This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Request for correspondence issued under s 7A of the Ombudsman Act, and for other correspondence and Senate estimates briefs'.


 
Saraswati 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
Our reference: SHC22-27376 
Dear Saraswati 
Freedom of Information request 
1.  I am writing about your 22 April 2022 internal review request made under the Freedom of 
Information Act 1982  (FOI Act), of a decision issued by the Australian Public Service 
Commission (Commission). 
2.  The FOI Act and all other Commonwealth legislation referred to in this letter are publicly 
available from www.legislation.gov.au. 
Background  
3.  On 27 March 2022 you requested access to the following documents under the FOI Act: 
“I refer to Document 29 published on the Right to Know  website at 
https://www.righttoknow.org.au/request/selection_reports_national_judic_2#incoming
-24808. 

In Document 29, the following is noted: 
"It was an anonymous complaint that was transferred from the Commonwealth 
Ombudsman to the APSC on 11 May 2020. The matter was investigated by Kate 
McMullen and finalised on 9 December 2020. A copy of the redacted report was sent to 
the discloser on 23 December 2020."  

"The Commonwealth Ombudsman contacted the APSC on 20 December 2021 regarding 
the APSC’s handling of this [redacted]. The Ombudsman is conducting a preliminary 
inquiry under section 7A of the Ombudsman Act to determine whether or not conduct an 
investigation." 

"[Redacted] provided the requested documents to the Ombudsman on 14 January 2022. 
The Ombudsman advised that it will take some time to work through the documents and 
will contact us again in mid-February." 

B Block, Treasury Building  
Parkes Place West PARKES  ACT  2600 
GPO Box 3176 CANBERRA  ACT  2600 

 
Under section 7A of the Ombudsman Act, the Ombudsman may conduct preliminary 
investigations. Under subsection 7A(1), for the purpose of conducting  a preliminary 
investigation, the Ombudsman may make inquiries of the principal officer of the 
Department or prescribed authority or, if an arrangement with the principal officer of 
the Department or authority is in force under subsection (2), of such officers as are 
referred to in the arrangement. 

Please provide any correspondence sent on 20 December 2021 from the Ombudsman to 
the APSC. 

Please also provide a copy of any notice or correspondence transferring the anonymous 
complaint from the Commonwealth Ombudsman to the APSC on 11 May 2020.  

Please also provide any senate estimates briefing materials (hot briefs or otherwise) 
prepared for Mr Woolcott for additional estimates in February 2022.”  

4.  On 8 April 2022 Ms Giorgina Strangio, Assistant Commissioner, Integrity, Performance & 
Employment Policy Group  responded to your request. Ms Strangio identified  four (4) 
documents that fell within scope of your request.  
5.  Ms Strangio granted you access in part to documents 2 – 4 and refused access in full to 
document  1.  Ms Strangio’s decision was based on a consideration of the conditional 
exemptions outlined in sections, 47C, 47E(c), 47E(d) and 47F of the FOI Act and the public 
interest factors outlined in section 11B of the FOI Act. 
6.  On 22 April 2022, you requested internal review of Ms Stangio’s decision, specifically 
documents 1 and 3. 
Decision on your request for internal review 
7.  I am authorised under subsection 23(1) of the FOI Act to make FOI  internal review 
decisions. 
8.  My role is to make a new decision on your request for internal review independently and 
impartially from the original decision maker. I was not involved or consulted in the making 
of Ms Strangio’s decision. Internal review is a merit review process and I may exercise all 
the powers available to the original decision maker.  
9.  After considering your request, I have decided to affirm Ms Strangio’s decision with regard 
to documents 1 and 3. 
Reasons for decision 
10. In making my decision on your internal review, I have had regard to: 
•  the terms of your request and your submissions; 
•  the contents of the document; 
•  the Public Interest Disclosure Act 2013 (PID Act);  
•  the Public Service Act 1999 (PS Act);  
•  the Ombudsman Act 1976 (Ombudsman Act);  
•  the FOI Act;  
•  submissions by the Commonwealth Ombudsman received following consultation;  
 

 
•  legal advice provided to the Commission; and  
•  FOI Guidelines issued by the Australian Information Commissioner.  
 
