This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Request'.


 
Ashok 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Our reference: <SHC22-1618> 
Dear Ashok 
Freedom of Information request 
1.  I am writing about  your  Freedom of Information (FOI) request under the Freedom of 
Information Act 1982 (FOI Act) made on 20 February 2022 for access to documents held 
by the Australian Public Service Commission (Commission). 
2.  The FOI Act and all other Commonwealth legislation referred to in this letter are publicly 
available from www.legislation.gov.au. 
Documents relevant to your request 
3.  You requested access to documents in the following terms: 
“I want to know how it is that a person who does not meet essential requirements for a 
vacancy may still be engaged or promoted to fill a vacancy, especially in light of the 
principles of merit based selection set out in the laws of the Commonwealth. 

Aside from the Public Service Act 1999, the Public Service Regulations 1999, Directions 
made under the Public Service Act by the Australian Public Service Commissioner, under 
the FOI Act I request access to:  

a)  documents about merit based selection of candidates to fill vacancies in the 
Australian Public Service; and (Request A) 
b)  to the extent that the documents provided under a) do not address the matter, 
documents indicating that, despite failing to meet essential criteria for a vacancy, 
a person may be engaged where there is "a clear pathway to  eligibility within a 
reasonable time after the recruitment process."
 (Request B) 
I would also like access to documents that set out the powers of the Australian Public 
Service Commissioner to conduct investigations of his own motion, as well as 
documents setting out the circumstances in which the Commissioner would exercise 
such powers.” 
(Request C) 
 
B Block, Treasury Building  
Parkes Place West PARKES  ACT  2600 
GPO Box 3176 CANBERRA  ACT  2600 

 
4.  I have identified forty-seven (47) documents relevant to your request. I have attached a 
schedule at Attachment A to this letter setting out the documents relevant to your 
request. 
Decision on your FOI request 
5.  I am authorised under subsection 23(1) of the FOI Act to make FOI decisions. 
 
6.  For each part of your request I have decided: 
 
Request A 
To grant you access in full to twenty-two (22) documents and in part to 
two (2) documents (for a total of twenty-four (24) documents). I consider 
all of these  documents are broadly about merit-based selection of 
candidates to fill vacancies in the APS. 
Request B 
To grant you access in full to one (1) document. I note this document has 
also been produced as part of Request A above. I consider the document 
broadly provides when a candidate may be engaged or promoted without 
meeting formal qualification requirements. 
Request C 
To grant you access in part to twenty-three (23) documents. 
 
7.  My reasons are set out in Attachment B
 
Documentation for Requests A & C 
8.  Please note that some of the documents produced for Request A and C of your FOI request 
are draft documents that were, or are, under development.  
9.  These draft documents: 
a.  provide  general guidance for APS  agency’s with respect to recruitment. It is 
important to note that some of these documents are under review and may be 
discarded,  substantially updated or changed  to reflect changes in legislation and 
policy. 
b.  provide general guidance for Commission staff assisting the Australian Public 
Service Commissioner (Commissioner) with the handling of any complaints made 
in relation to Agency Heads, Statutory Officeholders and APS employees. It is 
important to note that these documents only provide high level guidance and the 
Commission assesses each complaint taking into consideration the specific 
circumstances of each complaint. 
Deletion of exempt matter or irrelevant material 
10. Section 22 of the FOI Act requires an agency to provide access to an edited version of a 
document where it is  reasonably practicable to edit the document to remove exempt 
material or material that is irrelevant to the scope of a request. 
11. Copies of the requested documents have been edited to remove material that is either 
exempt or irrelevant material to the scope of your request. The schedule at Attachment A 
sets out the grounds on which information has been redacted from the documents relevant 
to your request.  
 

 
Contacts 
12. If you require clarification on matters in this letter please contact the Commission’s FOI 
Officer by telephone on (02) 6202 3500 or by email at xxx@xxxx.xxx.xx. 
Review rights 
13. You are entitled to seek review of this decision.  Your review rights are set out at 
Attachment C
 
Yours sincerely 
 
 
           Charmaine Sims
 
Charmaine Sims 
Authorised FOI decision maker 
21 March 2022 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
ATTACHMENT A 
Schedule of Documents 
Document 
Document Title 
Basis for redactions 
Request A 
Not applicable. 

