This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Correspondence in relation to “National Judicial Registrar & District Registrar QLD – SES1” position'.


 
 
 
 
 
 
FEDERAL COURT OF AUSTRALIA 
PRINCIPAL REGISTRY 
 
 
 
 
 
LEVEL 16 
LAW COURTS BUILDING 
QUEENS SQUARE 
SYDNEY NSW 2000 
 
12 May 2022 
 
Margaret A 
Right to Know 
 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx;  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Dear Margaret, 
 
Request under the Freedom of Information Act 
 
I refer to your two requests for access to documents under the Freedom of Information Act 
1982 (Cth) (FOI Act) made on 13 March 2022.  Specifically, you have requested the following: 
 
First Request 
 
Under the FOI Act I request access to correspondence, including emails, between Warwick 
Soden and Sia Lagos, from 1 March 2018 and 31 December 2018, about the classification and 
re-classification of the “National Judicial  Registrar & District Registrar QLD –  SES1” 
position. 
 
I also request access to correspondence between Warwick Soden and Sia Lagos, between the 

dates 1 March 2018 and 31 December 2018 in relation to the recruitment of the person who 
was selected for the “National Judicial Registrar & District Registrar QLD – SES1” position 
(even if the position was demoted from SES1 – see Top judge warned of registrar overhaul 
published in the Australian on 10 February 2022). 
 
I also request the role review assessments that would have been provided to the Australian 

Public Service Commission given that acting assistant commissioner Kate McMullen concluded 
that “the role review process … had resulted in certain positions being found suitable for either 
(classification)”. 
 
Second Request 
 
Under the FOI Act I request access to correspondence, including emails, sent and received by 
staff at both the Federal Court and Kate McMullen of the Australian Public Service 
Commission about the classification and reclassification of the “National Judicial Registrar & 
District Registrar QLD – SES1” position. 

 
I also request copied [sic] of the role review assessments that would have been provided to the 

Australian Public Service Commission by the Federal Court given that acting assistant 
commissioner Kate McMullen concluded that “the role review process … had resulted in 
certain positions being found suitable for either (classification)” and that Ms McMullen would 
have based her conclusions on some evidence of role reviews. 
 
The Second Request was originally received by the Australian Public Service Commission 
(APSC).  On 18 March 2022, with the consent of the Federal Court of Australia (Court), and 
in accordance with section 16 of the FOI Act, the APSC transferred that request to the Court 
because the subject matter of the request is more closely connected with the Court’s functions.  
 
On 25 March 2022, the Court acknowledged receipt of both of your requests and advised you 
that the requests would be dealt with jointly by the Court.  The Court also advised that, because 
your requests covered documents that contained personal information about individuals, under 
section 27A of the FOI Act, the Court was required to consult with the persons concerned 
before making a decision about the release of the documents.  For that reason, the period for 
processing both of your requests was extended by a further period of 30 days in accordance 
with subsection 15(6) of the FOI Act. 
 
Authorised decision-maker 
 
I am authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions on behalf of the Court in 
relation to requests made under the FOI Act.  
 
Searches undertaken 
 
Extensive searches were undertaken by staff of the Court to identify any documents falling 
within the scope of your request.  These searches included consultations with senior staff in the 
Court’s Principal Registry and People and Culture teams, searches of the Court’s human 
resources and recruitment inboxes, searches of staff emails, searches of the human resources 
shared drive, and searches of the Court’s electronic document, records management and 
information systems.  I am not aware of any other steps that could reasonably have been taken 
to identify the documents you have requested. 
 
As a result of the searches undertaken, a number of documents were identified as falling within 
the scope of your requests, as follows: 
 
First Request, paragraphs 1 & 2  
•  Judicial Registrar Document with handwritten 
(Recruitment Correspondence)  
notes 
•  Email from Warwick Soden including to Sia 
Lagos dated 25 September 2018  
•  Email chain including Sia Lagos and Warwick 
Soden dated October 2018  

First Request, paragraph 3; and 
The documents found in response to these parts of 
Second Request, paragraphs 1 & 2  your requests consist of confidential email 
(PID Documents
communication, including attachments, between the 
Court and Ms Kate McMullan.  I have decided not to 
provide specific detail about each document in my 
decision, as doing so would reveal exempt matter (see 
subsection 26(2) of the FOI Act). 
 
Decision 
 
I have decided to refuse access to all of the documents identified as falling within the scope of 
your requests on the basis that the documents are exempt from disclosure under section 47C, 
subsections 47E(c) and 47E(d), and section 47F of the FOI Act.  I consider that disclosure of 
the documents would be contrary to the public interest under subsection 11A(5) of the FOI Act.  
I also consider that it would be futile to grant you access to redacted copies of the documents 
under section 22 of the FOI Act. 
 
I have taken the following into account in making my decision: 
•  the terms of your request; 
•  the nature and content of the documents sought by your request; 
•  the relevant provisions of the FOI Act and relevant case law; 
•  the third party submissions received following consultations under section 27A of the 
FOI Act; 
•  the Freedom of Information (Charges) Regulations 2019; and 
•  the FOI Guidelines issued by the Office of the Australian Information Commissioner 
(FOI Guidelines). 
 
