This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Particulars of report on the operations of the APSC provided by the Commonwealth Ombudsman'.


 
L Marsten  
 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Our reference: LEX 361 
Dear L Marsten  
Freedom of Information request 
1.  I am writing about  your  Freedom of Information (FOI) request under the Freedom of 
Information Act 1982 (FOI Act) made on 5 November 2022 for access to documents held 
by the Australian Public Service Commission (Commission). 
2.  The FOI Act and all other Commonwealth legislation referred to in this letter are publicly 
available from www.legislation.gov.au 
Documents relevant to your request 
3.  You requested access to documents in the following terms: 
Under the FOI Act, I request access to the particulars of the report on the operations 
of the APSC by the Commonwealth Ombudsman in respect of the investigation 
conducted by the Office of the Commonwealth Ombudsman into correspondence sent 
to the management of Right to Know by legal counsel at the APSC.
 
 
4.  The context you provided for the scope of your request was: 
On 26 October 2020 an article was published on the website of the Guardian Australia.   
  
The article was written by Christopher Knaus. The title of the article is “Key federal 
agency cleared of intimidating FOI website Right to Know”. The article can be 
accessed here:  
  
www.theguardian.com/australia-news/2020/oct/27/key-federal-agency-cleared-of-
intimidating-foi-website-right-to-know.  
 
The article  
  
The article is set out below:  
  

B Block, Treasury Building  
Parkes Place West PARKES  ACT  2600 
GPO Box 3176 CANBERRA  ACT  2600 

 
An investigation has cleared one of Australia’s leading federal government agencies of 
threatening and intimidating a volunteer-run transparency website that hosted freedom 
of information documents about its former boss.  
  
The Guardian revealed earlier this year that the Australian Public Service 
Commission’s chief legal counsel had written to the not-for-profit Right to Know 
website last October, demanding it remove “defamatory material”.  
  
Right to Know hosts FOI documents and associated correspondence in an effort to 
improve government transparency.  
  
The warning concerned FOI correspondence about the former APSC commissioner 
John Lloyd and his well-known dealings with the rightwing Institute for Public Affairs, 
of which he is a former director.  
  
The applicant, an anonymous user named Fliccy, had become frustrated by the 
agency’s repeated delays and refusals to release documents. They named individual 
public servants, accused them of failing to comply with FOI law and alleged more 
serious corruption and misconduct.  
  
The APSC warned Right to Know that by hosting the correspondence between Fliccy 
and the agency, it was publishing “defamatory material” that included “false and 
unsubstantiated allegations” against its public servants.  
  
“We request that you immediately remove the following defamatory posts from your 
website,” the letter said.  
  
The letter was marked “OFFICIAL: Sensitive legal privilege” and highlighted a recent 
court decision that found website owners could be held liable for material published on 
their sites by third parties.  
  
The APSC has strenuously denied it intended to convey a threat to the Right to Know 
volunteers.  
  
Following the Guardian’s story, an unidentified public servant complained to the 
commonwealth ombudsman, alleging the APSC’s conduct in writing the letter had 
amounted to legal misconduct.   
  
The commonwealth cannot sue for defamation, either on behalf of itself or individual 
public servants, and the complaint argued that the APSC’s letter breached rules against 
improperly invoking the coercive powers of a court and threatening proceedings 
without proper basis.  
  
The complaint argued the use of the marking “legal privilege” showed the APSC 
intended to “convey a legal threat of litigation”.  
  
The ombudsman investigated the complaint but earlier this month found that the APSC 
had not intended to threaten or intimidate the website.  
  

 

 
“The investigator does not accept that [the author of the letter] was making a threat – 
actual or implied – that the agency could, or would, itself instigate legal proceedings 
on the behalf of the three named employees,” the ombudsman’s report said.  
  
The ombudsman found it was not unreasonable for the APSC to alert the website to 
“the potential risk of legal liability”.  
  
The ombudsman found that the APSC’s course of action had actually avoided the need 
for the individual employees to take court action, and that the letter did “not seem 
unreasonable or indicative of an intention to intimidate”.  
  
“That is, by seeking [the website’s] agreement to remove certain material without the 
need for the three individuals to resort to (possible) personal legal remedies,” the 
report said.  
  
The ombudsman did find that the use of the “legal privilege” marker may have been 
“misguided” but found the author’s explanation for using that marker was plausible.  
  
“In any case, the investigator considers that a marker without the words ‘legal 
privilege’ should have been used.”  
  
