This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Ministerial briefs'.

Our reference: RQ23/04585 
Agency reference: FA23/06/01261 
Mr Oliver Smith 
Sent by email: 
Extension of time under s 15AC 
Dear Mr Smith, 
On 24 August 2023, the Department of Home Affairs (Department) advised this office that it 
had not made a decision on your FOI request of 21 June 2023 within the statutory period 
provided by the Freedom of Information Act 1982 (Cth) (the FOI Act).  Consequently, the FOI 
Act deems that the Department has refused your request. 
However, s 15AC of the FOI Act al ows the Information Commissioner to extend the 
processing time for an FOI request where the initial decision period has ended and the 
agency or Minister has not provided the applicant with notice of a decision. The Department 
has applied for further time to finalise your request. 
The Department previously obtained agreement under s 15AA of the FOI Act for a 32-day 
extension of time from Mr Smith to 21 August 2023, by utilising s 36(2) of the Acts 
Interpretation Act 1901 (Cth) (OAIC reference: RQ23/04123).  
Contact with you 
On 25 August 2023, I wrote to you to seek your view on the Department’s application. You 
responded to our inquiries and provided comments that I have taken into consideration. 
As a delegate of the Information Commissioner, I am authorised to make decisions on 
applications for extensions of time under s 15AC(5) of the FOI Act. 
I have decided to grant the Department further time to 21 September 2023 to process your 
request. My reasons and considerations fol ow: 
•  The Department has informed the OAIC: 
o  30 Documents with 1075 titles have been requested; and 
1300 363 992 
T +61 2 9942 4099 
GPO Box 5288 
F +61 2 6123 5145 
Sydney NSW 2001 
ABN 85 249 230 937 

o  30 business areas are being consulted with approval being sought from each 
Assistant Secretary, causing delay in processing the FOI request. 
•  For the above reasons I have found it to be reasonable in the circumstances to allow 
the Department extra time to process the FOI request. 
•  While I have had consideration for the FOI Applicant’s contentions in response to the 
consultation issued on 25 August 2023, particularly that the consultations should 
have been resolved within the original and agreed extended timeframe under s 15AA, 
the number of affected business areas and clearances required therein is reasonable 
additional volume and complexity to justify allowing the Department further time to 
process the request. 
•  I have also considered that granting this extension of time is expected to provide you 
with a substantive decision by the Department on your request by 21 September 
2023. Granting this extension is also expected to reinstate your right to seek an 
internal review of a substantive decision by the Department and to extend the 
timeframe for you to apply for IC review of a decision by the Department. 
This extension of time under s 15AC of the FOI Act means that the deemed refusal is taken 
never to have applied if the Department makes a decision on your request by 21 September 
2023. Such an extension can only be granted once and cannot be extended by a variation. 
I note that the Freedom of Information (Charges) Regulations 2019 provides if an applicant is 
not notified of a decision on a request within the statutory time limit (including any 
extension of time), the agency or minister cannot impose a charge for providing access, even 
if the applicant was earlier notified that a charge was payable (regs 7(2), (3)). This extension 
under s 15AC of the FOI Act does not mean that charges can be reimposed and any deposit 
you have paid should be refunded. 
If you do not receive a decision by 21 September 2023 or you disagree with the 
Department’s decision, you may wish to seek IC review here. Further information on 
applying for IC review is available on the OAIC website. 
If you have any questions about this letter, please contact me on 1300 363 992 or via email at In all correspondence please include OAIC reference: RQ23/04585.  
Yours sincerely 


Thomas Hanaee 
Assistant Review Adviser 
Freedom of Information Branch 
8 September 2023 


Review rights 
If you disagree with the Office of the Australian Information Commissioner’s (OAIC) decision 
you can apply to the Federal Court of Australia or the Federal Circuit Court for a review of a 
decision of the Information Commissioner if you think that a decision by the Information 
Commissioner to grant an extension of time is not legal y correct. You can make this 
application under the Administrative Decisions (Judicial Review) Act 1977
The Court will not review the merits of your case but it may refer the matter back to the 
Information Commissioner for further consideration if it finds the decision was wrong in law 
or the Information Commissioner’s powers were not exercised properly. 
An application for review must be made to the Court within 28 days of the OAIC sending the 
decision to you. You may wish to seek legal advice as the process can involve fees and costs. 
Please contact the Federal Court registry in your state or territory for more information, or 
visit the Federal Court website at 
Further information 
Further information about how applications to extend the timeframe to process an FOI 
request are handled by the OAIC can be found published on our website: 
For FOI applicants: How to make an FOI request: Extensions of time 
For agencies and ministers: Guidance and advice: Extension of time for processing 
The OAIC has the power to investigate complaints about an agency’s actions under the 
Freedom of Information Act 1982 (FOI Act). This is a separate process from asking for an 
Information Commissioner review fol owing a decision made under the FOI Act. Complaints 
usual y focus on how an agency has handled your FOI request or complied with other 
obligations under the FOI Act, rather than the decision itself. 
In some cases, the Information Commissioner's investigation of a complaint may lead to the 
agency addressing the issues that you have complained about. In other cases, the 
Information Commissioner may make suggestions or recommendations that the agency 
should implement. The Information Commissioner can only make non-binding 
recommendations as a result of a complaint. You and the agency wil  be notified of the 
outcome of the investigation. 
FOI complaints to the OAIC must be made in writing. Our preference is for you to use 
the online FOI complaint form if at al  possible. 
Further information about how to make a complaint can be found published on our website:


Document Outline