This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Citizenship tests in Sydney NSW from Nov 2021 to Jun 2022'.

14 July 2022 
In reply please quote: 
FOI Request: FA 22/06/00932 
File Number: OBJ2022/16417   
Dear John, 
Freedom of Information (FOI) request – Access Decision 
On 16 June 2022, the Department of Home Affairs (the Department) received a request for 
access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the 
FOI Act. 

Scope of request 
You have requested access to the following document: 
I would like to know the number of approved citizenship applicants (by conferral) waiting for test 
appointments as of 16 June 2022 and the number of citizenship tests from 27 Nov 2021 to 16 
June 2022 at the following centres: 
Citizenship test centre – Sydney 
Citizenship test centre - Parramatta 
I would like to know the above figures split by council of applicant's residence - for example, 

number of residents of North Sydney council who gave a test at Parramatta centre from 27 Nov 
2021 to 16 June 2022; number of residents of North Sydney council who gave a test at Sydney 
centre from 27 Nov 2021 to 16 June 2022. 
I am especially interested in the figures for the following councils: 
Blacktown City Council 
Burwood Municipal Council 
Canada Bay Council 
City of Parramatta Council 
City of Ryde Council 
City of Sydney 
Hornsby Shire Council 
Hunter's Hill Council  
Inner West Council 
6 Chan Street Belconnon ACT 2617 
PO Box 25 Belconnen ACT 2616 • Email: • 

Ku-Ring-Gai Municipal Council 
Lane Cove Municipal Council  
Mosman Council 
North Sydney Council 
Northern Beaches Council 
Randwick City Council 
Strathfield Council 
Sutherland Shire Council 
The Hil s Shire Council 
Waverley Council 
Willoughby City Council. 

Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access document or to amend or annotate records. 

Relevant material 
In reaching my decision I referred to the following:  
•  the terms of your request 
•  the document relevant to the request 
•  the FOI Act 
•  Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (the FOI Guidelines) 
•  advice from Departmental officers with responsibility for matters relating to the 
document to which you sought access 

Document in scope of request 
In accordance with section 17 of the FOI Act, the Department has used its computer system to 
produce one document that contains information that falls within the scope of your request. The 
data produced in the document existed in the possession of the Department on 16 June 2022 
when your FOI request was received.  

The decision in relation to the document in the possession of the Department which falls within 
the scope of your request is as follows: 
•  Release one document in full relating to Parts 1 and 2 of your request 
•  Refuse access to Parts 3 and 4 of your request under section 24A of the FOI Act. 

Reason for the decision 
Section 24A of the FOI Act provides that the Department may refuse access to a document when 
the Department has taken all reasonable steps to locate the document, and the document cannot 
be found or does not exist. 
- 2 – 

The information you are seeking for part 3 and 4 of your request is not held by the Department 
in discrete form, that is, in an existing document. I have therefore considered whether section 
17(1)(c)(i) of the FOI Act is relevant to your access request.  
17  Requests involving use of computers etc. 
(1)  Where: 
(a)  a request (including a request in relation to which a practical refusal reason 
exists) is made in accordance with the requirements of subsection 15(2) to  
an agency; 
(b)  it appears from the request that the desire of the applicant is for information 
that is not available in discrete form in written documents of the agency; and 
(ba)   it does not appear from the request that the applicant wishes to be provided 
with a computer tape or computer disk on which the information is recorded; 
(c)  the agency could produce a written document containing the information in 
discrete form by: 
1.  the use of a computer or other equipment that is ordinarily available to 
the agency for retrieving or collating stored information; or 
2.  the making of a transcript from a sound recording held in the agency; 
the agency shall deal with the request as if it were a request for access to a written 
document so produced and containing that information and, for that purpose, this Act 
applies as if the agency had such a document in its possession. 
(2)  An agency is not required to comply with subsection (1) if compliance would 
substantially and unreasonably divert the resources of the agency from its other 
In my assessment, I have considered paragraph 3.207 of the FOI Guidelines, citing the 
decision of the Full Federal Court in Collection Point Pty Ltd v Commissioner of Taxation [2013] 
FCAFC 67; 95 ATR 334, in which the Full Federal Court:  
  …held that the reference in s 17(1)(c)(i) to a ‘computer or other equipment that is 
ordinarily available’ means ‘a functioning computer system including software, that 
can produce the requested document without the aid of additional components which 
are not themselves ordinarily available … [T]he computer or other equipment … must 
be capable of functioning independently to collate or retrieve stored information and 
to produce the requested document.’ This wil  be a question of fact in the individual 
case, and may require consideration of ‘the agency’s ordinary or usual conduct and 
operations’. For example, new software may be ordinarily available to an agency that 
routinely commissions or otherwise obtains such software, but not to an agency that 
does not routinely do such things.  
The relevant Departmental business area confirmed on 12 July 202 that information you wish to 
access is not available via existing reporting systems. I am therefore satisfied that the information 
you are seeking for Part 3 and 4 of your request is not ordinarily available by use of the 
Department’s computer systems and that section 17(1)(c) of the FOI Act does not apply to your 
access request.  
- 3 – 

I am satisfied the Department has taken all reasonable steps to find the document that falls within 
the scope of the request as it was required to do by section 24A of the FOI Act, and that: 
•  a discrete document does not exist 
•  the Department cannot produce a written document containing the information by the use 
of a computer or other equipment that is ordinarily available, as would otherwise be 
required by section 17 of the FOI Act. 
On this basis, I refuse your access request under section 24A of the FOI Act.  

A copy of the FOI Act is available at If you 
are unable to access the legislation through this website, please contact our office for a copy. 

Final decision on charge 
On 13 July 2022 the Department issued you with a notice of the preliminary charge in the amount 
of $40.00 to process your request, which includes the first five hours of decision-making at no 
Amount already paid 
On 14 July 2022, the Department received your payment of $40.00 - the total charge indicated 
in the preliminary charges notice issued by the Department. 
As you have paid the full amount required, the Department is now releasing the document to you. 
If you are dissatisfied with my decision to impose charges, your review rights are set out in the 
paragraph titled “Your Review Rights” below. 

Your Review Rights 
Internal Review 
If you disagree with this decision, you have the right to apply for an internal review by the 
Department of this decision.  Any request for internal review must be provided to the Department 
within 30 days of you being notified of the decision.  Where possible please attach reasons why 
you believe a review of the decision is necessary.  The internal review wil  be carried out by an 
officer other than the original decision maker and the Department must make a review decision 
within 30 days.   
Applications for review should be sent to: 
By email to: 
By mail to: 
Freedom of Information Section 
Department of Home Affairs 
PO Box 25 
- 4 – 

Review by the Office of the Australian Information Commissioner 
You may apply directly to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) for a 
review of this decision.  You must apply in writing within 60 days of this notice.  For further 
information about review rights and how to submit a request for a review to the OAIC, please see 
10  Making a Complaint 
You may complain to the Australian Information Commissioner about action taken by the 
Department in relation to your request. 
Your enquiries to the Australian Information Commissioner can be directed to: 
Phone 1300 363 992 (local call charge) 
There  is no particular form required to make a complaint to the Australian Information 
Commissioner. The request should be in writing and should set out the grounds on which it is 
considered that the action taken in relation to the request should be investigated and identify the 
Department of Home Affairs as the relevant agency. 
11  Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section at  
Yours sincerely, 
Signed electronically  

Position Number: 60100057 
Authorised Decision Maker 
Department of Home Affairs 
- 5 –