This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meetings with Pharmacy Guild of Australia'.

Reference: FOI 4386 
J S 
By email: 
Dear J S, 
Your Freedom of Information request 
I refer to your request of 29 April 2023 to the Department of Health and Aged Care 
(‘the department’), made under the Freedom of Information Act 1982 (Cth) (‘FOI Act’): 
Can you please provide a list of meetings held between the Department of Health and/or 
staff of the Minister(s) of Health between 1 January 2022 and 29 April 2023. A csv list 

of dates / meetings would be great, if the data is held could the representatives of the 
Guild or DH be noted for each meeting as well as the reason for the meeting?  
Can you also please release the date that communication was made to the Pharmacy 
Guild  to  alert  them  to  potential  changes  to  dispensing  period  of  supply  (60  day 

dispensing) as part of the upcoming budget.  
Freedom of Information decision  
I am authorised under subsection 23(1) of the FOI Act to make decisions in relation to 
Freedom of Information requests. I am writing to notify you of my decision on your 
The right to access a document in accordance with the FOI Act relates to documents 
in the possession of the department (see section 4 of the FOI Act which provides a 
definition of ‘document of an agency’). My decision is to refuse your request in 
accordance with subsection 24A(1) of the FOI Act on the basis that the department 
does not hold the documents you have requested, nor can it produce the documents 
requested. Section 17 of the FOI Act provides that the department shall deal with a 
request as a request to a written document where the department has such a 
document in its possession.  
The FOI Act provides a right to obtain access to a document of an agency, unless the 
document is exempt.  The right of access under the FOI Act is to existing documents, 
rather than to information. Although a request may be framed by reference to a 
document that contains particular information, the right of access provided for under 
the FOI Act is to existing documents held by the agency.  The FOI Act does not 
require an agency to provide information in answer to questions, outside the 
requirements to process and respond to a request to obtain access to a document.   
 GPO Box 9848 Canberra ACT 2601 - 

- 2 - 
However, the department can advise that the Pharmacy Guild of Australia (the 
Guild) was first alerted to consideration of the policy of 60 day dispensing in 2018. 
Consultation with the Guild commenced ahead of the 2023-24 Budget on 28 March 
The reasons for my decision are set out in ATTACHMENT A.  
Legislative provisions 
The FOI Act, including the provisions referred to in my decision, are available on the 
Federal Register of Legislation website:   
Your review rights 
I have set out your review rights at ATTACHMENT B.  
If you require clarification of any matters discussed in this letter you can contact the 
FOI Section on (02) 6289 1666 or at  
Yours sincerely, 
Jerome Boland 
Acting Assistant Secretary 
Technology Assessment and Access Division 
13 July 2023 

- 3 - 
FO 4386 
Material taken into account 
In making my decision, I had regard to the following: 
•  the FOI Act  
•  guidelines  issued  by  the  Australian  Information  Commissioner  under 
section 93A of the FOI Act (FOI Guidelines) 
•  the terms of your FOI request as outlined above 
•  the content of the documents sought, and 
•  advice from departmental officers with responsibility for matters relating to 
the documents sought. 
Reasons for decision  
In making my decision, I have had regard to the following: 
•  the FOI Act 
•  Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 
93A of the FOI Act (FOI Guidelines) 
•  the terms of your FOI request as outlined above, and 
•  advice from departmental officers with responsibility for matters relating to the 
documents sought.  
The right to request access to a document in accordance with the FOI Act relates to 
documents  in  the  possession  of  the  department  (see  definition  of  ‘document  of  an 
agency’ in s 4 of the FOI Act).  
Section 17 of the FOI Act provides that: 
(1) Where: 
(a) a request (including a request in relation to which a practical refusal 
reason exists) is made in accordance with the requirements of subsection 
15(2) to an agency; 
(b)  it  appears  from  the  request  that  the  desire  of  the  applicant  is  for 
information that is not available in discrete form in written documents 
of the agency; and 
ba) it does not appear from the request that the applicant wishes to be 
provided  with  a  computer  tape  or  computer  disk  on  which  the 
information is recorded; and 
(c)  the  agency  could  produce  a  written  document  containing  the 
information in discrete form by: 