The ombudsman’s office said it was unable to comment on the complaint, which was 
made under the Public Interest Disclosure Act. It noted that “public interest disclosures 
are subject to the secrecy provisions of the Public Interest Disclosure Act”.  
  
The APSC said it welcomed the ombudsman’s report and its findings.  
  
The complainant said the decision effectively told all public servants that, should they 
find a publication they disagreed with or believed to be defamatory, they could use the 
resources of the commonwealth to contact the author and warn them they would be 
held liable for defamation if it was not removed.  
  
FOI request  
  
According to section 17AD(d) of the Public Governance, Performance and 
Accountability Rule 2014 (Cth):  
  
an annual report for a non-corporate Commonwealth Entity (like the Australian Public 
Service Commission) for a reporting period must include information on the 
management and accountability of the entity for the period in accordance with section 
17AG of the Public Governance, Performance and Accountability Rule 2014 (Cth).  
  
According to section 17AG(3)(b)(iii) of the Public Governance, Performance and 
Accountability Rule 2014 (Cth):  
  
the annual report must include information on the most significant developments during 
the period in external scrutiny of the entity, and the entity’s response to that scrutiny, 
including particulars of any report on the operations of the entity given during the 
period by the Commonwealth Ombudsman.  
  

 

 
The Commonwealth Ombudsman provided the APSC with a report on the operations 
of the APSC in respect of correspondence sent to the management of Right to Know by 
the APSC's legal counsel.   
  
I have reviewed the APSC’s annual reports and have not been able to identify the 
particulars of any report on the operations of the APSC by the Commonwealth 
Ombudsman in respect of the investigation conducted by the Office of the 
Commonwealth Ombudsman into correspondence sent to the management of Right to 
Know by legal counsel at the APSC.” 

 
5.  On 8 November 2022, the Commission  undertook an informal consultation with you to 
clarify or revise the scope of your request.  
 
6.  On that same day, you clarified the scope of your request as follows: 
 
I have not requested “the Public Interest Disclosure (PID) report relating to 
correspondence sent to the management of Right to Know by legal counsel at the 
Commission. 
 
I have requested access to the “particulars of the report on the operations of the APSC 
by the Commonwealth Ombudsman in respect of the investigation conducted by the 
Office of the Commonwealth Ombudsman into correspondence sent to the management 
of Right to Know by legal counsel at the APSC”, such particulars being a necessary 
inclusion in  the annual report of the Australian Public Service Commission under 
section 17AG(3)(b)(iii) of the Public Governance, Performance and Accountability 
Rule 2014 (Cth).  

 
Decision on your FOI request 
7.  I am authorised under subsection 23(1) of the FOI Act to make FOI decisions. 
8.  I am satisfied that all reasonable steps have been taken to find documents within scope of 
your request, and that no such documents meeting the description of what you have asked 
for can be found or exist.  
9.  As such, I refuse your request for access to documents pursuant to section 24A of the FOI 
Act. 
Reasons for decision 
Section 24A – documents that cannot be found or do not exist 
10. Subsection 24A(1) of the FOI Act provides: 
(1) An agency or Minister may refuse a request for access to a document if: 
(a)  all reasonable steps have been taken to find the document; and 
(b) the agency or Minister is satisfied that the document: 
(i) 
is in the agency or Minister’s possession but cannot be found; or 
(ii) 
does not exist. 
 

