This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'A list of all inward facing documents on the combined library of information and knowledge (CLIK)'.

LEX 56865 
Decision and Statement of reasons issued under the Freedom of 
Information Act 1982 
Decision and reason for decision of Frankie (Position Number 62210799),  
Information Access Officer, Information Access Unit, Client Access and Rehabilitation Branch, 
Department of Veterans’ Affairs 

Mr Arthur Jordan 
Decision date: 

19 April 2023 
FOI reference number: 

LEX 56865 
Sent by email: 
Dear Mr Jordan, 
Freedom of Information Request: LEX 56865 
1.  The Department of Veterans’ Affairs (Department) has undertaken a reasonable search of its 
records and has not been able to identify any documents relevant to your request. 
2.  For this reason, I have made a decision to refuse your request under 24A(1)(b)(i ) of the 
Freedom of Information Act 1982 (FOI Act), as the documents do not exist. 
Authority to make decision
3.  I, Frankie (Position Number 62210799), Information Access Officer, Information Access Unit, 
Client Rehabilitation Access Branch, am an officer authorised by the Secretary of the 
Department to make decisions about access to documents in the possession of the 
Department in accordance with section 23(1) of the FOI Act.  


4.  On 5 January 2023, you made a request for access to documents in the possession of the 
Department. Your request sought access to: 
‘…I request all inward facing documents on the combined library of information and 
knowledge (CLIK)…’ 

This request is processed under the reference: LEX 55381. 
5.  On 25 January 2023, the Department wrote to you providing a notice of intention to refuse 
your request under section 24AB(2) of the FOI Act as your request was too broad and 
voluminous to process. You were given an opportunity to consult with the Department to 
revise your request so as to remove the practical refusal reason. 
6.  A part of your email correspondence dated 1 February 2023, you were seeking to remove 
the practical refusal decisions by stating the fol owing: 
‘…A further way to resolve your issues raised is to seek a Table be produced in 
accordance with Sec. 17 of the FOI Act, specifying the names and/or titles of ALL 
inward facing documents in CLIK…’ 

7.  A practical refusal letter for LEX 55381 was sent to you on 10 February 2023, which 
contained the following background information which addressed your comments in regards 
to creating a list of ALL inward facing documents in CLIK under section 17 of the FOI Act. 
8.  On 16 February 2023, you requested an internal review of the original decision – LEX 55381.   
The internal review was processed under the reference: LEX 56160. 
9.  The Department affirmed the original decision to refuse to process your request under 
section 24 of the FOI Act on the basis that the work involved in processing your request 
would substantial y and unreasonably divert the resources of this agency and that a practical 
refusal reason therefore exists under section 24 of the FOI Act. A decision letter was sent to 
you on 20 March 2023. 
10.  On 21 March 2023, you advised over the phone that the Department did not address one of 
your suggestions the refusal reason relating to the comments made by our Departmental 
staff Luke Brown at the Administrative Appeals Tribunal (AAT hearing) concerning CLIK. At 

that point of time, it was uncertain which AAT hearings you referred. You advised you may 
lodge a fresh request addressing this issue. 
11.  On 25 March 2023, you made another request for access to documents in the possession of 
the Department. Your request sought access to: 
‘…Under FOI I request a list of all inward facing documents on the combined library of 
information and knowledge (CLIK). A list that is prepared under S. 17 wil  be acceptable. 
I do not require copies of any documents, just a list of the documents title names and 
categories they are listed under…’ 

12.  On 27 March 2023, the Department acknowledged your request via email. 
13.  As no extensions of time have been applied to process your request, a decision on your 
request is due by 24 April 2023. 
Material taken into account 
14.  In accordance with section 26(1)(a) of the FOI Act, my findings on any material question of 
fact, the material on which those findings were based and the reasons for my decision to 
refuse access to your request fol ows.   
15.  I have taken the following material into account in making my decision: 
  the terms of your request on 25 March 2023; 
  your correspondence dated 1 February 2023, in response to the 24AB consultation 
notice of the previous request LEX 53381; 
  the FOI decision letters for LEX 53381 dated 10 February 2023 and internal review 
decision for LEX 56160 dated 20 March 2023; 
  phone conversation on 21 March 2023; 
  the types of documents that are in the possession of the Department; 
  my correspondence with different business areas within the Department; 