1. Application of merit principle – Answers to standard questions 
s 47C and s 47F 

2 Assessment Methodology Guide Draft 
Not applicable. 

3. Bulk Recruitment – Answers to standard queries 
4. Certification of SES exercise by APS Commissioner’s 
Not applicable. 

Representative 
Not applicable. 

5. Competitive selection process – Answers to standard queries 
Not applicable. 

6. Conditions of Engagement – APSC Webpage 
Not applicable. 

7. Creating, Using and Sharing Merit Lists – APSC Webpage 
Not applicable. 

8. Employment Principles – APSC Webpage 
Not applicable. 

9. Government’s Merit and Transparency Policy – APSC Webpage 
Not applicable. 
10 
10. Guidance for Commissioner’s Representative 
Not applicable. 
11 
11. Merit lists – Answers to standard queries 
Not applicable. 
12 
12. Module 12 slides – Myths in Merit 
Not applicable. 
13 
13. Non-ongoing temporary employment – APSC Webpage 
Not applicable. 
14 
14. Non-ongoing employment  
Not applicable. 
15 
15. Non-ongoing employment - Legislation 
Not applicable. 
16 
16. One Pager – Merit Lists - FAQs 
Not applicable. 
17 
17. Outreach program - FAQs 
Not applicable. 
18 
18. Outreach Program – presentation talking points 
s 47C and s 47F 
19 
19. Recruitment Guidelines – Running Draft 
Not applicable. 
20 
20. Recruitment Guidelines (Under Review) 
Not applicable. 
21 
21. Circular 2021-03 Fair Work Act changes 
Not applicable. 
22 
22. Senior Executive Service (SES) Recruitment – APSC Webpage 
Not applicable. 
23 
23. The APS Merit Principle – APSC Webpage 
Not applicable. 
24 
24. Affirmative measure for recruiting people – APSC Webpage 
Request B 
6. Conditions of Engagement – APSC Webpage (as produced in 
Not applicable. 
6.  
Request A above) 
Request C 
25 
1. AH and SOH Complaints_Processes and Considerations 
s 47E 
s 47C, s 47E and s 47F. Certain 
26 
1A. AH and SOH Complaints 
material out of scope. 
27 
1B. AH and SOH Complaints_Processes and Considerations 
s 47C, s 47E and s 47F 
s 47E. Certain material out of 
28 
1C AH and SOH Complaints_Processes and Considerations 
scope.  
29 
2. Atta A_Process Flowchart 
Not applicable 
30 
2A. AH Process Flowchart V1 
Certain material out of scope.  
31 
2B. SOH Process Flowchart 
Certain material out of scope. 
32 
2C. Preliminary Considerations Flowchart  
Certain material out of scope.  
33 
2D. Att A AH and SOH Process Flowchart  
Certain material out of scope.  
 

 
34 
2E. Att A Process Flowchart V3 
Certain material out of scope.  
35 
2F. Att A Process Flowchart V4 
Certain material out of scope.  
36 
2G. Att A Process Flowchart V5 
Certain material out of scope. 
37 
2H. AH flowchart v0  
Certain material out of scope.  
38 
2I. SOH diagram 
Not applicable.  
39 
3. Att B Powers to Inquire 
Not applicable. 
40 
4. Att C Public Interest Considerations 
Not applicable.  
41 
5. Att D Informal Resolution Considerations 
Certain material out of scope.  
42 
7. Att F_TBC_Considerations for Investigations DRAFT  
s 47E 
43 
7. x [Template c] – Reg 6 Considerations 
Not applicable. 
44 
8. Handling Misconduct Guide Chapters 4, 6, 7, and 8 
Not applicable. 
9. BP – Allegations made against Agency Heads and Statutory Office 
45 
Holders UNCLEARED 
s 22 and s 47F 
46 
10. AH Complaints Considerations 
Not applicable 
11. Re AH Investigations redrafted wording for consideration (before I 
47 
edit full doc and flowchart) 
s 47 C and s 47F 
 
 
 
 
 

 
ATTACHMENT B 
Reasons for decision 
1.  I have decided to refuse access to parts of the documents you have requested. The following 
paragraphs outline my findings and reasons for determining the specified exemptions. 
 
