Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Procedures for detention and search of Australian citizens'.



 


 
OFFICIAL: Sensitive 
 
Table of Contents 
1. 
Purpose 
3 
2. 
Scope 
3 
3. 
Standard Operating Procedure 
3 
3.1 
Device Identification 
4 
3.2 
Data Preservation and Acquisition 
4 
s. 22(1)(a)(ii)
3.4.  Record Keeping 
7 
4. 
Accountability and Responsibilities 
8 
4.1.  Statement of Expectation 
9 
4.1.1. 
Directions  
9 
4.1.2. 
Policy, Guidelines and Recommendations 
9 
4.1.3. 
Exercise of Legislative Pow ers and Function  
9 
4.1.4. 
What happens if this SOP is not fol ow ed? 
9 
s. 22(1)(a)(ii)
Attachment C – Consultation 
16 
 
1.1.  Internal Consultation 
16 
s. 22(1)(a)(ii)
 
 
 
 
Use  of Digital Device Examination to 
examine electronic devices 
OFFICIAL: Sensitive 
Page 2 of 18 


 
OFFICIAL: Sensitive 
 
1. 
Purpose 
This Standard Operating Procedure (SOP) must be read in conjunction with Policy Statement – Electronic 
Device Examination (BE-6168) and Procedural Instruction – Digital Device Examination (BE-6185) and all 
associated SOPs and Supporting Material and applicable legislation. 
These procedures will ensure that any activity undertaken meets accepted best practice for Digital Device 
Examination (DDE) and any legislative requirements. 
DDE activities must only be undertaken by appropriately trained and skilled DDE examining officers using 
dedicated tools and rigorous procedures in accordance with legislation and electronic evidence handling 
procedures so as to be admissible as evidentiary material in a court of law.  
Examination of electronic devices should not be undertaken by unqualified/untrained persons as such 
actions can: 
  Potentially compromise electronic evidence affecting its admissibility 
  Hinder the successful outcome of the Department of Home Affairs (the Department) objectives 
  Cause damage to equipment or data resulting in civil claims or litigation against the Department 
  Result in failure to bring an investigation to an appropriate conclusion  
  Risk damage to the Department’s reputation. 
This SOP supports the Department’s ability to demonstrate the reliability of the electronic evidence. 
2. 
Scope 
This SOP applies to all examinations of electronic devices by the Australian Border Force (the ABF) utilising 
the Digital Device Examination equipment and capability. 
Only mobile devices and removable data storage devices are to be examined using the DDE capability. 
 
3. 
Standard Operating Procedure 
Prior to examining a device the DDE examining officer must consider 
  The ABF Statutory powers for the examination, including any legislated time limitations 
  The purpose of the examination, including consultation with the client if necessary 
  Whether the DDE examining officer possesses the necessary resources and tools to facilitate the 
examination, including 
o  Software 
o  Hardware 
o  Cables, and/or 
o  Device documentation 
  The operational environment the examination is occurring in. If the device belongs to a traveller the 
officer should consider whether the device should be retained for examination so that the passenger 
is not unnecessarily delayed. The examination length and comprehensiveness must be determined 
by the operational need, not by external factors such as departing flights. 
 
Use  of Digital Device Examination to 
examine electronic devices 
OFFICIAL: Sensitive 
Page 3 of 18 


