This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Snapshots sent to Commissioners'.



Subject to the provisions of the FOI Act, I have made a decision not to amend the 
document. In accordance with section  51 of the FOI Act, the document will be 
annotated with the  amendment request dated 19 December 2022 you have made 
regarding this document with reference made to FOIREQ22/00357, being the relevant 
FOI request file. 
Alternatively, if you would like a different statement to be annotated to the document, 
please provide this statement to the OAIC by close of business Wednesday 25 
January 2023. 
Requirements of an amendment request 
Under section 48 of the FOI Act, if a person considers that their personal information 
is “incomplete, incorrect, out of date or misleading” in a document held by an agency, 
they can apply for an amendment or annotation to the document. 
Under section 50 of the FOI Act, an agency may amend a document where they are 
satisfied that: 
•  The personal information is contained in a document which the agency holds 
and which has been provided to the applicant lawfully, whether as a result of 
an access request under the FOI Act or otherwise; 
•  The information is incorrect, incomplete, out of date or misleading; and 
•  The information has been used, is being used, or is available for use for an 
administrative purpose. 
 
Where an amendment request is refused, section 51 of the FOI Act states that the 
document must be annotated. 
Reasons for Decision 
In making this decision, I have considered: 
•  Your email dated 19 December 2022; 
•  The notification of withdrawal email on FOIREQ22/00357 sent to you on 7 
December 2022; 
•  The FOI request and decision in FOIREQ22/00357; 
•  The FOI Act, in particular sections 48, 49, 50, 51 and 51A of the FOI Act; and 
•  The FOI Guidelines issued by the Office under s 93A of the FOI Act (the FOI 
Guidelines). 
 
I am satisfied that the document subject to your amendment request was sent to you 
by the OAIC in response to the practical refusal notice for FOI request FOIREQ22/00357 

 

on 7 December  2022. I am satisfied that the document contains  your personal 
information and that the information has been used, is being used, or is available for 
use, by the OAIC for administrative purposes. 
Consideration 
The FOI Guidelines1 state that when assessing whether the information in a 
document is incomplete, incorrect, out of date or misleading, a decision maker 
should consider: 
•  the nature of the information the applicant seeks to amend 
•  the evidence on which the decision is to be based, including the 
circumstances in which the original information was provided, and 
•  the consequences of amendment, where relevant. 
Nature of the information you are seeking to amend 
It appears the sentence  you are seeking to amend is  part of the notification of 
withdrawal email (‘the document’) sent to you in relation to the practical refusal 
process in FOIREQ22/00357. The relevant sentence is as fol ows: 
As we did not receive a response from you by the deadline, your request has been 
taken to be withdrawn. 
You have stated that the document is incorrect and misleading. In particular, you 
make the following statements in your amendment request:   
You cannot say you did not receive a response to your practical refusal consultation 
when the foi itself stated that any such practical refusal consultation is given a 
response of no withdrawal. 
You claim is misleading and untrue. 
For the purposes of the FOI Act I seek amendment of your misleading and untrue 
claim that no response was given as it factual y incorrect as the foi itself gave such a 
response in the event of such a practical refusal consultation. 
I have noted the material you have directed us to in your initial FOI request 
FOIREQ22/00357 of 30 October 2022, which contained the fol owing statement: 
 
1 https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-guidelines/part-7-amendment-and-annotation-of-
personal-records/ 

 