Reasons for Decision 
 
Deliberative processes – s 47C of the FOI Act 
 
I consider that all of the documents identified as falling within the scope of your requests are 
conditionally exempt under section 47C of the FOI Act.  Subsection 47C(1) of the FOI Act 
prescribes that: 
A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would disclose matter 
(deliberative matter) in the nature of, or relating to, opinion, advice or recommendation 
obtained, prepared or recorded, or consultation or deliberation that has taken place, in the 
course of, or for the purposes of, the deliberative processes involved in the functions of: 
(a)  an agency; or 
(b)  a Minister; or 
(c)  the Government of the Commonwealth. 

 
In relation to requests that concern conditionally exempt documents containing deliberative 
matter, the FOI Guidelines provides the following at 6.52: 
 

link to page 4 link to page 4 link to page 4 … Deliberative matter is content that is in the nature of, or relating to either: 
•  an opinion, advice or recommendation that has been obtained, prepared or recorded, 
or 
•  a consultation or deliberation that has taken place, in the course of, or for the purposes 
of, a deliberative process of the government, an agency or minister (s 47C(1)). 
 
Relevantly, the FOI Guidelines also provide: 
 
6.55 The deliberative processes exemption differs from other conditional exemptions in that no 
type of harm is required to result from disclosure. The only consideration is whether the 
document includes content of a specific type, namely deliberative matter. If a document does 
not contain deliberative matter, it cannot be conditionally exempt under this provision, 
regardless of any harm that may result from disclosure. 
 
6.58 A deliberative process involves the exercise of judgement in developing and making a 

selection from different options: 
 
The action of deliberating, in common understanding, involves the weighing up or 
evaluation of the competing arguments or considerations that may have a bearing upon 
one's course of action. In short, the deliberative processes involved in the functions of 
an agency are its thinking processes – the processes of reflection, for example, upon 
the wisdom and expediency of a proposal, a particular decision or a course of action.1 
 
6.59 'Deliberative process’ generally refers to the process of weighing up or evaluating 

competing arguments or considerations or to thinking processes – the process of reflection, for 
example, upon the wisdom and expediency of a proposal, a particular decision or a course of 
action.2 
 
6.60 The deliberative process must relate to the functions of an agency, minister or the 

government of the Commonwealth. The functions of an agency are usually found in the 
Administrative Arrangements Orders or the instrument or Act that established the agency.  For 
the purposes of the FOI Act, the functions include both policy making and the processes 
undertaken in administering or implementing a policy. The functions also extend to the 
development of policies in respect of matters that arise in the course of administering a 
program. The non-policy decision making processes required when carrying out agency, 
ministerial or governmental functions, such as code of conduct investigations, may also be 
deliberative processes.
 
6.61 A deliberative process may include the recording or exchange of: 

•  opinions 
•  advice 
•  recommendations 
                                                 
1 See Re JE Waterford and Department of Treasury (No 2) [1984] AATA 67. See British American Tobacco 
Australia Ltd and Australian Competition and Consumer Commission [2012] AICmr 19, [15]–[22]. See also 
Carver and Fair Work Ombudsman [2011] AICmr 5 in relation to code of conduct investigations. 
Dreyfus and Secretary Attorney-General’s Department (Freedom of information) [2015] AATA 962 [18]. 
3 See Re Murtagh and Commissioner of Taxation [1984] AATA 249, Re Reith and Attorney-General’s 
Department [1986] AATA 437, Re Zacek and Australian Postal Corporation [2002] AATA 473. 

•  a collection of facts or opinions, including the pattern of facts or opinions considered 
•  interim decisions or deliberations. [footnote omitted]. 
 
I have assessed the documents that fall within the scope of your requests, being the Recruitment 
Correspondence  and PID Documents  (which I have defined in the table on pages 2 and 3 
above), and consider that the documents contain deliberative matter or are in the nature of a 
deliberative process.  In particular, the documents record exchanges of advice, opinions, 
proposals and interim decisions or deliberations in the process of engaging or promoting public 
servants. The documents are also preparatory and ancillary to the formal engagement of the 
relevant employee. The recordings and/or exchanges took place prior to the making of a final 
decision regarding the recruitment exercise in question and are clearly part of a wider 
deliberative process of the Court regarding recruitment.   
 
In relation specifically  to the Judicial Registrar Document with handwritten notes,  some 
information is recorded in handwriting which, whilst no means determinative that the document 
is in fact a draft, does indicate that the document is not a “record of, or formal statement of the 
reasons for, a final decision given in the exercise of a power or of an adjudicative function”, 
which would preclude it from the application of this conditional exemption (see paragraph 
47C(3)(c) of the FOI Act).  In fact, the handwriting itself notes that the advice, opinions and 
recommendations are “subject to” further approval.   
 
PID Documents 
 
The PID Documents also consist of confidential email communications, including attachments, 
between the Court and Ms McMullan in relation to Ms McMullan’s investigation regarding a 
public interest disclosure (PID).  These documents record the process by which the PID 
investigation was undertaken and disclose material prepared or recorded as part of that 
deliberative PID process, before any decision was made regarding that PID.   
 