  the availability of information relevant to your request, including the practicality and 
time required in which the Department may create a document under section 17 of 
the FOI Act; 
  Sections 3, 11 and 11A of the FOI Act which give the Australian community a legally 
enforceable right to obtain access to information held by the Government of the 
Commonwealth. I also considered the following provisions of the FOI Act relevant to 
my decision: 
-  Section 15       Request for Access; 
- Section 17 
Requests involving use of computers etc. (e.g. requests for the    
Department to create a document) 
-  Section 24A      Request may be refused if documents cannot be found or do not 
  Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A of 
the FOI Act (FOI Guidelines). 
16.  A full extract of all FOI Act provisions used to make my decision are provided in Schedule 2.  
Reasons for decision 

Requests may be refused if documents cannot be found, do not exist or have not been received 
(section 24A) 
17.  Section 24A(1) of the FOI Act provides that an agency  or Minister may refuse a request for 
access to a document if:   
a.  al  reasonable steps have been taken to find the document; and 
b.   the agency or Minister is satisfied that the document:  
  (i)  is in the agency's or Minister's possession but cannot be found; or 
(ii)  does not exist.  
18.  I am satisfied that al  reasonable steps have been taken to find information relevant to your 
request, having regard to: 
•  the terms of your request; 
•  the subject matter of the documents; 

•  the current and past file management systems and the practice of orderly 
destruction or removal of documents; 
•  the Department’s record management systems and practices; and 
•  the individuals and areas within the Department who may be able to assist with 
the location of the information you seek access to. 
19.  Despite the reasonable searches undertaken, the Department has been unable to identify 
documents relevant to your request. A description of the searches undertaken to locate the 
documents which you are seeking to access is at Schedule 1
20.  For these reasons, I am refusing your request for access to documents as described in your 
request in accordance with section 24A(1)(b)(i ) of the FOI Act, on the basis that the 
document do not exist. 
Requests involving use of computers etc. (section 17) 
21.  In making my decision to refuse your request I also considered the application of section 17 
of the FOI Act and whether a document could be created to meet the terms of this part of 
your request.   
22.  Subject to section 17(1)(c)(i), I decided that the Department was not in a position to create a 
written document via the use of a computer or other equipment that is ordinarily available 
to the department for the purposes of retrieving or col ating stored information.   
23.  Subject to section 17(2), I decided that the Department was not in a position to create a 
written document, because to do so would substantial y and unreasonably divert the 
resources of the Department from its other operations.    
Your rights of review 
24.  If you are dissatisfied with my decision, you may apply for internal review or request the 
Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) review my decision. We 
encourage you to seek internal review as a first step to resolve any concerns you may have. 
Internal review 

25.  Under section 54 of the FOI Act, you may apply in writing to the Department for an Internal 
Review of my decision. The Internal Review application must be made within 30 days of the 

date of this letter. Where possible please attach reasons why you believe review of the 
decision is necessary. The internal review will be carried out by another officer within 30 
26.  You can make your application for Internal Review in one of the fol owing ways: 
Information Access Unit, 
Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Brisbane QLD 4001 
OAIC review 

27.  Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the OAIC to review my decision. An 
application for review by OAIC must be made in writing within 60 days of the date of this 
letter, and be lodged in one of the fol owing ways: 
Director of FOI Dispute Resolution 
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
(02) 9284 9666 
1300 363 992 
28.  More information about your review rights under the FOI Act is available in Fact Sheet 12 
published by the OAIC:
Contact us 

29.  If you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the Information Access 
Unit using the following details: 
Information Access Unit 
Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Brisbane QLD 4001 
1800 838 372 

Yours sincerely, 
Frankie (Position Number 62210799) 
Information Access Officer 
Information Access Unit 
Client Access and Rehabilitation Branch 
Department of Veterans’ Affairs 
19 April 2023 