2.  In making my decision on your request I have had regard to the following: 
 
•  the terms of your request; 
•  the content of the relevant documents you have requested; 
•  the relevant provisions of the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act); 
•  FOI guidelines issued by the Australian Information Commissioner and published on 
the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) website. 
 
Section 47C – Documents subject to deliberative processes 
 
3.  Section 47C of the FOI Act conditionally exempts documents containing deliberative 
matter. Deliberative matter generally consists of: 
 
•  an opinion, advice or recommendation that has been obtained, prepared or recorded; or  
•  a deliberative process of the Commission.  
 
4.  A deliberative process includes the recording or exchange of  opinions, advice, 
recommendations, a collection of facts or opinions and interim decisions and deliberations.  
 
5.  Some of the documents that fall within the scope of your request contain material which 
record the deliberative processes of the Commission. This deliberative material concerns 
communications between Commission staff in: 
•  determining how to update draft recruitment guidance material by reference to 
opinions on what the best approach may be and which Commission staff to contact. 
•  determining the best manner in which to support the Commissioner in his function 
of inquiring into alleged breaches of the APS Code of Conduct by Agency Heads, 
Statutory Officeholders and APS employees.  
 
6.  This material constitutes an exchange of opinions and deliberations by Commission staff 
and does not involve a final decision or finding made by the Commissioner or his delegates.  
 
7.  Where applicable I have considered and identified specific deliberative material and 
separated these from factual material contained in the documents. 
 
8.  For the reasons outlined above I am of the view that the release of relevant parts of the 
requested documents would contain the deliberative processes of the Commission and are 
therefore conditionally exempt under section 47C of the FOI Act. My consideration of the 
public interest is provided separately below. 
 
Paragraph 47E(d) – proper and efficient conduct of operations 
 

 

 
- 7 - 
9.  Paragraph 47E(d) of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt from 
disclosure if its disclosure would, or could reasonably be expected to, have a substantial 
adverse effect on the proper and efficient conduct of the operations of an agency. 
 
10. The Australian Public Service Commissioner (Commissioner) and his delegates have a 
number of statutory functions under the Public Service Act 1999 (PS Act), including in 
particular including investigating instances where Agency Heads, Statutory Officeholders 
and APS employees (including SES employees) may have breached the APS Code of 
Conduct. 
 
11. These are important statutory functions to ensure that the Commissioner can investigate 
any potential breaches of the APS Code of Conduct taking into consideration the factors 
outlined in the PS Act and the Public Service Regulations 1999 (Cth) (PS Regs).  
 
12. Any complaints and potential investigations are treated with the utmost confidence and 
even within the Commission information is only shared with the Commission staff on a 
“need-to-know” basis. Given the nature of the complaints and allegations made against 
Agency Heads, Statutory Officeholders and APS employees being able to conduct these 
inquires in strict confidence is of vital importance in ensuring that the Commission can 
support the Commissioner with these functions.  
 
13. Some of the documents that you have requested contain material which provide specific 
detail on how the Commission investigates these complaints. Release of such material 
could reasonably hinder the work of the Commission in the investigating future complaints 
and trying to build a relationship of trust with any complainants or other individuals 
providing the Commission with evidence.  
 
14. The disclosure of such information would likely have a substantial adverse effect on the 
Commission’s ability to undertake these investigations in a confidential manner and would 
undermine the trust in the Commission from any individuals who may seek to make a 
complaint.  
 