11. I am satisfied that your request was valid under subsection 15(2) of the FOI Act and the 
scope of your request was sufficiently defined so that the Commission could locate the 
documents that you were seeking access to.  
Section 47C – Documents subject to deliberative processes 
 
12. Section 47C of the FOI Act conditionally exempts documents containing deliberative 
matter. Deliberative matter generally consists of: 
•  an opinion, advice or recommendation that has been obtained, prepared or recorded; or  
•  a deliberative process of the Commission.  
 
13. A deliberative process includes the recording or exchange of opinions, advice, 
recommendations, a collection of facts or opinions and interim decisions and deliberations.  
 
14. I consider that documents 1 and 3 contain material which record the deliberative processes 
of the Commonwealth Ombudsman and the Commission. This deliberative material relates 
to a PID investigation conducted by the Commission, and Commonwealth Ombudsman’s 
assessment of whether to investigate a complaint.  
 
15. For the reasons outlined above I am of the view that documents 1 and 3 contain deliberative 
matter. Therefore, those parts are conditionally exempt under section 47C of the FOI Act.  
 
Sections 47E(c) and 47E(d) FOI Act – Certain operations of agencies 

 
16. Sections 47E(c) and 47E(d) of the FOI Act provide that a document is conditionally 
exempt from disclosure if its disclosure would, or could be reasonably expected to, have a 
substantial adverse effect on the management or assessment of personnel by an agency, or 
on the proper and efficient conduct of the operations of an agency. 
Document 1 
17. Document 1 concerns a current, ongoing, unfinalised investigation by the Commonwealth 
Ombudsman (Ombudsman). I consider the investigation to be still ongoing because the 
investigation by the Ombudsman into the handling of the PID has not been finalised. That 
is, the preliminary investigation under section 7A of the Ombudsman Act forms a part of 
the overall investigation under section 8 of the Ombudsman Act.  
18. Noting the above, I am of the view that disclosing Document 1 would have a substantial 
adverse effect on the ability of the Ombudsman to obtain information for its 
investigations, which are undertaken in private in accordance with section 8 of the 
Ombudsman Act and the confidentiality provisions set out in section 35 of the 
Ombudsman Act. These provisions require and protect the confidentiality of information 
held by the Ombudsman in relation to Ombudsman investigations. 
19. Furthermore, I also consider disclosing Document 1 would have the following substantial 
adverse effects on the Ombudsman’s operations: 
 

 
•  Discouraging complainants from contacting the Ombudsman out of concern that it is 
not possible to keep relevant investigation information confidential. Where the 
requested document relates to an open complaint concerning an ongoing 
investigation, disclosure is likely to undermine effective oversight by the 
Ombudsman. 
•  Discouraging agencies or members of the public from providing information to the 
Ombudsman’s office in relation to an investigation. The likely effect of this would be 
to impede the Ombudsman’s ability to conduct thorough, efficient investigations 
availed of all relevant facts and information. 
Document3 
20. The  Australian Public Service Commissioner (Commissioner) and his delegates have a 
number of inquiry functions under the PS Act, including in relation to the investigation of 
certain public interest disclosures under the PID Act.  
 