- 4 - 
(i)  the  use  of  a  computer  or  other  equipment  that  is  ordinarily 
available  to  the  agency  for  retrieving  or  collating  stored 
information; or 
(ii) the making of a transcript from a sound recording held in the 
the  agency  shall  deal  with  the  request  as  if  it  were  a  request  for  access  to  a 
written document so produced and containing that information and, for that 
purpose, this Act applies as if the agency had such a document in its possession. 
(2)  An  agency  is  not  required  to  comply  with  subsection  (1)  if  compliance 
would substantially and unreasonably divert the resources of the agency from 
its other operations. 
I  am  refusing  your  request  in  accordance  with  section  17  of  the  FOI  Act  as  the 
department does not hold the documents you have requested. 
Further, the relevant business area within the department has conducted searches of 
the  department’s  information  holdings.  No  documents  matching  the  description  in 
your request were identified as being in the possession of the department. Based on 
these  searches,  I  am  satisfied  that  all  reasonable  steps  have  been  taken  to  find  the 
documents and the documents cannot be located or do not exist in the possession of 
the department. 
The right to request access to a document in accordance with the FOI Act relates to 
documents in the possession of the department (section 4 (definition of ‘document of 
an agency’) refers). I am refusing your request in accordance with subsection 24A(1) 
of the FOI Act as the department does not hold the documents you have requested. 
Section 24A of the FOI Act 
(1) An agency or Minister may refuse a request for access to a document if: 
(a) all reasonable steps have been taken to find the document, and 
(b) the agency or Minister is satisfied that the document: 
(i) is in the agency's or Minister's possession but cannot be found, or 
(ii) does not exist. 
Further, you have requested access to data that is held in computer systems ordinarily 
available  to  the  department.  Under  section  17  of  the  FOI  Act,  the  department  is 
required to produce a written document of information that is stored electronically 
and not in a discrete form where, per FOI Guidelines paragraph 3.210: 
•  The agency could produce a written document containing the information by 
using a ‘computer or other equipment that is ordinarily available’ to the agency 
for retrieving or collating stored information (s 17(1)(c)(i)); 
•  Producing  a  written  document  would  not  substantially  and  unreasonably 
divert the resources of the agency from its other operations (s 17(2)).  
Accordingly,  I  am  satisfied  that  the  department’s  compliance  with  your  request  to 
produce  a  list  (document)  would  substantially  and  unreasonably  divert  the 
department’s resources from its other operations. 

- 5 - 
If you are dissatisfied with my decision, you may apply for a review. 
Internal review 
You can request internal review within 30 days of you receiving this decision. An 
internal review will be conducted by a different officer from the original decision-
No particular form is required to apply for review although it will assist your case to 
set out the grounds on which you believe that the original decision should be changed.  
Applications for internal review can be made by: 
FOI Unit (MDP 516) 
Department of Health  
GPO Box 9848 
Canberra ACT 2601 
If you choose to seek an internal review, you will also have a right to apply for 
Information Commissioner review (IC review) of the internal review decision once it 
has been provided to you. 
Information Commissioner review or complaint 
You also have the right to seek Information Commissioner (IC) review of this decision. 
For  FOI  applicants,  an  application  for  IC  review  must  be  made  in  writing  within 
60 days of the decision. For third parties who object to disclosure of their information, 
an application for IC review must be made in writing within 30 days of the decision. 
If you are not satisfied with the way we have handled your FOI request, you can lodge 
a complaint with the OAIC.  However, the OAIC suggests that complaints are made 
to the agency in the first instance. 
While  there  is  no  particular  form  required  to  make  a  complaint  to  the  OAIC,  the 
complaint should be in writing and set out the reasons for why you are dissatisfied 
with the way your request was processed. It should also identify the Department of 
Health and Aged Care as the agency about which you are complaining.   
You  can  make  an  IC  review  application  or  make  an  FOI  complaint  in  one  of  the 
following ways: 
•  online at
•  via email to 
•  by mail to GPO Box 5218, Sydney NSW 2001, or  
•  by fax to 02 9284 9666. 

- 6 - 
More information about the Information Commissioner reviews and complaints is 
available on the OAIC website here:
If  you  are  dissatisfied  with  action  taken  by  the  department,  you  may  also  make  a 
complaint directly to the department. 
Complaints to the department are covered by the department’s privacy policy. A form 
for lodging a complaint directly to the department is available on the department’s 
website here: