This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'A list of all inward facing documents on the combined library of information and knowledge (CLIK)'.

LEX 57607 
Decision and Statement of reasons issued under the Freedom of 
Information Act 1982 
Decision and reason for decision of Brett (Position Number 62331110), 
A/g Director, Information Access Unit,  
Client Access and Rehabilitation Branch, Department of Veterans' Affairs 

Mr Arthur Jordan 
Date of primary decision:          

19 April 2023 
FOI reference number (Primary):    
LEX 56865 
Internal review decision date:   

19 May 2023 
Internal review reference number:  
LEX 57607 
Sent by email: 
Dear Mr Jordan, 
Freedom of Information Internal Review Request: LEX 57607 
1.  The purpose of this letter is to give you a decision about your request for internal review for 
the decision made in LEX 56865 under the Freedom of Information Act 1982 (Cth) (FOI Act)    
2.  I have made the decision to affirm the original decision made by Frankie (Position Number 
62210799), Information Access Officer, Information Access Unit, Client Access Rehabilitation 
Branch. That decision was to refuse access to the document/s within the scope of your 
Authority to make decision 
3.  I, Brett (Position Number 62331110), A/g Director, Information Access Unit, Client Access 
Rehabilitation Branch, am an officer authorised by the Secretary of the Department to make 

decisions about access to documents in the possession of the Department in accordance 
with section 23(1) of the FOI Act. 
Original Decision 
4.  On 25 March 2023 you made a request for access to documents in the possession of the 
Department. Your request sought access to: 
‘…Under FOI I request a list of all inward facing documents on the combined library 
of information and knowledge (CLIK). A list that is prepared under S. 17 wil  be 
acceptable. I do not require copies of any documents, just a list of the documents 
title names and categories they are listed under…’ 

5.  On 27 March 2023, the Department acknowledged your request via email. 
6.  As no extensions of time were applied to process your request, a decision on your request 
was made on 19 April 2023. 
7.  On 19 April 2023 the Department made a decision to refuse access to the documents within 
the scope of your request, under the fol owing provisions of the FOI Act: 
-  Section 15 
Request for Access; 
-  Section 17 
Requests involving use of computers etc. (e.g. requests for the 
Department to create a document) 
-  Section 24A  Request may be refused if documents cannot be found or do 
not exist 
Internal Review 
8.  After receiving the Department's decision on 19 April 2023, you contacted the Department 
on 19 April 2023 requesting an internal review of the handling of this FOI request. Your 
internal review request was made in the following terms: 
'. .I am writing to request an internal review of Department of Veterans' Affairs's 
handling of my FOI request 'A list of all inward facing documents on the combined 
library of information and knowledge (CLIK)...' 

9.  As your application was made within the 30 day of the original decision being made, the 
internal review decision is valid. 
10.  As no extension of time have been applied to process this internal review, a decision on your 
internal review application is due 19 May 2023. 
Material taken into account 
11.  In accordance with section 26(1)(a) of the FOI Act, my findings on any material question of 
fact, the material on which those findings were based and the reasons for my decision to 
grant partial access to the document follows 
12.  I have taken the fol owing material into account in making my decision. 
•  the terms of your original request made on 25 March 2023 and the original decision 
made on this request on 19 April 2023; 
•  the records of the searches carried out in processing your original request; 
•  the terms of your internal review request made on 19 April 2023; 
•  the types of information and documents that are in the Department's possession; 
•  the content of the document that fal  within the scope of your request; 
•  Sections 3, 11 and 11A of the FOI Act which give the Australian community a legally 
enforceable right to obtain access to information held by the Government of the 
Commonwealth. I have also considered the following provisions of the FOI Act 
relevant to my decision: 
-  Section 15  Request for Access; 
-  Section 17  Requests involving use of computers etc. (e.g. requests for the 
Department to create a document) 
-  Section 24A  Request may be refused if documents cannot be found or do not exist 
-  Section 54C  Internal review - decision on internal review 
•  the Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (FOI Guidelines); 
13.  A full extract of all FOI Act provisions used to make my decision are provided in Schedule 2.  