LEX 56865 
Schedule 1 
Summary of document searches 
The Department undertook the fol owing investigations to determine if it is possible to create a list 
of all inward facing documents on the combined library of information and knowledge (CLIK), 
under section 17 of the FOI Act. 
The team consulted Luke Brown directly about his comments that you referred to and details of 
the AAT hearing that could assist us in determining some basis and more understandings on this 
request. Luke advised that his comments about accessing inward facing documents in CLIK were 
made for two AAT appeals which relate to a different third party. There is no evidence suggesting 
that you have any direct relations to this third party individual and these AAT appeals. In addition, 
Luke’s comments at these AAT hearings are not publicly available.   
The Litigation team was also consulted to assist us in gathering more information about Luke’s 
comments at the AAT appeals. Unfortunately it is not in that team’s position to provide us a copy 
of the transcript of the hearings as there are strict requirements in terms of the use and 
distribution of this material.  As a result, Information Access Unit is not able to ascertain how 
Luke’s comments at the AAT hearings of a third party individual can influence the creation of the 
al  inward facing documents in CLIK database in a list for the purpose of this request. 
The Shared Services and Technology section within the Chief Operating Officer Division also 
considered the scope of your request. Their views on this matter remains the same as the previous 
decisions: request LEX 55381 and internal review LEX 56160, i.e. the work involved in creating a 
full list of the inward facing documents from CLIK would substantial y and unreasonably divert the 
resources of this agency. Therefore the requested document list of the inward-facing CLIK does 
not exist and cannot be created. 

LEX 56865 
Schedule 2 
Schedule of relevant provisions in the FOI Act 

Objects - general 
(1)  The objects of this Act are to give the Australian community access to information held by the 
Government of the Commonwealth or the Government of Norfolk Island, by: 
 (a)  requiring agencies to publish the information; and 
(b)  providing for a right of access to documents. 
(2)  The Parliament intends, by these objects, to promote Australia’s representative democracy by 
contributing towards the following: 
  (a)  increasing public participation in Government processes, with a view to promoting 
better-informed decision-making; 
(b)  increasing scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s activities. 
(3)  The Parliament also intends, by these objects, to increase recognition that information held by 
the Government is to be managed for public purposes, and is a national resource. 
(4)  The Parliament also intends that functions and powers given by this Act are to be performed 
and exercised, as far as possible, to facilitate and promote public access to information, 
promptly and at the lowest reasonable cost. 
11   Right of access 

(1)  Subject to this Act, every person has a legally enforceable right to obtain access in accordance 
with this Act to: 
  (a)  a document of an agency, other than an exempt document; or 
(b)  an official document of a Minister, other than an exempt document. 
(2)  Subject to this Act, a person’s right of access is not affected by: 
  (a)  any reasons the person gives for seeking access; or 
(b)  the agency’s or Minister’s belief as to what are his or her reasons for seeking access. 

11A  Access to documents on request 

(1)  This section applies if: 
  (a)  a request is made by a person, in accordance with subsection 15(2), to an agency or 
Minister for access to: 
    a document of the agency; or 
an official document of the Minister; and 
(b)  any charge that, under the regulations, is required to be paid before access is given has 
been paid. 
(2)  This section applies subject to this Act. 
Other provisions of this Act are relevant to decisions about access to documents, for 
example the fol owing: 
(a)  section 12 (documents otherwise available); 
(b)  section 13 (documents in national institutions); 
(c)  section 15A (personnel records); 
(d)  section 22 (access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted). 
Mandatory access—general rule 
(3)  The agency or Minister must give the person access to the document in accordance with this 
Act, subject to this section. 
Exemptions and conditional exemptions 
(4)  The agency or Minister is not required by this Act to give the person access to the document at a 
particular time if, at that time, the document is an exempt document. 
Access may be given to an exempt document apart from under this Act, whether or 
not in response to a request (see section 3A (objects—information or documents 
otherwise accessible)). 
(5)  The agency or Minister must give the person access to the document if it is conditional y exempt 
at a particular time unless (in the circumstances) access to the document at that time would, on 
balance, be contrary to the public interest. 
Note 1:  Division 3 of Part IV provides for when a document is conditional y exempt. 
Note 2:  A conditionally exempt document is an exempt document if access to the document 
would, on balance, be contrary to the public interest (see section 31B (exempt 
documents for the purposes of Part IV)). 
Note 3:  Section 11B deals with when it is contrary to the public interest to give a person access 
to the document. 
(6)  Despite subsection (5), the agency or Minister is not required to give access to the document at 
a particular time if, at that time, the document is both: 
  (a)  a conditionaly exempt document; and 

(b)  an exempt document: 
(i)  under Division 2 of Part IV (exemptions); or 
(ii)  within the meaning of paragraph (b) or (c) of the definition of exempt document in 
subsection 4(1). 

