This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Documents relating to sanctions for breaches of Code of Conduct'.



Determination of sanction 
If it is found that an employee has breached the Code, the matter wil  be referred to a ‘Sanction Delegate’ to determine what 
sanction (if any) should be imposed as a consequence of the employee breaching the Code. 
Sanctions are intended to be proportionate to the nature of the breach, to be a deterrent to the employee and others, and to 
demonstrate that misconduct is not tolerated in the Department. It is also intended to provide a clear message to the employee 
that their behaviour was not acceptable. 
The Sanction delegate may impose one or more of the fol owing sanctions: 

A reprimand

Deductions from salary, by way of fine

Reduction in salary

Re-assignment of duties

Reduction in classification

Termination of employment
If a Sanction Delegate forms the view that imposing a sanction is necessary, the delegate wil  provide the employee with an 
opportunity to respond to the proposed sanction before making a final decision. Fol owing receipt of any response from the 
employee, the delegate wil  then make a decision as to whether or not an imposition of a sanction should proceed. After a 
decision is made, the delegate wil  notify the employee. 
Outcome notification to other parties 
Complainants often have an interest in knowing that their concerns have been addressed. When considering what 
information is provided to complainants about the outcome of investigations the department needs to balance: 

individual employees’ right to privacy, the protection of personal information about individual employees and the
agencies’ obligations in regard to this information under the Privacy Act 1988 (Privacy Act); and

the need to take reasonable steps to be transparent and accountable to parties involved.
Timing  
The timing of processes wil  vary and can depend on a number of factors, including: 

the seriousness and complexity of the complaint

identifying sources of information and evidence, and whether these are readily accessible to the case officer

the availability of witness(es), and providing them with sufficient time to provide information to the case officer

al owing decision-makers and delegates sufficient time to consider the facts and make informed decisions; and

coordinating and implementing the decisions made.
Despite the above mentioned factors impacting on the timing of processes, al  efforts wil  be made to finalise complaints as 
quickly as possible. 
PM&C | Professional Standards & Wel being | Complaint Handling Process Factsheet 


Reporting breaches to other APS agencies 
Current and former APS employees applying for employment or transfer (whether temporarily or permanently) within the APS 
must always be honest when responding to questions in the recruitment process, this includes any questions asking whether 
they have been found to have breached the Code or have been the subject of a formal investigation. If they knowingly provide 
false or misleading information during the course of an APS recruitment process, their conduct may result in a formal 
investigation as a possible breach of the Code. 
Reviews 
If an employee is dissatisfied with the outcome of the complaint, they may be eligible to request a review of action. Further 
information relating to reviews of action, is located on the department’s intranet and through the Office of the Merit Protection 
Commissioner. 
Privacy 
All personal information is col ected, stored, used and disclosed in strict confidence and in accordance with the Privacy Act 
1988
The assessment  and formal investigation of complaints may involve the collection of personal information. Personal 
information may be disclosed (where necessary and appropriate) to people to verify statements and information obtained, 
these people may include, but are not limited to: 

Witnesses

PM&C Security Team

PM&C IT Security Section

Supervisors/Managers

Senior Executive Service Officers
Formal directions may be given to people involved in the complaint to ensure that the privacy and confidentiality of the 
complaint, and the integrity of the assessment and investigation is maintained. 
If a formal investigation has commenced, an employee’s personal information may also be disclosed to an APS agency to which 
the employee has moved or seeks to move in the future.  Personal information may also be disclosed where otherwise required 
or authorised by law. 
Support 
Employees are entitled to seek the assistance and support of a friend, family member, col eague, union representative or legal 
representative throughout the complaint handling process.  An employee’s support person should not be someone who may 
be interviewed in the same matter.   
The department provides access to a free, confidential and professional counselling service for employees and their families 
through the employee assistance program. The EAP can be contacted on 1300 360 364. 
Further information 
Further information relating to the assessment and formal investigation of complaints can be located on the intranet, or by 
contacting HR Help on 02 6271 6000 or xx@xxxx.xxx.xxx.xx. 
PM&C | Professional Standards & Wel being | Complaint Handling Process Factsheet 