Relevantly, in the recent decision of Raiz and Professional Services Review [2021] AATA 
4360 (Raiz and PSR), the Administrative Appeals Tribunal found that material collected and 
assessed during the course of an investigation made under the Health Insurance Act 1973 (Cth) 
by the Professional Services Review was deliberative material and conditionally exempt under 
both sections 47C and 47E(d) of the FOI Act.  In relation to the conditional exemption under 
section 47C, the Tribunal found, at paragraph [87] of that decision: 
 
I reject Dr Raiz’s arguments that this material is not deliberative material. I refer to paragraph 
6.67 of the Guidelines that states that material that is gathered as a basis for intended 
deliberations may be deliberative matter. It is clear from Mr Topperwein’s evidence that MBS 
data must be considered as a part of a PSR Committee investigation and further that the 
Committee must deliberate as to which MBS items to investigate. It is not relevant that the 
instructions to retrieve certain data technically occurs after the deliberative process as these 
instructions would reveal the outcomes of deliberations regarding which data to request. 
Therefore, disclosure of the contents of the requests for data, the data itself, and the staffs’ 
interactions with the ‘owners’ of the data would all reveal information directly related to 
deliberations and necessary for the Committee’s continuous deliberations. 

 
I consider that the investigation under the Health Insurance Act, discussed in Raiz and PSR, is 
analogous to the investigation that is the subject of the parts of your requests that relate to PID 
Documents.  The documents  record an exchange about the investigation  conducted by Ms 
McMullan, all of which occurred before final conclusions/recommendations were reached by 
Ms McMullan. 
 
For all of the reasons above, I find that disclosure of all of the documents identified as falling 
within the scope of your FOI requests would disclose deliberative matter and, for this reason, 
the documents are conditionally exempt under section 47C of the FOI Act.     
 
In finding that the documents are conditionally exempt under section 47C of the FOI Act, I am 
required to consider whether it would be contrary to the public interest, under section 11A(5) 
of the FOI Act, to give you access at this time.  I discuss this later in my decision. 
 
Certain operations of agencies – s 47E of the FOI Act 
 
I consider that all of the  documents  falling within the scope of your requests  are also 
conditionally exempt under subsections 47E(c) and 47E(d) of the FOI Act, which prescribe 
that: 
 
A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would, or could reasonably 
be expected to, do any of the following: 
 
… 
(c)  have a substantial adverse effect on the management or assessment of personnel by the 
Commonwealth or by an agency; 
(d)  have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the operations 
of an agency. 
 
The FOI Guidelines provide the following elaboration on subsection 47E(c): 
 
6.113 Where the document relates to the agency’s policies and practices relating to the 
assessment and management of personnel, the decision maker must address both elements of 
the conditional exemption in s 47E(c), namely, that: 
•  an effect would reasonably be expected following disclosure 
•  the expected effect would be both substantial and adverse. 
 
6.114 For this exemption to apply, the documents must relate to either: 
•  the management of personnel – including the broader human resources policies and 
activities, recruitment, promotion, compensation, discipline, harassment and 
occupational health and safety 
•  the assessment of personnel – including the broader performance management policies 
and activities concerning competency, in-house training requirements, appraisals and 
underperformance, counselling, feedback, assessment for bonus or eligibility for 
progression.  
 

The Recruitment Correspondence and PID Documents clearly relate to the “management of 
personnel”, given that the documents concern the Court’s recruitment processes.    The 
documents also relate to the “assessment of personnel”, given the documents contain salary 
information and assessments about job candidates based on the skills, qualifications and other 
attributes of those candidates.  Furthermore, the PID Documents also concern the “management 
of personnel” and “assessment of personnel”, given that the PID scheme provides a protected 
space for public officials to make disclosures relating to suspected wrongdoing or misconduct 
within the Commonwealth public sector, thereby holding to account public officials in the work 
that they do.   
 
The FOI Guidelines provide the following elaboration on subsection 47E(d): 
 
6.123 The predicted effect must bear on the agency’s ‘proper and efficient’ operations, that is, 
the agency is undertaking its expected activities in an expected manner. Where disclosure of 
the documents reveals unlawful activities or inefficiencies, this element of the conditional 
exemption will not be met and the conditional exemption will not apply. 
 
In addition to the Recruitment Correspondence and PID Documents relating to the management 
and assessment of personnel, the documents also relate to the “efficient conduct of the 
operations” of the Court, given that each of the documents concern recruitment processes 
which are essential to the “proper and efficient operations”  of the Court.  Further, the 
documents contain personal information about Registrars of the Court who are critical to the 
Court’s “proper and efficient operations”. Registrars provide support to the Court’s Judges, 
exercise various powers delegated  by Judges and perform important statutory functions 
assigned to them by legislation.  The exception described in paragraph 6.123 of the FOI 
Guidelines does not apply to the documents. 
 
PID Documents 
 
The PID scheme promotes integrity and accountability across the Commonwealth public sector 
and provides a protected space for public officials to make disclosures relating to suspected 
wrongdoing or misconduct.  The recent decision of ‘YU’ and Bureau of Meteorology (Freedom 
of Information) [2021] AICmr75 (29 November 2021) upheld the importance of protecting 
information collected during a PID  investigation process.  In that case, the Information 
Commissioner accepted the Bureau of Meteorology’s submission, at paragraph [31], as 
follows:  
 
The PID Act provides public officials who make a disclosure under that Act with legislative 
protection from reprisals. I agree with BOM’s submission that certain operations of the agency 
may be undermined if the confidentiality established under the PID Act was circumvented by a 
request for information under the FOI Act. I am also satisfied disclosure may result in 
employees losing confidence in BOM’s ability to maintain confidentiality during a PID or other 
investigation into allegations of misconduct, which may have a substantial adverse effect on 
the Bureau's ability to manage its staff. 
 

