This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Employment documents for officers with integrity and employment policy functions in the Australian Public Service Commission'.


 
Raphael 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
 
Our reference: <SHC22-28430> <LEX 148> 
Dear Raphael 
Freedom of Information request 
1.  I am writing about your 23 May 2022 internal review request made under the Freedom of 
Information  Act  1982  (FOI  Act),  of  a  decision  issued  by  the  Australian  Public  Service 
Commission (Commission). 
2.  The FOI Act and all other Commonwealth legislation referred to in this letter are publicly 
available from www.legislation.gov.au 
Background  
3.  On 1 May 2022 you requested access to the following documents under the FOI Act: 
Part A 
Under the FOI Act, I request the following documents: 
a)  the  position  description  for  the  Assistant  Commissioner  Integrity,  Performance  and 
Employment  Policy  role  in  the  Australian  Public  Service  Commission  that  Giorgina 
Strangio applied for and came to fill; 

b) the classification evaluation for the Assistant Commissioner Integrity, Performance and 
Employment  Policy  role  in  the  Australian  Public  Service  Commission  that  Giorgina 
Strangio applied for and came to fill; 

c)  the  vacancy  notification  published  in  the  Public  Service  Gazette  or  elsewhere  for  the 
Assistant  Commissioner  Integrity,  Performance  and  Employment  Policy  role  in  the 
Australian Public Service Commission that Giorgina Strangio applied for and came to fill; 

B Block, Treasury Building  
Parkes Place West PARKES  ACT  2600 
GPO Box 3176 CANBERRA  ACT  2600 

 
d)  the  position  description  for  the  First  Assistant  Commissioner  role  in  the  Australian 
Public Service Commission that Patrick Hetherington applied for and came to fill; 

e) the classification evaluation for the First Assistant Commissioner role in the Australian 
Public Service Commission that Patrick Hetherington applied for and came to fill; and 

f) the vacancy notification published in the Public Service Gazette or elsewhere for the First 
Assistant  Commissioner  role  in  the  Australian  Public  Service  Commission  that  Patrick 
Hetherington applied for and came to fill. 

Part B 
To the extent that officials other than the Assistant Commissioner Integrity, Performance 
and Employment Policy or the First Assistant Commissioner have a role in considering: 

i.  repeated  or  systematic  contraventions  of  public  service  employment  policies  by  APS 
officials  in  Commonwealth  agencies  or  Departments;  or  ii.  repeated  or  systematic 
contraventions  of  the  Public  Service  Classification  Rules  2000  by  APS  officials  in 
Commonwealth  agencies  or  Departments;  or  iii.  repeated  or  systematic  attempts  to 
undermine  caps  placed  on  the  number  of  SES  employees  Commonwealth  agencies  or 
Departments may have; or iv. repeated or systematic failures by APS officials to maintain 
records  of  classification  evaluation  processes  for  roles  in  Commonwealth  agencies  or 
Departments, 

under the FOI Act, I request the following documents: 
a)  the  position  description  for  the  officer/s  responsible  for  considering  (i)-(iv)  in  the 
Australian Public Service Commission; 

b) the classification evaluation for the officer/s responsible for considering (i)-(iv) in the 
Australian Public Service Commission; and 

c)  the  vacancy  notification  published  in  the  Public  Service  Gazette  or  elsewhere  for  the 
officer/s responsible for considering (i)-(iv) in the Australian Public Service Commission.” 
 
4.  On 23 May 2022, the Commission sent you an email containing a decision notice from Ms 
Vidya Vasudevan, Authorised FOI Decision Maker dated 23 May 2022 responding to your 
request.  Ms  Vasudevan  was  unable  to  identify  any  documents  within  the  scope  of  your 
request.  
5.  Ms Vasudevan refused your request for access to documents under section 24A of the FOI 
Act.  
Decision on your request for internal review 
6.  I  am  authorised  under  subsection  23(1)  of  the  FOI  Act  to  make  FOI  internal  review 
decisions. 
 