Document 2
Procedures for determining breaches of the APS Code 
of Conduct and the imposition of sanctions 
I, Emma Greenwood, Chief People Officer, People Branch, Department of the Prime Minister & 
Cabinet (the Department), have established these procedures in accordance with section 15(3) of 
the Public Service Act 1999 (The Act). 
Dated: 
   June 2017 

Application 
1.1  These Procedures must be complied with in determining: 
a)
whether an employee of the department, or former employee of the department,
has breached the APS Code of Conduct in s 13 of the Act (‘the Code of Conduct’).
b) the sanction/s, if any, that should be imposed on an APS employee in accordance
with section 15(1), where a breach of the Code of Conduct has been determined.
Note:  These Procedures apply in relation to a suspected breach of the Code of Conduct by an 
APS employee, a former APS employee or the actions of an employee prior to commencing 
with the department, in respect of which a determination is to be made.  Not all suspected 
breaches of the Code of Conduct may need to be dealt with by way of a determination.  In 
particular circumstances, another way of dealing with a suspected breach of the Code may be 
more appropriate. 

Availability of procedures 
2.1  These procedures are made publicly available on the Department’s website in accordance 
with subsection 15(7) of the Act. 
S15(3) - Procedures for determining suspected breaches of the APS Code of Conduct 
Page 1 of 3 


Information to be given to the APS employee, or former APS employee before a 
determination is made 
3.1  A determination may not be made in relation to a suspected breach of the Code of Conduct 
by an APS employee, or former APS employee, unless reasonable steps have been taken to: 
a) inform the person of:
i. the details of the suspected breach (including any subsequent variation of
those details); and
ii. the sanctions that may be imposed on the APS employee under subsection
15(1) of the Act
b) give the person a reasonable opportunity to make a statement in relation to the
suspected breach.

Information to be given to the employee before sanction is imposed 
4.1  If a determination is made that an APS employee has breached the Code of Conduct, a 
sanction may not be imposed on the APS employee unless reasonable steps have been taken 
to: 
a) inform the APS employee of:
i. the details of the determination of breach of the Code of Conduct; and
ii. the sanction or sanctions that are under consideration in accordance with
subsection 15(1) of the Act; and 
iii. the factors that are under consideration in determining any sanction to be
imposed; and
b) give the APS employee reasonable opportunity to make a statement in relation to
the sanction/s under consideration.

Person making determination to be independent and unbiased 
5.1  The department will take reasonable steps to ensure that: 
a) the person who determines whether an APS employee, or former APS employee,
has breached the Code of Conduct is, and appears to be, independent and
unbiased; and
b) the person who determines any sanction to be imposed is, and appears to be,
independent and unbiased.

Determination process to be informal 
6.1  The process for determining whether an APS employee, or former APS employee, has breached the 
Code of Conduct must be carried out with as little formality and as much expedition as a proper 
consideration of the matter allows. 
S15(3) - Procedures for determining suspected breaches of the APS Code of Conduct 
Page 2 of 3 


Record of determination and sanction 
7.1  If a determination is made in relation to a suspected breach of the Code of Conduct by an 
APS employee, or former APS employee, a written record must be made of: 
a) the suspected breach; and
b) the determination; and
c) any sanctions imposed as a result of the determination that the APS employee
breached the Code of Conduct; and
d) any statement of reasons provided to the employee.
Note:  The Archives Act 1983 and the Privacy Act 1988 apply to a record made under this 
clause. 

