This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Correspondence in relation to “National Judicial Registrar & District Registrar QLD – SES1” position'.


 
 
 
 
 
 
FEDERAL COURT OF AUSTRALIA 
PRINCIPAL REGISTRY 
 
 
 
 
 
HARRY GIBBS COMMONWEALTH LAW COURTS 
119 NORTH QUAY 
BRISBANE  QLD  4000 
 
13 June 2022 
 
 
Margaret A 
Right to Know 
 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
Dear Margaret A 
 
Request for an internal review under the Freedom of Information Act 
 
I refer to your email correspondence of 15 May 2022 seeking internal review of a decision 
made 12 May 2022 under the Freedom of Information Act 1982 (Cth) (FOI Act).     
 
Authorised decision-maker 
 
I am authorised to make a decision on behalf of the Federal Court of Australia (Court) in 
relation to your internal review request.  In conducting the internal review, I acknowledge that 
an internal review is a merit review process and that I am required to bring a fresh, independent 
and impartial mind to the review.   
 
Material taken into account 
In making my decision on internal review, I have considered the following material:   
•  your FOI requests received on 10 March 2022 and 18 March 2022 (FOI request);  
•  the decision letter to you dated 12 May 2022 (FOI decision);  
•  your correspondence of 15 May 2022 requesting internal review (review request); 
•  the documents identified as falling within the scope of your request; 
•  the records of the searches conducted by Court staff; 
•  the third party submissions received following consultations under section 27A of the 
FOI Act;   

 

•  the FOI Act and relevant case law; and 
•  the guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (FOI Guidelines).  
 
Searches Undertaken 
Prior to the FOI decision dated 12 May 2022, extensive searches were undertaken by staff of 
the Court to identify any documents falling within the scope of your request.  I have reviewed 
these searches and spoken to Court personnel who were involved in this process.   
 
The process for undertaking the searches involved consultations with senior staff of the Court, 
searches of the Court’s human resources and recruitment inboxes, searches of staff emails, as 
well as searches of the Court’s human resources shared drive, the Court’s electronic documents, 
records management and information systems.   
 
The searches utilised key words based on Court staff’s knowledge of document titling practices 
in the Court.  Staff engaged in extensive consultations to determine appropriate key word 
searches by reference to the description of the documents in your FOI request.   
 
I am satisfied that the searches undertaken were thorough and comprehensive.  I do not believe 
any further reasonable search or enquiry could find additional documents within the scope of 
your request.  I am satisfied that, other than the documents already found, no other documents 
exist or they cannot be found.   
 
Decision on Internal Review
   
 
In relation to your FOI request, the searches conducted by the Court found a significant number 
of documents which are identified clearly within the FOI decision.  I will not specifically 
identify each of those pieces of correspondence again, but will refer to them collectively as the 
recruitment correspondence.   
 
In relation to your FOI request, the searches conducted identified a significant number of 
documents consisting of confidential email communication between the Court and Ms Kate 
McMullan.  I will not specifically identify each of those pieces of correspondence, but will 
refer to them collectively as the PID documents.   
 
I refuse access to the recruitment correspondence and the PID documents.  The recruitment 
correspondence and PID documents are conditionally exempt from disclosure under sections 
47C, 47E(c), 47E(d) and 47F of the FOI Act and disclosure of the documents would be contrary 
to the public interest under section 11A(5) of the FOI Act.   
 
 
 
 

