This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Role review processes in the Federal Court for National Judicial Registrars'.


FEDERAL COURT OF AUSTRALIA 
PRINCIPAL REGISTRY 
LEVEL 16 
LAW COURTS BUILDING 
QUEENS SQUARE 
SYDNEY NSW 2000 
19 May 2022 
Mircea 
Right to Know 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
Dear Sir/Madam, 
Request under the Freedom of Information Act 
I refer to your email to the Federal Court of Australia (Court) dated 21 March 2022 requesting 
access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (Cth) (FOI Act).  
Specifically, you have requested the following: 
Please provide access to all the documents (including classification assessments, broadbanding 
proposals etc) that  were provided to Kate McMullan of the Australian Public Service 
Commission which support her conclusion that allegations… in the context of the recruitment 
of National Judicial Registrars were unsubstantiated because there had been “a role review 
process that had resulted in certain positions being found suitable for either a Legal 2 or (SES1) 
position, depending on the relative complexity and work load.” 
On 25 March 2022, the Court acknowledged receipt of your FOI request and advised you that, 
because your request covered documents that contained personal information about 
individuals, under section 27A of the FOI Act the Court was required to consult with the 
persons concerned before making a decision about the release of the documents.  For that 
reason, the period for processing your request was extended by a further period of 30 days in 
accordance with subsection 15(6) of the FOI Act. 
Authorised decision-maker 
I am authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions on behalf of the Court in 
relation to requests made under the FOI Act.  
Searches undertaken 
Extensive searches were undertaken by staff of the Court to identify any documents falling 
within the scope of your request.  These searches included consultations with senior staff in the 

Court’s Principal Registry and People and Culture teams, searches of the Court’s human 
resources and recruitment inboxes, searches of staff emails, searches of the human resources 
shared drive, and searches of the Court’s electronic document, records management and 
information systems.  I am not aware of any other steps that could reasonably have been taken 
to identify the documents you have requested. 
 
As a result of the searches undertaken, a number of documents were identified as falling within 
the scope of your request. These documents consist of confidential email communication, 
including attachments, between the Court and Ms Kate  McMullan. I have decided not to 
provide specific detail about each document in my decision, as doing so would reveal exempt 
matter (see subsection 26(2) of the FOI Act).  
 
Decision 
 
I have decided to refuse access to the documents identified as falling within the scope of your 
request  on the basis that the documents are exempt from disclosure under section 47C, 
subsections 47E(c) and 47E(d) and section 47F of the FOI Act.  I consider that disclosure of 
the documents would be contrary to the public interest under subsection 11A(5) of the FOI Act.  
I also consider that it would be futile to grant you access to redacted copies of the documents 
under section 22 of the FOI Act. 
 
I have taken the following into account in making my decision: 
 
•  the terms of your request; 
•  the nature and content of the documents sought by your request; 
•  the relevant provisions of the FOI Act and relevant case law; 
•  the third party submissions received following consultations under section 27A of the 
FOI Act; 
•  the Freedom of Information (Charges) Regulations 2019; and 
•  the FOI Guidelines issued by the Office of the Australian Information Commissioner 
(FOI Guidelines). 
 
Reasons for Decision 
 
The documents found in response to your request are identical to the documents that were 
found in response to paragraphs (i) and (ii) of a previous FOI request made to the Court under 
the name “Velan” on 26 February 2022.  I have therefore decided to adopt the reasoning I 
provided in the decision I issued on 27 April 2022 in response to paragraphs (i) and (ii) of the 
“Velan” request. 
 
A copy of my reasons for decision in response to the “Velan” request have been published 
online at: https://www.righttoknow.org.au/request/8520/response/25304/attach/html/2/2022% 
2004%2027%20FOI%20Decision%20Velan.pdf.html.  For your convenience, I also enclose a 
copy of those reasons for decision. 
 



Charges 
 
You have not been charged for the processing of your request.  
 
Your Review Rights   
 
If you are dissatisfied with my decision, you may apply for internal review or to the Information 
Commissioner for review of those decisions.  I encourage you to seek internal review as a first 
step as it may provide a more rapid resolution of your concerns.  
 
Internal review 
 
Under section 54 of the FOI Act, you may apply in writing to the Court for an internal review 
of my decision.  The internal review application must be made within 30 days of the date of 
this letter. 
 
Where possible please attach reasons as to why you believe review of the decision is necessary. 
The internal review will be carried out by another officer within 30 days.  
 
Information Commissioner review 
 
Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the Australia Information Commissioner 
to review my decision.  An application for review by the Information Commissioner must be 
made in writing within 60 days of the date of this letter and be lodged in one of the following 
ways: 
 
 
online: https://forms.business.gov.au/aba/oaic/foi-review-/ 
 
email: xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
 
post: GPO Box 2999, Canberra ACT 2601 
 
in person: Level 3, 175 Pitt Street, Sydney NSW 
 
More information about the Information Commissioner review is available on the Office of the 
Australian Information Commissioner (OAIC) website at: https://www.oaic.gov.au/freedom-
of-information/reviews-and-complaints/information-commissioner-review/.  
 
Complaints 
 
If you are dissatisfied with the way the Court has handled your FOI request, you may complain 
to the Information Commissioner in writing.  There is no fee for making a complaint.  More 
information about making a complaint is available on the OAIC website, including a link to 
the online complaints form which the  OAIC recommends  using for complaints, at: 
https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/make-an-foi-
complaint.  
 