 
OFFICIAL: Sensitive 
 
3.1  Device Identification 
DDE Examining officers must only examine mobile devices and removable data storage devices that they 
have  been trained to examine.  
DDE Examining Officers encountering devices that they cannot identify, do not know how to operate or are 
experiencing difficulty in examining should consider requesting these devices be examined by Digital 
Forensics. 
3.2  Data Preservation and Acquisition 
All examinations of mobile devices and removable data storage devices must be undertaken using DDE 
hardware and software to ensure the integrity of data and electronic evidence is maintained to the highest 
level possible. 
Ensure appropriate steps are taken to secure electronic devices and electronic records, as follows:  
  A Digital Device Examination must be attempted before a manual examination is considered 
  Mobile devices must be isolated from the mobile communications network (aeroplane/airplane/flight 
mode turned on, SIM card removed, faraday bag and/or WIFI and Bluetooth disconnected) prior to any 
examination 
  SIM cards should be removed and extracted separately 
  Removal of the SIM card is only mandatory if the device cannot be isolated from the network by 
activating ‘Flight Mode’ on the device itself. 
  Write protection must be ensured for any connected removable data storage device 
  Consider acquiring data from removable storage separately 
  Should there be any indication of third party encryption software being installed or encryption being 
part of the operating system (e.g. encrypted volume) or anti-forensics techniques being installed such 
as destructive devices and data wiping software, the device must be examined by Digital Forensics. 
  If the device needs to be powered-down, consider whether it will be possible to unlock the device once 
 
power is restored. If it is not possible to unlock the device then an examination using DDE equipment 
must be attempted. 
s. 22(1)(a)(ii)
 
Use  of Digital Device Examination to 
examine electronic devices 
OFFICIAL: Sensitive 
Page 4 of 18 


 
OFFICIAL: Sensitive 
 
s. 22(1)(a)(ii)
 
 
Use  of Digital Device Examination to 
examine electronic devices 
OFFICIAL: Sensitive 
Page 5 of 18 


 
OFFICIAL: Sensitive 
 
s. 22(1)(a)(ii)
 
 
Use  of Digital Device Examination to 
examine electronic devices 
OFFICIAL: Sensitive 
Page 6 of 18 


 
OFFICIAL: Sensitive 
 
s. 22(1)(a)(ii)
3.4.  Record Keeping 
It is critical that DDE examining officers make contemporaneous notes in a form that enables them to 
compile reports, statements, conduct interviews and, if required, be used as evidence in a Court of Law. 
 
Contemporaneous notes are to be made in a DDE examining officer’s official notebook and on an approved 
Digital Device Examination Form. 
If a DDE examining officer uses an ABF statutory power in relation to the examination of an electronic 
device, an official record must be made with details of the reasons that led them to form their state of mind 
and the statutory power used, such as subparagraph 186A(1)(b)(i) of the Customs Act 1901 (the Customs 
Act). 
For the purposes of DDE all examinations must be recorded contemporaneously on an approved Digital 
Device Examination Form and in Baggage Action General Statistics (BAGS) (where available). This form will 
follow the approved  form in Supporting Documentation – Electronic Device Examination Forms (BE-6199).  
If BAGS is not available the examination is to be recorded in an Electronic Device Examination Register (see 
Supporting Material – Electronic Device Examination Forms). A separate Digital Device Examination Form is 
to be completed for each individual device. 
s. 22(1)(a)(ii)
 
Use  of Digital Device Examination to 
examine electronic devices 
OFFICIAL: Sensitive 
Page 7 of 18 


 
OFFICIAL: Sensitive 
 
s. 22(1)(a)(ii)
 
 
Use  of Digital Device Examination to 
examine electronic devices 
OFFICIAL: Sensitive 
Page 8 of 18 


 
OFFICIAL: Sensitive 
 
s. 22(1)(a)(ii)
4.1. 
Statement of Expectation 
4.1.1.  Directions 
The APS Code of Conduct states that ‘an APS employee must comply with any lawful and reasonable 
direction given by someone in the employee’s Agency who has authority to give the direction’ (subsection 
13(5) of the Public Service Act 1999). 
Failure by an APS employee to comply with any direction contained in a PPCF document may be 
determined to be a breach of the APS Code of Conduct, which could result in sanctions up to and including 
termination of employment, as set out in subsection 15(1) of the Public Service Act 1999.  
The Secretary’s Professional Standards Direction, issued under subsection 55(1) of the Australian Border 
Force Act 2015, requires all IBP workers who are not APS employees (such as contractors or consultants) to 
comply with any lawful and reasonable direction given by someone in the Department with authority to issue 
that direction. 
Failure by an BP worker who is not an APS employee to comply with a direction contained in a PPCF 
document may be treated as a breach of the Professional Standards Direction, which may result in the 
termination of their engagement under section 57 of the Australian Border Force Act 2015. Non-compliance 
may also be addressed under the terms of the contract engaging the contractor or consultant. 
4.1.2.  Policy, Guidelines and Recommendations 
For all other provisions of PPCF documents, the Secretary and the Commissioner expect all IBP workers to: 
 
