This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Classification of vacancies'.


 
Our ref: FOI-2022-10035 
 
6 April 2022 
 
 
Ray 
 
Emailed to: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
Dear Ray 
I refer to your email dated 12 March 2022 in which you requested access to certain documents under 
the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). Your request was framed in the fol owing way: 
‘…any documents in the possession of the Office of the Commonwealth 
Ombudsman that show that consideration of the number of capped SES positions 
in an agency should ever be a relevant consideration when evaluating the 
classification for a group of duties to be performed in an Agency…’ 
This letter constitutes notice of my decision on your request for access. I am authorised to make 
decisions on behalf of our Office under s 23 of the FOI Act. 
Decision 
We have searched our records for any documents we may hold which fal  within the scope of your 
request. Our searches did not identify any relevant documents. 
Subsection 24A(1) of the FOI Act permits refusal of a request for access to a document where all 
reasonable steps have been taken to find the requested document or documents and the agency or 
Minister is satisfied that the documents do not exist. Having regard to the outcome of our searches 
for any documents relevant to your request, I have decided to refuse your request under subsection 
24A(1) of the FOI Act. 
Review rights 
Internal review 
Under s 54 of the FOI Act, you may apply in writing to our Office for an internal review of my 
decision. The internal review application must be made within 30 days of the date on which you were 
notified of my decision. 
Where possible, please attach reasons for why you believe review of the decision is necessary. The 
internal review will be carried out by another Ombudsman officer within 30 days. 
Review by the Australian Information Commissioner 
Under s 54L of the FOI Act, you may apply to the Australian Information Commissioner to review my 
decision. An application for review by the Information Commissioner must be made in writing within 
60 days of the date of this letter, and be lodged in one of the fol owing ways: 
• 
online at https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-
complaints/information-commissioner-review/ 
• 
via email to xxxxx@xxxx.xxx.xx 
• 
by overland mail to GPO Box 5218 SYDNEY NSW 2001 
GPO Box 442, Canberra ACT 2601 ▪ Phone 1300 362 072 ▪ ombudsman.gov.au 


 
More information about Information Commissioner review is available on the Office of the Australian 
Information Commissioner website. Go to https://www.oaic.gov.au/freedom-of-
information/reviews-and-complaints/information-commissioner-review/ 
Complaints to the Information Commissioner 
You may complain to the Information Commissioner about action taken by the Ombudsman in 
relation to your FOI request.   
While there is no particular form required to make a complaint, the complaint should be in writing 
and set out the reasons for why you are dissatisfied with the way in which your request was 
processed. It should also identify the Ombudsman’s Office as the agency about which you are 
complaining.   
You may lodge your complaint in one of the fol owing ways 
•  online at: 
https://forms.business.gov.au/smartforms/servlet/SmartForm.html?formCode=ICCA_1 
•  by overland mail to GPO Box 5218 SYDNEY NSW 2001 
•  by email to xxxxx@xxxx.xxx.xx. 
Contacts 
If you require clarification of any of the matters discussed in this letter you should contact me using 
the contact information set out at the foot of the first page of this letter. 
Yours sincerely 
 
 
 
Gregory Parkhurst 
Senior Legal Officer 
2  

 
ATTACHMENT A – Relevant FOI Act provisions 
11A  Access to documents on request 
Scope 
 
(1)  This section applies if: 
 
(a)  a request is made by a person, in accordance with subsection 15(2), to an agency 
or Minister for access to: 
 
(i)  a document of the agency; or 
 
(ii)  an official document of the Minister; and 
 
(b)  any charge that, under the regulations, is required to be paid before access is given 
has been paid. 
 
(2)  This section applies subject to this Act. 
Note: 
Other provisions of this Act are relevant to decisions about access to 
documents, for example the fol owing: 
(a)  section 12 (documents otherwise available); 
(b)  section 13 (documents in national institutions); 
(c)  section 15A (personnel records); 
(d)  section 22 (access to edited copies with exempt or irrelevant matter 
deleted). 
Mandatory access—general rule 
 
(3)  The agency or Minister must give the person access to the document in accordance with 
this Act, subject to this section. 
Exemptions and conditional exemptions 
 
(4)  The agency or Minister is not required by this Act to give the person access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is an exempt document. 
Note: 
Access may be given to an exempt document apart from under this Act, 
whether or not in response to a request (see section 3A (objects—information 
or documents otherwise accessible)). 
 
(5)  The agency or Minister must give the person access to the document if it is conditional y 
exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the document at that 
time would, on balance, be contrary to the public interest. 
Note 1:  Division 3 of Part IV provides for when a document is conditional y exempt. 
Note 2:  A conditional y exempt document is an exempt document if access to the 
document would, on balance, be contrary to the public interest (see 
section 31B (exempt documents for the purposes of Part IV)). 
Note 3:  Section 11B deals with when it is contrary to the public interest to give a 
person access to the document. 
 
(6)  Despite subsection (5), the agency or Minister is not required to give access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is both: 
 
(a)  a conditional y exempt document; and 
 
(b)  an exempt document: 
 
(i)  under Division 2 of Part IV (exemptions); or 
 
(ii)  within the meaning of paragraph (b) or (c) of the definition of exempt 
document in subsection 4(1). 
3  

 
24A Requests may be refused if documents cannot be found, do not exist or have not been 
received 
Document lost or non-existent  
(1) An agency or Minister may refuse a request for access to a document if: 
(a) all reasonable steps have been taken to find the document; and 
(b) the agency or Minister is satisfied that the document: 
(i) is in the agency’s or Minister’s possession but cannot be found; or 
(ii) does not exist. 
54  Internal review—access refusal decision 
 
(1)  This section applies if an access refusal decision is made in relation to a request to an 
agency for access to a document, other than a decision made personal y by the principal 
officer of the agency or the responsible Minister. 
 
(2)  The applicant in relation to the request may apply under this Part for the review (the 
internal review) of the access refusal decision. 
54L  IC reviewable decisions—access refusal decisions 
 
(1)  An application may be made to the Information Commissioner for a review of a decision 
covered by subsection (2). 
 
(2)  This subsection covers the fol owing decisions: 
 
(a)  an access refusal decision; 
 
(b)  a decision made by an agency on internal review of an access refusal decision (see 
section 54C); 
 
(c)  a decision refusing to al ow a further period for making an application for internal 
review of an access refusal decision (under section 54B). 
Note 1:  An application for the review of an access refusal decision made for the 
purposes of paragraph (a) may be made regardless of whether the decision 
was the subject of internal review. 
Note 2:  If no decision is made on internal review within 30 days, a decision to affirm 
the original access refusal decision is taken to have been made (see 
section 54D). 
 
(3)  The IC review application may be made by, or on behalf of, the person who made the 
request to which the decision relates. 
 
 
 
4  

Document Outline