link to page 8 I accept that certain operations of the Court could be undermined if the confidentiality 
established under the PID Act was circumvented by an access application made under the FOI 
Act.  The case of YU also refers to other relevant case law that highlights the importance of 
agencies being able to undertake confidential investigative processes, and the fact that the need 
for confidentiality will often extend past the time period of the investigation itself, since 
disclosure would likely undermine participation in future investigative processes by agency 
staff and/or members of the public.4 
 
It is an important aspect of the operation of Commonwealth agencies that they are able to 
properly undertake activities under the PID scheme, and in doing so, continue encouraging the 
disclosure of suspected wrongdoing by public officials.  Paragraph 6.122 of the FOI Guidelines 
further elaborates on the applicability of the conditional exemption in section 47E(d) of the 
FOI Act, stating the following: 
 
The exemption may also apply to documents that relate to a complaint made to an investigative 
body. The disclosure of this type of information could reasonably affect the willingness of 
people to make complaints to the investigative body, which would have a substantial adverse 
effect on the proper and efficient conduct of the investigative body’s operations. [footnote 
omitted]. 
 
For the reasons above, the release of the PID Documents captured by your requests would 
clearly bear on the Court’s “proper and efficient operations”. The documents relate to a PID 
investigation and thereby also relate to the Court’s ability to assess and investigate its staff, 
including Registrars. 
 
I now turn to the question of whether disclosure of any of the documents would, or could 
reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the management and assessment 
of Court staff and on the Court’s proper and efficient conduct of operations. 
 
The release of recruitment information in respect of particular employees and/or PID-related 
information would, or could reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the 
management and assessment of personnel by the Court, as well as on the Court’s operations, 
by: 
 
•  jeopardising the confidentiality regime established by the Public Interest Disclosure 
Act 2013 (PID Act); 
•  discouraging people from utilising the PID process to disclose suspected wrongdoing 
by public officials, thereby undermining the proper functioning of both the APSC 
(which conducted the investigation) and the Court (in its provision of materials to the 
APSC as part of that investigation); 
                                                 
4 See, for example, De Tarle and Australian Securities and Investments Commission (Freedom of information) 
[2016] AATA 230; ‘HJ’ and Australian Federal Police [2015] AICmr 71; Australian Broadcasting Corporation 
and Australian Federal Police (Freedom of information) [2020] AICmr 23; ‘YA' and Australian Taxation Office 
(Freedom of Information) [2021] AICmr 49; ‘YB’ and Department of Veterans' Affairs [2021] AICmr 52. 

•  undermining participation in future investigative processes by Court staff and/or 
members of the public; 
•  compromising the Court’s ability to carry out its obligations under the PID scheme 
and its ability to ensure that allegations of misconduct are properly investigated; 
•  adversely impacting the Court’s ability to support, manage, assess or investigate its 
own staff; 
•  undermining the expectations of Court employees regarding the protection of their 
privacy and the confidentiality of their recruitment; 
•  destroying trust in the confidentiality of the Court’s recruitment processes; 
•  lowering  the morale of employees and leading to deterioration in employee 
productivity and performance due to the negative impact that disclosure would have 
on employee trust and confidence in the Court; 
•  adversely affecting the mental health of the relevant Registrars, including by causing 
them stress and anxiety by linking them to the allegations set out in the articles 
published in the media; 
•  exposing the relevant Registrars to the risk of having their personal details and the 
circumstances of their recruitment with the Court being the subject of further media 
articles or public speculation; 
•  damaging the relevant Registrars’ relationship with colleagues and peers; 
•  causing litigants and practitioners to call into question any of the future decisions made 
by the relevant Registrars in the exercise of their delegated judicial functions;  
•  damaging the relevant Registrars’ future prospects of employment; and 
•  adversely impacting the Court’s ability to openly discuss the classification or other 
composition of a position, which would in turn affect the willingness of Court staff to 
engage in those discussions in the future and thereby lead to a deterioration of the 
intellectual rigour applied to such processes. 
 
Further to what is discussed above concerning the confidentiality of recruitment and employee 
engagement processes, each of the documents was brought into existence as part of a 
confidential recruitment process, and the documents which I have broadly described as “PID 
Documents” also relate to a confidential PID, thereby adding an extra layer of confidentiality 
to those documents.  The individuals I consulted with under section 27A of the FOI Act in 
relation to the PID Documents, which include email correspondence and attachments to emails, 
objected to the disclosure of those documents in full.  It was clear from those consultations, 
that individuals engaged in the email communication on the understanding that the sensitive 
information contained in the emails would not be communicated to third parties other than Ms 
McMullan and, furthermore, that those emails would not be made publically available on a 
website (whether that be via the Right to Know website or the Court’s FOI disclosure log).  It 
was  also  clear from those  consultations  that disclosure of the  PID Documents would 
compromise individual trust and confidence in the investigation process and could threaten the 
disclosure of the identity of individuals who have made disclosures under the PID Act, with 
the potential to increase the risk of any reprisal actions prohibited under the PID Act.   
 

Similarly, I consider that candidates who have applied for positions at the Court would have 
every expectation that the details of their recruitment processes would remain confidential.  In 
particular, the Judicial Registrar Document with handwritten notes includes prior employment 
information of candidates and identifies which candidates were successful and unsuccessful. 
Such information is especially private and sensitive and its release could reasonably be 
expected to prejudice the protection of these individuals right to privacy and, in relation to 
those candidates who work at the Court, the release of such information would likely result in 
a deterioration of morale and productivity in the workplace. 
 