Requests involving use of computers etc. 
a request (including a request in relation to which a practical refusal reason exists) 
is made in accordance with the requirements of subsection 15(2) to an agency; 
It appears from the request that the desire of the applicant is for information that 
is not available in discrete form in written documents of the agency; and 
it does not appear from the request that the applicant wishes to be provided with a 
computer tape or computer disk on which the information is recorded; and 
the agency could produce a written document containing the information in 
discrete form by: 
the use of a computer or other equipment that is ordinarily available to the 
agency for retrieving or collating stored information; or 
the making of a transcript from a sound recording held in the agency; 
the agency shall deal with the request as if it were a request for access to a written document so 
produced and containing that information and, for that purpose, this Act applies as if the agency 
had such a document in its possession.   
(2) An agency is not required to comply with subsection (1) if compliance would substantial y and 
unreasonably divert the resources of the agency from its other operations. 
Decisions to be made by authorised persons 
(1)  Subject to subsection (2), a decision in respect of a request made to an agency may be made, on 
behalf of the agency, by the responsible Minister or the principal officer of the agency or, 
subject to the regulations, by an officer of the agency acting within the scope of authority 
exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the responsible 
Minister or the principal officer of the agency. 
(2)  A decision in respect of a request made to a court, or made to a tribunal, authority or body that 
is specified in Schedule 1, may be made on behalf of that court, tribunal, authority or body by 
the principal officer of that court, tribunal, authority or body or, subject to the regulations, by an 
officer of that court, tribunal, authority or body acting within the scope of authority exercisable 
by him or her in accordance with arrangements approved by the principal officer of that court, 
tribunal, authority or body. 
 (see section 11A). 
24A  Requests may be refused if documents cannot be found, do not exist or have not been received  

Document lost or non-existent 
(1)  An agency or Minister may refuse a request for access to a document if: 

(a)  al  reasonable steps have been taken to find the document; and 
(b)  the agency or Minister is satisfied that the document:  
(i)  is in the agency's or Minister's possession but cannot be found; or 
(ii) does not exist. 
not received as required by contract 
(2)  An agency may refuse a request for access to a document if: 
  (a)  in order to comply with section 6C, the agency has taken contractual measures to ensure 
that it receives the document; and 
(b)  the agency has not received the document; and 
(c)  the agency has taken all reasonable steps to receive the document in accordance with 
those contractual measures. 
26    Reasons and other particulars of decisions to be given 
(1)  Where, in relation to a request, a decision is made relating to a refusal to grant access to a 
document in accordance with the request or deferring provision of access to a document, the 
decision-maker shall cause the applicant to be given notice in writing of the decision, and the 
notice shall: 
  (a)  state the findings on any material questions of fact, referring to the material on which 
those findings were based, and state the reasons for the decision; and 
(aa)  in the case of a decision to refuse to give access to a conditionally exempt document—
include in those reasons the public interest factors taken into account in making the 
decision; and 
Access must general y be given to a conditional y exempt document unless it would 
be contrary to the public interest (see section 11A). 
(b)  where the decision relates to a document of an agency, state the name and designation of 
the person giving the decision; and 
(c)  give to the applicant appropriate information concerning: 
his or her rights with respect to review of the decision; 
his or her rights to make a complaint to the Information Commissioner in 
relation to the decision; and 
the procedure for the exercise of the rights referred to in subparagraphs (i) 
and (ii); including (where applicable) particulars of the manner in which an 
application for internal review (Part VI) and IC review (Part VII) may be made. 
(1A) Section 13 of the Administrative Decisions (Judicial Review) Act 1977 does not apply to a 
decision referred to in subsection (1). 

(2)  A notice under this section is not required to contain any matter that is of such a nature that its 
inclusion in a document of an agency would cause that document to be an exempt document. 
(see section 11A). 

Document Outline