21. The PID scheme promotes integrity and accountability across the Commonwealth public 
sector. The PID scheme provides a protected space for all current and former public 
officials (‘disclosers’) to make disclosures relating to suspected wrongdoing or 
misconduct. Noting this, ensuring the Commissioner and his delegates are able to 
properly undertake activities under the PID Act is of great importance.  
22. I consider that under the PID scheme information collected during the course of a PID 
investigation is protected under section 65 of the PID Act.  
23. Noting this, I consider that releasing the material contained within the documents under 
the FOI Act would likely undermine the protections provided under the PID scheme, and 
likely discourage current and former public officials to make PID disclosures or to 
involve themselves in PID investigations. The success of any PID investigation process 
relies heavily on the willingness of individuals to participate in the PID scheme in a frank 
and candid manner.  
24. Further, I consider that releasing the documents would also likely discourage Commission 
staff to freely and effectively communicate on matters relating to the PID Act, including 
in the consideration and assessment of material subject to a PID investigation.  
25. If individuals are unwilling or unable to effectively participate in the PID scheme, this 
would ultimately have a substantial adverse effect on the Commission’s ability to carry 
out its obligations under the PID Act, including its ability to ensure that allegations of 
misconduct are being investigated and where necessary take appropriate action in a 
proper and efficient manner.  
26. The importance of protecting information collected during a PID investigation process 
was upheld in the recent Information Commissioner (IC) decision of ‘YU’ and Bureau of 
Meteorology (Freedom of Information) 
[2021] AICmr75 (29 November 2021), where the 
IC accepted the relevant department’s submissions that certain operations of the agency 
could be undermined if the confidentiality established under the PID Act was 
circumvented by an access application made under the FOI Act.  
 

 
27. Noting the reasons discussed above, I have decided that disclosure of information relating 
to allegations, inquiries and investigations under the PID scheme and under the 
Ombudsman Act would, or could reasonably be expected to, have a substantial adverse 
effect on the management or assessment of public servants and on the proper and efficient 
conduct of the operations of the Commission and the Ombudsman.  
Section 47F – personal information 
 
28. Section 47F of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if it would 
involve the unreasonable disclosure of personal information about any person. 
 
29. Personal information means information or an opinion about an identified individual, or an 
individual who is reasonably identifiable whether: 
•  the information or opinion is true or not; and 
•  the information or opinion is recorded in a material form or not. 
 
30. I consider the documents 1 and 3 contain personal information of public servants.  
 
31. I have considered the matters under subsection 47F(2) of the FOI Act in determining 
whether the disclosure of the documents  would involve the unreasonable disclosure of 
personal information. 
 
32. Regarding  personal information of public servants, under the FOI Act there is no 
presumption that agencies and ministers should start from the position that the inclusion of 
the full names of staff in documents increases transparency and the objects of the FOI Act. 
This was considered in the AAT decision in  Warren; Chief Executive Officer, Services 
Australia and (Freedom of information)
 [2020] AATA 4557 at [83].  
 
33. It is also common knowledge that with the substantial increase in electronic requests and 
related correspondence, a rise in anonymous applications as well as requests affecting the 
safety and wellbeing of employees, the Commission now assesses whether a disclosure of 
public servants’ personal information in requests is unreasonable under section 47F of the 
FOI Act. 
 
34. In this instance, I consider that the following factors do not support release of certain public 
servants’ personal information under section 47F of the FOI Act: 
•  the names and contact details are generally not well known or publicly available; 
•  no public purpose or interest in increasing transparency of government would be 
achieved through the release of the information; 
•  the individuals’ personal information, in particular their names, will or may identify 
them; and 
•  the disclosure of this information will not advance scrutiny of any decisions falling 
within the scope of your FOI request, particularly with regard to staff who are not 
relevant decision-makers and non-SES staff members who are acting under the 
direction of senior staff within relevant agencies in the course of their ordinary duties; 
and 
•  the release of some of the individuals’ personal information may cause stress for them 
or other detriment. 
 

 
35. In light of  the above factors, I have decided that to the extent the documents include 
personal information about non-SES staff members, those parts of the documents  are 
conditionally exempt from disclosure under section 47F of the FOI Act.  
 
Section 11A – public interest test  
 
36. Subsection 11A(5) of the FOI Act provides that an agency must give access to a document 
if it is conditionally exempt unless access to the document would, on balance, be contrary 
to the public interest. As I have found that document 1 is conditionally exempt in full and 
certain material in document  3 is  conditionally exempt, I must now consider this issue 
regarding public interest. 
 
37. Regarding the factors in favour of disclosure at subsection 11B(3) of the FOI Act, I consider 
that disclosure would promote the objects of the FOI Act and inform debate on a matter of 
public importance.  
 