In relation to employee expectations of confidentiality and privacy discussed above, I note that 
there is no legislative or regulatory regime that requires the disclosure of the documents 
requested.  Rather, disclosure of the information requested would likely breach the Court’s 
privacy and confidentiality obligations under the PID Act as well as its obligations of privacy 
and confidentiality in respect of employee records.  Any such breaches would destroy trust in 
the Court’s investigation and recruitment processes and the way such processes operate in the 
future.   
 
For the reasons outlined above, I consider that the documents requested relate to the operations 
of the Court and, if disclosed, would or could reasonably be expected to have a substantial 
adverse effect on both the “management or assessment” of personnel and the “proper and 
efficient conduct of the operations” of the Court.  Accordingly, I have determined that all 
documents falling within the scope of your FOI request are conditionally exempt under 
subsections 47E(c) and 47E(d) of the FOI Act. 
 
In finding that the documents are conditionally exempt, I am required to consider whether it 
would be contrary to the public interest, under section 11A(5) of the FOI Act, to give you 
access at this time.  I discuss this later in my decision. 
 
Personal privacy – s 47F of the FOI Act 
 
I consider that the documents requested are also conditionally exempt from disclosure under 
subsection 47F(1) of the FOI Act, which prescribes that: 
 
A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would involve the 

unreasonable disclosure of personal information about any person (including a deceased 
person). 
 
The term “personal information” is defined in subsection 4(1) of the FOI Act to have the same 
meaning as in section 6 of the Privacy Act 1988 (Cth), that is:  
 
...information or an opinion about an identified individual, or an individual who is reasonably 
identifiable: 
(a) whether the information or opinion is true or not; and  
(b) whether the information or opinion is recorded in material form or not. 
 

The Recruitment Correspondence and PID Documents include the names of public servants 
and people who applied for roles within the public service and were unsuccessful, details of 
the work history of various individuals, and direct contact details of public servants.  Such 
information is clearly “personal information”.   
 
To determine whether this personal information is conditionally exempt under subsection 
47F(1)  of the FOI Act, I am required to consider whether disclosure of that personal 
information would be unreasonable.  
 
Subsection 47F(2) of the FOI Act prescribes that: 
 
In determining whether the disclosure of the document would involve the unreasonable 
disclosure of personal information, an agency or Minister must have regard to the following 
matters: 
(a)  the extent to which the information is well known; 
(b)  whether the person to whom the information relates is known to be (or to have been) 
associated with the matters dealt with in the document; 
(c)  the availability of the information from publicly accessible sources; 
(d)  any other matters that the agency or Minister considers relevant. 
 
In considering what is unreasonable, the AAT in Re Chandra and Minister for Immigration 
and Ethnic Affairs [1984] AATA 437 at 259 stated that: 
 
…whether a disclosure is ‘unreasonable’ requires … a consideration of all the circumstances, 
including the nature of the information that would be disclosed, the circumstances in which the 
information was obtained, the likelihood of the information being information that the person 
concerned would not wish to have disclosed without consent, and whether the information has 
any current relevance…it is also necessary in my view to take into consideration the public 
interest recognised by the Act in the disclosure of information … and to weigh that interest in 
the balance against the public interest in protecting the personal privacy of a third party…  
 
The FOI Guidelines list at paragraph 6.143 additional factors, which are outlined in the leading 
Information Commissioner review decision on section 47F of the FOI Act.  In that decision, 
FG’ and National Archives of Australia [2015] AICmr 26, the Information Commissioner held 
that the following factors are relevant to the question of whether disclosure would be 
unreasonable: 
 
•  the nature, age and current relevance of the information 
•  any detriment that disclosure may cause to the person to whom the information relates 
•  any opposition to disclosure expressed or likely to be held by that person 
•  the circumstances of an agency’s collection and use of the information  
•  the fact that the FOI Act does not control or restrict any subsequent use or dissemination 
of information released under the FOI Act 
•  any submission an FOI applicant chooses to make in support of their application as to their 
reasons for seeking access and their intended or likely use or dissemination of the 
information, and  

•  whether disclosure of the information might advance the public interest in government 
transparency and integrity. 
 
In relation to the question of whether disclosure would be unreasonable, the FOI Guidelines 
further provide, at paragraphs 6.144 and 6.145: 
 
For example, in Colakovski v Australian Telecommunications Corp, Heerey J considered that 
‘... if the information disclosure were of no demonstrable relevance to the affairs of government 
and was likely to do no more than excite or satisfy the curiosity of people about the person 
whose personal affairs were disclosed ... disclosure would be unreasonable’. This illustrates 
how the object of the FOI Act of promoting transparency in government processes and activities 
needs to be balanced with the purpose of s 47F to protect personal privacy, although care is 
needed to ensure that an FOI applicant is not expected to explain their reason for access 
contrary to s 11(2). 
 
Disclosure that supports effective oversight of government expenditure may not be 

unreasonable, particularly if the person to whom the personal information relates may have 
reasonably expected that the information would be open to public scrutiny in future. On the 
other hand, disclosure may be unreasonable if the person provided the information to 
Government on the understanding that it would not be made publicly available, and there are 
no other statutory disclosure frameworks that would require release of the information. 
 