Yours sincerely, 


 
 
 
 
C Hammerton Cole 
Registrar 



 
 
 
 
 
 
FEDERAL COURT OF AUSTRALIA 
PRINCIPAL REGISTRY 
 
 
 
 
 
LEVEL 16 
LAW COURTS BUILDING 
QUEENS SQUARE 
SYDNEY NSW 2000 
 
27 April 2022 
 
Velan 
Right to Know 
 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx   
 
Dear Velan, 
 
Request under the Freedom of Information Act 
 
I refer to your email to the Federal Court of Australia (Court)  dated 26  February 2022 
requesting access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (Cth) (FOI Act).  
Specifically, you have requested the following: 
 
i. 
documents recording the “role review processes” that Kate McMullan based her conclusions on, 
ii. 
documents setting out the classification assessments for the Legal 2 and SES1 versions of the 
National Judicial Registrar role that Kate McMullan would presumably have referred to when 
drawing her conclusions, 
iii. 
documents that show that it is possible to broadband a group of duties over an SES classification 
even though the Public Service Classification Rules forbid such an act. 

 
On 28 February 2022, the Court acknowledged receipt of your FOI request.  On 25 March 
2022, the Court advised you that, because your request covered documents that contained 
personal information about individuals, under section 27A of the FOI Act the Court was 
required to consult with the persons concerned before making a decision about the release of 
the documents.  For that reason, the period for processing your request was extended by a 
further period of 30 days in accordance with subsection 15(6) of the FOI Act. 
 
Authorised decision-maker 
 
I am authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions on behalf of the Court in 
relation to requests made under the FOI Act.  
 
Scope of request 
 
In paragraphs (i) and (ii) of your request, you have requested access to certain documents that 
Kate McMullan based her conclusions on” and that “Kate McMullan presumably would have 

referred to when drawing her conclusions”.  Given that the Court is not in a position to know 
exactly what Ms McMullan, a third party, turned her mind to in making her decision,  I have 
interpreted your request to refer to any documents the Court provided to Ms McMullan during 
the course of her investigation “recording the ‘role review processes’” and “setting out the 
classification assessments for the Legal 2 and SES1 versions of the National Judicial Registrar 

role”, as identified in paragraphs (i) and (ii) of your request.   
 
Searches undertaken 
 
Extensive searches were undertaken by staff of the Court to identify any documents falling 
within the scope of your request.  These searches included consultations with senior Court staff, 
searches of relevant inboxes, searches of relevant shared drives, and searches of the Court’s 
electronic document, records management and information systems. I am not aware of any 
other steps that could reasonably have been taken to identify the documents you have requested. 
 
As a result of the searches undertaken, a number of documents were identified as falling within 
the scope of your request. These documents consist of confidential email communication, 
including attachments, between the Court and Ms McMullan. I have decided not to provide 
specific detail about each document in my decision, as doing so would reveal exempt matter 
(see subsection 26(2) of the FOI Act).  
 
Decision 
 
With respect to paragraphs (i) and (ii) of your request, I have decided to refuse access to the 
documents found on the basis that the documents are exempt from disclosure under section 
47C, subsections 47E(c) and 47E(d) and section 47F of the FOI Act.  I consider that disclosure 
of the documents would be contrary to the public interest under subsection 11A(5).  I also 
consider that it would be futile to grant you access to redacted copies of the documents under 
section 22 of the FOI Act. 
 
With respect to paragraph (iii) of your request, I have decided, under subsection 24A(1) of the 
FOI Act, to refuse that part of your request as I am satisfied that all reasonable steps have been 
taken to find the documents you have requested but the documents cannot be found or do not 
exist. 
 
I have taken the following into account in making my decision: 
•  the terms of your request; 
•  the nature and content of the documents sought by your request; 
•  the relevant provisions of the FOI Act and relevant case law; 
•  the third party submissions received following consultations under section 27A of the 
FOI Act; 
•  the Freedom of Information (Charges) Regulations 2019; and 
•  the FOI Guidelines issued by the Office of the Australian Information Commissioner 
(FOI Guidelines). 
 


Reasons for Decision 
 
Documents that cannot be found or do not exist – subsection 24A(1) 

Subsection 24A(1) of the FOI Act provides:   
(1)  An agency or Minister may refuse a request for access to a document if: 
(a)  all reasonable steps have been taken to find the document; and 
(b)  the agency or Minister is satisfied that the document: 
(i)  is in the agency’s or Minister’s possession but cannot be found; or 
(ii)  does not exist.    
As mentioned above, extensive searches were undertaken by staff of the Court to identify any 
documents falling within the scope of your request.  I am satisfied that all reasonable steps have 
been taken to find any documents within the ambit of paragraph (iii) of your request, but that 
the documents cannot be found or do not exist.  As there are no documents to provide you, I 
must refuse access to the documents requested in that paragraph of your request  under 
subsection 24A(1) of the FOI Act. 
 
Deliberative processes – s 47C of the FOI Act 

 
I consider that the documents falling within the scope of paragraphs (i) and (ii) of your request 
are conditionally exempt under section 47C of the FOI Act.  Subsection 47C(1) of the FOI Act 
prescribes that: 
A document is  conditionally exempt if its disclosure under this Act would disclose matter 
(deliberative matter) in the nature of, or relating to, opinion, advice or recommendation 
obtained, prepared or recorded, or consultation or deliberation that has taken place, in the 
course of, or for the purposes of, the deliberative processes involved in the functions of: 
(a)  an agency; or 
(b)  a Minister; or 
(c)  the Government of the Commonwealth. 

 
In relation to requests that concern conditionally exempt documents containing deliberative 
matter, the FOI Guidelines provides the following at paragraph 6.52: 
 
… Deliberative matter is content that is in the nature of, or relating to either: 
•  an opinion, advice or recommendation that has been obtained, prepared or recorded, 
or 
•  a consultation or deliberation that has taken place, in the course of, or for the purposes 
of, a deliberative process of the government, an agency or minister (s 47C(1)). 
 
Relevantly, the FOI Guidelines also provide: 
 
6.55 The deliberative processes exemption differs from other conditional exemptions in that no 
type of harm is required to result from disclosure. The only consideration is whether the 
document includes content of a specific type, namely deliberative matter. If a document does 


link to page 8 link to page 8 link to page 8 not contain deliberative matter, it cannot be conditionally exempt under this provision, 
regardless of any harm that may result from disclosure. 
 
