This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Keeping records of new or revised broadbanding proposals submitted to the APSC'.


 
L Marsten  
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Our reference: SHC22-4369 
Dear L Marsten 
Freedom of Information request 
1.  I am writing about your Freedom of Information (FOI) request under the Freedom of 
Information Act 1982 (FOI Act) made on 2 March 2022 for access to documents held by 
the Australian Public Service Commission (Commission). 
2.  The FOI Act and all other Commonwealth legislation referred to in this letter are publicly 
available from www.legislation.gov.au. 
Documents relevant to your request 
 
3.  You requested access to documents in the following terms: 
Please provide any documents (including any record management protocols) that set out 
how records, including records of consultations of new or revised broadbanding proposals 
submitted to the APSC by other agencies, are to be maintained by staff members of the 
APSC. 

I would also like to know how consultations between agencies and the APSC about new or 
revised broadbanding proposals are supposed to take place (e.g. in writing, orally, a 
combination of of the two etc). Please also provide any documents that set out the processes 
by which consultations between agencies and the APSC about new or revised 
broadbanding proposals are to take place
.” 
4.  I have attached a schedule at Attachment A  to this letter setting out the documents 
identified relevant to your request.  
Decision  
5.  I am authorised under subsection 23(1) of the FOI Act to make FOI decisions. 
6.  I have decided to grant you access in part to the documents identified at Attachment A.  
7.  If a broadbanding proposal is received,  the Commission’s general records management 
policies and procedures apply.  
B Block, Treasury Building  
Parkes Place West PARKES ACT 2600 
GPO Box 3176 CANBERRA ACT 2600 

 
8.  I have not identified any other documents that set out:  
•  how  consultations for  new or revised broadbanding proposals submitted to the 
Commission by other agencies are to be maintained by staff; or  
•  processes by which consultations between agencies and the Commission about new 
or revised broadbanding proposals are to take place. 
9.  I note that the Commission is working to update the guidance on its website which states 
the following: 
An agency with new or revised broadbanding proposals are required under the 
bargaining framework for APS enterprise agreements to consult with the Australian 
Public Service Commission (the Commission) to ensure that the proposals: 

•  meet the APS Values and Employment Principles - relating to merit, community 
access to employment opportunities and leadership 
•  meet the APS legislative requirements - such as the Classification Rules 
•  are consistent with the bargaining framework for APS enterprise agreements. 
This includes that salary advancement for individuals within classifications and 
broadbands is subject to at least satisfactory performance.
 
10. The current bargaining policy does not have an explicit requirement for agencies to consult 
with the Commission on any new or revised broadbanding proposals.  
11. In practice,  agencies consult with the Commission on any new or revised broadbanding 
proposals which will be incorporated into a collective workplace arrangement (i.e. an 
enterprise agreement, common law arrangement or a determination made under relevant 
legislation).  However, outside of this process, there is no requirement for agencies to 
consult with the Commission on new or revised broadbanding proposals.  
Deletion of exempt matter or irrelevant material 
12. Section 22 of the FOI Act requires an agency to provide access to an edited version of a 
document where it is reasonably practicable to edit the document to remove exempt 
material or material that is irrelevant to the scope of a request. 
13. A copy of the documents have  been edited to remove material that is either exempt or 
irrelevant material to the scope of your request.  
14. The schedule at Attachment A sets  out the grounds on which information has been 
redacted from the documents.  
15. My reasons are set out in Attachment B
Contacts 
16. If you require clarification on matters in this letter please contact the Commission’s FOI 
Officer by telephone on (02) 6202 3500 or by email at xxx@xxxx.xxx.xx. 
 