 

link to page 3 link to page 3 link to page 3 Reasons for Decision 
In providing these reasons, I note that the FOI decision includes the text of all relevant sections 
of the FOI Act, FOI Guidelines and relevant case law. I do not propose to quote those sections 
verbatim within this decision.   
Documents Conditionally Exempt 
I am satisfied  that the recruitment  correspondence  and PID documents fall  within the 
conditional exemptions provided within sections 47C, 47E(c), 47E(d) and 47F of the FOI Act.  
Section 47C of the FOI Act (documents subject to deliberative process) 
I am satisfied that the recruitment correspondence and PID documents contain deliberative 
matter or are in the nature of deliberative process.   
The recruitment correspondence contain information, opinions and recommendations prepared 
for the purpose of a deliberative process of the Court.   The correspondence includes advice, 
opinions, proposals and interim decisions or deliberations.  The documents evidence a selection 
process that, at that point in time, had not yet been finalised.1   The documents are preparatory 
and ancillary to the formal engagement of the relevant employee and a part of a wider 
deliberative process of the Court regarding recruitment.     
The PID documents are confidential email communications, including attachments, between 
the Court and Ms McMullan in respect of Ms McMullan’s  investigation on behalf of the 
Australian Public Service Commission (APSC).  They record an exchange about the 
investigation conducted by Ms McMullan.   
I have read the reasons provided by the decision maker and agree with the decision maker’s 
conclusions in finding that the PID investigation is analogous to the investigation conducted 
and considered in Raiz and Professional Services Review [2021] AATA 4360 (Raiz and PSR).   
It is for these reasons that I consider that the recruitment correspondence and PID documents 
fall within the conditional exemption under section 47C of the FOI Act, and I agree with the 
findings of the decision maker for the FOI decision. 
Section 47E of the FOI Act (certain operations of agencies) 
I am satisfied that disclosure of the recruitment correspondence and PID documents would, or 
could reasonably be expected to have, a substantial adverse effect on the management or 
assessment of personnel by the Court2 as well as the efficient conduct of the operations of the 
Court.
The  recruitment  correspondence  and PID documents specifically concern the Court’s 
recruitment processes and therefore clearly relate to the management of personnel and the 
                                                 
1 see FOI Guidelines 6.52-6.61  
2 see section 47E(c) of the FOI Act 
3 see section 47E(d) of the FOI Act 

 

link to page 4 assessment of those personnel and third parties. The PID documents, even where the subject 
matter wasn’t so obviously recruitment, would relate to the management of personnel and the 
assessment of those personnel given the purpose of the PID regime to protect those making 
disclosures concerning misconduct in the Australian Public Service.   
The recruitment processes themselves are essential to the proper and efficient operations of the 
Court, as no organisation could efficiently operate without a functional recruitment process.  
The documents themselves therefore relate to the efficient conduct of the Court’s operations. 
Indeed, in this instance, the documents contain personal information about Court Registrars 
who are critical to the Court’s proper and efficient operations.  As has previously been indicated 
by the decision maker in the FOI decision, Registrars provide support to the Court’s Judges, 
exercise various powers delegated by Judges and perform important statutory functions 
assigned to them by legislation. 
I have read the analysis provided within the FOI decision on the application of the decision of 
‘YU’ and Bureau of Meteorology (Freedom of Information)  [2021] AICmr75  to the PID 
documents.  I agree with that analysis and finding that the disclosure of the PID documents 
would impact upon the Court’s proper and efficient operations.  Further, I am in agreement that 
the disclosure would have a substantial adverse effect on the management and assessment of 
Court staff and on the proper and efficient conduct of operations and I adopt the reasons of the 
FOI decision in that regard.   
Accordingly, I am satisfied that all documents falling within the scope of your request are 
conditionally exempt under subsections 47E(c) and 47E(d) of the FOI Act.   
Section 47F of the FOI Act (personal privacy) 
I am satisfied that disclosure of the recruitment correspondence and PID documents would 
involve the unreasonable disclosure of personal information4 and fall within the exemption 
under subsection 47F(1) of the FOI Act. 
I agree with the findings of the decision maker that the disclosure of the recruitment 
correspondence  and PID documents would be an unreasonable disclosure of personal 
information under subsection 47F(1).  The personal information contained within the 
recruitment correspondence is not well known and is not, generally speaking, available from 
publicly accessible sources.  It is not information that directly concerns the usual duties or 
responsibilities of those individuals as public servants, where those individuals are in fact 
public servants.  It also relates to the personal capabilities and attributes of those individuals. 
The documents themselves were sent and received on the understanding that such information 
would not be disclosed to third parties or made publicly available.     
I consider that the disclosure of this information would have an adverse effect on the 
individuals concerned; that the information is such that the Australian community would regard 
it as sensitive; and that disclosure would undermine the morale of the individuals concerned.  I 
                                                 