 
11. The Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) has issued guidelines 
pursuant to section 93A of the FOI Act. At paragraphs 3.88 to 3.93 of these guidelines, the 
OAIC provides guidance as to the meaning of the term ‘all reasonable steps’ in subsection 
24A(1).  
12. Having regard to OAIC’s guidance, I have taken into account the subject matter of your 
request and consulted with colleagues in the Governance and Parliamentary Team within 
the Commission. The Governance and Parliamentary  Team is responsible for producing 
the Commission’s annual reports.   
13. The Director of the Governance and Parliamentary Team has advised me that there are no 
‘particulars of the report on the operations of the APSC by the Commonwealth Ombudsman 
in respect of the investigation conducted by the Office of the Commonwealth Ombudsman 
into correspondence sent to the management of Right to Know by legal counsel at the 
APSC’ contained in the Commission’s 2017-18, 2018-19, 2019-20, 2020-21, and 2021-22 
financial year annual reports.      
14. Accordingly, I have decided to refuse your request for access under section 24A of the FOI 
Act.  
Additional information 
15. Your request states  any ‘particulars of the report on the operations of the APSC by the 
Commonwealth Ombudsman in respect of the investigation conducted by the 
Commonwealth Ombudsman into correspondence sent to the management of Right to 
Know by legal counsel at the APSC’ are a necessary inclusion in the Commission’s annual 
reports under subparagraph 17AG(3)(b)(iii) of the Public Governance, Performance and 
Accountability Rule 2014
 (PGPA Rule). 
16. The Commission is of the view subparagraph 17AG(3)(b)(iii) of the PGPA Rule does not 
apply to findings of PID investigations  by the Commonwealth Ombudsman. In fact, it 
would be highly unusual  (and contrary to policy intent behind the PID scheme)  for the 
Commission (or any agency) to reference findings  and recommendations  of PID 
investigations conducted by the Commonwealth Ombudsman in the ‘External Scrutiny’ 
section of their annual reports.  
17. The PID scheme promotes integrity and accountability across the Commonwealth public 
sector and provides a protected space for all current and former public officials (disclosers) 
to make disclosures relating to suspected wrongdoing or misconduct. Findings and 
recommendations arising from the Commonwealth Ombudsman’s PID investigations are 
generally provided to the agency’s executive and relevant team for consideration.  
18. Further,  the Commission notes that the Commonwealth Ombudsman, as part of its 
functions, is required to report on PIDs in their annual report. This is done at a very high 
level given the secrecy provisions in the PID Act.    
Contacts 
19. If you require clarification on matters in this letter please contact the Commission’s FOI 
Officer by telephone on (02) 6202 3500 or by email at xxx@xxxx.xxx.xx 
 


 
Review rights 
20. You are entitled to seek review of this decision.  Your review rights are set out at 
Attachment A
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Clare McLean 
Authorised FOI decision maker 
5 December 2022
 

ATTACHMENT A 
Rights of Review 
Asking for a full explanation of a Freedom of Information decision 
If you are dissatisfied with this decision, you may seek review.  Before you seek review of a 
Freedom of Information (FOI) decision, you may contact us to discuss your request and we 
will explain the decision to you. 
Seeking review of a Freedom of Information decision 
If you still believe a decision is incorrect, the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act) 
may give you the right to apply for a review of the decision. Under sections 54 and 54L of the 
FOI Act, you can apply for a review of an FOI decision by seeking: 
1.  an internal review by an different officer of the Australian Public Service 
Commission; and/or 
2.  external review by the Australian Information Commissioner. 
There are no fees applied to either review option. 
Applying for a review by an Internal Review Officer 
If you apply for internal review, a different decision maker to the departmental delegate who 
made the original decision will carry out the review. The Internal Review Officer will 
consider all aspects of the original decision and decide whether it should change. An 
application for internal review must be made in writing within 30 days of receiving this letter 
to:  
Email
xxx@xxxx.xxx.xx 
Post:   
The FOI Officer 
 
 
Australian Public Service Commission 
 
 
B Block, Treasury Building 
GPO Box 3176 
 
 
Parkes Place West 
PARKES ACT 2600 
You do not need to fill in a form. However, it is a good idea to set out any relevant 
submissions you would like the Internal Review Officer to further consider, and your reasons 
for disagreeing with the decision.  
Applying for external review by the Australian Information Commissioner 
If you do not agree with the original FOI decision or the internal review decision, you can ask 
the Australian Information Commissioner to review the decision.  You have 60 days to apply 
in writing for a review by the Office of the Australian Information Commissioner (the OAIC) 
from the date you received this letter or any subsequent internal review decision. 
You can lodge your application
 

 
Online: 
www.oaic.gov.au   
Post:    
Australian Information Commissioner 
 
 
GPO Box 5218 
SYDNEY NSW 2001  
Email:  
xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
The OAIC encourage applicants to apply online.  Where possible, to assist the OAIC you 
should include your contact information, a copy of the related FOI decision and provide 
details of your reasons for objecting to the decision. 
Complaints to the Information Commissioner and Commonwealth Ombudsman  
Information Commissioner 
You may complain to the Information Commissioner concerning action taken by an agency 
in the exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act. There is no fee 
for making a complaint. A complaint to the Information Commissioner must be made in 
writing. The Information Commissioner's contact details are: 
Telephone: 
1300 363 992 
Website:          www.oaic.gov.au  
Commonwealth Ombudsman 
You may complain to the Ombudsman concerning action taken by an agency in the exercise 
of powers or the performance of functions under the FOI Act. There is no fee for making a 
complaint. A complaint to the Ombudsman may be made in person, by telephone or in 
writing. The Ombudsman's contact details are: 
Phone:  
1300 362 072  
Website: 
www.ombudsman.gov.au  
 
 

Document Outline