This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Employee Conduct - Social media in the lead up to the Voice Referendum'.

By email: 
Our reference: LEX 558 
Dear Gemma, 
Freedom of Information request 
1.  I am writing about  your  Freedom of Information (FOI) request under the Freedom of 
Information Act 1982 (FOI Act) made on 10 May 2023 for access to documents held by the 
Australian Public Service Commission (Commission). 
2.  The FOI Act and all other Commonwealth legislation referred to in this letter are publicly 
available from 
Documents relevant to your request 
3.  You requested access to documents on the following terms: 
1. Please provide a copy of the APSC’s current procedures for determining breaches of 
the APS Code of Conduct and the imposition of sanctions that is currently in force.
2. Please provide a copy of the APSC’s current social media policy (which covers 
departmental use and/or private use by employees in an individual capacity). 
3. Provide a provide a copy of the APSC’s current guidance material which is available 
for employees to make informed decisions about their private social media use. 
4. Provide a copy of guidance/information provided to your employees regarding 
expectations on their conduct in the lead up to the Voice Referendum. 
5. Please advise:  
A) In the last 6 months, have you received a complaint regarding social media post made 
by an employee of the APSC?  
B) In the last 6 months, how many complaints have you received regarding social media 
post made by your employees? 
6. Please advise: 

B Block, Treasury Building  
Parkes Place West PARKES  ACT  2600 
GPO Box 3176 CANBERRA  ACT  2600 

A) In the last 6 months, have you received a complaint regarding social media post made 
by an Australian Public Service (APS) employee?  
B) In the last 6 months, how many complaints have your received regarding social media 
post made by an APS employee? 
C) Are you aware of any complaints made, in the last 6 months, to an agency regarding 
social media post made by an APS employee? If so, please list those agencies that you are 
aware a complaint has been made. 

Decision on your FOI request 
4.  I am authorised under subsection 23(1) of the FOI Act to make FOI decisions. 
5.  I am satisfied that reasonable steps have been taken to locate documents relevant to your 
6.  I have identified seven (7) publicly-available documents within scope of your request. 
7.  These documents are: 
•  Document 1: Australian Public Service Commission – Procedures for determining 
breaches of the Code of Conduct and for determining sanction. 
•  Document 2: Social Media: Guidance for Australian Public Service Employees and 
•  Document 3: Factsheet: Personal Behaviour on Social Media. 
•  Document 4: Social media: Tips for employees. 
•  Document 5: Case study – APS employee engagement on social media. 
•  Document 6: Frequently Asked Questions: Personal Behaviour on Social Media. 
•  Document 7:  Engagement in the Voice Referendum in a personal capacity: 
Guidance for APS employees and agencies. 
8.  I have decided to: 
•  grant full access to Documents 1-7. 
9.  I have also identified an internal document relating to part 4 of your request. However, 
since this document post-dates your request, I have deemed it as beyond scope of your 
10. Hyperlinks to the documents are included in the schedule set out in Attachment A
Invalidity of parts 5-6 of your request 
11. On 24 May 2023, the Commission acknowledged your FOI request. In doing so, the 
Commission offered to provide you with information in response to parts 5-6 of your 
request administratively outside of the FOI process. We advised you that:  
In parts 5 and 6 of your request, you seek access to information by asking a series of 
questions. The FOI Act gives individuals a right to obtain access to documents, not 


information. However, the Commission would … be willing to answer to your questions 
administratively outside of the FOI process.
12. The Commission did not receive any response from you in relation to the offer to release 
information administratively.  
13. On 2 June 2023, the Commission advised you that it considered parts 5-6 of your request 
were invalid as the questions listed did not provide such information as is reasonably 
necessary to enable the Commission to identify the documents you might be seeking.  
14. The Commission invited you to either consent to the administrative release of ‘answers’ 
to parts 5-6 or to revise those parts of your request to make a valid FOI request. The 
Commission also informed you that if you did not consent to the administrative release or 
revise your request, no further action would be taken in relation to parts 5-6  of your 
15. The Commission also did not receive a response to our correspondence dated 2 June 2023. 
As parts 5-6 of your request are invalid, no further action has been taken in respect of 
16. If you require clarification on matters in this letter please contact the Commission’s FOI 
Officer by telephone on (02) 6202 3500 or by email at 
Review rights 
17. You are entitled to seek review of this decision. Your review rights are set out at 
Attachment B.   
Yours sincerely 
Martyn Hagan 
Authorised FOI decision maker 
9 June 2023 

Document   Description 

Australian Public Service 
Procedures for determining breaches 
Commission  –  Procedures for of the Code of Conduct and for 
determining breaches of the Code  determining sanction | Australian 
of  Conduct and for determining  Public Service Commission 
sanction – dated 10 March 2021. 

