scenario, welfare arrangements must be listed separately for each CoE. The ‘welfare comments’ 
  would identify that a CAAW was provided by the (named) education provider. 
   
  Example 2  -  Relative in Australia (Guardian holding Australian citizenship) 
‘Welf  
are comments should include: 
-  Name of guardian 
 
-  Client ID (where applicable) 
-    Relationship to student 
 
 
Exam  ple 3 – S/c 590 holder 
Welf  
are comments should include 
-  Name of guardian 
 
-  Client ID 
 
-  Relationship to student. 
   
As sessing and recording temporary change in welfare 
This would typical y occur where welfare is provided by a guardian visa holder, who intends to 
travel for a short period of time without taking the student. In these circumstances, an acceptable 
alternative welfare arrangement wil  need to be put in place before the guardian travels, to avoid 
breach of condition 8532 by the student and 8537 by the Guardian. 
The assessment of the alternate temporary welfare arrangement should be supported by 
appropriate notes in the Case Status Note in the permission request for the student visa. These 
details should include additional documentation obtained. 
Where the alternative (temporary) arrangement has been approved, relevant details of these 
arrangements should be recorded under the ‘Welfare Arrangements’ tab. 
 
Recording permanent change in welfare 
Where welfare arrangements are changed permanently after grant, the new arrangements wil  
need to be approved by the relevant education provider (where the original arrangement was a 
CAAW) and by the Department. Where a CAAW was in place, a letter from the education provider 
agreeing to cancel the CAAW should be obtained. 
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 34 
34


 
Document 1 
The assessment of the revised welfare arrangement should be supported by appropriate notes in 
the Case Status Note in the permission request for the student visa. These details should include 
additional documentation obtained. 
Once the new arrangements have been approved, the details of the revised arrangements must 
be updated in the ‘Welfare Arrangements’ tab.  
Recording welfare arrangement – Secondary exchange and 
DFAT/ Defence 
ICSE updates in BRNOV17 included the ‘Welfare – No CoE’ event which is used to record welfare 
information relating to secondary exchange students and students sponsored by DFAT/Defence. 
Detailed welfare information for secondary exchange students and DFAT/Defence students under 
18, would be contained in the corresponding AASES form and the letter from DFAT/Defence 
respectively. Given that this document would be accessible in the BCC relating to the application 
in TRIM, only minimal details as below need to be recorded in the ICSE event. 
To record welfare arrangement in the relevant ICSE permission request:  
•  use ‘add event’ (or ctrl A) to add the ‘Welfare no CoE’ event; 
•  select the appropriate qualifier AASES or DFAT/ Defence 
•  in ‘information type’ select ‘note’ 
Complete the note as follows: 
Secondary exchange students  
Information:  
AASES form provided 
Notes:   
TRIM ref: CLD………………………… 
 
DFAT/Defence students 
Information: 
DFAT/Defence letter provided 
Notes:   
TRIM ref: CLD…………………………... 
 
Recording National Identity No (NID) – Safeguard 3529 
The narrative for Safeguard 3529 reads ‘If you locate a National ID card number, enter the 
number into the Travel/Evidence Document Details screen and re-run s. 47E(d) .’  
There are two ways of recording this information in the Travel/Evidence Document Details screen: 
1.  Enter the NID number in the ‘National Identity No.’ field in the passport details screen, or 
2.  Add the NID number as a separate document. If you choose this option you need to 
include the applicant’s name and the country of issue.  
The preferred option is 2 above as the NID is immediately visible on the Travel/Evidence 
Document Details screen and wil  remain visible if the client gets a new passport. This is also 
consistent with how the system populates the NID card number when the applicant declares it in 
their application form. 
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 35 
35


 
Document 1 
Recording a Deceased status in ICSE  
Single Client on application 
1)  Add Withdrawn event with the qualifier “deceased” 
2)  Email the death certificate to TRIPS helpdesk s. 47E(d)
and request they 
enter a deceased flag on the PID.  
 
Multiple Clients on an application  
If the primary applicant is deceased: 
1)  Add Withdrawn event for the primary applicant with qualifier “deceased”. 
2)  Email the death certificate to TRIPS helpdesk s. 47E(d)
 and request they 
enter a deceased flag on the PID.  
3)  Remaining applicants must be given the opportunity to withdraw their applications. If one 
of the secondary applicants chooses to be assessed against primary criteria, they must 
be afforded the opportunity to provide relevant documentation/ information. 
 
If a secondary applicant is deceased, their application wil  be withdrawn as above and the 
deceased status recorded. The applications by the remaining applicants wil  be assessed. 
If TRIPS have already entered the deceased flag on the PID.  
When processing record of a deceased client the flag should be added to the PID as the last 
action, as no further processing can be completed on the client record after the deceased flag 
has been added to the PID.  
1)  Ring TRIPS helpdesk s. 47E(d)  and request the deceased flag on PID  is archived 
2)  Add Withdrawn event with qualifier “deceased” and note. 
3)  Ring TRIPS helpdesks. 47E(d)
 and request the deceased flag is added back to the 
PID 
 
Student Visa SOP – 06 June 2018 revision | 36 
36

Document Outline