Reasons for decision 
14.  I have decided to affirm the original decision made on 19 April 2023 to refuse access to the 
documents within the scope of your request, subject to the fol owing provisions in the FOI 
Requests may be refused if documents cannot be found, do not exist or have not been received 

(section 24A) 
15.  Section 24A(1) of the FOI Act provides that an agency or Minister may refuse a request 
for access to a document if: 
a.  al  reasonable steps have been taken to find the document; and 
b.  the agency or Minister is satisfied that the document: 
(i)  is in the agency's or Minister's possession but cannot be found; or 
(ii)  does not exist. 
16.  I am satisfied that al  reasonable steps have been taken to find information relevant to 
your request, having regard to: 
•  the terms of your request; 
•  the subject matter of the documents; 
•  the current and past file management systems and the practice of 
orderly destruction or removal of documents; 
•  the Department’s record management systems and practices; and 
•  the individuals and areas within the Department who may be able to assist 
with the location of the information you seek access to. 
17.  Despite the reasonable searches undertaken, the Department has been unable to identify 
documents relevant to your request. A description of the searches undertaken to locate 
the documents which you are seeking to access is at Schedule 1
18.  For these reasons, I am refusing your request for access to documents as described in 
your request in accordance with section 24A(1)(b)(i ) of the FOI Act, on the basis that the 
document do not exist. 

Requests involving use of computers etc. (section 17) 
19.  In making my decision to refuse your request I also considered the application of section 
17 of the FOI Act and whether a document could be created to meet the terms of this 
part of your request. 
20.  Subject to section 17(1)(c)(i), I decided that the Department was not in a position to create 
a written document via the use of a computer or other equipment that is ordinarily 
available to the department for the purposes of retrieving or col ating stored information. 
21.  Subject to section 17(2), I decided that the Department was not in a position to create 
a written document, because to do so would substantial y and unreasonably divert 
the resources of the Department from its other operations. 
Your rights of review 
22.  If you are dissatisfied with my decision you may apply for Information Commissioner Review 
of the decision through the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC). 
OAIC review 

23.  Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the OAIC to review my decision. An 
application for review by OAIC must be made in writing within 60 days of the date of this 
letter, and be lodged in one of the fol owing ways: 
Director of FOI Dispute Resolution 
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
(02) 9284 9666 
1300 363 992 
24.  More information about your review rights under the FOI Act is available in Fact Sheet 12 
published by the OAIC:
Contact us 
25.  If you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the Information Access 
Unit using the following details: 

Information Access Unit 
Department of Veterans' Affairs 
GPO Box 9998, Brisbane QLD 4001 
1800 838 372 
Yours sincerely, 
Brett (Position Number 62331110) 
A/g Director 
Information Access Unit 
Client Access and Rehabilitation Branch 
Department of Veterans' Affairs 
19 May 2023 

LEX 57607 
Schedule 1 
Summary of document searches – conducted for the primary decision 
LEX 56865 

  The Department undertook the folowing investigations to determine if it is possible to create a 
list of all inward facing documents on the combined library of information and knowledge 
(CLIK), under section 17 of the FOI Act. 
  The team consulted Luke Brown directly about his comments that you referred to and details 
of the AAT hearing that could assist us in determining some basis and more understandings on 
this request. Luke advised that his comments about accessing inward facing documents in CLIK 
were made for two AAT appeals which relate to a different third party. There is no evidence 
suggesting that you have any direct relations to this third party individual and these AAT 
appeals. In addition, Luke’s comments at these AAT hearings are not publicly available. 
  The Litigation team was also consulted to assist us in gathering more information about 
Luke’s comments at the AAT appeals. Unfortunately it is not in that team’s position to provide 
us a copy of the transcript of the hearings as there are strict requirements in terms of the use 
and distribution of this material. As a result, Information Access Unit is not able to ascertain 
how Luke’s comments at the AAT hearings of a third party individual can influence the 
creation of the all inward facing documents in CLIK database in a list for the purpose of this 
  The Shared Services and Technology section within the Chief Operating Officer Division also 
considered the scope of your request. Their views on this matter remains the same as the 
previous decisions: request LEX 55381 and internal review LEX 56160, i.e. the work involved in 
creating a full list of the inward facing documents from CLIK would substantial y and 
unreasonably divert the resources of this agency. Therefore the requested document list of the 
inward-facing CLIK does not exist and cannot be created. 

