This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Freedom of Information Logs - FOI Request'.

Watson Norwood 
By email:  
Our reference: LEX 559 
Dear Mr Norwood, 
Freedom of Information request 
1.  I am writing about your Freedom of Information (FOI) request under the Freedom of 
Information Act 1982 (FOI Act) made on Saturday 06 May 2023 for access to documents 
held by the Australian Public Service Commission (the Commission). 
2.  The FOI Act and all other Commonwealth legislation referred to in this letter are publicly 
available from 
Documents relevant to your request 
3.  You requested access to documents on the following terms: 
I am writing to make a request under the Freedom of Information Act for a complete copy 
of the departments' Freedom of Information (FOI) logs for the period 2013-2023, including 
any secondary departments controlled by the agency. 

I request that this is provided as a document and not a simple redirect to the agency website 
as I am of the view that your online disclosure logs do not actively reflect your FOI requests 
that you have received in this period. 

I would appreciate it if you could provide me with this information in an electronic format, 
such as a PDF or spreadsheet, if possible. 

Timeframe for processing your request 
4.  Your request was received by the Commission on Saturday 06 May 2023. The statutory 
period for processing your request is 30 days. On Monday 05 June 2023, the Commission 
applied to the Australian Information Commissioner (Information Commissioner) under 
section 15AB of the FOI Act for an extension of 25 days to 30 June 2023 to process your 
request. On Wednesday 14 June 2023, the Information Commissioner decided to extend 
the processing period to Friday 30 June 2023.  
B Block, Treasury Building  
Parkes Place West PARKES ACT 2600 
GPO Box 3176 CANBERRA ACT 2600 

5.  I am authorised under subsection 23(1) of the FOI Act to make FOI decisions. 
6.  I am satisfied that all reasonable steps have been taken to locate documents relevant to your 
7.  I have identified three (3) documents in scope of your request.  
8.  These documents are: 
•  Document 1: Remuneration Tribunal FOI log 
•  Document 2: Commission active matters spreadsheet 
•  Document 3: Collection of screenshots regarding FOI matters  
9.  I have decided to:  
•  grant full access to Document 1 and 
•  grant partial access to Documents 2 and 3. 
10. Attachment A sets out the grounds on which Documents 2 and 3 are partially exempt.  
11. My reasons are set out in Attachment B. 
Deletion of exempt matter or irrelevant material 
12. Section 22 of the FOI Act requires an agency to provide access to an edited version of a 
document where it is reasonably practicable to edit the document to remove exempt 
material or material that is irrelevant to the scope of the request. 
13. Relevant to deleting exempt or irrelevant content from a document, the Guidelines 
3.98 Applying those considerations, an agency or minister should take a common sense 
approach in considering whether the number of deletions would be so many that the 
remaining document would be of little or no value to the applicant. Similarly, the 
purpose of providing access to government information under the FOI Act may not be 
served if extensive editing is required that leaves only a skeleton of the former document 
that conveys little of its content or substance. 

14. I consider the objects of the FOI Act will not be served by providing access to edited 
versions of the documents because extensive editing is required that would leave only a 
skeleton of the former documents, conveying little content or substance. 
15. I also consider it is not reasonably practicable to prepare edited versions of the 
documents, having regard to the nature and extent of the modification required, and the 
resources available to modify the documents. 

16. If you require clarification on matters in this letter please contact the Commission’s FOI 
Officer by telephone on (02) 6202 3720 or by email at 
Review rights 
17. You are entitled to seek review of this decision.  Your review rights are set out at 
Attachment C
Yours sincerely 
Martyn Hagan 
Authorised FOI decision maker 
30 June 2023

Exemption grounds   

Remuneration Tribunal FOI disclosure log – 
No exemptions apply. 
Dated 19 January 2022. 

Commission active matters spreadsheet – 
Section 47F (personal 

Dated 21 May 2023. 
information) applies. 
Collection of screenshots regarding FOI 
Section 47F (personal 

matters - Dated 22 May 2023. 
information) applies. 

Reasons for decision 
1.  In making my decision I have had regard to: 
•  the terms of your request; 
•  the content of the documents; 
•  the Public Service Act 1999 (PS Act); 
•  the FOI Act;  
•  the FOI Guidelines issued by the Australian Information Commissioner; and 
•  advice from relevant officers within the Commission. 
Conditional exemptions  
Section 47F – personal privacy 
2.  Section 47F of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if it would 
involve the unreasonable disclosure of personal information about any person. 
3.  Personal information means information or an opinion about an identified individual, 
or an individual who is reasonably identifiable whether: 
•  the information or opinion is true or not; and 
•  the information or opinion is recorded in a material form or not. 
4.  I consider that Documents 2 and 3 contain such matter; specifically the names of non-
SES Commission staff and the names of third parties. The information constitutes 
‘personal information’ within the meaning of section 4 of the FOI Act.  
Disclosure is unreasonable 
5.  Section 47F(2) of the FOI Act sets out matters to which a decision maker must have 
regard in determining whether disclosure of a document would involve the 
unreasonable disclosure of personal information. It states:  
In determining whether the disclosure of the document would 
involve the unreasonable disclosure of personal information, an 
agency or Minister must have regard to the following matters: 