6.58 A deliberative process involves the exercise of judgement in developing and making a 

selection from different options: 
 
The action of deliberating, in common understanding, involves the weighing up or 
evaluation of the competing arguments or considerations that may have a bearing upon 
one's course of action. In short, the deliberative processes involved in the functions of 
an agency are its thinking processes – the processes of reflection, for example, upon 
the wisdom and expediency of a proposal, a particular decision or a course of action.1 
 
6.59 'Deliberative process’ generally refers to the process of weighing up or evaluating 

competing arguments or considerations or to thinking processes – the process of reflection, for 
example, upon the wisdom and expediency of a proposal, a particular decision or a course of 
action.2 
 
6.60 The deliberative process must relate to the functions of an agency, minister or the 

government of the Commonwealth. The functions of an agency are usually found in the 
Administrative Arrangements Orders or the instrument or Act that established the agency.  For 
the  purposes of the FOI Act, the functions include both policy making and the processes 
undertaken in administering or implementing a policy. The functions also extend to the 
development of policies in respect of matters that arise in the course of administering a 
program. The non-policy decision making processes required when carrying out agency, 
ministerial or governmental functions, such as code of conduct investigations, may also be 
deliberative processes.
 
6.61 A deliberative process may include the recording or exchange of: 

•  opinions 
•  advice 
•  recommendations 
•  a collection of facts or opinions, including the pattern of facts or opinions considered 
•  interim decisions or deliberations. [footnote omitted]. 
 
I have assessed the documents found in response to paragraphs (i) and (ii) of your request and 
consider that they all contain deliberative matter. As outlined above, these documents consist 
of  confidential email communications, including  attachments,  between  the Court  and  Ms 
McMullan in relation to Ms McMullan’s investigation regarding a public interest disclosure 
(PID).  The documents record the process by which the PID investigation was undertaken and 
disclose material prepared or recorded as part of that deliberative PID process, before any 
decision was made regarding that PID.   
 
                                                 
1 See Re JE Waterford and Department of Treasury (No 2) [1984] AATA 67. See British American Tobacco 
Australia Ltd and Australian Competition and Consumer Commission [2012] AICmr 19, [15]–[22]. See also 
Carver and Fair Work Ombudsman [2011] AICmr 5 in relation to code of conduct investigations. 
Dreyfus and Secretary Attorney-General’s Department (Freedom of information) [2015] AATA 962 [18]. 
3 See Re Murtagh and Commissioner of Taxation [1984] AATA 249, Re Reith and Attorney-General’s 
Department [1986] AATA 437, Re Zacek and Australian Postal Corporation [2002] AATA 473. 


Relevantly, in the recent decision of Raiz and Professional Services Review [2021] AATA 
4360 (Raiz and PSR), the Administrative Appeals Tribunal found that material collected and 
assessed during the course of an investigation made under the Health Insurance Act 1973 (Cth) 
by the Professional Services Review was deliberative material and conditionally exempt under 
both sections 47C and 47E(d) of the FOI Act.  In relation to the conditional exemption under 
section 47C, the Tribunal found, at paragraph [87] of that decision: 
 
I reject Dr Raiz’s arguments that this material is not deliberative material. I refer to paragraph 
6.67 of the Guidelines that states that material that is gathered as a basis for intended 
deliberations may be deliberative matter. It is clear from Mr Topperwein’s evidence that MBS 
data must be considered as a part of a PSR Committee investigation and further that the 
Committee must deliberate as to which MBS items to investigate. It is not relevant that the 
instructions to retrieve certain data technically occurs after the deliberative process as these 
instructions would reveal the outcomes of deliberations regarding which data to request. 
Therefore, disclosure of the contents of the requests for data, the data itself, and the staffs’ 
interactions with the ‘owners’ of the data would all reveal information directly related to 
deliberations and necessary for the Committee’s continuous deliberations. 
 
I consider that the investigation under the Health Insurance Act, discussed in Raiz and PSR, is 
analogous to the investigation that is the subject of items (i) and (ii) of your request.  The 
documents  record an exchange about the investigation  conducted by Ms McMullan, all of 
which occurred before final conclusions/recommendations were reached by Ms McMullan. 
 
For all of the reasons outlined above, I find that disclosure of the documents found in response 
to paragraphs (i) and (ii) of your request would disclose deliberative matter and, therefore, the 
documents are conditionally exempt under section 47C of the FOI Act. 
 
In finding that these documents are conditionally exempt, I am required to consider whether it 
would be contrary to the public interest to give you access at this time.  I discuss this later in 
my decision. 
 
Operations of an agency – s 47E of the FOI Act 
 
I consider that the documents falling within the scope of paragraphs (i) and (ii) of your request 
are conditionally exempt under subsections 47E(c) and 47E(d) of the FOI Act, which prescribe 
that: 
 
A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would, or could reasonably 
be expected to, do any of the following: 
 
… 
(c)  have a substantial adverse effect on the management or assessment of personnel by the 
Commonwealth or by an agency; 
(d)  have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the operations 
of an agency. 
 
The FOI Guidelines provide the following elaboration on subsection 47E(c): 


 
6.113 Where the document relates to the agency’s policies and practices relating  to the 
assessment and management of personnel, the decision maker must address both elements of 
the conditional exemption in s 47E(c), namely, that: 
•  an effect would reasonably be expected following disclosure 
•  the expected effect would be both substantial and adverse.  
 
6.114 For this exemption to apply, the documents must relate to either: 
•  the management of personnel – including the broader human resources policies and 
activities, recruitment, promotion, compensation, discipline, harassment and 
occupational health and safety 
•  the assessment of personnel – including the broader performance management policies 
and activities concerning competency, in-house training requirements, appraisals and 
underperformance, counselling, feedback, assessment for bonus or eligibility for 
progression.  
 