LEX 57607 
Schedule 2 
Schedule of relevant provisions in the FOI Act 

Objects - general 
The objects of this Act are to give the Australian community access to information held by 
the Government of the Commonwealth or the Government of Norfolk Island, by: 
requiring agencies to publish the information; and 
providing for a right of access to documents. 
The Parliament intends, by these objects, to promote Australia's representative democracy 
by contributing towards the following: 
increasing public participation in Government processes, with a view to promoting 
better informed decision-making; 
increasing scrutiny, discussion, comment and review of the Government's 
The Parliament also intends, by these objects, to increase recognition that information held 
by the Government is to be managed for public purposes, and is a national resource. 
The Parliament also intends that functions and powers given by this Act are to be 
performed and exercised, as far as possible, to facilitate and promote public access to 
information, promptly and at the lowest reasonable cost. 
Right of access 
Subject to this Act, every person has a legally enforceable right to obtain access in 
accordance with this Act to: 
a document of an agency, other than an exempt document; or 
an official document of a Minister, other than an exempt document. 
Subject to this Act, a person's right of access is not affected by: 
any reasons the person gives for seeking access; or 
the agency's or Minister's belief as to what are his or her reasons for seeking 
11A    Access to documents on request 
This section applies if: 
a request is made by a person, in accordance with subsection 15(2), to an agency or 
Minister for access to: 
a document of the agency; or 
an official document of the Minister; and 
any charge that, under the regulations, is required to be paid before access is given 
has been paid. 
This section applies subject to this Act. 
Other provisions of this Act are relevant to decisions about access to documents, for example the fol owing: 
section 12 (documents otherwise available); 
section 13 (documents in national institutions); 
section 15A (personnel records); 
section 22 (access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted). 

Mandatory access - general rule 
The agency or Minister must give the person access to the document in accordance with 
this Act, subject to this section. 
Exemptions and conditional exemptions 
The agency or Minister is not required by this Act to give the person access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is an exempt document. 
Access may be given to an exempt document apart from under this Act, whether or not in response to a request 
(see section 3A (objects - information or documents otherwise accessible)). 
The agency or Minister must give the person access to the document if it is conditionally 
exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the document at that 
time would, on balance, be contrary to the public interest. 
Note 1:  Division 3 of Part IV provides for when a document is conditional y exempt. 
Note 2:  A conditional y exempt document is an exempt document if access to the document would, on balance, be 
contrary to the public interest (see section 31B (exempt documents for the purposes of Part IV)). 
Note 3:  Section 11B deals with when it is contrary to the public interest to give a person access to the document. 
Despite subsection (5), the agency or Minister is not required to give access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is both: 
a conditionally exempt document; and 
an exempt document: 
under Division 2 of Part IV (exemptions); or 
within the meaning of paragraph (b) or (c) of the definition of exempt 
document in subsection 4(1). 

Requests for access (as related to the requirements for requests) 
Persons may request access 
 (1)    Subject to section 15A, a person who wishes to obtain access to a document of an agency 
or an official document of a Minister may request access to the document. 
Requirements for request 
The request must: 
be in writing; and 
(aa)    state that the request is an application for the purposes of this Act; and 
provide such information concerning the document as is reasonably necessary to 
enable a responsible officer of the agency, or the Minister, to identify it; and 
give details of how notices under this Act may be sent to the applicant (for 
example, by providing an electronic address to which notices may be sent by 
electronic communication). 
(2A)    The request must be sent to the agency or Minister. The request may be sent in any of the 
following ways: 
delivery to an officer of the agency, or a member of the staff of the Minister, at the 
address of any central or regional office of the agency or Minister specified in a 
current telephone directory; 
postage by pre-paid post to an address mentioned in paragraph (a); 
sending by electronic communication to an electronic address specified by the 
agency or Minister. 

Requests involving use of computers etc 
a request (including a request in relation to which a practical refusal reason exists) 
is made in accordance with the requirements of subsection 15(2) to an agency;  

It appears from the request that the desire of the applicant is for information that 
is not available in discrete form in written documents of the agency; and 
it does not appear from the request that the applicant wishes to be provided with 
a computer tape or computer disk on which the information is recorded; and 
the agency could produce a written document containing the information in 
discrete form by: 
(i)   the use of a computer or other equipment that is ordinarily available to the 
agency for retrieving or collating stored information; or 
(ii)  the making of a transcript from a sound recording held in the agency;  
the agency shall deal with the request as if it were a request for access to a written 
document so produced and containing that information and, for that purpose, this Act 
applies as if the agency had such a document in its possession. 
An agency is not required to comply with subsection (1) if compliance would substantially and 
unreasonably divert the resources of the agency from its other operations. 