Social Media: Guidance for Social media: Guidance for 
Australian Public Service 
Australian Public Service Employees 
Employees and Agencies  –  dated  and Agencies | Australian Public 
17 March 2021. 
Service Commission ( 

Factsheet: Personal Behaviour on  Factsheet: Personal Behaviour on 
Social Media  –  dated 17 March  Social Media | Australian Public 
Service Commission ( 

Social media: Tips for employees  Social media: Tips for employees | 
– dated 17 March 2021.
Australian Public Service 
Commission ( 

Case study –  APS employee Case study - 
APS employee 
engagement on social media  –  engagement on social media | 
dated 17 March 2021. 
Australian Public Service 
Commission ( 

Frequently Asked Questions: 
Frequently Asked Questions: 
Personal Behaviour on Social Personal Behaviour on Social Media | 
Media – dated 17 March 2021. 
Australian Public Service 
Commission ( 

Engagement in the Voice 
Engagement in the Voice 
Referendum in a personal 
Referendum in a personal capacity: 
capacity: Guidance for APS Guidance for APS employees and 
employees and agencies  –  dated  3  agencies | Australian Public Service 
April 2023. 
Commission ( 

Rights of Review 
Asking for a full explanation of a Freedom of Information decision 
If you are dissatisfied with this decision, you may seek review.  Before you seek review of a 
Freedom of Information (FOI) decision, you may contact us to discuss your request and we 
will explain the decision to you. 
Seeking review of a Freedom of Information decision 
If you still believe a decision is incorrect, the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act) 
may give you the right to apply for a review of the decision. Under sections 54 and 54L of the 
FOI Act, you can apply for a review of an FOI decision by seeking: 
1.  an internal review by an different officer of the Australian Public Service 
Commission; and/or 
2.  external review by the Australian Information Commissioner. 
There are no fees applied to either review option. 
Applying for a review by an Internal Review Officer 
If you apply for internal review, a different decision maker to the departmental delegate who 
made the original decision will carry out the review. The Internal Review Officer will 
consider all aspects of the original decision and decide whether it should change. An 
application for internal review must be made in writing within 30 days of receiving this letter 
The FOI Officer 
Australian Public Service Commission 
B Block, Treasury Building 
GPO Box 3176 
Parkes Place West 
You do not need to fill in a form. However, it is a good idea to set out any relevant 
submissions you would like the Internal Review Officer to further consider, and your reasons 
for disagreeing with the decision.  
Applying for external review by the Australian Information Commissioner 
If you do not agree with the original FOI decision or the internal review decision, you can ask 
the Australian Information Commissioner to review the decision.  You have 60 days to apply 

in writing for a review by the Office of the Australian Information Commissioner (the OAIC) 
from the date you received this letter or any subsequent internal review decision. 
You can lodge your application
Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218 
The OAIC encourage applicants to apply online.  Where possible, to assist the OAIC you 
should include your contact information, a copy of the related FOI decision and provide 
details of your reasons for objecting to the decision. 
Complaints to the Information Commissioner and Commonwealth Ombudsman  
Information Commissioner 
You may complain to the Information Commissioner concerning action taken by an agency 
in the exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act. There is no fee 
for making a complaint. A complaint to the Information Commissioner must be made in 
writing. The Information Commissioner's contact details are: 
1300 363 992 
Commonwealth Ombudsman 
You may complain to the Ombudsman concerning action taken by an agency in the exercise 
of powers or the performance of functions under the FOI Act. There is no fee for making a 
complaint. A complaint to the Ombudsman may be made in person, by telephone or in 
writing. The Ombudsman's contact details are: 
1300 362 072  

Document Outline