 
Review rights 
17. You are entitled to seek review of this decision.  Your review rights are set out at 
Attachment C
Yours sincerely 
 
Giorgina Strangio  
Authorised FOI decision maker 
25 March 2022 
 

ATTACHMENT A 
SCHEDULE OF DOCUMENTS 
Document 
Description 
Basis of redactions 

Commission Information and Records Management Intranet Page  
Sections 22 and 47F of the FOI 
 
 
Act apply 
 
 
 

Commission Information and Records Management Policy (Draft) (Current)  
Sections 22 and 47F of the FOI 
 
 
Act apply 
 
 
 

Commission Information Records Management Procedure (Draft) (Current) 
Sections 22 and 47F of the FOI 
 
 
Act apply 
 
 
 

Commission Recordkeeping Business Rules (Draft) (Current) 
Sections 22 and 47F of the FOI 
 
 
Act apply 
 
 
 
5  
APSC National Archives of Australia Records Authority  
Not applicable  
 
 
 
 
 
 
 

ATTACHMENT B 
Reasons for decision 
1.  I have decided to refuse access to parts of the documents because I have determined it is 
exempt from the operation of the FOI Act or irrelevant material to the scope of your request.  
 
2.  In making my decision I have had regard to: 
•  the terms of your request; 
•  the content of the document; 
•  the relevant provisions of the FOI Act; and 
•  FOI guidelines issued by the Australian Information Commissioner and published on 
the Office of the Australian Information Commissioner (the OAIC) website. 
 
Section 47F – personal information 
 
3.  Section 47F of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if it would 
involve the unreasonable disclosure of personal information about any person. 
 
4.  Personal information means information or an opinion about an identified individual, or an 
individual who is reasonably identifiable whether: 
•  the information or opinion is true or not; and 
•  the information or opinion is recorded in a material form or not. 
 
5.  I consider the documents contain personal information of public servants.  
 
6.  I have had regard to the matters I must consider under subsection 47F(2) of the FOI Act in 
determining whether the disclosure of  the document would involve the unreasonable 
disclosure of personal information. 
 
7.  Relevant to personal information of public servants, under the FOI Act there is no 
presumption that agencies and ministers should start from the position that the inclusion of 
the full names of staff in documents increases transparency and the objects of the FOI Act: 
Warren; Chief Executive Officer, Services Australia and (Freedom of information) [2020] 
AATA 4557 at [83].  
 
8.  With the substantial increase in electronic requests and related correspondence, a rise in 
anonymous applications as well as requests affecting the safety and wellbeing of 
employees, the Commission now assess whether a disclosure of public servants’ personal 
information in requests is unreasonable under section 47F of the FOI Act. 
 
9.  I have identified the following factors that, in my view, do not support release of certain 
public servants’ personal information under section 47F of the FOI Act: 
•  the individuals’ personal information, in particular their names, will or may identify 
them;  
•  the names and contact details are generally not well known or publicly available; 
•  the disclosure of this information will not advance scrutiny of any decisions falling 
within the scope of your FOI request, particularly with regard to staff who are not 
 

 
- 6 - 
relevant decision-makers and non-SES staff members who are acting under the 
direction of senior staff within relevant agencies in the course of their ordinary duties; 
•  the release of some of the individuals’ personal information may cause stress for them 
or other detriment; and 
•  no public purpose or interest in increasing transparency of government would be 
achieved through the release of the information. 
10. Considering the above factors, I have decided that to the extent Documents 1, 2, 3 and 4 
include personal information about non-SES staff members, those parts of the documents 
are conditionally exempt from disclosure under section 47F of the FOI Act.  
 
Section 11A – public interest test  
 
11. Subsection 11A(5) of the FOI Act provides that an agency must give access to a document 
if it is conditionally exempt unless access to the document would, on balance, be contrary 
to the public interest. 
 
12. I have considered the public interest exemption factors in favour of disclosure at subsection 
11B(3) of the FOI Act, including the extent to which access to the document would promote 
the objects of the FOI Act.  
 
