This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Keeping records of new or revised broadbanding proposals submitted to the APSC'.


 
L Marsten 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx  
Our reference: SHC22-27311 
Dear L Marsten 
Freedom of Information request 
1.  I am writing about your 24 April 2022 internal review request made under the Freedom of 
Information Act 1982  (FOI Act), of a decision issued by the Australian Public Service 
Commission (Commission). 
2.  The FOI Act and all other Commonwealth legislation referred to in this letter are publicly 
available from www.legislation.gov.au. 
Background  
3.  On 2 March 2022 you requested access to the following documents under the FOI Act: 
Please provide any documents (including any record management protocols) that set 
out  how records, including records of consultations of new or revised broadbanding 
proposals  submitted  to  the  APSC  by  other  agencies,  are  to  be  maintained  by  staff 
members  of  the  APSC.
 
 
I would also like to know how consultations between agencies and the APSC about new 
or  revised  broadbanding  proposals  are  supposed  to  take  place  (e.g.  in  writing, 
orally,  a  combination of of the two etc). Please also provide any documents that set out 
the processes  by  which  consultations  between  agencies  and  the  APSC  about  new 
or  revised  broadbanding proposals are to take place
.”  
4.  On 25 March 2022 Ms Giorgina Strangio, Assistant Commissioner, Integrity, Performance 
& Employment Policy Group responded to your request. Ms Strangio identified five (5) 
documents that fell within scope of your request.  
5.  Ms Strangio granted you access in part to these documents. Ms Strangio’s decision was 
based on a consideration of the conditional exemptions outlined in section 47F of the FOI 
Act and the public interest factors outlined in section 11B of the FOI Act.    
Decision on your request for internal review 
6.  I am authorised under subsection 23(1) of the FOI Act to make FOI  internal review 
decisions. 
B Block, Treasury Building  
Parkes Place West PARKES  ACT  2600 
GPO Box 3176 CANBERRA  ACT  2600 

 
7.  My role is to make a new decision on your request for internal review independently and 
impartially from the original decision maker. I was not involved or consulted in the making 
of Ms Strangio’s decision. Internal review is a merit review process and I may exercise all 
the powers available to the original decision maker.  
8.  After considering your request, I have decided to affirm Ms Strangio’s decision.  
Reasons for decision 
9.  In making my decision on your internal review, I have had regard to: 
a)  the terms of your request  
b)  the content of the document you requested 
c)  relevant provisions of the FOI Act 
d)  The FOI guidelines on the Office of the Australian Information Commissioner 
(OAIC) website 
10. I am satisfied that your request was valid under subsection 15(2) of the FOI Act and the 
scope of your request was sufficiently defined so that the Commission could locate the 
document that you were seeking access to.  
Searches  
11. I am satisfied that the searches undertaken were sufficient. No documents were identified 
setting out: 
•  how consultations for new or revised broadbanding proposals submitted to the 
Commission by other agencies are to be maintained by staff; or 
•  processes by which consultations between agencies and the Commission about 
new or revised broadbanding proposals are to take place. 
Section 47F of the FOI Act – Personal privacy  
12. A document is conditionally exempt if its disclosure under the FOI Act would involve the 
unreasonable disclosure of personal information about any person (section 47F). 
13. In reviewing your request, I am satisfied that the documents contains personal 
information about public servants.  
14. The AAT case of  Warren; Chief Executive Officer, Services Australia and (Freedom of 
information) [2020]  AATA 4557 at [83] notes that relevant  to personal information  of 
public servants, under the FOI  Act, there is no  presumption that agencies and ministers 
should start from the position that the inclusion of  the full names of staff in documents 
increases transparency and the objects of the FOI Act. 
 
15. With  the  significant  increase  in  electronic  requests  and  related  correspondence,  a  rise  in 
anonymous  applications  as  well  as  requests  affecting  the  safety  and  wellbeing  of 
employees, the Commission now assess whether a disclosure of public servants’ personal 
information in requests is unreasonable under section 47F of the FOI Act. 
 

 
 
16. I have had regard to the matters in subsection 47F(2) of the FOI Act and consider that the 
release of personal information of public servants would be unreasonable because: 
•  the names are generally not well known or publicly available; 
•  the personal information will readily identify the individuals; 
•  release of the personal information of some individuals may cause stress or be 
detrimental to those individuals; and 
•  the disclosure of this information will not advance scrutiny of any decisions 
falling within the scope of your request, particularly with regard to staff who are 
not relevant decision makers and non-SES staff members who are acting under the 
direction of more senior officials in the course of their ordinary duties.  
17. I have decided that to the extent the documents include personal information of non-SES 
staff, those parts of the documents are conditionally exempt from disclosure under section 
47F of the FOI Act.  
 