38. Regarding the factors against disclosure I consider the following factors to weigh against 
disclosure:  
a)  the disclosure of the Commission’s deliberative processes  will hinder the 
Commission’s future deliberative processes and efficiency with which the  Commission 
can support the functions of the Commissioner;  
b)  disclosure of certain personal information will not advance any scrutiny of any 
decisions falling within the scope of your FOI request; 
c)  there is a public interest in APS employers fulfilling their obligations under the Work 
Health and Safety Act 2011, in particular by preventing the exposure of staff members 
from potential harassment or threats in a public forum; 
d)  the disclosure of certain information have a substantial adverse effect on the proper and 
efficient conduct of the operations of the Commission; 
e)  disclosure is likely to undermine the Commission’s relationship with agencies;  
f)  disclosure is like to  undermine the Commission’s relationship with  third party 
individuals;  
g)  disclosure could reasonably be expected to prejudice the conduct of investigations, 
audits or reviews by the Ombudsman or Auditor-General (see Australian Information 
Commissioner’s FOI Guidelines 6.22), noting in particular that Document 1 relates to 
an open investigation and its disclosure may adversely affect the ability of the 
Ombudsman to finalise the matter; and  
h)  disclosure  would be inconsistent with relevant provisions of the Ombudsman Act 
relating to confidentiality and could reasonably be expected to prejudice the 
Ombudsman’s ability to obtain confidential information in the future. 
 
39. Subsection 11B(4) of the FOI Act lists factors that are irrelevant to determining whether 
access would be in the public interest. I have not considered these factors. 
40. In weighing the factors for and against disclosure, in this instance, I consider that 
disclosure of document 1 and parts of document 3 would be contrary to the public 
interest. To the extent the material contained in the documents is conditionally exempt 
under 47C, 47E and 47F of the FOI Act, the material is exempt from disclosure in full or 
in part. 
 

 
Contacts 
41. If you require clarification on matters in this letter please contact the Commission’s FOI 
Officer by telephone on (02) 6202 3500 or by email at xxx@xxxx.xxx.xx. 
Review rights 
42. You are entitled to seek review of this decision.  Your review rights are set out at 
Attachment A
Yours sincerely 
 
 
 
Marco Spaccavento 
Authorised FOI decision maker 
     May 2022
 

ATTACHMENT A 
Rights of Review 
Asking for a full explanation of a Freedom of Information decision 
If you are dissatisfied with this decision, you may seek review.  Before you seek review of a 
Freedom of Information (FOI) decision, you may contact us to discuss your request and we 
will explain the decision to you. 
Applying for external review by the Australian Information Commissioner 
If you do not agree with the original FOI decision or the internal review decision, you can ask 
the Australian Information Commissioner to review the decision.  You have 60 days to apply 
in writing for a review by the Office of the Australian Information Commissioner (the OAIC) 
from the date you received this letter or any subsequent internal review decision. 
You can lodge your application
Online: 
www.oaic.gov.au   
Post:    
Australian Information Commissioner 
 
 
GPO Box 5218 
SYDNEY NSW 2001  
Email:  
xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
The OAIC encourage applicants to apply online.  Where possible, to assist the OAIC you 
should include your contact information, a copy of the related FOI decision and provide 
details of your reasons for objecting to the decision. 
Complaints to the Information Commissioner and Commonwealth Ombudsman  
Information Commissioner 
You may complain to the Information Commissioner concerning action taken by an agency 
in the exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act. There is no fee 
for making a complaint. A complaint to the Information Commissioner must be made in 
writing. The Information Commissioner's contact details are: 
Telephone: 
1300 363 992 
Website:          www.oaic.gov.au  
Commonwealth Ombudsman 
You may complain to the Ombudsman concerning action taken by an agency in the exercise 
of powers or the performance of functions under the FOI Act. There is no fee for making a 
complaint. A complaint to the Ombudsman may be made in person, by telephone or in 
writing. The Ombudsman's contact details are: 
Phone:  
1300 362 072  
Website: 
www.ombudsman.gov.au  
 

Document Outline