4 section 4 FOI Act 

 

link to page 5 link to page 5 consider that disclosure of this information would  also  likely impact upon the  health and 
wellbeing of the individuals concerned and damage their trust and confidence in confidential 
recruitment processes as well as causing tension between individuals within the workplace.   
I am not persuaded that the limited publication of some of the personal information included 
within the recruitment correspondence would preclude me from finding that the documents 
captured by your request are unreasonable to disclose,5  let alone require that I do so.  As 
remarked by the original decision maker, the limited publication of this information has already 
caused considerable harm and distress for the individuals concerned.   
I am satisfied that it would be unreasonable to disclose the remainder of the personal 
information within the recruitment correspondence and PID documents as it is likely to lead to 
further harm and distress.  I am satisfied that the personal information in the documents are 
conditionally exempt under section 47F of the FOI Act. 
Public interest test 
As I have found that the recruitment correspondence and PID documents are conditionally 
exempt under various sections of the FOI Act, I must also consider whether it would be contrary 
to the public interest to give you access at this time.6  I am satisfied that disclosure of the 
documents would be contrary to the public interest. 
The disclosure of these documents may help promote the objects of the FOI Act, in as much as 
access might provide the Australian community, or a section of it, with access to information 
held by an arm of government, increasing knowledge about government activities, and 
enhancing the scrutiny of government decision-making.   
However, as the decision maker has found, it is difficult to see how opinions about candidates, 
attributes and suitability  of individuals candidates, and the direct contact details of public 
servants and others would be of serious concern or benefit to the public.  It would seem that 
such information would merely serve to satisfy the curiosity of others.  Further, that 
information would do nothing to inform debate on a matter of public importance, nor does the 
information promote effective oversight of public expenditure.  
I have read and agree with the factors against disclosure identified by the decision maker and 
adopt those here.  Those factors carry with them a very real and serious risk of harm to the 
Court and its former or current employees, and those who have sought employment within the 
Court.  I give significant weight to each of those factors, and after considering each factor and 
the weight to be given to each, I have concluded that the benefit to the public resulting from 
disclosure is outweighed by the benefit to the public of withholding that information.  I am 
therefore satisfied that disclosure of the documents would, on balance, be contrary to the public 
interest.   
                                                 
5 see Re Jones and Commissioner of Taxation [2008] AATA 834 and Bradford v Australian Federal Police 
[2021] AATA 3984 
6 see section 11A(5) FOI Act.   

 


Deletion of exempt or irrelevant material 
Pursuant to section 22 of the FOI Act, I have considered whether it is possible and reasonably 
practicable to provide access to an edited version of the recruitment correspondence and PID 
documents to remove exempt material or material that is irrelevant to the scope of the request. 
I am satisfied that, under section 22, upon redacting all irrelevant and exempt material, that the 
recruitment correspondence and PID documents would retain little or no value or meaning.  It 
would therefore be futile to grant you access to redacted copies of those documents.   
Your review rights 
If you are dissatisfied with my decision, under section 54L of the FOI Act you may apply to 
the Australian Information Commissioner for review.  An application for review by the 
Information Commissioner must be made in writing within 60 days of the date of this letter.  
 
More information about Information Commissioner review is available on the Office of the 
Australian Information Commissioner (OAIC
website. Go to 
https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/information-
commissioner-review/. 
 
Complaints 
 
If you are dissatisfied with the way the Court has handled your FOI request, you may complain 
to the Information Commissioner in writing.  There is no fee for making a complaint.   
 
More information about making a complaint is available on the OAIC website, including a link 
to the online complaints form which the OAIC recommends using for complaints.  Go to 
https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/make-an-foi-
complaint. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Scott Tredwell 
General Counsel