For any practical refusal notice I give advance notice that I do not withdraw or vary 
my foi. 
Incorrect 
The FOI Guidelines state at Part 7.17 that ‘Incorrect’ has its normal everyday 
meaning. Personal information is incorrect if it contains an error or defect. An 
example is inaccurate factual information about a person’s name, date of birth, 
residential address or current or former employment.  
In assessing whether the sentence is incorrect, you sought to rely on your initial FOI 
request for FOIREQ22/00357 in which you state “For any practical refusal notice I give 
advance notice that I do not withdraw or vary my foi.” 
In making this decision I have considered the ordinary definition of a ‘response’. I 
consider it a necessary feature of a response that it is in reply to or is answering a 
question or statement. In your initial FOI request of 30 October 2022, you have 
provided a statement outlining your position on any possible practical refusal notice.  
Despite that statement, the OAIC is required under section 24(1)(a) of the FOI Act to 
undertake a request consultation process before refusing a request for a practical 
refusal reason. In my practical refusal notice of 22 November 2022, I acknowledged 
your position however advised you as to the requirements of s 24(1)(a) of the FOI Act, 
which says: 
… where an agency is satisfied that a practical refusal reason exists, it must 
undertake a request consultation process before making a decision to refuse the 
request. 
I am of the view that your statement contained in your FOI request dated 30 October 
2022 is not a ‘response’ to the practical refusal notice which was sent to you at a later 
date, 22 November 2022, as it was not provided in reply to or in answering the 
practical refusal notice. As you had not yet received the notice at the time of making 
your statement, you were not able to consider the reasons for practical refusal 
contained therein, and were therefore unable to respond to the issues raised in the 
notice. 
Having considered the above, I am satisfied that the relevant sentence, ‘As we did 
not receive a response from you by the deadline, your request has been taken to be 
withdrawn’ is factually accurate and correct. 

 

Misleading 
The FOI Guidelines state at Part 7.21 that personal information is misleading if it 
could lead a reader into error or convey a second meaning which is 
untrue or inaccurate. The FOI Guidelines provide the following example of 
misleading: 
For example, an applicant may claim that a record of opinion or advice is misleading 
because it does not contain information about the circumstances surrounding that 
opinion or recommendation. The applicant may seek to have incorporated in the 
document information that sets out the context for that opinion or 
recommendation. 
My email to you of 7 December 2022 refers to my letter of 22 November 2022 which 
provided notice under section 24AB of the FOI Act. I therefore consider that the email 
incorporates the relevant contextual information from the letter, in particular the 
following passage in the letter: 
I note that in your request you stated the fol owing: 
 
“For any practical refusal notice I give advance notice that I do not withdraw or 
vary my foi” 
However, as per section 24(1)(a) of the FOI Act, where an agency is satisfied that a 
practical refusal reason exists, it must undertake a request consultation process before 
making a decision to refuse the request. 
The email, when read together with the referenced letter, does not provide an 
incomplete or misleading record regarding the circumstances in question. 
Having considered the above and having reviewed the material that was before the 
OAIC officer in FOIREQ22/00357, and the document that is subject to this amendment 
request, I am not satisfied that the opinion is misleading. In my view, the relevant 
sentence conveys the clear and accurate conclusion that the OAIC did not receive a 
response  from you to the practical refusal notice by close of business Tuesday 6 
December 2022. 
In light of the above, I do not consider the statement to be misleading. 
Conclusion 
In addition to the above reasons, I note in ‘MY’ and Australian Building and 
Construction Commission (Freedom of information) [2017] AICmr 108 (‘MY’), the 
former Australian Information Commissioner Timothy Pilgrim considered whether 
opinions of the author of the document about the IC review applicant should be 

 

