This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Request for correspondence issued under s 7A of the Ombudsman Act, and for other correspondence and Senate estimates briefs'.


 
Saraswati 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Our reference: SHC22-5066 
Dear Saraswati 
Freedom of Information request 
1.  I am writing about your Freedom of Information (FOI) request under the Freedom of 
Information Act 1982 (FOI Act) made on 27 March 2022 for access to documents held by 
the Australian Public Service Commission (Commission). 
2.  The FOI Act and all other Commonwealth legislation referred to in this letter are publicly 
available from www.legislation.gov.au. 
Documents relevant to your request 
 
3.  You requested access to documents in the following terms:  
I refer to Document 29 published on the Right to Know website at 
https://www.righttoknow.org.au/request/selection_reports_national_judic_2#incoming-
24808. 

In Document 29, the following is noted: 
"It was an anonymous complaint that was transferred from the Commonwealth 
Ombudsman to the APSC on 11 May 2020. The matter was investigated by Kate McMullen 
and finalised on 9 December 2020. A copy of the redacted report was sent to the discloser 
on 23 December 2020."  

"The Commonwealth Ombudsman contacted the APSC on 20 December 2021 regarding 
the APSC’s handling of this [redacted]. The Ombudsman is conducting a preliminary 
inquiry under section 7A of the Ombudsman Act to determine whether or not conduct an 
investigation." 

 
 
B Block, Treasury Building  
Parkes Place West PARKES ACT 2600 
GPO Box 3176 CANBERRA ACT 2600 

 
"[Redacted] provided the requested documents to the Ombudsman on 14 January 2022. 
The Ombudsman advised that it will take some time to work through the documents and 
will contact us again in mid-February." 

Under section 7A of the Ombudsman Act, the Ombudsman may conduct preliminary 
investigations. Under subsection  7A(1), for the purpose of conducting a preliminary 
investigation, the Ombudsman may make inquiries of the principal officer of the 
Department or prescribed authority or, if an arrangement with the principal officer of the 
Department or authority is in force under subsection (2), of such officers as are referred to 
in the arrangement. 

Please provide any correspondence sent on 20 December 2021 from the Ombudsman to 
the APSC. 

Please also provide a copy of any notice or correspondence transferring the anonymous 
complaint from the Commonwealth Ombudsman to the APSC on 11 May 2020.  

Please also provide any senate estimates briefing materials (hot briefs or otherwise) 
prepared for Mr Woolcott for additional estimates in February 2022
.” 
 
4.  I have identified four (4) documents relevant to your request. 
Decision  
5.  I am authorised under subsection 23(1) of the FOI Act to make FOI decisions. 
6.  I have decided to: 
•  refuse access to Document 1 because I consider the document is exempt in full; 
and  
•  grant part access to Documents 2, 3 and 4 because I consider parts of the documents 
are exempt. 
7.  Attachment A sets out the grounds, where applicable, on which the documents are exempt.  
8.  My reasons are set out in Attachment B. 
Deletion of exempt matter or irrelevant material 
9.  Section 22 of the FOI Act requires an agency to provide access to an edited version of a 
document where it is reasonably practicable to edit the document to remove exempt 
material or material that is irrelevant to the scope of a request. 
10. Relevant to deleting exempt or irrelevant content from a document, the FOI Guidelines 
provide:  
“3.98 Applying those considerations, an agency or minister should take a common sense 
approach in considering whether the number of deletions would be so many that the 
remaining document would be of little or no value to the applicant. Similarly, the purpose 
of providing access to government information under the FOI Act may not be served if 

 


 
extensive editing is required that leaves only a skeleton of the former document that conveys 
little of its content or substance
.” 
11. I consider the objects of the FOI Act will not be served by providing access to an edited 
version  of  Document 1  because  extensive editing is required that would leave  only a 
skeleton of the former document, conveying little content or substance. 
12. I consider it is reasonably practicable to prepare edited versions of Documents 2, 3 and 4, 
having regard to the nature and extent of the modification required. 
Contacts 
13. If you require clarification on matters in this letter please contact the Commission’s FOI 
Officer by telephone on (02) 6202 3500 or by email at xxx@xxxx.xxx.xx. 
Review rights 
14. You are entitled to seek review of this decision.  Your review rights are set out at 
Attachment C
 
Yours sincerely 
 
Giorgina Strangio 
Authorised FOI decision maker 
8 April 2022 
 

ATTACHMENT A 
SCHEDULE OF DOCUMENTS 
Document 
Description 
Exemptions   
Sections 47C (deliberative matter), 