The documents found in response to paragraphs (i) and (ii) of your request refer to a PID 
investigation that was undertaken in response to allegations concerning the recruitment and 
promotion of various Court staff.  Those documents directly concern the “management” and 
assessment of personnel” because the PID scheme provides a protected space for public 
officials to make disclosures relating to suspected wrongdoing or misconduct, thereby holding 
to account public officials in the work that they do.    The documents therefore relate to 
paragraph 47E(c) of the FOI Act. 
 
The FOI Guidelines provide the following elaboration on subsection 47E(d): 
 
6.123 The predicted effect must bear on the agency’s ‘proper and efficient’ operations, that is, 
the agency is undertaking its expected activities in an expected manner. Where disclosure of 
the documents reveals unlawful activities or inefficiencies, this element of the conditional 
exemption will not be met and the conditional exemption will not apply. 
 
The PID scheme promotes integrity and accountability across the Commonwealth public sector 
and provides a protected space for public officials to make disclosures relating to suspected 
wrongdoing or misconduct.  The recent decision of ‘YU’ and Bureau of Meteorology (Freedom 
of Information) [2021] AICmr75 (29 November 2021) upheld the importance of protecting 
information collected during a PID  investigation process.  In that case, the Information 
Commissioner accepted the Bureau of Meteorology’s submission, at paragraph [31], as 
follows:  
 
The PID Act provides public officials who make a disclosure under that Act with legislative 
protection from reprisals. I agree with BOM’s submission that certain operations of the agency 
may be undermined if the confidentiality established under the PID Act was circumvented by a 
request for information under the FOI Act. I am also satisfied disclosure may result in 
employees losing confidence in BOM’s ability to maintain confidentiality during a PID or other 
investigation into allegations of misconduct, which may have a substantial adverse effect on 
the Bureau's ability to manage its staff. 
 


link to page 11 I accept that certain operations of the Court could be undermined if the confidentiality 
established under the PID Act was circumvented by an access application made under the FOI 
Act.  The case of YU also refers to other relevant case law that highlights the importance of 
agencies being able to undertake confidential investigative processes, and the fact that the need 
for confidentiality will often extend past the time period of the investigation itself, since 
disclosure would likely undermine participation in future investigative processes by agency 
staff and/or members of the public.4 
 
It is an important aspect of the operation of Commonwealth agencies that they are able to 
properly undertake activities under the PID scheme, and in doing so, continue encouraging the 
disclosure of suspected wrongdoing by public officials.  Paragraph 6.122 of the FOI Guidelines 
further elaborates on the applicability of the conditional exemption in section 47E(d) of the 
FOI Act, stating the following: 
 
The exemption may also apply to documents that relate to a complaint made to an investigative 
body. The disclosure of this type of information could reasonably affect the willingness of 
people to make complaints to the investigative body, which would have a substantial adverse 
effect on the proper and efficient conduct of the investigative body’s operations. [footnote 
omitted]. 
 
The release of the documents captured by paragraphs (i) and (ii) of your request would clearly 
bear on the Court’s “proper and efficient operations”.  Not only do the documents relate to a 
PID investigation  and thereby the proper and efficient operations  of the Court, but the 
documents contain personal information about Registrars of the Court who are critical to the 
Court’s proper and efficient operations.  Registrars provide support to the Court’s Judges, 
exercise  various powers delegated by Judges and perform important statutory functions 
assigned to them by legislation.  The documents, by relating to the PID scheme, thereby relate 
to the Court’s ability to assess and investigate its staff, including Registrars. 
 
I now turn to the question of whether disclosure of the documents would or could reasonably 
be expected to have a substantial adverse effect on the management and assessment of Court 
staff and on the Court’s proper and efficient conduct of operations. 
 
The release of the documents would, or could reasonably be expected to, have a substantial 
adverse effect on the management and assessment of personnel by the Court, as well as on the 
Court’s operations, by: 
 
•  jeopardising the confidentiality regime established by the Public Interest Disclosure 
Act 2013 (PID Act); 
•  discouraging people from utilising the PID process to disclose suspected wrongdoing 
by public officials, thereby undermining the proper functioning of both the Australian 
                                                 
4 See, for example, De Tarle and Australian Securities and Investments Commission (Freedom of information) 
[2016] AATA 230; ‘HJ’ and Australian Federal Police [2015] AICmr 71; Australian Broadcasting Corporation 
and Australian Federal Police (Freedom of information) [2020] AICmr 23; ‘YA' and Australian Taxation Office 
(Freedom of Information) [2021] AICmr 49; ‘YB’ and Department of Veterans' Affairs [2021] AICmr 52. 


Public Service Commission (APSC) (which conducted the investigation) and the Court 
(in its provision of materials to the APSC as part of that investigation); 
•  undermining participation in future investigative processes by Court staff and/or 
members of the public; 
•  compromising the Court’s ability to carry out its obligations under the PID scheme and 
its ability to ensure that allegations of misconduct are properly investigated; 
•  adversely impacting the Court’s ability to support, manage, assess or investigate its own 
staff; 
•  prejudicing the  relevant  Registrars’ right to privacy, including  undermining the 
expectations of Court employees regarding the protection of their privacy; 
•  negatively impacting the ability of the relevant Registrars to perform their current role; 
•  adversely affect the mental health of the relevant Registrars, including by causing them 
stress and anxiety by linking them to the allegations set out in the articles published in 
the media; 
•  exposing the relevant Registrars to the risk of having their personal details and the 
circumstances of their recruitment with the Court being the subject of further media 
articles or public  speculation; 
•  damaging the relevant Registrars’ relationship with colleagues and peers; 
•  causing litigants and practitioners to call into question any of the future decisions made 
by those Registrars in the exercise of their delegated judicial functions; and 
•  damaging the relevant Registrars’ future prospects of employment. 
 