amended. In making a finding that the amendment request should be refused, 
Commissioner Pilgrim said at paragraphs [28] – [31]: 
I consider that the views expressed in the first form are the opinions of the author of 
the document. It is apparent they are based on evidence before the ABCC. I consider 
that the opinions expressed in the form are an informed assessment which takes into 
account competing facts and views. The applicant refers to the same facts, but 
concludes that they are not evidence that he had no interest in reaching an 
agreement or engaging with the ABCC’s representative. The applicant is entitled to 
his opinion; however this does not mean that the opinions expressed in the form are 
incorrect because the applicant disagrees with them. 
As the FOI Guidelines explain: 
... The opinion may be ‘correct’ if it is presented as an opinion and not 
objective fact, [if] it correctly records the view held by the third party, and is 
an informed assessment that takes into account competing facts and views. . 
In this case, I consider that accepting the applicant’s contentions as ‘correct’, and 
therefore possibly al owing for the amendment, would effectively change the record 
of the author’s opinion as expressed at the time. This, in my view, would be contrary 
to the principle that government records are as accurate as possible. 
For these reasons, I am satisfied that the opinions expressed in the first form are not 
incomplete, incorrect or misleading as claimed by the applicant. 
In my view, the reasoning in ‘MY’ is also relevant in this case. 
The sentence subject to the amendment request is that of myself as the FOI delegate 
in FOIREQ22/00357 during the process of FOI decision making in that matter. Allowing 
the amendment would effectively change the record of my view as expressed at that 
time.  
For the above reasons, based on the information before me at this time, I am not 
satisfied that the decision document contains information that is incorrect  or 
misleading. 
Your documents have been annotated 
Where the OAIC has decided not to amend a document, you are entitled to have the 
record annotated provided your request is not irrelevant, defamatory or unnecessarily 
voluminous.2  This means that a statement is placed on the relevant record, cross 
 
2 See s 51(1)(b) of the Freedom of Information Act 1982 and Francis and Department of Veterans' Affairs 
(Freedom of information) [2020] AATA 1419. 

 

indexed to the material at issue, outlining your views on why you consider the 
information to be incomplete, incorrect, out of date or misleading, and your reasons 
for this. 
I have decided to annotate the relevant documents. This means that the OAIC wil  
place a note on the file for FOIREQ22/00357 which states exactly what you have said 
about the material at issue. The Office will not alter your submissions. 
This will ensure that moving forward, anyone who views the relevant files will see that 
they have been annotated with your submissions. 
Appendix A contains information about your review rights. 
Yours sincerely 
Molly Cooke 
Lawyer  
18 January 2023   
 
 
 
 
 

 

Appendix A: Review rights  
Internal review 
 
You have the right to apply for an internal review of my decision under Part VI of the 
FOI Act. An internal review will be conducted, to the extent possible, by an officer of 
the OAIC who was not involved in or consulted in the making of my decision. If you 
wish to apply for an internal review, you must do so in writing within 30 days. There 
is no application fee for internal review. 
 
If you wish to apply for an internal review, please mark your application for the 
attention of the FOI Coordinator and state the grounds on which you consider that 
my decision should be reviewed. 
 
Applications for internal reviews can be submitted to: 
 
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218 
SYDNEY NSW 2001 
Alternatively, you can submit your application by email to xxx@xxxx.xxx.xx, or by fax 
on 02 9284 9666. 
Further Review 
You have the right to seek review of this decision by the Information Commissioner 
and the Administrative Appeals Tribunal (AAT). 
You may apply to the Information Commissioner for a review of my decision 
(IC review). If you wish to apply for IC review, you must do so in writing within 
60 days. Your application must provide an address (which can be an email address or 
fax number) that we can send notices to and include a copy of this letter. A request 
for IC review can be made in relation to my decision, or an internal review decision. 
It is the Information Commissioner’s view that it will usually not be in the interests of 
the administration of the FOI Act to conduct an IC review of a decision, or an internal 
review decision, made by the agency that the Information Commissioner heads: the 
OAIC. For this reason, if you make an application for IC review of my decision, and the 
Information Commissioner is satisfied that in the interests of administration of the 
Act it is desirable that my decision be considered by the AAT, the Information 
Commissioner may decide not to undertake an IC review. 

 

Section 57A of the FOI Act provides that, before you can apply to the AAT for review 
of an FOI decision, you must first have applied for IC review. 
Applications for IC review can be submitted online at: 
https://forms.business.gov.au/smartforms/servlet/SmartForm.html?formCode=ICR
10 
Alternatively, you can submit your application to: 
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218 
SYDNEY NSW 2001 
Or by email to xxxxx@xxxx.xxx.xx, or by fax on 02 9284 9666.