This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'NDIS Grants: Risk Management Systems, Procedure and Assurance'.



 
Our reference: FOI 21/22-1431 
 
GPO Box 700 
Canberra   ACT   2601 
1800 800 110 
ndis.gov.au 
17 May 2022 
 
Shirley 
 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx> 
 
 
Dear Shirley 
 
Freedom of Information request — Notification of Decision 
 
Thank you for your correspondence of 17 April 2022, in which you requested access to 
documents held by the National Disability Insurance Agency (NDIA), under the Freedom of 
Information Act 1982 (FOI Act). 
 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request. 
 
Scope of your request  
You have requested access to the fol owing documents: 
 
Please provide a copy of the fol owing NDIS Grants information: 
 
NDIS grants risk management strategy (specific to grants) 
 
NDIS grants risk management policy and procedure (specific to grants) 
 
NDIS grants risk register for the last 4 years it was administered by the NDIS (prior to 
transfer to Social Services) 
 
a copy of the official notification and reason the NDIS grants system was transferred 
out of the NDIA/NDIS' control 
 
A copy of the NDIS grants risk management annual attestation for the last 4 years of 
NDIA administration 
 
Decision on access to documents 
I am authorised to make decisions under section 23(1) of the FOI Act.  My decision on your 
request and the reasons for my decision are set out below.  
 
I have decided to refuse your request for access under section 24A of the FOI Act. The 
reasons for my decision are set out below. 
 
In reaching my decision, I took the fol owing into account: 
  your correspondence outlining the scope of your request 
  the FOI Act 
  the FOI Guidelines published under section 93A of the FOI Act  
  consultation with relevant officers of the NDIA 
  the NDIA’s operating environment and functions. 
 
 
 

 


 
Reasons for decision 
Refuse a request for access (section 24A) 
Section 24A of the FOI Act provides that an agency may refuse a request for access to a 
document if al  reasonable steps have been taken to find the document and the agency is 
satisfied that the document cannot be found or does not exist.  
 
I have conducted searches of the NDIA’s documents management systems and made 
enquiries with NDIA staff. These enquiries have revealed that the NDIA is not in possession 
of documents matching the scope of your request for the fol owing points; 
 
NDIS grants risk management strategy (specific to grants) 
 
NDIS grants risk management policy and procedure (specific to grants) 
 
NDIS grants risk register for the last 4 years it was administered by the NDIS (prior to 
transfer to Social Services) 
 
A copy of the NDIS grants risk management annual attestation for the last 4 years of 
NDIA administration 
 
I am satisfied that al  reasonable steps have been taken to locate the documents you have 
requested and that the documents cannot be found or do not exist. I have, therefore, 
decided to refuse access to your request in accordance with section 24A(1)(b)(i ) of the FOI 
Act. 
 
I have identified one document which fal s within this point of your request: 
 
a copy of the official notification and reason the NDIS grants system was transferred 
out of the NDIA/NDIS' control 
 
I have decided to grant access to this document in ful .  
 
Release of documents 
The documents for release, as referred to in the Schedule of Documents at Attachment A, 
are enclosed. 
 
Rights of review 
Your rights to seek a review of my decision, or lodge a complaint, are set out at Attachment B. 
 
Should you have any enquiries concerning this matter, please do not hesitate to contact me 
by email at xxx@xxxx.xxx.xx. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Kylie 
Freedom of Information Officer 
Parliamentary, Ministerial & FOI Branch 
Government Division 
 
 
 
 
2  
 

 
Attachment A 
 
Schedule of Documents for FOI 21/22-1431 
Docu
Page 
Description 
Access Decision 
Comments 
ment 
numb
numb
er 
er 

1-9 
Approval to Proceed 
FULL ACCESS 
Irrelevant material 
 
 
removed under 
For the Provision of a 
section 22 of the 
Grants Management 
FOI Act. 
System 
 
 
Date: 7 January 2020 
 
 
 
 
 
3  
 

 
Attachment B 
Your review rights 
 
Internal Review  
The FOI Act gives you the right to apply for an internal review of this decision. The review will 
be conducted by a different person to the person who made the original decision. 
 
If you wish to seek an internal review of the decision, you must apply for the review, in writing, 
within 30 days of receipt of this letter. 
 
No particular form is required for an application for internal review, but to assist the review 
process,  you  should  clearly  outline  your  grounds  for  review  (that  is,  the  reasons  why  you 
disagree  with  the  decision).  Applications  for  internal  review  can  be  lodged  by  email  to 
xxx@xxxx.xxx.xx or sent by post to: 
 
Freedom of Information Section 
Parliamentary, Ministerial & FOI Branch 
Government Division 
National Disability Insurance Agency 
GPO Box 700 
Canberra   ACT   2601 
 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner 
The  FOI  Act  also  gives  you  the  right  to  apply  to  the  Office  of  the  Australian  Information 
Commissioner (OAIC) to seek a review of this decision. 
 
If you wish to have the decision reviewed by the OAIC, you may apply for the review, in writing, 
or by using the online merits review form available on the OAIC’s website at www.oaic.gov.au, 
within 60 days of receipt of this letter.  
 
Applications for review can be lodged with the OAIC in the fol owing ways: 
 
Online: 
www.oaic.gov.au  
Post:  
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
Email: 
xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
Phone: 
1300 363 992 (local cal  charge) 
 
Complaints to the Office of the Australian Information Commissioner or the 
Commonwealth Ombudsman 
You may complain to either the Commonwealth Ombudsman or the OAIC about actions taken 
by the NDIA in relation to your request. The Ombudsman will consult with the OAIC before 
investigating a complaint about the handling of an FOI request. 
 
Your complaint to the OAIC can be directed to the contact details identified above. Your 
complaint to the Ombudsman can be directed to: 
 
Phone: 
1300 362 072 (local cal  charge) 
Email:  
xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Your complaint should be in writing and should set out the grounds on which it is considered 
that the actions taken in relation to the request should be investigated Division. 
 
4