Procedure when an employee seeks to move to another Agency during an 
investigation 
8.1  This clause applies if: 
a) an APS employee in the department is suspected of having breached the Code of
Conduct; and
b) reasonable steps have been taken to formally advise the APS employee of the
suspected breach in accordance with clause 3.1; and
c) a decision is made to promote an APS employee and the matter to which the
suspected breach relates has not yet been resolved before the employee moves
to take up the promotion; or
d) a decision has been made, apart from these procedures, that would result in the
movement of the employee under section 26 of the Act to another Agency.
8.2  Unless the original Agency Head and the new Agency Head agree otherwise, the movement 
(including on promotion) does not take effect until the matter is resolved. 
8.3  For this clause, the matter is taken to be resolved when: 
a) a determination is made as to whether the APS employee has breached the Code
of Conduct; or
b) it is decided that such a determination is not necessary.
S15(3) - Procedures for determining suspected breaches of the APS Code of Conduct 
Page 3 of 3 






Document 4
Checklist 
Making a sanction decision
Initial considerations 

Do you have the power to make the sanction decision?
• Have you been delegated the role of sanction decision-maker and relevant
powers by the head of the agency consistent with the agency’s policies and
s.78 of the PS Act?
• Have you been delegated powers to impose the sanction—e.g. transfer at
level, reduction in classification or termination of employment?
• If you are outside the APS, has the Commissioner’s consent been given to the
delegation?

Have you declared any potential conflicts of interest that might arise from or in making
a sanction decision?

Are you satisfied that you wil  be able to bring an independent and unbiased mind to
this inquiry and that a reasonable bystander would agree?
• If in doubt, you may wish to discuss with your manager, HR area, or the Ethics
Advisory Service.

Have you read your agency’s s.15(3) procedures and other guidance material?

Are you aware of the sanctions available under s.15(1) of the PS Act?

If you have any concerns that the determination of breach of the Code was not made
in accordance with legal requirements, such as your agency’s s.15(3) procedures, have
you raised this with the relevant person within your agency?
Advice to the employee who has breached the Code before making a decision 

Have reasonable steps been taken to inform the employee who has been found to
have breached the Code:
• that a determination has been made that they have breached the Code?
• of the proposed sanction(s) under consideration?



 
•  of the factors that are under consideration in determining any sanction(s)? 
  Has the employee who has breached the Code been provided with a reasonable 
opportunity to make a statement in relation to the proposed sanction(s) under 
consideration and the factors relating to it? 
Considerations in deciding a sanction 
Sanctions are intended to correct behaviour and maintain public confidence in the APS. 
Sanctions should therefore be proportionate to the misconduct. Before deciding what 
sanction, if any, to impose, have you considered: 
  the nature and seriousness of the breach? 
  the degree of relevance of the misconduct to the employee’s duties? 
  the likely impact on the reputation of the agency and the APS if the misconduct were a 
matter of public knowledge? 
  whether the misconduct was uncharacteristic of the employee or whether there is 
evidence of past behaviour of a similar nature, including past findings of a breach of 
the Code for similar matters? 
  any remorse or wil ingness to take responsibility for the breach, or understanding of 
the seriousness of the breach, by the employee? 
  any mitigating factors, including any such factors raised by the employee? 
  any previous sanctions imposed on the employee for a similar breaches of the Code, if 
the employee has previously breached the Code? 
  what sanction, if any, is necessary for the employee to understand the gravity of the 
situation and for you to be confident that they are unlikely to breach the Code again? 
  any information or guidance from your agency on sanction decisions to ensure 
consistency where circumstances are essentially similar? 
Preparing a decision record 
  If you have decided to impose a sanction(s), have you made a written record of your 
decision? 
  Does the sanction record comply with agency s.15(3) procedures? 
Does the record include: 
  a description of the relevant actions and behaviours, and the elements of the Code 
that were breached? 
  your assessment of the seriousness of the breach? 
  your assessment of aggravating and mitigating factors, if any? 
 



 
  the decision on whether or not a sanction needs to be imposed, and, if not, the factors 
you consider relevant to taking other management action as an alternative? 
  the sanction to be imposed? 
Advising the employee who has breached the Code of your decision 
  Have you taken reasonable steps to inform the employee 
•  of your decision on the sanction(s) to be imposed, if any, consistent with 
relevant requirements in your agency’s s.15(3) procedures, and 
•  when the sanction or sanctions wil  take effect? 
  Have you ensured that the employee has been advised of any right to seek review of 
your decision under s.33 of the PS Act (or other review rights), noting that seeking a 
review will not operate to stay the imposition of the sanctions?