13. I have identified the following factors as weighing against disclosure:  
•  disclosure of certain personal information (including contact details) will not advance 
any scrutiny of any decisions falling within the scope of your FOI request; 
•  disclosure of personal information could reasonably be expected to prejudice the 
protection of the individuals’ right to privacy; 
•  there is a public interest in APS employers fulfilling their obligations under the Work 
Health and Safety Act 2011, in particular by preventing the exposure of staff members 
from potential harassment or threats in a public forum; and 
•  disclosure may undermine the Commission’s relationship with agencies and third party 
individuals, and would do little to enhance scrutiny of government decisions.  
 
14. Subsection 11B(4) of the FOI Act lists factors that are irrelevant to determining whether 
access would be in the public interest. I have not considered these factors. 
15. On balance, I find disclosure of some parts of the requested documents would be contrary 
to the public interest.  To the extent that the material contained in the documents is 
conditionally exempt under 47F of the FOI Act, those parts are exempt from disclosure. 
Edited versions of the documents are therefore provide pursuant to section 22 of the FOI 
Act. 
 
 

ATTACHMENT C 
Rights of Review 
Asking for a full explanation of a Freedom of Information decision 
If you are dissatisfied with this decision, you may seek review. Before you seek review of a 
Freedom of Information (FOI) decision, you may contact us to discuss your request and we 
will explain the decision to you. 
Seeking review of a Freedom of Information decision 
If you still believe a decision is incorrect, the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act) 
may give you the right to apply for a review of the decision. Under sections 54 and 54L of the 
FOI Act, you can apply for a review of an FOI decision by seeking: 
1.  an internal review by an different officer of the Australian Public Service 
Commission; and/or 
2.  external review by the Australian Information Commissioner. 
There are no fees applied to either review option. 
Applying for a review by an Internal Review Officer 
If you apply for internal review, a different decision maker to the departmental delegate who 
made the original decision will carry out the review. The Internal Review Officer will 
consider all aspects of the original decision and decide whether it should change. An 
application for internal review must be made in writing within 30 days of receiving this letter 
to:  
Email
xxx@xxxx.xxx.xx 
Post:   
The FOI Officer 
 
 
Australian Public Service Commission 
 
 
B Block, Treasury Building 
GPO Box 3176 
 
 
Parkes Place West 
PARKES ACT 2600 
You do not need to fill in a form. However, it is a good idea to set out any relevant 
submissions you would like the Internal Review Officer to further consider, and your reasons 
for disagreeing with the decision.  
Applying for external review by the Australian Information Commissioner 
If you do not agree with the original FOI decision or the internal review decision, you can ask 
the Australian Information Commissioner to review the decision. You have 60 days to apply 
in writing for a review by the Office of the Australian Information Commissioner (the OAIC) 
from the date you received this letter or any subsequent internal review decision. 
 

 
You can lodge your application
Online: 
www.oaic.gov.au  
Post:    
Australian Information Commissioner 
 
 
GPO Box 5218 
SYDNEY NSW 2001  
Email:  
xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
The OAIC encourage applicants to apply online. Where possible, to assist the OAIC you 
should include your contact information, a copy of the related FOI decision and provide 
details of your reasons for objecting to the decision. 
Complaints to the Information Commissioner and Commonwealth Ombudsman  
Information Commissioner 
You may complain to the Information Commissioner concerning action taken by an agency 
in the exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act. There is no fee 
for making a complaint. A complaint to the Information Commissioner must be made in 
writing. The Information Commissioner's contact details are: 
Telephone: 
1300 363 992 
Website:      
www.oaic.gov.au  
Commonwealth Ombudsman 
You may complain to the Ombudsman concerning action taken by an agency in the exercise 
of powers or the performance of functions under the FOI Act. There is no fee for making a 
complaint. A complaint to the Ombudsman may be made in person, by telephone or in 
writing. The Ombudsman's contact details are: 
Phone:  
1300 362 072  
Website: 
www.ombudsman.gov.au  
 
 

Document Outline