(a)  the extent to which the information is well known; 
(b)  whether the person to whom the information relates is known to 
be (or to have been) associated with the matters dealt with in the 
(c)  the availability of the information from publicly accessible 

(d)  any other matters that the agency or Minister considers 


- 6 - 
6.  In considering what is unreasonable, the Administrative Appeals Tribunal in Re 
Chandra and Minister for Immigration and Ethnic Affairs [1984] AATA 437 at [51] 
…whether a disclosure is ‘unreasonable’ requires… a 
consideration of all the circumstances, including the nature of the 
information that would be disclosed, the circumstances in which 
the information was obtained, the likelihood of the information 
being information that the person concerned would not wish to 
have disclosed without consent, and whether the information has 
any current relevance… and to weigh that interest in the balance 
against the public interest in protecting the personal privacy of a 
third party…  

7.  Other factors to be considered include the nature, age and current relevance of the 
information, any opposition to disclosure held by the person that the personal 
information relates to, and the circumstances of an agency’s collection and use of the 
information (‘FG’ and National Archives of Australia [2015] AICmr 26 at [47]).  

8.  I note that in Warren; Chief Executive Officer, Services Australia and (Freedom of 
information) [2020] AATA 4557 (9 November 2020), Deputy President S A Forgie 
found (at [130]): 
An individual may include his or her direct telephone number in 
correspondence directed to other persons. Unless published on an agency’s 
website or made public in some other way, such as on a pamphlet or report 
available to the public, I consider that disclosure of an individual’s telephone 
number in his or her place of employment is unreasonable. Its disclosure will 
provide an avenue by which others may choose to express their displeasure 
with the individual or with that for which he or she is responsible but its 
disclosure does not make any positive contribution to increasing public 
participation in Government processes or in increasing scrutiny, discussion, 
comment and review of the Government’s activities. 

9.  The FOI Guidelines further provide, at paragraph 6.144: 
For example, in Colakovski v Australian Telecommunications Corp, Heerey J 
considered that ‘... if the information disclosure were of no demonstrable 
relevance to the affairs of government and was likely to do no more than 
excite or satisfy the curiosity of people about the person whose personal 
affairs were disclosed ... disclosure would be unreasonable’. This illustrates 
how the object of the FOI Act of promoting transparency in government 
processes and activities needs to be balanced with the purpose of s 47F to 
protect personal privacy, although care is needed to ensure that an FOI 
applicant is not expected to explain their reason for access to contrary to s 


- 7 - 
9.  Finally, in Warren; Chief Executive Officer, Services Australia and (Freedom of 
information) [2020] AATA 4557, Deputy President Forgie observed at [83] that: 
The whole of the FOI Act is a finely tuned balance between two interests. In 
one side of the balance is the facilitation and promotion of access to a 
national resource that is information held by Government, which enables 
increased public participation in Government processes and increased 
scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s activities. In 
the other is the protection of the national interest, the essential operation of 
government and the privacy of those who deal with government. It is most 
important, therefore, that its provisions be read very carefully and that 
presumptions should not be introduced that are not expressed, or necessarily 
implicit, in the words Parliament has chosen to achieve the balance that it 
wants. Those words should be the starting point of any consideration rather 
than any presumption that agencies and ministers should start from the 
position that the inclusion of the full names of staff in documents increases 
transparency and increases the objects of the FOI Act. 

10. I have identified the following factors which, in my view, do not support the release of 
this personal information under section 47F of the FOI Act: 
•  the documents contain the names of third parties and non-SES staff members; 
•  the parties’ personal information will identify them; 
•  there is no legitimate reason why you, or other members of the public would 
need to contact the public servants or third parties named in these documents; 
•  the personal information is generally not well known or publicly available; 
•  the FOI Act does not control or restrict the subsequent use or dissemination of 
information released under the FOI Act; 
•  the disclosure of third party information could expose those concerned parties 
to unsolicited and inappropriate approaches by external parties; 
•  release of third party personal information may cause stress for them or other 
detriment; and 
•  disclosure would prejudice the third parties’ right to privacy.  
11. I have therefore decided to the extent that Documents 2  and  3  include  personal 
information of third parties as well as a number of public servants. I am satisfied that 
those parts are conditionally exempt from disclosure under section 47F of the FOI Act 
because disclosure would involve the unreasonable disclosure of their personal 
Section 11A – public interest test  