In relation to the substantial adverse effect that disclosure of the documents would have on the 
confidentiality regime established by the PID Act, I note that the individual  I consulted in 
relation to the document captured by paragraph (i) of your request, being an email 
communication, objected to disclosure of that  document  in full.  It was clear from that 
consultation that the individual engaged in the email communication on the understanding that 
the sensitive information contained in the emails would not be communicated to third parties 
other than Ms McMullan and, furthermore, that those emails would not be made publically 
available on a website (whether that be via the Right to Know website or the Court’s FOI 
disclosure log).  I also note that there is no legislative or regulatory regime that requires the 
disclosure of any the documents requested.  Rather, disclosure of the information requested 
would likely breach the Court’s privacy and confidentiality obligations under the PID Act.   
 
Further, there is not just one but a number  of Registrars named in the confidential  email 
communication  who had their recruitment the subject of the PID.  Disclosure of multiple 
Registrar names and/or information in the emails concerning those Registrars could impact the 
performance and morale of those Registrars, and could lead to animosity and disharmony 
between those Registrars and other staff of the Court.  This would, in turn, have a substantial 
adverse effect on the proper and efficient conduct of the operations of the Court generally, and 
could result in employees choosing to leave the employ of the Court, causing the Court to lose 
the talent it obtained during its extensive recruitment processes. 
 


For the reasons above, I consider that the documents captured by paragraphs (i) and (ii) of your 
request relate to the operations of the Court and, if disclosed, would or could reasonably be 
expected to have a substantial adverse effect on both the “management or assessment” of 
personnel and the “proper and efficient conduct of the operations” of the Court.  Accordingly, 
I have determined that the documents are conditionally exempt under subsections 47E(c) and 
47E(d) of the FOI Act. 
 
In finding that the documents are conditionally exempt, I am required to consider whether it 
would be contrary to the public interest to give you access at this time.  I discuss this later in 
my decision. 
 
Personal privacy – s 47F of the FOI Act 
 
I consider that the documents that fall within the scope of paragraphs (i) and (ii) of your request 
are conditionally exempt from disclosure under subsection 47F(1) of the FOI Act, which 
prescribes that: 
 
A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would involve the 

unreasonable  disclosure of personal information about any person (including a deceased 
person). 
 
The term “personal information” is defined in subsection 4(1) of the FOI Act to have the same 
meaning as in section 6 of the Privacy Act 1988 (Cth), that is:  
 
...information or an opinion about an identified individual, or an individual who is reasonably 
identifiable: 
(a) whether the information or opinion is true or not; and  
(b) whether the information or opinion is recorded in material form or not. 
 
As discussed, the documents found in response to paragraphs (i) and (ii) of your request consist 
of confidential email communication, including attachments  between the Court and Ms 
McMullan during the course of the investigation. The documents contain the names and direct 
contact details of a number of public servants.  The documents also contain a plethora of other 
types of personal information about individuals, including details of their prior employment 
and suitability for certain roles.  All of this information in the documents is clearly “personal 
information”, especially in the context of the PID investigation. 
 
To determine whether this personal information is conditionally exempt under subsection 
47F(1), I am required to consider whether disclosure of that personal information would be 
unreasonable.  
 
Subsection 47F(2) of the FOI Act prescribes that: 
 
In determining whether the disclosure of the document would involve the unreasonable 
disclosure of personal information, an agency or Minister must have regard to the following 
matters: 


(a)  the extent to which the information is well known; 
(b)  whether the person to whom the information relates is known to be (or to have been) 
associated with the matters dealt with in the document; 
(c)  the availability of the information from publicly accessible sources; 
(d)  any other matters that the agency or Minister considers relevant. 
 
In considering what is unreasonable, the AAT in Re Chandra and Minister for Immigration 
and Ethnic Affairs [1984] AATA 437 at 259 stated that: 
 
…whether a disclosure is ‘unreasonable’ requires … a consideration of all the circumstances, 
including the nature of the information that would be disclosed, the circumstances in which the 
information was obtained, the likelihood of the information being information that the person 
concerned would not wish to have disclosed without consent, and whether the information has 
any current relevance…it is also necessary in my view to take into consideration the public 
interest recognised by the Act in the disclosure of information … and to weigh that interest in 
the balance against the public interest in protecting the personal privacy of a third party…  
 
The FOI Guidelines list at paragraph 6.143 additional factors, which are outlined in the leading 
Information Commissioner  review decision on section 47F.  In that decision, ‘FG’ and 
National Archives of Australia [2015] AICmr 26, the Information Commissioner held that the 
following factors are relevant to the question of whether disclosure would be unreasonable: 
 
•  the nature, age and current relevance of the information 
•  any detriment that disclosure may cause to the person to whom the information relates 
•  any opposition to disclosure expressed or likely to be held by that person 
•  the circumstances of an agency’s collection and use of the information  
•  the fact that the FOI Act does not control or restrict any subsequent use or dissemination 
of information released under the FOI Act 
•  any submission an FOI applicant chooses to make in support of their application as to their 
reasons for seeking access and their intended or likely use or dissemination of the 
information, and  
•  whether disclosure of the information might advance the public interest in government 
transparency and integrity. 
 
In relation to the question of whether disclosure would be unreasonable, the FOI Guidelines 
further provide, at paragraphs 6.144 and 6.145: 
 
For example, in Colakovski v Australian Telecommunications Corp, Heerey J considered that 
‘... if the information disclosure were of no demonstrable relevance to the affairs of government 
and was likely to do no more than excite or satisfy the curiosity of people about the person 
whose personal affairs were disclosed ... disclosure would be unreasonable’. This illustrates 
how the object of the FOI Act of promoting transparency in government processes and activities 
needs to be balanced with the purpose of s 47F to protect personal privacy, although care is 
needed to ensure that an FOI applicant is not expected to explain their reason for access 
contrary to s 11(2). 
 