 
  consider whether a proposed departure from any provision set out in a PPCF document is 
reasonable and justified in the circumstances 
  consider the risks of departing from any provision set out in a PPCF document 
  be responsible and accountable for the consequences of departing from, or not adhering to the 
content of, all PPCF documents, including where such departure or non-adherence results in a 
breach of any legal or other obligations which lead to adverse outcomes for the Department 
  be responsible for documenting the reasons/justification for their decision to depart from, or not 
adhere to, any PPCF document 
4.1.3.  Exercise of Legislative Powers and Function  
IBP workers who make decisions or who exercise powers or functions under legislation have a duty to make 
these decisions or exercise these powers or functions in accordance with the requirements of the legislation 
and legal principle. 
4.1.4.  What happens if this SOP is not followed?  
Failure to comply with a direction contained in this document may constitute a breach of the APS Code of 
Conduct, and may result in a sanction, up to and including termination of employment, being imposed under 
subsection 15(1) of the Public Service Act.  
 
Use  of Digital Device Examination to 
examine electronic devices 
OFFICIAL: Sensitive 
Page 9 of 18 


 
OFFICIAL: Sensitive 
 
For IBP workers who are not APS employees, failure to comply may constitute a breach of a direction under 
section 55 of the Australian Border Force Act 2015, and may result in the termination of their engagement 
under section 57 of that Act. Non-compliance may also be addressed under the terms of the contract 
engaging the IBP worker. 
s. 22(1)(a)(ii)
 
 
 
 
Use  of Digital Device Examination to 
examine electronic devices 
OFFICIAL: Sensitive 
Page 10 of 18 


 
OFFICIAL: Sensitive 
 
s. 22(1)(a)(ii)
 
 
Use  of Digital Device Examination to 
examine electronic devices 
OFFICIAL: Sensitive 
Page 11 of 18 


 
OFFICIAL: Sensitive 
s. 22(1)(a)(ii)
 
 
Use  of Digital Device Examination to 
examine electronic devices 
OFFICIAL: Sensitive 
Page 12 of 18 


 
OFFICIAL: Sensitive 
 
s. 22(1)(a)(ii)
 
 
Use  of Digital Device Examination to 
examine electronic devices 
OFFICIAL: Sensitive 
Page 13 of 18 


 
OFFICIAL: Sensitive 
 
s. 22(1)(a)(ii)
 
 
Use  of Digital Device Examination to 
examine electronic devices 
OFFICIAL: Sensitive 
Page 14 of 18 


 
OFFICIAL: Sensitive 
 
s. 22(1)(a)(ii)
 
 
 
 
 
Use  of Digital Device Examination to 
examine electronic devices 
OFFICIAL: Sensitive 
Page 15 of 18 


 
OFFICIAL: Sensitive 
 
Attachment  C – Consultation 
1.1. 
Internal Consultation 
  Tactical Capability Branch, Close Support Command 
  Operational Capability Branch, Major Capability Division 
  Cyber Risk Services Branch  
  ICT Division 
  Integrity and Professional Standards 
  Privacy and Information Disclosure Section 
  PPCF Section 
  Legal Group 
 
 
 
 
 
Use  of Digital Device Examination to 
examine electronic devices 
OFFICIAL: Sensitive 
Page 16 of 18 


 
OFFICIAL: Sensitive 
 
s. 22(1)(a)(ii)
 
 
Use  of Digital Device Examination to 
examine electronic devices 
OFFICIAL: Sensitive 
Page 17 of 18 


OFFICIAL: Sensitive 
s. 22(1)(a)(ii)
 
Use  of Digital Device Examination to 
examine electronic devices 
OFFICIAL: Sensitive 
Page 18 of 18