Section 11A & B of the FOI Act – Public Interest test 
18. An agency must give access to a document if it is conditionally exempt at a particular time 
unless (in the circumstances) access to the document at that time would, on balance, be 
contrary to the public interest (Subsection 11A(5) of the FOI Act). 
19. I have considered the public interest factors set out in section 11B of the FOI Act. 
20. I consider the following factors favouring disclosure, as set out in in subsection 11B(3) of 
the FOI Act, are relevant: 
•  access would promote the objects of the FOI Act; and 
•  access would inform debate on a matter of public importance. 
21. However, I consider the following factors do not favour disclosure: 
•  access could reasonably prejudice the privacy of the individuals; 
•  disclosure may undermine the Commission’s relationship with agencies and third 
party individuals, and would do little to enhance scrutiny of government 
decisions; 
•  there is a public interest in APS employers satisfying their obligations under the 
Work Health and Safety Act 2011 by preventing APS staff members from 
exposure to potential harassment or threats in a public forum; and 
•  release of the information does not advance scrutiny of any decisions falling 
within the scope of your request. 
22. I have not had regard to any irrelevant factors as set out in subsection 11B(4) of the FOI 
Act. 
 

 
23. In this instance, I consider that the public interest factors against disclosure of the 
conditionally exempt material in the documents outweigh the public interest factors 
favouring providing access. 
24. I therefore find that certain material in the documents are subject to conditional 
exemptions under section 47F of the FOI Act and that disclosure is not in the public 
interest.  
25. Based on the reasoning above, I am satisfied that the Commission has taken appropriate 
steps in processing your request under the FOI Act and reasonably applied exemptions to 
redact certain parts of the documents prior to release. 
26. On this basis, affirm the original decision made by Ms Strangio on 25 March 2022 to 
provide access in part to four (4) documents and one (1) document in full.  
Contacts 
27. If you require clarification on matters in this letter please contact the Commission’s FOI 
Officer by telephone on (02) 6202 3500 or by email at xxx@xxxx.xxx.xx. 
Review rights 
28. You are entitled to seek review of this decision.  Your review rights are set out at 
Attachment A
Yours sincerely 
 
 
 
Marco Spaccavento 
Authorised FOI decision maker 
    May 2022
 

ATTACHMENT A 
Rights of Review 
Asking for a full explanation of a Freedom of Information decision 
If you are dissatisfied with this decision, you may seek review.  Before you seek review of a 
Freedom of Information (FOI) decision, you may contact us to discuss your request and we 
will explain the decision to you. 
Applying for external review by the Australian Information Commissioner 
If you do not agree with the original FOI decision or the internal review decision, you can ask 
the Australian Information Commissioner to review the decision.  You have 60 days to apply 
in writing for a review by the Office of the Australian Information Commissioner (the OAIC) 
from the date you received this letter or any subsequent internal review decision. 
You can lodge your application
Online: 
www.oaic.gov.au   
Post:    
Australian Information Commissioner 
 
 
GPO Box 5218 
SYDNEY NSW 2001  
Email:  
xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
The OAIC encourage applicants to apply online.  Where possible, to assist the OAIC you 
should include your contact information, a copy of the related FOI decision and provide 
details of your reasons for objecting to the decision. 
Complaints to the Information Commissioner and Commonwealth Ombudsman  
Information Commissioner 
You may complain to the Information Commissioner concerning action taken by an agency 
in the exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act. There is no fee 
for making a complaint. A complaint to the Information Commissioner must be made in 
writing. The Information Commissioner's contact details are: 
Telephone: 
1300 363 992 
Website:          www.oaic.gov.au  
Commonwealth Ombudsman 
You may complain to the Ombudsman concerning action taken by an agency in the exercise 
of powers or the performance of functions under the FOI Act. There is no fee for making a 
complaint. A complaint to the Ombudsman may be made in person, by telephone or in 
writing. The Ombudsman's contact details are: 
Phone:  
1300 362 072  
Website: 
www.ombudsman.gov.au  
 

Document Outline