Decisions to be made by authorised persons 
Subject to subsection (2), a decision in respect of a request made to an agency may be 
made, on behalf of the agency, by the responsible Minister or the principal officer of the 
agency or, subject to the regulations, by an officer of the agency acting within the scope of 
authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
responsible Minister or the principal officer of the agency. 
A decision in respect of a request made to a court, or made to a tribunal, authority or body 
that is specified in Schedule 1, may be made on behalf of that court, tribunal, authority or 
body by the principal officer of that court, tribunal, authority or body or, subject to the 
regulations, by an officer of that court, tribunal, authority or body acting within the scope 
of authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
principal officer of that court, tribunal, authority or body. 
Power to refuse request-diversion of resources etc. 
If an agency or Minister is satisfied, when dealing with a request for a document, that a 
practical refusal reason exists in relation to the request (see section 24AA), the agency or 
must undertake a request consultation process (see section 24AB); and 
if, after the request consultation process, the agency or Minister is satisfied that 
the practical refusal reason still exists-the agency or Minister may refuse to give 
access to the document in accordance with the request. 
For the purposes of this section, the agency or Minister may treat 2 or more requests as a 
single request if the agency or Minister is satisfied that: 
the requests relate to the same document or documents; or 
the requests relate to documents, the subject matter of which is substantial y the 

Requests may be refused if documents cannot be found, do not exist or have not been received  
Document lost or non-existent 
An agency or Minister may refuse a request for access to a document if: 
al  reasonable steps have been taken to find the document; and 
the agency or Minister is satisfied that the document:  
is in the agency's or Minister's possession but cannot be found; or 
does not exist. 
Document not received as required by contract 

An agency may refuse a request for access to a document if: 
in order to comply with section 6C, the agency has taken contractual measures to 
ensure that it receives the document; and 
the agency has not received the document; and 
the agency has taken all reasonable steps to receive the document in accordance 
with those contractual measures. 
24AA  When does a practical refusal reason exist? 

For the purposes of section 24, a practical refusal reason exists in relation to a request for a 
document if either (or both) of the fol owing applies: 
the work involved in processing the request: 
in the case of an agency-would substantial y and unreasonably divert the 
resources of the agency from its other operations; or  
 (ii)    in the case of a Minister-would substantially and unreasonably interfere 
with the performance of the Minister's functions; 
the request does not satisfy the requirement in paragraph 15(2)(b) (identification 
of documents). 
Subject to subsection (3), but without limiting the matters to which the agency or Minister 
may have regard, in deciding whether a practical refusal reason exists, the agency or 
Minister must have regard to the resources that would have to be used for the fol owing: 
identifying, locating or collating the documents within the filing system of the 
agency, or the office of the Minister;  
deciding whether to grant, refuse or defer access to a document to which the 
request relates, or to grant access to an edited copy of such a document, including 
resources that would have to be used for: 
examining the document; or 
consulting with any person or body in relation to the request; 
making a copy, or an edited copy, of the document; 
notifying any interim or final decision on the request. 
In deciding whether a practical refusal reason exists, an agency or Minister must not have 
regard to: 
any reasons that the applicant gives for requesting access; or  
 the agency's or Minister's belief as to what the applicant's reasons are for 
requesting access; or  
any maximum amount, specified in the regulations, payable as a charge for 
processing a request of that kind. 

Reasons and other particulars of decisions to be given 
Where, in relation to a request, a decision is made relating to a refusal to grant access to a 
document in accordance with the request or deferring provision of access to a document, 

the decision-maker shall cause the applicant to be given notice in writing of the decision, 
and the notice shal : 
state the findings on any material questions of fact, referring to the material on 
which those findings were based, and state the reasons for the decision; and 
in the case of a decision to refuse to give access to a conditionally exempt 
document - include in those reasons the public interest factors taken into account 
in making the decision; and 
Access must general y be given to a conditional y exempt document unless it would be contrary to the public 
interest (see section 11A). 
where the decision relates to a document of an agency, state the name and 
designation of the person giving the decision; and 
give to the applicant appropriate information concerning: 
his or her rights with respect to review of the decision; 
his or her rights to make a complaint to the Information Commissioner in 
relation to the decision; and 
the procedure for the exercise of the rights referred to in subparagraphs (i) 
and (ii); including (where applicable) particulars of the manner in which an 
application for internal review (Part VI) and IC review (Part VII) may be 
Section 13 of the Administrative Decisions (Judicial Review) Act 1977 does not apply to a 
decision referred to in subsection (1). 
A notice under this section is not required to contain any matter that is of such a nature 
that its inclusion in a document of an agency would cause that document to be an exempt 
(see section 11A). 
Internal Review - decision on internal review 
(1)  This section applies if an application for internal review of an access refusal decision or an access grant 
decision (the original decision) is made in accordance with this Part. 
(2)  The agency must, as soon as practicable, arrange for a person (other than the person who made 
the original decision) to review the decision. 
(3)  The person must make a fresh decision on behalf of the agency within 30 days after the day on 
which the application was received by, or on behalf of, the agency. 
Notice of decision 
(4)  Section 26 extends to a decision made under this section. 

Document Outline