This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Documents relating to sanctions for breaches of Code of Conduct'.



OFFICIAL: Sensitive 
Via email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
22 / 7 / 2022 
Dear Raphael, 
Notice Pursuant to Section 24AB of the Freedom of Information Act 1982 
Thank you for your request for access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (the 
FOI Act) emailed to and received by the Australian Public Service Commission (APSC) on 
Wednesday 29 June 2022.  
As you are aware the Merit Protection Commissioner (MPC) accepted a transfer from the APSC of 
those aspects of your request that relate to information within the control of the MPC. Specifically, 
you asked for: 
“…all documents in the control of the Merit Protection Commissioner, or in the control of staff assisting 
her,  that has not been published on www.mpc.gov.au and relates to sanction decisions for 
contraventions of the Code of Conduct set out in the Public Service Act 1999 (Cth).” 
Having reviewed your request I can advise that the work involved in processing your current FOI 
request, in its current form, will substantially and unreasonably divert the MPC’s resources from its 
other operations. This is due to the broad scope and size of your request and is called a ‘practical 
refusal reason’ (under s. 24AA of the FOI Act). 
On this basis, I propose to refuse your request. However, before I make a final decision, you have an 
opportunity to revise your FOI request. This is called a ‘request consultation process’ and is set out 
under s. 24AB of the FOI Act. You have 14 days to respond to this notice in one of the ways set out 
below. 
Why I propose to refuse your request 
I have determined that a practical refusal reason exists for the following reasons: 

An initial search for documents in the MPC’s claims records management system alone has
confirmed there are a significant number of files (approximately 130 since 2017) likely to be
within the scope of your request. A conservative estimate is that each of those files contains
at least 200 (if not more) pages. I estimate the present scope of your request would involve
examining at least 26,000 pages.
OFFICIAL: Sensitive 



You are seeking copies of documents about sanction decisions and you have not provided
any time limitation for your request and therefore your request could cover more than a
decade of records held by the MPC.

The above estimate is based only on those decisions since 2017 which is captured in the
current claims records management system. The above estimate does not include review
application document which predate 2017 or documents stored in alternative systems.

The 130 files referred to above that you seek to access include matters that involve a
review of one or more decisions by an Australian Public Service (APS) employer involving
the relevant review applicant, the APS employee.  Other parties may also be involved in
these matters.  You would therefore appreciate each of these files contains personal and/or
confidential information of other people and other parties.

Your request in its present form would require locating, collation and examination of each
document in each of those files to determine the breadth of any required consultation with
each of the parties involved or named in each of those files.  Copying relevant documents
and then considering relevant exemptions to documents would also be required.

In addition, making a decision regarding the release of documents, and preparing edited
copies of documents for release would also be required.  Given the nature of the information
contained within each of those files as discussed above, it is likely significant editing would
be required to release any documents to you.

Using a conservative 3 to 5 minutes per page examination and processing time would mean
a total of about 1,300 to 2,166 hours (approximately 35 to 58 working weeks).  This would
substantially and unreasonably divert the MPC from its other operations.

The MPC has a small number of staff, is a separate entity to the APSC and the MPC’s
limited resources are dedicated to performing the MPC’s statutory function and duties.
Resourcing is a relevant consideration in making a decision under the FOI Act (see section
24AA FOI Act). And

The scope of your request as presently made is extensive and I believe the work involved in
processing your request, in its current form, will substantially and unreasonably divert the
MPC’s resources from its other operations.
Request consultation process 
You now have an opportunity to revise your FOI request to enable it to proceed. Revising your 
request can mean narrowing the scope of the request to make it more manageable.  By providing 
more specific information about exactly what documents you are interested in, we may be able to 
pinpoint the documents more quickly and avoid using excessive resources to process documents 
you are not interested in. 
Before the end of the consultation period, you must do one of the following, in writing: 

withdraw your request

make a revised request

tell us that you do not wish to revise your request.
The consultation period runs for 14 days and starts on the day after you receive this notice. During 
this period, you are welcome to ask me for help revising your request. If you revise your request in a 
way that adequately addresses the practical refusal grounds outlined above, we will recommence 
processing it. (Please note that the time taken to consult you regarding the scope of your request is 
not taken into account for the purposes of the statutory 30 day time limit for processing your 
request.) 
OFFICIAL: Sensitive 


You are therefore required to respond to this letter by close of business Friday 5 August 2022.  
 
If you do not do one of the three things listed above during the 14-day consultation period or you do 
not consult me during this period, your request will be taken to have been withdrawn. 
Other sources of information  
To assist you in revising your response you may also consider gathering information about sanction 
decisions from other sources and publications. For example, on the MPC website we have published 
case studies that demonstrate a range of our review outcomes about breach and sanction decisions. 
Our case studies are designed for decisions makers and public sector employees to understand 
merits review, our decision making process and the diversity of actions and decisions we review. 
Another source of information about sanction decisions are the MPC’s annual report. Every year, we 
report on our performance and activities throughout the year, this includes our decisions on code of 
conduct matters.  
I also refer you to the Administrative Review Councils publications and in particular its Best Practice 
guidelines which contain very useful information on merits review and administrative decision 
making.  
Details for contact 
If you would like to revise your request or need more information, please contact me by email at 
xxxxxxxx.xxxxxxx@xxx.xxx.xx  or by phone 02 28239 5353. 
 
Yours sincerely 
 
 
Kirsteen Banwell 
Authorised FOI Decision maker 
For the Merit Protection Commissioner  
 
 
OFFICIAL: Sensitive