15. For the reasons outlined above I am of the view that the release of relevant parts of the 
requested documents would have a substantial and adverse effect on the proper and efficient 
conduct of the operations of the Commission. I have therefore decided that such material 
contained in the documents falling within the scope of your request is conditionally exempt 
from disclosure under paragraph 47E(d) of the FOI Act. My consideration of the public 
interest is provided separately below. 
 
Section 47F – personal information 
 
16. Section 47F of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if it would 
involve the unreasonable disclosure of the personal information about any person. 
 
17. Personal information means information or an opinion about an identified individual, or an 
individual who is reasonably identifiable whether: 
 
•  the information or opinion is true or not; and 
•  the information or opinion is recorded in a material form or not. 
 
 

 
- 8 - 
18. A number of your requested documents capture the personal information of public servants 
and other individuals.  
 
19. Under the FOI Act there is no presumption that agencies and ministers should start from 
the position that the inclusion of the full names of staff in documents increases transparency 
and the objects of the FOI Act: Warren; Chief Executive Officer, Services Australia and 
(Freedom of information)
 [2020] AATA 4557 at [83]. 
 
20. With the substantial increase in electronic requests and related correspondence, a rise in 
anonymous applications as well as requests affecting the safety and wellbeing of 
employees, the Commission now assesses whether a disclosure of public servants’ personal 
information in requests is unreasonable under section 47F of the FOI Act. 
 
21. Having regard to the matters I must consider under subsection 47F(2) of the FOI Act, I 
have identified the following factors that, in my view, do not support release of certain 
public servants’ personal information under section 47F of the FOI Act: 
 
•  the individual’s personal information, in particular their full names  or initials, will 
identify them; 
•  the names and contact details of a number of the individuals is generally not well known 
or publicly available and the disclosure of this information will not advance scrutiny of 
any decisions falling within the scope of your FOI request, particularly with regard to 
staff who are not relevant decision-makers and non-SES staff members who are acting 
under the direction of senior staff in the course of their ordinary duties; 
•  the release of some of the individual’s personal information in connection with the 
subject matter of the documents would likely cause stress for them or other detriment, 
including in particular:  
o  where the documents pertain to sensitive matters that those individuals were 
working on;  
o  where the documents pertain to a potential complaint against an Agency Head, 
Statutory Officeholder or APS employee, the likelihood that individuals may 
suffer harassment is increased; and 
o  relevant personal information, including emails and mobile phone numbers 
could result in those individuals being contacted outside of appropriate official 
channels, including outside of business hours; and  
•  no public purpose or interest in increasing transparency of government would be 
achieved through the release of the information. 
 
22. Considering the above factors, I consider that the disclosure of personal information of 
certain public servants and of other individuals about would be unreasonable in the 
circumstances and could result in specific harm. 
 
23. I have therefore decided that to the extent the documents include personal information 
about non-SES staff members, those parts of the documents are conditionally exempt from 
disclosure under section 47F of the FOI Act. My consideration of the public interest test is 
provided separately below. 
 

 
- 9 - 
 
Section 11A – the public interest 
 
24. Subsection 11A(5) of the FOI Act provides that an agency must give access to a document 
if it is conditionally exempt unless (in the circumstances) access to the document would, 
on balance, be contrary to the public interest. I have found that certain material is 
conditionally exempt on the grounds of section 47C, paragraph 47E(d) and section 47F of 
the FOI Act.  
 
Factors in favour of disclosure 
 
25. Subsection 11B(3) lists certain factors as favouring access to a document in the public 
interest. Relevantly, these factors include whether access to the document would: 
 
•  promote the objects of the FOI Act (including all the matters set out in sections 3 and 
3A); and  
•  inform debate on a matter of public importance.  
 
26. In considering whether access to the documents you have requested would, on balance, be 
contrary to the public interest, I have not identified any other relevant factors in addition to 
the subsection 11B(3) factors above, as being in favour of providing access. 
 
27. Subsection 11B(4) of the FOI Act lists factors that are irrelevant to determining whether 
access would be in the public interest. I have not had regard to these factors. 
 