10 

The documents found in response to your request contain the names, direct contact details, and 
information in the nature of qualitative assessments of public servants who are or were 
employed by the Court or who work at third party agencies.  Those documents were sent and 
received on the understanding that such information would not be disclosed to third parties or 
made publically available on a website.  I consider that disclosure of such personal information 
would be unreasonable in these circumstances. Under the PID Act, the Court has significant 
obligations including with respect to the confidentiality of investigations and the protection of 
the identity of disclosers.  None of the documents requested are ordinarily permitted to be 
disclosed to the public, and there are no other statutory disclosure frameworks that require 
release of such information.   
 
I am not satisfied that there exists or should exist any presumption that the documents should 
be released merely because the personal information in them relates to employees of the Court 
and public servants.  The information contained in the documents is personal, confidential and 
sensitive in nature.  Where that information concerns Registrars who were considered as part 
of the PID investigation, their names and the assessment of their personal and professional 
attributes are not included in the emails because of their usual duties or responsibilities, but 
rather because of some connection with an investigation.  Further, some of the names of these 
public servants do not appear in any of the media articles  nor  are  those names personally 
identified in your request.  Disclosure would ultimately prejudice these individuals’ right to 
privacy. 
 
In relation to any detriment that disclosure of the names, direct contact details and other 
identifying information could cause to the people concerned, I consider it highly likely that 
disclosure could cause tension and stress to the persons concerned.  This is because disclosure 
could expose individuals to having their personal details and the circumstances of their 
recruitment with the Court, together with third party assessment of their strengths and 
weaknesses,  being the subject of further media articles.  These effects would, or could 
reasonably be expected, to include those discussed in respect of sections 47C and 47E above 
such as destroying employee’s trust in the confidentiality of the PID regime and undermining 
the morale of employees.  Disclosure may fetter the ability of public servants to deliberate as 
part of the PID process and could ultimately prejudice the individual protection of the right to 
privacy. 
 
The recent publication of articles in The Australian  concerning the Court’s recruitment 
practices in 2018 exacerbates the likelihood and seriousness of any detriment to be caused by 
the release of the names, direct contact details and qualifications of public servants as they 
appear in the documents requested.  The investigation was undertaken, and this correspondence 
and its attachments were received and responded to, on a confidential and need-to-know basis 
(as expressly referenced in the email communication itself).  Release of such information 
would be in direct conflict with the Court’s privacy obligations under the PID Act and Privacy 
Act 1988 (Cth) and would damage the public’s trust in the Court’s ability to keep such matters 
confidential.  Release of the information could also threaten the identity of persons who have 
made disclosures under the PID Act.   
 
11 

Moreover, I am of the view that the level of attention brought about by the articles published 
in The Australian mean that the privacy of individuals could reasonably be expected to be 
interfered with if any of their personal information, including names, direct contact details, and 
qualification information, were disclosed.   
 
In respect of direct contact numbers, Deputy President S A Forgie considered, in Warren; Chief 
Executive Officer, Services Australia and (Freedom of information) [2020] AATA 4557 (9 
November 2020), at paragraphs [129]-[130], the following: 
 
In Colakovski, telephone numbers were considered to be “personal affairs” of a person as they 
would reveal the identity of the caller and, in the circumstances of that case, the reason for 
making the call.  The definition of “personal information” no longer incorporates a reference 
to personal affairs.  It now means, in part, “information … about an identified individual …”. 
I find that a telephone number is about an individual in the sense that it identifies a means by 
which communication may be made with that individual.  That is so whether it is a personal 
mobile or landline telephone number or a telephone number made available through an 
individual’s place of employment.    
 
An individual may include his or her direct telephone number in correspondence directed to 

other persons. Unless published on an agency’s website or made public in some other way, 
such as on a pamphlet or report available to the public, I consider that disclosure of an 
individual’s telephone number in his or her place of employment is unreasonable. Its disclosure 
will provide an avenue by which others may choose to express their displeasure with the 
individual or with that for which he or she is responsible but its disclosure does not make any 
positive contribution to increasing public participation in Government processes or in 
increasing scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s activities. 
 
This further strengthens my finding that disclosure of the direct contact numbers of public 
servants is personal information that would be unreasonable to disclose.  I consider this to also 
be the case for the direct email addresses for those public servants.  The direct contact details 
of the public servants in the documents are generally not well-known nor available from 
publicly accessible sources.  Disclosure of the direct contact details of Court staff would 
prejudice  their  right to privacy.  Disclosure  could expose these people  to unsolicited and 
inappropriate approaches by parties external to the Court, causing contact to be made to them 
directly, despite the existence of more appropriate channels within the Court designed 
specifically for receiving and actioning general calls and enquiries.  Although some of the 
direct contact details are included in the documents because of the individuals’ usual duties or 
responsibilities, I consider that, in the circumstances, such direct contact information is 
unreasonable to disclose.   
 
Additional considerations 
 
In addition to all of the above considerations, in determining whether the names and direct 
contact details of public servants would be unreasonable to disclose, the fact that the FOI Act 
does not control or restrict any subsequent use or dissemination of information released” (per 
paragraph 6.143 of the FOI Guidelines above) is an important consideration.  In ‘BA’ and Merit 
12 

Protection Commissioner  [2014] AICmr 9 (30 January 2014), the Australian Information 
Commissioner held at paragraph 81: 
… the FOI notion of ‘disclosure to the world at large’ has different meaning with developments 
in information technology. It is now considerably easier for a person who has obtained 
information under the FOI Act to disseminate that information widely, to do so anonymously 
and to comment upon or even alter that information … Material that is published on the web 
may remain publicly available for an indefinite period. It may cause anxiety to a public servant 
that material about their suitability for a particular appointment can be publicly available long 
after the appointment and to an indeterminate audience. 
 
While some of the contents of the emails have already been published by The Australian, I do 
not consider that precludes me from finding that the documents captured by your request are 
unreasonable to disclose.  Relevantly, the decision of Re Jones and Commissioner of Taxation 
[2008] AATA 834 provides, at paragraph [11], as follows: 
 
When considering whether it is reasonable or not to disclose personal information, I regard 
the fact that the information may be available from other sources as merely a matter to be taken 
into account. For example that the will of the Applicant’s deceased father was admitted to 
probate and hence might be the subject of a search at the Supreme Court registry does not of 
itself make the release of that document reasonable in these proceedings. 
 