Email correspondence between Commonwealth Ombudsman and Commission 
47E(c) and 47E(d) (operations of an 
 
dated 20 December 2021  
agency), and 47F (personal privacy) 
 
 
of the FOI Act apply.  
Sections 22 (irrelevance), 47C 
(deliberative matter), 47E(c) and 
Email correspondence between Commonwealth Ombudsman and Commission 
2  
47E(d) (operations of an agency), and 
dated 11 May 2020 
 
47F (personal privacy) of the FOI Act 
 
apply. 
Sections 22, 47C (deliberative 
matter), 47E(c) and 47E(d) 

Letter from Commonwealth Ombudsman to Peter Woolcott AO dated 11 May 
(operations of an agency), and 47F 
 
2020  
(personal privacy) of the FOI Act 
 
 
apply. 
 
Sections 22 and 47F (personal 
4  
Commissioner’s Opening – Federal Court Public Interest Disclosure  
privacy) of the FOI Act apply. 
 
 
 

ATTACHMENT B 
Reasons for decision 
1.  I have decided to refuse access to Document 1 and parts of Documents 2 and 3. 
 
2.  In making my decision I considered: 
 
•  the terms of your request; 
•  the contents of the document; 
•  the Public Interest Disclosure Act 2013 (PID Act);  
•  the Public Service Act 1999 (PS Act);  
•  the Ombudsman Act 1976 (Ombudsman Act);  
•  the FOI Act;  
•  submissions by the Commonwealth Ombudsman received following consultation;  
•  external legal advice provided to the Commission; and  
•  FOI Guidelines issued by the Australian Information Commissioner.  
 
Section 47C – Documents subject to deliberative processes 
 
3.  Section 47C of  the FOI Act conditionally exempts documents containing deliberative 
matter. Deliberative matter generally consists of: 
•  an opinion, advice or recommendation that has been obtained, prepared or recorded; or  
•  a deliberative process of the Commission.  
 
4.  A deliberative process includes the recording or exchange of opinions, advice, 
recommendations, a collection of facts or opinions and interim decisions and deliberations.  
 
5.  The documents that fall within the scope of your request contain material which record the 
deliberative processes of the Commonwealth Ombudsman and the Commission. This 
deliberative material relates a PID investigation conducted by the Commission, and 
Commonwealth Ombudsman’s assessment of whether to investigate a complaint.  
 
6.  For the reasons outlined above I am of the view that the documents contain deliberative 
matter and parts are therefore conditionally exempt under section 47C of the FOI Act.  
 
Sections 47E(c) and 47E(d) FOI Act – Certain operations of agencies 

 
7.  Sections 47E(c) and 47E(d) of the FOI Act provide that a document is conditionally 
exempt from disclosure if its disclosure would, or could be reasonably expected to, have a 
substantial adverse effect on the management or assessment of personnel by an agency, or 
on the proper and efficient conduct of the operations of an agency. 
Document 1 
8.  Document 1 concerns a current, ongoing, unfinalised investigation by the Commonwealth 
Ombudsman (Ombudsman).  
9.  I consider disclosure of Document 1 would have a substantial adverse effect on the ability 
of the Ombudsman to obtain information for its investigations, which are undertaken in 
private in accordance with section 8 of the Ombudsman Act and the confidentiality 
 

 
- 6 - 
provisions set out in section 35 of the Ombudsman Act. These provisions require and 
protect the confidentiality of information held by the Ombudsman in relation to 
Ombudsman investigations. 
10. I also consider disclosure of Document 1 would have the following substantial adverse 
effects on the Ombudsman’s operations: 
•  Disclosure would discourage complainants from contacting the Ombudsman out of 
concern that it is not possible to keep relevant investigation information confidential. 
Where the requested document relates to an open complaint concerning an ongoing 
investigation, disclosure is likely to undermine effective oversight by the 
Ombudsman. 
•  Disclosure of the relevant document would discourage agencies or members of the 
public from providing information to the Ombudsman’s office in relation to an 
investigation. The likely effect of this would be to impede the Ombudsman’s ability to 
conduct thorough, efficient investigations availed of all relevant facts and 
information. 
Documents 1, 2 and 3 
11. Sections 47E(c) and 47E(d) of the FOI Act provide that a document is conditionally 
exempt from disclosure if its disclosure would, or could be reasonably expected to, have a 
substantial adverse effect on the management or assessment of personnel by an agency, or 
on the proper and efficient conduct of the operations of an agency. 
12. The  Australian Public Service Commissioner (Commissioner) and his delegates have a 
number of inquiry functions under the PS Act, including in relation to the investigation of 
certain public interest disclosures under the PID Act.  
 