I consider that the release of personal information contained in the documents would be an 
unreasonable disclosure of personal information” under subsection 47F(1) of the FOI Act. 
Such personal information is not well known and is not, generally-speaking, available from 
publicly accessible sources.  The personal information contained in the documents is  not 
information that directly concerns the person’s usual duties or responsibilities as a public 
servant.  Rather, the relevant documents contain information that is unique and personal to each 
individual including their direct contact details and assessments of their suitability for 
particular roles.  In this regard, the FOI Guidelines state, at paragraph 6.157: 
 
There needs to be careful consideration of the exemption where the personal information does 
not relate to the public servant’s usual duties and responsibilities. For example, if a document 
included information about an individual’s disposition or private characteristics, disclosure is 
likely to be unreasonable. This would generally include the reasons a public servant has applied 
for personal leave, information about their performance management or whether they were 
unsuccessful during a recruitment process. 
 
As mentioned above, the Recruitment Correspondence and PID Documents found in response 
to your request contain the names, direct contact details, and other identifying information of 
individuals such as qualitative assessments of people who are or were employed by the Court 
or who work at third party agencies.  Those documents  were sent and received on the 
understanding that such information would not be disclosed to third parties or made publically 
available on a website.  I consider that disclosure of such personal information would be 
unreasonable in these circumstances.  Under the PID Act, the Court has significant obligations 
including with respect to the confidentiality of investigations and the protection of the identity 
of disclosers.  None of the documents requested are ordinarily permitted to be disclosed to the 

public, and there are no other statutory disclosure frameworks that require release of such 
information.   
 
I am not satisfied that there exists or should exist any presumption that the documents should 
be released merely because the personal information in them relates to employees of the Court 
and public servants.  The information contained in the documents is personal, confidential and 
sensitive in nature.  Where that information concerns Registrars who were considered as part 
of the PID investigation, their names and the assessment of their personal and professional 
attributes are not included in the emails because of their usual duties or responsibilities, but 
rather because of some connection with an investigation.   
 
In  relation to any detriment that disclosure of the names, direct contact details and other 
identifying information could cause to the people concerned, I consider it highly likely that 
disclosure could cause tension and stress to the persons concerned.  One of the individuals I 
consulted with under section 27A of the FOI Act strongly objected to the release of their 
personal information.  The reasons given for the objections included that the release of such 
information would likely have a negative impact on their ability to perform their current role, 
and that some of their contact details contained in the documents include a personal mobile 
phone number that is not supplied by the Court.  If this information were disclosed, the effect 
on the individuals concerned  would, or could reasonably be expected to,  include those 
discussed in respect of sections 47C and 47E above, such as destroying employees trust in the 
confidentiality of the PID regime and undermining the morale of employees by not protecting 
their privacy rights.  Disclosure may fetter the ability of public servants to deliberate as part of 
the PID process and could damage individual trust and confidence in confidential recruitment 
processes. 
 
The recent publication of articles in The Australian  concerning the Court’s recruitment 
practices in 2018 exacerbates the likelihood and seriousness of any detriment to be caused by 
the release of the names, direct contact details and qualifications of public servants as they 
appear in the documents requested.  The investigation was undertaken, and this correspondence 
and its attachments were received and responded to, on a confidential and need-to-know basis 
(as expressly referenced in some of the email communication itself).  Release of such 
information would be in direct conflict with the Court’s privacy obligations under the PID Act 
and Privacy Act 1988 (Cth) and would damage the public’s trust in the Court’s ability to keep 
such matters confidential.  Release of the information could also threaten the identity of persons 
who have made disclosures under the PID Act.   
 
With respect to the direct work email address of various public servants, which is contained in 
the Recruitment Correspondence and PID Documents, such email addresses are generally not 
well-known nor available from publicly accessible sources.  The email addresses appear in the 
documents as part of confidential investigative processes and/or recruitment arrangements with 
the Court.  Disclosure of the direct email addresses of Court staff could expose these people to 
unsolicited and inappropriate approaches by parties external to the Court, causing contact to be 
made to them directly, instead of through the appropriate channels within the Court designed 
specifically for receiving and actioning general calls and enquiries.  Although some of the 

direct contact details are included in the documents because of the individuals’ usual duties or 
responsibilities, I consider that, in the circumstances, such direct contact information is 
unreasonable to disclose.  Disclosure could ultimately prejudice these  individuals’  right to 
privacy.  The level of attention brought about by the articles published in The Australian mean 
that the privacy of individuals could reasonably be expected to be interfered with if the 
employees in question had their direct email addresses disclosed.   
 
Additional considerations 
In addition to all of the above considerations, in determining whether any of the 
abovementioned personal information would be unreasonable to disclose, the fact that the FOI 
Act “does not control or restrict any subsequent use or dissemination of information released” 
(per paragraph 6.143 of the FOI Guidelines above) is also an important consideration.  In ‘BA’ 
and Merit Protection Commissioner  [2014] AICmr 9 (30 January 2014), the Australian 
Information Commissioner held at paragraph 81: 
… the FOI notion of ‘disclosure to the world at large’ has different meaning with developments 
in information technology. It is now considerably easier for a person who has obtained 
information under the FOI Act to disseminate that information widely, to do so anonymously 
and to comment upon or even alter that information … Material that is published on the web 
may remain publicly available for an indefinite period. It may cause anxiety to a public servant 
that material about their suitability for a particular appointment can be publicly available long 
after the appointment and to an indeterminate audience. 
 