The information published in the articles has  not been publicly  disclosed, published or 
authorised by the Court.  In addition, the Court has not at any stage publicly commented as to 
whether what was published in the article is or is not an accurate reflection of the Court’s 
records.  The decision of Bradford v Australian Federal Police [2021] AATA 3984 further 
elaborates on these circumstances, providing, at paragraph [101], the following: 
 
The Applicant argues that certain material claimed to be exempt under s 37 of the FOI Act was 
already in the public domain and that this means disclosure would no longer prejudice the 
proper administration of the law. The Applicant has only made assertions in this regard and 
has not evidenced the specific disclosure of the material at issue to the public at large. Such an 
argument would ordinarily be raised in the context of a conditional exemption where the 
application of a public interest test is relevant. However, the AFP cannot control all 
information reported in the media and has not at any stage publicly commented as to whether 
the media reports referred to by the Applicant are or are not accurate reflections of the AFP’s 
records of events. The material claimed to be exempt under s 37 of the FOI Act has not, to the 
extent that it is disclosed in the documents, been publicly disclosed, published or authorised by 
the AFP. 
 
While the above decision was made in the context of section 37 of the FOI Act, I am of the 
view that similar reasoning would apply to the personal privacy conditional exemption under 
section 47F of the FOI Act.  The level of personal information that has been published in the 
media articles has already caused some harm and distress for the people concerned.  I consider 
it would be unreasonable to disclose the personal information in the documents given it is 
highly likely to lead to further harm and distress for those people and others, and in any event 
13 

disclosure of such information would be contrary to the confidentiality regime established by 
the PID Act.   
 
In finding that the documents are conditionally exempt, I am required to consider whether it 
would be contrary to the public interest to give you access at this time.  I discuss this below. 
 
Public interest test 
 
In finding  that the documents in response to paragraphs  (i) and (ii) of your request are 
conditionally exempt under section 47C, subsections 47E(c) and 47E(d), and section 47F of 
the FOI Act,  I must now consider whether, as a result of subsection 11A(5) of the Act, it would 
be contrary to the public interest to give you access at this time.  In this regard, subsection 
11A(5) of the FOI Act provides: 
 
The agency or Minister must give the person access to the document if it is conditionally exempt 
at a particular time unless (in the circumstances) access to the document at that time would, on 
balance, be contrary to the public interest. 
 
Subsection 11B(3) of the FOI Act lists factors that must be taken into account in considering 
the public interest test as follows: 
 
Factors favouring access to the document in the public interest include whether access to the 
document would do any of the following: 
(a)  promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 and 3A); 
(b)  inform debate on a matter of public importance; 
(c)  promote effective oversight of public expenditure; 
(d)  allow a person to access his or her own personal information. 
 
Subsection 11B(4) of the FOI Act lists factors that must not be taken into account in deciding 
whether access would be in the public interest.  I have not considered those factors. 
 
The FOI Guidelines provide non-exhaustive lists of other factors favouring disclosure (see 
paragraph 6.19) and against disclosure (see paragraph 6.22) that may be relevant in certain 
circumstances.  Included in the factors weighing against disclosure in paragraph 6.22 of the 
FOI Guidelines are the following: 
 
(h)  could reasonably be expected to prejudice an agency’s ability to obtain confidential 
information 
(i)  could reasonably be expected to prejudice an agency’s ability to obtain similar information 
in the future 
… 
(k)  could reasonably be expected to harm the interests of an individual or group of individuals 
… 
(n)  could reasonably be expected to prejudice the management function of an agency 
 
14 

In relation to the harm that may result from disclosure, the FOI Guidelines state at paragraphs 
6.20 and 6.21: 
 
The FOI Act does not list any factors weighing against disclosure. These factors, like those 
favouring disclosure, will depend on the circumstances. However, the inclusion of the 
exemptions and conditional exemptions in the FOI Act recognises that harm may result from 
the disclosure of some types of documents in certain circumstances; for example, where 
disclosure could prejudice an investigation, unreasonably affect a person’s privacy or reveal 
commercially sensitive information. Such policy considerations are reflected in the application 
of public interest factors that may be relevant in each particular case. 
 
Citing the specific harm defined in the applicable conditional exemption is not itself sufficient 

to conclude that disclosure would be contrary to the public interest. However, the harm is an 
important consideration that the decision maker must weigh when seeking to determine where 
the balance lies. 
 
Having regard to the relevant factors, I accept that disclosure of the documents might broadly 
promote the objects of the FOI Act by providing to the Australian community access to 
information held by the Government, increasing knowledge about Government activities, 
and/or enhancing the scrutiny of Government decision-making.   
 
However, there are several factors already identified that weigh against a finding that it would 
be in the public interest to disclose such information. The factors weighing against disclosure 
are that disclosure could reasonably expected to: 
 
•  prejudice the protection of the public servants’ right to privacy, including the privacy 
of individuals where that privacy is additionally protected under the PID Act; 
•  undermine the confidentiality and secrecy provisions which are fundamental pillars of 
the PID scheme; 
•  fetter the ability of public servants to freely seek out information and explore different 
possible findings, including in relation to confidential APSC or internal investigations; 
•  undermine the protection of people who make, or wish to make, complaints or public 
interest disclosures,  which could deter public officials from disclosing suspected 
wrongdoing, thereby having a substantial adverse effect on the management and 
assessment of staff of the Court; 
•  have a substantial adverse effect on the success of the APSC’s investigation processes, 
given it relies heavily on the willingness of individuals to participate in a frank and 
candid manner, thereby damaging the Court’s ability to support, manage, assess or 
investigate its own staff; 
•  compromise the impartiality and independence of people who investigate PID matters, 
including because of fear of risk that their opinions, findings and recommendations may 
be disclosed publicly; 
•  have a substantial adverse effect on the willingness of public servants to provide 
evidence for future investigations, which would have a substantial adverse effect on the 
Court’s capacity to manage and assess its personnel; 
15 