13. It is important that the Commissioner and his delegates are able to properly undertake 
activities under the PID Act. The PID scheme promotes integrity and accountability 
across the Commonwealth public sector and provides a protected space for all current and 
former public officials (‘disclosers’) to make disclosures relating to suspected 
wrongdoing or misconduct. 
14. I have considered that under the PID scheme information collected during the course of a 
PID investigation is protected under section 65 of the PID Act.  
15. I have decided that release of material contained within the documents under the FOI Act 
would likely undermine the protections provided under the PID scheme, and likely 
discourage current and former public officials to make PID disclosures or to involve 
themselves in PID investigations. The success of any PID investigation process relies 
heavily on the willingness of individuals to participate in the PID scheme in a frank and 
candid manner.  
16. Further, I consider that the release of the documents would also likely have a larger effect 
of inhibiting or discouraging Commission staff to freely and effectively communicate on 
matters relating to the PID Act, including in the consideration and assessment of material 
subject to a PID investigation. Should individuals be unwilling or unable to effectively 
participate in the PID scheme, this would ultimately have a substantial adverse effect on 
 

 
- 7 - 
the Commission’s ability to carry out its obligations under the PID Act, including its 
ability to ensure that allegations of misconduct are being investigated and where 
necessary take appropriate action in a proper and efficient manner.  
17. I note that the importance of protecting information collected during a PID investigation 
process was upheld in the recent Information Commissioner (IC) decision of ‘YU’ and 
Bureau of Meteorology (Freedom of Information) 
[2021] AICmr75 (29 November 2021), 
where the IC accepted the relevant department’s submissions that certain operations of 
the agency could be undermined if the confidentiality established under the PID Act was 
circumvented by an access application made under the FOI Act.  
18. I have therefore decided disclosure of information relating to allegations, inquiries and 
investigations under the PID scheme and under the Ombudsman Act would, or could 
reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the management or 
assessment of public servants and on the proper and efficient conduct of the operations of 
the Commission and the Ombudsman.  
Section 47F – personal information 
 
19. Section 47F of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if it would 
involve the unreasonable disclosure of personal information about any person. 
 
20. Personal information means information or an opinion about an identified individual, or an 
individual who is reasonably identifiable whether: 
•  the information or opinion is true or not; and 
•  the information or opinion is recorded in a material form or not. 
 
21. I consider the documents contain personal information of public servants.  
 
22. I have had regard to the matters I must consider under subsection 47F(2) of the FOI Act in 
determining whether the disclosure of the documents  would involve the unreasonable 
disclosure of personal information. 
 
23. Relevant to personal information of public servants, under the FOI Act there is no 
presumption that agencies and ministers should start from the position that the inclusion of 
the full names of staff in documents increases transparency and the objects of the FOI Act: 
Warren; Chief Executive Officer, Services Australia and (Freedom of information) [2020] 
AATA 4557 at [83].  
 
24. With the substantial increase in electronic requests and related correspondence, a rise in 
anonymous applications as well as requests affecting the safety and wellbeing of 
employees, the Commission now assesses whether a disclosure of public servants’ personal 
information in requests is unreasonable under section 47F of the FOI Act. 
 
25. I have identified the following factors that, in my view, do not support release of certain 
public servants’ personal information under section 47F of the FOI Act: 
•  the individuals’ personal information, in particular their names, will or may identify 
them;  
 

 
- 8 - 
•  the names and contact details are generally not well known or publicly available; 
•  the disclosure of this information will not advance scrutiny of any decisions falling 
within the scope of your FOI request, particularly with regard to staff who are not 
relevant decision-makers and non-SES staff members who are acting under the 
direction of senior staff within relevant agencies in the course of their ordinary duties; 
•  the release of some of the individuals’ personal information may cause stress for them 
or other detriment; and 
•  no public purpose or interest in increasing transparency of government would be 
achieved through the release of the information. 
26. Considering the above factors, I have decided that to the extent the documents include 
personal information about non-SES staff members, those parts of the documents  are 
conditionally exempt from disclosure under section 47F of the FOI Act.  
 
Section 11A – public interest test  

 
27. Subsection 11A(5) of the FOI Act provides that an agency must give access to a document 
if it is conditionally exempt unless access to the document would, on balance, be contrary 
to the public interest. 
 
28. I have considered the public interest exemption factors in favour of disclosure at subsection 
11B(3) of the FOI Act, including the extent to which access to the document would promote 
the objects of the FOI Act and inform debate on a matter of public importance.  
 
