This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Keeping records of new or revised broadbanding proposals submitted to the APSC'.


 
 
 
Information and Records Management Policy 
Purpose 
This policy identifies the principles and establishes a framework for the creation and ongoing management of 
information and records within the Australian Public Service Commission.   
These principles will ensure that information and records are created, protected and disposed of appropriately 
and in accordance with the Archives Act 1983 and other Commonwealth legislative requirements. 
Scope 
This policy applies to all APSC staff, including contracted personnel, and all aspects of the APSC’s business 
operations, including those outsourced and statutory organisations falling under the APSC’s responsibility. 
This policy applies to any information and records in any format created, received or maintained by the APSC in 
the course of carrying out an APSC function or activity. 
Principles 
APSC recognises that information and records are its corporate memory and vital assets for ongoing 
accountability, which requires appropriate protection and management. The information and records 
management principles contained in this policy will guide APSC in managing and using information and records 
appropriately. The overarching principles for information and records management at the APSC are: 
1.  Information and records are managed in accordance with the Commonwealth statutory requirements 
2.  Information and records are secure yet accessible 
3.  Information and Records Management is a core staff competency 
4.  Information and records are classified to increase utility 
5.  Information and records are easy to retrieve 
6.  Information and records management architecture is designed for simplicity.  
APSC is committed to the principles and practices set out in whole-of-government policies and best-practice 
standards of information and records management. These in turn are influenced by the principles from the 
Australian Government Digital Continuity 2020 Policy, Secure Cloud Strategy policy, Protective Security Policy 
Framework and Cyber Security Strategy. 
These principles are designed to work together; they need to be applied to all APSC initiatives or processes 
involving information and records. Excluding one or more principles will rapidly undermine APSC’s ability to 
supply information and records of consistent and measurable quality for decision-makers. 
Sharehub Record ID SHD20-15843 

Information and Records Management Policy 
 
1.   
Information and records are managed in accordance with the Commonwealth 
statutory requirements  
Complete and accurate information and records must be collected, stored, used, shared, managed, disclosed and 
disposed in compliance with the statutory requirements governing APSC information and records. 
This principle applies to all aspects of the Commission’s business, all information and records created during 
business transactions, and all business applications used to create records including email, database applications 
including word and excel.  
2. 
Information and records are secure yet accessible  
Information and records (regardless of format and location) must be classified at the point of creation to inform 
appropriate security measures for storage and access. 
Information systems must include minimum metadata requirements to support identification, useability, 
accessibility and context of records and information in accordance with the Archives Act and the Australian 
Government Recordkeeping Metadata Standard (AGRkMS). 
Access should be provided (upon approval by the relevant information and records owner, or staff member with 
delegated authority) when the records and information are required to complete a legitimate APSC function. Staff 
are required to comply with Privacy legislation and APSC ICT policies when accessing information. 
3. 
Information and Records Management is a core staff competency  
All APSC staff must understand the information and records management obligations and responsibilities relating 
to their position. Team Leaders are responsible for promoting a culture of information and records management 
practice within their business area. 
By capturing and creating records and information individuals demonstrate that they have not only fulfilled their 
obligations under this Policy, but also obligations under the APS Values and APS Code of Conduct, as well as 
Commonwealth administrative legislation and other Commission specific legislation. 
4. 
Information and records are classified to increase utility  
Classification of information and records leads to improved search capabilities for users, saving time and effort in 
locating information.  
Increased utility means people will make greater use of information and records to improve information maturity 
across the Commission. 
This principle is key to improving the ability of the Commission to fulfil strategic objectives by promoting effective 
information and records management. 
 
 
Sharehub Record ID SHD20-15843 
 
 
Australian Public Service Commission