While a small portion of personal information contained in the documents has already been 
published in The Australian and elsewhere, I do not consider that precludes me from finding 
that the documents captured by your requests are unreasonable to disclose.  Relevantly, the 
decision of Re Jones and Commissioner of Taxation [2008] AATA 834 provides, at paragraph 
[11], as follows: 
 
When considering whether it is reasonable or not to disclose personal information, I regard 
the fact that the information may be available from other sources as merely a matter to be taken 
into account. For example that the will of the Applicant’s deceased father was admitted to 
probate and hence might be the subject of a search at the Supreme Court registry does not of 
itself make the release of that document reasonable in these proceedings. 
 
The content of The Australian articles has not been publicly disclosed, published or authorised 
by the Court.  In addition, the Court has not at any stage publicly commented as to whether 
what was published in the articles is or is not an accurate reflection of the Court’s records.  The 
decision of Bradford v Australian Federal Police [2021] AATA 3984 further elaborates on 
these circumstances, providing, at paragraph [101], the following: 
 
The Applicant argues that certain material claimed to be exempt under s 37 of the FOI Act was 
already in the public domain and that this means disclosure would no longer prejudice the 
proper administration of the law. The Applicant has only made assertions in this regard and 
has not evidenced the specific disclosure of the material at issue to the public at large. Such an 
argument  would ordinarily be raised in the context of a conditional exemption where the 

application of a public interest test is relevant. However, the AFP cannot control all 
information reported in the media and has not at any stage publicly commented as to whether 
the media reports referred to by the Applicant are or are not accurate reflections of the AFP’s 
records of events. The material claimed to be exempt under s 37 of the FOI Act has not, to the 
extent that it is disclosed in the documents, been publicly disclosed, published or authorised by 
the AFP. 
 
While the above decision was made in the context of section 37 of the FOI Act, I am of the 
view that similar reasoning would apply to the personal privacy conditional exemption under 
section 47F of the FOI Act.  The level of personal information that has been published in the 
media articles, and by variously-named FOI applicants on the Right to Know website, has 
already caused considerable harm and distress for the individuals concerned.  I consider it 
would be unreasonable to disclose the personal information in the documents, given it is highly 
likely to lead to further harm and distress for those individuals and others.   
 
I have identified above the personal information in the Recruitment Correspondence and PID 
Documents that I consider would be unreasonable to disclose and that, as a result, all of the 
documents falling within the scope of your requests are conditionally exempt under section 
47F of the FOI Act.  I am of this view primarily because the release of such information into 
the public domain has the potential to cause considerable harm and distress for the individuals 
concerned.   
 
In finding that the documents are conditionally exempt, I am required to consider whether it 
would be contrary to the public interest to give you access at this time.  I discuss this below. 
 
Public interest test 
 
In finding that the Recruitment Correspondence and PID Documents are conditionally exempt 
under sections 47C, 47E and 47F of the FOI Act, I must now consider whether, as a result of 
subsection 11A(5) of the FOI Act, it would be contrary to the public interest to give you access 
at this time.  In this regard, subsection 11A(5) of the FOI Act provides: 
 
The agency or Minister must give the person access to the document if it is conditionally exempt 
at a particular time unless (in the circumstances) access to the document at that time would, on 
balance, be contrary to the public interest. 
 
Subsection 11B(3) of the FOI Act lists factors that must be taken into account in considering 
the public interest test as follows: 
 
Factors favouring access to the document in the public interest include whether access to the 
document would do any of the following: 
(a)  promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 and 3A); 
(b)  inform debate on a matter of public importance; 
(c)  promote effective oversight of public expenditure; 
(d)  allow a person to access his or her own personal information. 
 

Subsection 11B(4) of the FOI Act lists factors that must not be taken into account in deciding 
whether access would be in the public interest.  I have not considered those factors. 
 
The FOI Guidelines provide non-exhaustive lists of other factors favouring disclosure (see 
paragraph 6.19) and against disclosure (see paragraph 6.22) that may be relevant in certain 
circumstances.  Included in the factors weighing against disclosure in paragraph 6.22 of the 
FOI Guidelines are the following: 
 
(h)  could reasonably be expected to prejudice an agency’s ability to obtain confidential 
information 
(i)  could reasonably be expected to prejudice an agency’s ability to obtain similar information 
in the future 
… 
(k)  could reasonably be expected to harm the interests of an individual or group of individuals 
… 
(n)  could reasonably be expected to prejudice the management function of an agency 
 
In relation to the harm that may result from disclosure, the FOI Guidelines state at paragraphs 
6.20 and 6.21: 
 
The FOI Act does not list any factors weighing against disclosure. These factors, like those 
favouring disclosure, will depend on the circumstances. However, the inclusion of the 
exemptions and conditional exemptions in the FOI Act recognises that harm may result from 
the disclosure of some types of documents in certain circumstances; for example, where 
disclosure could prejudice an investigation, unreasonably affect a person’s privacy or reveal 
commercially sensitive information. Such policy considerations are reflected in the application 
of public interest factors that may be relevant in each particular case. 
 
Citing the specific harm defined in the applicable conditional exemption is not itself sufficient 

to conclude that disclosure would be contrary to the public interest. However, the harm is an 
important consideration that the decision maker must weigh when seeking to determine where 
the balance lies. 
 