29. I have identified the following factors as weighing against disclosure:  
•  disclosure of certain personal information will not advance any scrutiny of any 
decisions falling within the scope of your FOI request; 
•  there is a public interest in APS employers fulfilling their obligations under the Work 
Health and Safety Act 2011, in particular by preventing the exposure of staff members 
from potential harassment or threats in a public forum; 
•  the disclosure of the Commission’s deliberative processes will hinder the 
Commission’s future deliberative processes and efficiency with which the  Commission 
can support the functions of the Commissioner;  
•  the disclosure of certain information have a substantial adverse effect on the proper and 
efficient conduct of the operations of the Commission; 
•  disclosure may undermine the Commission’s relationship with agencies and third party 
individuals;  
•  disclosure could reasonably be expected to prejudice the conduct of investigations, 
audits or reviews by the Ombudsman or Auditor-General (see Australian Information 
Commissioner’s FOI Guidelines 6.22), noting in particular that Document 1 relates to 
an open investigation and its disclosure may adversely affect the ability of the 
Ombudsman to finalise the matter; and  
•  disclosure would be inconsistent with relevant provisions of the Ombudsman Act 
relating to confidentiality and could reasonably be expected to prejudice the 
Ombudsman’s ability to obtain confidential information in the future. 
 
30. Subsection 11B(4) of the FOI Act lists factors that are irrelevant to determining whether 
access would be in the public interest. I have not considered these factors. 
 

 
- 9 - 
31. On balance, I find disclosure of parts of the documents would be contrary to the public 
interest. To the extent the material contained in the documents is conditionally exempt 
under 47C, 47E and 47F of the FOI Act, the material is exempt from disclosure in full or 
in part.
 

 
Rights of Review 
Asking for a full explanation of a Freedom of Information decision 
If you are dissatisfied with this decision, you may seek review. Before you seek review of a 
Freedom of Information (FOI) decision, you may contact us to discuss your request and we 
will explain the decision to you. 
Seeking review of a Freedom of Information decision 
If you still believe a decision is incorrect, the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act) 
you may be able to apply for a review of the decision. Under sections 54 and 54L of the FOI 
Act, you can apply for a review of an FOI decision by seeking: 
1.  an internal review by an different officer of the Australian Public Service 
Commission; and/or 
2.  external review by the Australian Information Commissioner. 
There are no fees applied to either review option. 
Applying for a review by an Internal Review Officer 
If you apply for internal review, a different decision maker to the departmental delegate who 
made the original decision will carry out the review. The Internal Review Officer will 
consider all aspects of the original decision and decide whether it should change. An 
application for internal review must be made in writing within 30 days of receiving this letter 
to:  
Email
xxx@xxxx.xxx.xx 
Post:   
The FOI Officer 
 
 
Australian Public Service Commission 
 
 
B Block, Treasury Building 
GPO Box 3176 
 
 
Parkes Place West 
PARKES ACT 2600 
You do not need to fill in a form. However, it is a good idea to set out any relevant 
submissions you would like the Internal Review Officer to further consider, and your reasons 
for disagreeing with the decision.  
Applying for external review by the Australian Information Commissioner 
If you do not agree with the original FOI decision or the internal review decision, you can ask 
the Australian Information Commissioner to review the decision. You have 60 days to apply 
in writing for a review by the Office of the Australian Information Commissioner (the OAIC) 
from the date you received this letter or any subsequent internal review decision. 
You can lodge your application
 

 
Online: 
www.oaic.gov.au  
Post:    
Australian Information Commissioner 
 
 
GPO Box 5218 
SYDNEY NSW 2001  
Email:  
xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
The OAIC encourage applicants to apply online. Where possible, to assist the OAIC you 
should include your contact information, a copy of the related FOI decision and provide 
details of your reasons for objecting to the decision. 
Complaints to the Information Commissioner and Commonwealth Ombudsman  
Information Commissioner 
You may complain to the Information Commissioner concerning action taken by an agency 
in the exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act. There is no fee 
for making a complaint. A complaint to the Information Commissioner must be made in 
writing. The Information Commissioner's contact details are: 
Telephone: 
1300 363 992 
Website:      
www.oaic.gov.au  
Commonwealth Ombudsman 
You may complain to the Ombudsman concerning action taken by an agency in the exercise 
of powers or the performance of functions under the FOI Act. There is no fee for making a 
complaint. A complaint to the Ombudsman may be made in person, by telephone or in 
writing. The Ombudsman's contact details are: 
Phone:  
1300 362 072  
Website: 
www.ombudsman.gov.au 
 

Document Outline