- 8 - 
12. Subsection 11A(5) of the FOI Act provides that an agency must give access to a 
document if it is conditionally exempt unless access to the document would, on 
balance, be contrary to the public interest. 
13. At paragraphs [6.17] and [6.22] the FOI Guidelines set out non-exhaustive lists of 
factors favouring and against disclosure. At paragraph [6.138] it is recognised that some 
factors considered in the context of determining whether disclosure would be 
unreasonable may also need to be considered again in assessing whether disclosure 
would on balance be contrary to the public interest. 
14. To the extent that the documents contain information about individual third parties, I 
cannot see that there are any public interest factors in favour of disclosure.  
15. For Commission  staff, I accept the general public interest in access to documents as 
expressed in sections 3 and 11 of the FOI Act indicates there is at least some element of 
the public interest, including in transparency and accountability, which can be said to 
favour disclosure.  Namely: 
•  inform the community of the Government’s operations, including, in 
particular, the policies, rules, guidelines, practices and codes of conduct 
followed by the Government in its dealings with members of the community;  
•  reveal the reason for a government decision and any background or contextual 
information that informed the decision; and 
•  enhance the scrutiny of government decision making. 
16. However, that public interest in those objects would be furthered only in the most 
marginal and technical way in the present case by the release of the information. The 
release of third party applicant names or public servant names would not raise or answer 
crucial questions about the operation of the CommissionAs the FOI Guidelines make 
clear at [6.5], the public interest test is  
not something of interest to the public, but in the interest of the public 
17. In the present case, I have taken into account that the FOI Act does not limit or restrain 
further dissemination of any information disclosed to the applicant. I have identified 
the following factors as weighing against disclosure:  
•  disclosure of the concerned parties’ personal information will not advance any 
meaningful scrutiny of the matters falling within the scope of your FOI 
•  disclosure would prejudice the parties’ right to privacy;  
•  disclosure could lead to unwarranted approaches to the parties which would 
adversely impact their ability to perform their role and functions; and 
•  disclosure could reasonably be expected to cause anxiety to the parties that 
their information is publicly available indefinitely. The anxiety may be 
heightened by the recent data breaches, including the Optus and Medicare data 
breaches and the misuse of information about them. 

- 9 - 
18. Subsection 11B(4) of the FOI Act lists factors that are irrelevant to determining 
whether access would be in the public interest. I have not considered these factors. 
19. On balance, I find disclosure of some parts of Documents 2 and 3 would be contrary to 
the public interest. To the extent that the material contained in these documents are 
conditionally exempt under section 47F, those parts are exempt from disclosure.

Rights of Review 
Asking for a full explanation of a Freedom of Information decision 
If you are dissatisfied with this decision, you may seek review. Before you seek review of a 
Freedom of Information (FOI) decision, you may contact us to discuss your request and we 
will explain the decision to you. 
Seeking review of a Freedom of Information decision 
If you still believe a decision is incorrect, the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act) 
may give you the right to apply for a review of the decision. Under sections 54 and 54L of the 
FOI Act, you can apply for a review of an FOI decision by seeking: 
1.  an internal review by an different officer of the Australian Public Service 
Commission; and/or 
2.  external review by the Australian Information Commissioner. 
There are no fees applied to either review option. 
Applying for a review by an Internal Review Officer 
If you apply for internal review, a different decision maker to the departmental delegate who 
made the original decision will carry out the review. The Internal Review Officer will 
consider all aspects of the original decision and decide whether it should change. An 
application for internal review must be made in writing within 30 days of receiving this letter 
The FOI Officer 
Australian Public Service Commission 
B Block, Treasury Building 
GPO Box 3176 
Parkes Place West 
You do not need to fill in a form. However, it is a good idea to set out any relevant 
submissions you would like the Internal Review Officer to further consider, and your reasons 
for disagreeing with the decision.  
Applying for external review by the Australian Information Commissioner 
If you do not agree with the original FOI decision or the internal review decision, you can ask 
the Australian Information Commissioner to review the decision. You have 60 days to apply 
in writing for a review by the Office of the Australian Information Commissioner (the OAIC) 
from the date you received this letter or any subsequent internal review decision. 

- 11 - 
You can lodge your application
Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218 
The OAIC encourage applicants to apply online. Where possible, to assist the OAIC you 
should include your contact information, a copy of the related FOI decision and provide 
details of your reasons for objecting to the decision. 
Complaints to the Information Commissioner and Commonwealth Ombudsman  
Information Commissioner 
You may complain to the Information Commissioner concerning action taken by an agency 
in the exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act. There is no fee 
for making a complaint. A complaint to the Information Commissioner must be made in 
writing. The Information Commissioner's contact details are: 
1300 363 992 
Commonwealth Ombudsman 
You may complain to the Ombudsman concerning action taken by an agency in the exercise 
of powers or the performance of functions under the FOI Act. There is no fee for making a 
complaint. A complaint to the Ombudsman may be made in person, by telephone or in 
writing. The Ombudsman's contact details are: 
1300 362 072  


Document Outline