 
7.  My role is to make a new decision on your request for internal review independently and 
impartially from the original decision maker. I was not involved or consulted in the making 
of Ms Vasudevan’s decision. Internal review is a merit review process and I may exercise 
all the powers available to the original decision maker.  
8.  After considering your request, I have decided to affirm Ms Vasudevan’s decision.  
Reasons for decision 
9.  In making my decision on your internal review, I have had regard to: 
a)  the terms of your request and your submissions 
b)  the content of the documents you requested 
c)  relevant provisions of the FOI Act; and 
d)  The FOI guidelines on the Office of the Australian Information Commissioner 
(OAIC) website. 
10. I am satisfied that your request was valid under subsection 15(2) of the FOI Act and the 
scope of your request was sufficiently defined so that the Commission could attempt to 
locate the documents that you were seeking access to.  
Section 24A - Requests may be refused if documents cannot be found, do not exist or 
have not been received 

11. Section 24A(1) states that the Commission may refuse a request for access to documents 
if: 
(a) all reasonable steps have been taken to find the document; and 
(b) the Commission is satisfied that the documents: 
i.  are in the Commission’s possession but cannot be found; or 
ii.  do not exist.  
Part A 
12. Your initial request included the position descriptions, classification evaluations and 
vacancy notifications for the Assistant Commissioner Integrity, Performance and 
Employment Policy role occupied by Giorgina Strangio as well as the First Assistant 
Commissioner role occupied by Patrick Hetherington.  
13. These documents do not exist as both positions were filled internally via permanent 
transfer. As such, position descriptions, classification evaluations and vacancy 
notifications for both roles were not generated.  
14. I have had regard to your submission about section 24 of the Archives Act 1983. I am 
satisfied these documents cannot have been destroyed, disposed or transferred from the 
custody of the Commonwealth because they did not ever exist. 
 
 


 
Part B 
15. Your initial request also included the position descriptions, classification evaluations and 
vacancy notifications for the officers responsible for considering the following: repeated 
or systematic contraventions of public service employment policies as well as Public 
Service Classification Rules 2000 
by APS officials in Commonwealth agencies or 
Departments; repeated or systematic attempts to undermine caps placed on the number of 
SES employees Commonwealth agencies or Departments may have; and repeated or 
systematic failures by APS officials to maintain records of classification evaluation 
processes for roles in Commonwealth agencies or Department.  
16. The Commission is responsible for setting the policy framework for the Australian Public 
Service (APS). It is up to each APS agency to ensure that it complies with the APS 
framework. If the Commission receives a complaint about an agency, the Commission 
will generally refer that complaint to the relevant agency for investigation. There are no 
direct positions within the Commission to whom complaints can be made. As such, there 
are no explicit position descriptions, classification evaluations or vacancy notifications for 
officers responsible for considering the matters outlined above. 
17. Based on the reasoning above, I am satisfied that the Commission has taken appropriate 
steps in processing your request under the FOI Act and reasonably applied exemptions to 
exempt the documents in full. 
18. On this basis, affirm the original decision to exempt the documents in full.  
Contacts 
19. If  you require clarification on matters in this letter please contact the Commission’s FOI 
Officer by telephone on (02) 6202 3500 or by email at xxx@xxxx.xxx.xx 
Review rights 
20. You  are  entitled  to  seek  review  of  this  decision.    Your  review  rights  are  set  out  at 
Attachment A
 
Yours sincerely 
 
 
 
Sita Jackson 
Authorised FOI decision maker 
20 June 2022
 

ATTACHMENT A 
Rights of Review 
Asking for a full explanation of a Freedom of Information decision 
If you are dissatisfied with this decision, you may seek review.  Before you seek review of a 
Freedom of Information (FOI) decision, you may contact us to discuss your request and we 
will explain the decision to you. 
Applying for external review by the Australian Information Commissioner 
If you do not agree with the original FOI decision or the internal review decision, you can ask 
the Australian Information Commissioner to review the decision.  You have 60 days to apply 
in writing for a review by the Office of the Australian Information Commissioner (the OAIC) 
from the date you received this letter or any subsequent internal review decision. 
You can lodge your application
Online: 
www.oaic.gov.au   
Post:    
Australian Information Commissioner 
 
 
GPO Box 5218 
SYDNEY NSW 2001  
Email:  
xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
The OAIC encourage applicants to apply online.  Where possible, to assist the OAIC you 
should include your contact information, a copy of the related FOI decision and provide 
details of your reasons for objecting to the decision. 
Complaints to the Information Commissioner and Commonwealth Ombudsman  
Information Commissioner 
You may complain to the Information Commissioner concerning action taken by an agency 
in the exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act. There is no fee 
for making a complaint. A complaint to the Information Commissioner must be made in 
writing. The Information Commissioner's contact details are: 
Telephone: 
1300 363 992 
Website:          www.oaic.gov.au  
Commonwealth Ombudsman 
You may complain to the Ombudsman concerning action taken by an agency in the exercise 
of powers or the performance of functions under the FOI Act. There is no fee for making a 
complaint. A complaint to the Ombudsman may be made in person, by telephone or in 
writing. The Ombudsman's contact details are: 
Phone:  
1300 362 072  
Website: 
www.ombudsman.gov.au