Factors against disclosure 
 
28. I have identified the following factors as weighing against disclosure of the documents you 
have requested: 
 
•  the disclosure of the Commission’s deliberative processes will hinder the 
Commission’s future deliberative processes and efficiency with which the  Commission 
can update guidance or support the functions of the Commissioner;  
•  the disclosure of certain information will significantly undermine the Commission’s 
ability to investigate any complaints made against Agency Heads, Statutory 
Officeholders and APS employees this will have a substantial and adverse effect on the 
proper and efficient operations of the Commission; and 
•  the disclosure of certain personal information (including contact details) of a number 
of the identifiable individuals will not advance any scrutiny of any decisions falling 
within the scope of your FOI request. 
 
29. Taking into account the matters above, I find overall that disclosure of some parts of the 
requested documents would be contrary to the public interest. I therefore find that to the 
extent that the material contained in the documents is conditionally exempt under sections 
47C, 47E and 47F of the FOI Act, those parts of the requested documents are exempt from 
disclosure under the FOI Act.
 

 
ATTACHMENT C 
Rights of Review 
Asking for a full explanation of a Freedom of Information decision 
If you are dissatisfied with this decision, you may seek review.  Before you seek review of a 
Freedom of Information (FOI) decision, you may contact us to discuss your request and we 
will explain the decision to you. 
Seeking review of a Freedom of Information decision 
If you still believe a decision is incorrect, the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act) 
you may be able to apply for a review of the decision. Under sections 54 and 54L of the FOI 
Act, you can apply for a review of an FOI decision by seeking: 
1.  an internal review by an different officer of the Australian Public Service 
Commission; and/or 
2.  external review by the Australian Information Commissioner. 
There are no fees applied to either review option. 
Applying for a review by an Internal Review Officer 
If you apply for internal review, a different decision maker to the departmental delegate who 
made the original decision will carry out the review. The Internal Review Officer will 
consider all aspects of the original decision and decide whether it should change. An 
application for internal review must be made in writing within 30 days of receiving this letter 
to:  
Email
xxx@xxxx.xxx.xx 
Post:   
The FOI Officer 
 
 
Australian Public Service Commission 
 
 
B Block, Treasury Building 
GPO Box 3176 
 
 
Parkes Place West 
PARKES ACT 2600 
You do not need to fill in a form. However, it is a good idea to set out any relevant 
submissions you would like the Internal Review Officer to further consider, and your reasons 
for disagreeing with the decision.  
Applying for external review by the Australian Information Commissioner 
If you do not agree with the original FOI decision or the internal review decision, you can ask 
the Australian Information Commissioner to review the decision.  You have 60 days to apply 
 

 
- 11 - 
in writing for a review by the Office of the Australian Information Commissioner (the OAIC) 
from the date you received this letter or any subsequent internal review decision. 
You can lodge your application
Online: 
www.oaic.gov.au   
Post:    
Australian Information Commissioner 
 
 
GPO Box 5218 
SYDNEY NSW 2001  
Email:  
xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
The OAIC encourage applicants to apply online.  Where possible, to assist the OAIC you 
should include your contact information, a copy of the related FOI decision and provide 
details of your reasons for objecting to the decision. 
Complaints to the Information Commissioner and Commonwealth Ombudsman  
Information Commissioner 
You may complain to the Information Commissioner concerning action taken by an agency 
in the exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act. There is no fee 
for making a complaint. A complaint to the Information Commissioner must be made in 
writing. The Information Commissioner's contact details are: 
Telephone: 
1300 363 992 
Website:          www.oaic.gov.au  
Commonwealth Ombudsman 
You may complain to the Ombudsman concerning action taken by an agency in the exercise 
of powers or the performance of functions under the FOI Act. There is no fee for making a 
complaint. A complaint to the Ombudsman may be made in person, by telephone or in 
writing. The Ombudsman's contact details are: 
Phone:  
1300 362 072  
Website: 
www.ombudsman.gov.au  
 
 

Document Outline