Having regard to all of the relevant factors, I accept that disclosure of the Recruitment 
Correspondence and PID Documents found might broadly promote the objects of the FOI Act 
by providing to the Australian community access to information held by the Government, 
increasing knowledge about Government activities, and enhancing the scrutiny of Government 
decision-making.   
 
There are several factors, many of which have already been identified, that weigh against a 
finding that it would be in the public interest to disclose such information. The factors weighing 
against disclosure are that it could reasonably be expected to: 
 
•  prejudice the protection of the individual’s right to privacy; 

link to page 17 •  permit comparisons between successful and unsuccessful candidates where those 
candidates still work at the Court and, consequently, create tension and animosity in the 
workplace; 
•  harm the interests of the particular individuals concerned, including in relation to their 
individual wellbeing and their relationships with former or current colleagues; 
•  negatively impact the ability of public servants to perform their current roles, which 
would prejudice the operations of the Court; 
•  destroy trust in the Court’s recruitment processes which would prejudice the 
management function of the Court; 
•  lower the morale of employees and lead to deterioration in employee productivity and 
performance due to the negative impact that disclosure would have on employee trust 
and confidence in the Court;      
•  cause distress and anxiety for the individuals concerned, including in relation to the 
potential media attention that will follow the release of the documents; 
•  substantially affect the operations of the Court in terms of its ability to recruit and retain 
personnel; and 
•  lead to unwarranted approaches to public servants which would adversely impact their 
ability to perform their role and functions, noting that the Court has general inquiry 
phone numbers and email addresses that members of the public can use. 
 
Paragraph 6.5 of the FOI Guidelines provides elaboration on the public interest test including, 
relevantly, that the public interest is “not something of interest to the public, but in the interest 
of the public”.5  I am unable to see how direct contact details of public servants, details of prior 
work histories or personal opinions about candidates – all of which are personal and unique to 
the people concerned – would be of serious concern or benefit to the public.  Disclosure of 
personal information of that nature would, in my view, merely serve to satisfy the curiosity of 
others. 
 
I consider that the factors against disclosure (set out above) carry with them a very real and 
grave risk of harm to the Court and its personnel should the information in the documents be 
released.  I give significant weight to each of the above factors and, after considering each 
factor and the weight to be given to each, I have concluded that the benefit to the public 
resulting from disclosure is outweighed by the benefit to the public of withholding that 
information. 
 
Accordingly, I give the factors against disclosure greater weight than the factors favouring 
disclosure.  I am satisfied that disclosure of the conditionally exempt information in the 
Recruitment Correspondence and PID Documents would, on balance, be contrary to the public 
interest under subsection 11(5) of the FOI Act. 
 
Deletion of exempt matter or irrelevant material – s 22 of the FOI Act 
 
                                                 
5 See also Johansen v City Mutual Life Assurance Society Ltd (1904) 2 CLR 186, at [188] (Griffiths CJ). 

Section 22 of the FOI Act requires an agency to provide access to an edited version of a 
document where it is reasonably practicable to edit the document to remove exempt material 
or material that is irrelevant to the scope of a request.   
 
In relation to section 22 of the FOI Act, the FOI Guidelines explain, at paragraph 3.98: 
 
Applying those considerations, an agency or minister should take a common sense approach in 
considering whether the number of deletions would be so many that the remaining document 
would be of little or no value to the applicant. Similarly, the purpose of providing access to 
government information under the FOI Act may not be served if extensive editing is required 
that leaves only a skeleton of the former document that conveys little of its content or substance.  
 
I consider that, under section 22 of the FOI Act, upon redacting the irrelevant material and the 
exempt material, the Recruitment Correspondence and PID Documents retain little or no value 
or meaning.  It would therefore be futile to grant you access to redacted copies of those 
documents. 
 
Charges 
 
You have not been charged for the processing of your request.  
 
Your Review Rights   
 
If you are dissatisfied with my decision, you may apply for internal review or to the Information 
Commissioner for review of those decisions.  I encourage you to seek internal review as a first 
step as it may provide a more rapid resolution of your concerns.  
 
Internal review 
 
Under section 54 of the FOI Act, you may apply in writing to the Court for an internal review 
of my decision.  The internal review application must be made within 30 days of the date of 
this letter. 
 
Where possible please attach reasons as to why you believe review of the decision is necessary. 
The internal review will be carried out by another officer within 30 days.  
 
Information Commissioner review 
 
Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the Australia Information Commissioner 
to review my decision.  An application for review by the Information Commissioner must be 
made in writing within 60 days of the date of this letter and be lodged in one of the following 
ways: 
 
 
online: https://forms.business.gov.au/aba/oaic/foi-review-/ 
 
email: xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 


 
post: GPO Box 2999, Canberra ACT 2601 
 
in person: Level 3, 175 Pitt Street, Sydney NSW 
 
More information about the Information Commissioner review is available on the Office of the 
Australian Information Commissioner (OAIC) website at: https://www.oaic.gov.au/freedom-
of-information/reviews-and-complaints/information-commissioner-review/.  
 
Complaints 
 
If you are dissatisfied with the way the Court has handled your FOI request, you may complain 
to the Information Commissioner in writing.  There is no fee for making a complaint.  More 
information about making a complaint is available on the OAIC website, including a link to 
the online complaints form which the  OAIC recommends  using for complaints, at: 
https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/make-an-foi-
complaint.  
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
C Hammerton Cole 
Registrar