link to page 20 •  harm the interests of the individuals to whom the emails relate, including in relation to 
their individual wellbeing, and their relationships with colleagues; 
•  prejudice the management function of the Court by destroying trust in the Court’s 
ability to keep recruitment processes and employee information confidential; 
•  lower the morale of employees and lead to deterioration in employee productivity and 
performance due to the negative impact that disclosure would have on employee trust 
and confidence in the Court;      
•  cause distress and anxiety for the individuals concerned in relation to media attention 
that may follow the release of the documents; and 
•  lead to unwarranted approaches to public servants which would adversely impact their 
ability to perform their role and functions, noting that the Court has general inquiry 
phone numbers and email addresses that members of the public can use. 
 
In relation to the public interest factors against disclosure of the deliberative matter in the 
documents, I refer again to the decision in Raiz and PSR (discussed above).  Notwithstanding 
that the investigation the subject of the FOI request in that matter was under review at the time 
of the Tribunal’s decision, I consider the Tribunal’s discussion at paragraph [103] of the 
decision to be relevant consideration with respect to the public interest test under section 11B 
of the FOI Act: 
 
I am satisfied that there is a public interest in the information surrounding the Committee 
investigation remaining confidential. This is particularly the case whilst the investigations are 
still on foot. If the Committee members are aware that a person under review may have access 
to their deliberations and the information they seek in relation to their deliberations, this may 
fetter their ability to freely seek out information and explore different possible findings without 
concern of alerting the person under review. The HI Act has implemented statutory immunities 
for Committee members to ensure the proper functioning of the review scheme and that 
Committee members may effectively conduct reviews. 
 
Paragraph 6.5 of the FOI Guideline provides elaboration on the public interest test including, 
relevantly, that the public interest is “not something of interest to the public, but in the interest 
of the public
”.5  I am unable to see how the information in the documents, in particular the 
names and direct contact details of certain public servants, would be of serious concern or 
benefit to the public.  Disclosure of that level of personal information would, in my view, 
merely serve to satisfy the curiosity of others. 
 
I consider that the factors against disclosure (set out above) carry with them a very real and 
grave risk of harm to the Court and its employees should the conditionally exempt information 
in the documents be released.  I give significant weight to each of the above factors and, after 
considering each factor and the weight to be given to each, I have concluded that the benefit to 
the public resulting from disclosure is outweighed by the benefit to the public of withholding 
that information. 
 
                                                 
5 See also Johansen v City Mutual Life Assurance Society Ltd (1904) 2 CLR 186, at [188] (Griffiths CJ). 
16 

Accordingly, I give the factors against disclosure greater weight than the factors favouring 
disclosure.  I am satisfied that disclosure of the conditionally exempt information in the 
documents would, on balance, be contrary to the public interest.  
 
For all the reasons outlined above, and as already stated, I have decided to refuse your request 
on the basis that the documents captured by paragraphs  (i) and (ii) of your request are 
conditionally exempt under section 47C, subsections 47E(c) and 47E(d), and section 47F of 
the FOI Act.  I have decided that disclosure of the documents would be contrary to the public 
interest under subsection 11(5) of the FOI Act. 
 
Deletion of exempt matter or irrelevant material – s 22 of the FOI Act 
 
Section 22 of the FOI Act requires an agency to provide access to an edited version of a 
document where it is reasonably practicable to edit the document to remove exempt material 
or material that is irrelevant to the scope of a request.   
 
In relation to section 22 of the FOI Act, the FOI Guidelines explain, at paragraph 3.98: 
 
Applying those considerations, an agency or minister should take a common sense approach in 
considering whether the number of deletions would be so many that the remaining document 
would be of little or no value to the applicant. Similarly, the purpose of providing access to 
government information under the FOI Act may not be served if extensive editing is required 
that leaves only a skeleton of the former document that conveys little of its content or substance.  
 
I consider that, under section 22, upon redacting the information due to the conditional 
exemptions discussed above, the documents retain no value or meaning.  It would therefore be 
futile to grant you access to redacted copies of the documents.   
 
Charges 
 
You have not been charged for the processing of your request.  
 
Your Review Rights   
 
If you are dissatisfied with my decision, you may apply for internal review or to the Information 
Commissioner for review of those decisions.  I encourage you to seek internal review as a first 
step as it may provide a more rapid resolution of your concerns.  
 
Internal review 
 
Under section 54 of the FOI Act, you may apply in writing to the Court for an internal review 
of my decision.  The internal review application must be made within 30 days of the date of 
this letter. 
 
17 


Where possible please attach reasons as to why you believe review of the decision is necessary. 
The internal review will be carried out by another officer within 30 days.  
 
Information Commissioner review 
 
Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the Australia Information Commissioner 
to review my decision.  An application for review by the Information Commissioner must be 
made in writing within 60 days of the date of this letter and be lodged in one of the following 
ways: 
 
 
online: https://forms.business.gov.au/aba/oaic/foi-review-/ 
 
email: xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
 
post: GPO Box 2999, Canberra ACT 2601 
 
in person: Level 3, 175 Pitt Street, Sydney NSW 
 
More information about the Information Commissioner review is available on the Office of the 
Australian Information Commissioner (OAIC) website at: https://www.oaic.gov.au/freedom-
of-information/reviews-and-complaints/information-commissioner-review/.  
 
Complaints 
 
If you are dissatisfied with the way the Court has handled your FOI request, you may complain 
to the Information Commissioner in writing.  There is no fee for making a complaint.  More 
information about making a complaint is available on the OAIC website, including a link to 
the online complaints form which the  OAIC recommends  using for complaints, at: 
https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/make-an-foi-
complaint.  
 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
C Hammerton Cole 
Registrar 
18 

Document Outline